In diesem Artikel
Fragen Sie einen Gastronomen, was seine Software kostet, und die Antwort kommt in zwei Sekunden: eine Liste von Abos, aufaddiert zu einem Betrag pro Monat. Fragen Sie, was es kostet, dass diese Abos nicht miteinander sprechen, und es bleibt still.
Dieser zweite Betrag steht auf keiner Rechnung. Er steckt in den zehn Sekunden, die es kostet, von der Kasse zur Lieferplattform zu wechseln, hundertmal pro Schicht. In der Buchung, die dreimal neu eingetippt wird, weil kein einziges System sie an das nächste weitergibt. In der halben Stunde am Sonntagabend, die dafür draufgeht, drei Auszahlungsübersichten nebeneinanderzulegen, von denen keine denselben Betrag zeigt wie die Kasse.
Jedes System für sich tut genau das, was es versprochen hat. Die Kasse rechnet ab, das Reservierungssystem merkt sich Gäste, die Lieferapp liefert Bestellungen aus. Das Problem liegt nie in einem Tool — es liegt in der Naht dazwischen, für die niemand bezahlt und auf die niemand achtet, bis jemand es zusammenzählt.
Dieser Leitfaden zählt die sieben Stellen auf, an denen diese Naht Geld und Zeit kostet, mit den Zahlen dazu. Unten geben Sie Ihre eigenen Systeme in den Rechner ein: wie oft Sie pro Schicht den Bildschirm wechseln, wie viel Sie doppelt eintippen, wie viel Zeit die wöchentliche Abstimmung kostet und was Sie eine verpasste Synchronisation an Umsatz kostet. Sie erhalten einen Betrag pro Jahr, in Stunden und in Euro.
Alles rechnet in Ihrem eigenen Browser: Es wird nichts gesendet und nichts gespeichert. Die Zahlen sind Richtwerte für einen eigenständig geführten Betrieb — Ihr Team, Ihre Systeme und Ihr Andrang sind der letzte Richter.
Warum sich Ihre Softwarerechnung klein anfühlt, und die Reibung nicht
Ein Abo hat einen Betrag und ein Datum. Es steht auf Ihrem Kontoauszug, Sie sehen es jeden Monat vorbeikommen, und irgendwann fangen Sie an zu kürzen — genau das Thema eines anderen Artikels auf dieser Website, über das Ausmisten Ihrer Softwarerechnung selbst. Reibung hat keinen Betrag und kein Datum. Sie verteilt sich auf zehn Menschen, hundertmal pro Woche, in Stücken, die zu klein sind, als dass irgendjemand sie je einzeln notieren würde.
Das ist auch, warum sich Versplitterung selten wie ein Softwareproblem anfühlt. Es fühlt sich an wie „wir haben eben viel zu tun" oder „so ist die Gastronomie nun mal". Untersuchungen zu Wissensarbeitern zeigen etwas Konkreteres: Laut dem Anatomy of Work Index von Asana wechselt ein durchschnittlicher Büroangestellter rund 25-mal am Tag zwischen etwa zehn Apps — und eine Studie von Gloria Mark an der University of California, Irvine, ergab, dass es nach einer Unterbrechung im Schnitt 23 Minuten und 15 Sekunden dauert, wieder das gleiche Konzentrationsniveau zu erreichen. Diese 23 Minuten gelten für tiefe, ununterbrochene Schreibtischarbeit und lassen sich nicht eins zu eins auf einen Blick auf ein Liefertablet zwischen zwei Bons übertragen — aber der zugrunde liegende Mechanismus, Aufmerksamkeit, die nach jedem Wechsel neu aufgebaut werden muss, spielt sich während einer Schicht genauso ab. Nur kürzer, und häufiger.
Und Restaurants sind bei der Versplitterung selbst keine Ausnahme. Aus Gastronomie-Technologieforschung von 7shifts geht hervor, dass ein erheblicher Teil der wachsenden selbstständigen Betriebe noch immer Excel-Tabellen und Gruppenchats nutzt, um Systeme miteinander „sprechen" zu lassen, die das eigentlich selbst tun sollten. Das ist kein Versagen des Gastronomen — es ist das, was passiert, wenn jedes System für sich die richtige Wahl zu sein schien.
Die 7 Zahlen, und was jede Sie kostet
Sie stehen in der Reihenfolge, in der ein Betrieb ihnen meist begegnet: zuerst die Systeme selbst, dann was es kostet, zwischen ihnen zu wechseln, und erst danach, was schiefgeht, wenn niemand mehr weiß, welches System recht hat.
1. Wie viele Systeme Sie eigentlich zählen
Fragen Sie einen Gastronomen, wie viel Software er nutzt, und die Antwort lautet meist „drei, vier vielleicht". Lassen Sie ihn wirklich zählen — jeden einzelnen Anmeldebildschirm, nicht jedes Abo — und es läuft schnell auf sechs bis zehn hinaus. Eine Kasse. Ein Reservierungssystem, getrennt davon. Zwei bis drei Lieferplattformen, jede mit eigenem Tablet und eigenem Dashboard. Eine Buchhaltungssoftware. Ein Dienstplan- oder Zeiterfassungstool, oder einfach eine Excel-Datei, die dafür herhält. Eine Bestandsliste.
Keines dieser Systeme ist überflüssig — jedes löst ein echtes Problem. Der Punkt ist, dass „drei oder vier Abos" auf der Rechnung und „acht Stellen, an denen dieselbe Information getrennt eingegeben werden muss" zwei ganz verschiedene Zählweisen sind, und die zweite ist die, die für den Rest dieses Artikels zählt. Der Rechner weiter unten fragt nach genau dieser zweiten.
2. Der Wechsel zwischen Bildschirmen während der Schicht
Jedes Mal, wenn jemand von der Kasse zum Liefertablet blickt oder vom Service zum Reservierungsbildschirm, kostet das keine 23 Minuten — die meisten Wechsel während einer Schicht sind kurz, ein Blick von ein paar Sekunden bis zu ein paar Minuten. Aber sie passieren häufig: bei einer durchschnittlichen Schicht mit etwas Andrang schnell fünfzehn bis zwanzig Mal.
Rechnen Sie es für ein Bistro durch, das zehn Schichten pro Woche fährt, achtzehn Wechsel pro Schicht und anderthalb Minuten pro Wechsel: Das sind 270 Minuten pro Woche, 13.500 Minuten über fünfzig Wochen — 225 Stunden. Bei 20 € pro Stunde sind das 4.500 € pro Jahr, allein für Blicke, die zwischen Bildschirmen wechseln, die nicht voneinander wissen, was der andere gerade tut.
3. Dieselbe Buchung, in mehr als einem System eingetippt
Ein Gast ruft für einen Tisch zu viert an. In einem Betrieb mit einem einzigen System steht diese Buchung nach dreißig Sekunden überall, wo sie stehen muss. In einem Betrieb mit getrennten Systemen geht sie zuerst ins Reservierungssystem, dann noch einmal in den Papier- oder Excel-Saalplan, weil die beiden sich nicht gegenseitig füttern, und manchmal ein drittes Mal in eine Liste für Stammgäste. Dreimal dasselbe für einen einzigen Anruf tippen.
Bei sechzig solchen Buchungen und Bestellungen pro Woche, drei zusätzlichen Minuten pro Mal, bei 20 € pro Stunde: 180 Minuten pro Woche, 9.000 Minuten pro Jahr über fünfzig Wochen — 150 Stunden, 3.000 € pro Jahr. Das ist Geld für Arbeit, die es mit Systemen, die teilen, was sie wissen, schlicht nicht geben würde.
Dieselbe telefonische Reservierung, in einem Betrieb mit einem System, mit vier getrennten Systemen und mit sieben verstreuten Systemen. Die Höhe ist die Zeit, die eine Buchung kostet, vom Anruf bis zur Bestätigung.
Die Mehrkosten sind berechnet auf Basis von sechzig Buchungen pro Woche, bei 20 € pro Stunde, über fünfzig Wochen. Jedes zusätzliche System, in das dieselbe Information getrennt eingegeben werden muss, addiert sich nicht — es multipliziert sich, denn jedes System hat seinen eigenen Bildschirm, sein eigenes Login und seine eigene Art, etwas Einfaches wie dreimal dieselbe Arbeit wirken zu lassen.
4. Die wöchentliche Abstimmung von Kasse, Bank und Plattformen
Jede Geldquelle hat ihren eigenen Rhythmus. Die Kasse zählt pro Schicht. Die Bank verbucht pro Einzahlung. Jede Lieferplattform zahlt nach ihrem eigenen Zeitplan aus, mit ihrer eigenen Provision schon abgezogen, in einer Übersicht, die nie dieselbe Reihenfolge oder dieselben Bezeichnungen verwendet wie die Kasse. Wer das wöchentlich nebeneinanderlegen will, macht faktisch viermal dieselbe Rechnung in vier verschiedenen Sprachen.
Bei vier abzustimmenden Quellen — der Bank und drei Plattformen —, zwanzig Minuten pro Quelle pro Woche, bei 24 € pro Stunde: 80 Minuten pro Woche, 4.000 Minuten pro Jahr über fünfzig Wochen — 67 Stunden, 1.600 € pro Jahr. Und das ist nur die Zeit, um zu prüfen, dass nichts schiefging — nicht die Zeit, es zu lösen, wenn doch.
5. Das Gericht, das in der Küche „aus" ist und auf dem Bildschirm noch „verkäuflich" steht
Die Küche streicht ein Gericht von der Karte, sobald die Zutat aus ist. Auf der Kasse geschieht das sofort mit. Auf der Lieferplattform geschieht es erst, wenn es dort jemand separat auch abschaltet — und bis dahin kann ein Gast es einfach bestellen. Das Ergebnis ist ein Anruf, eine Entschuldigung, eine Rückerstattung, und manchmal eine Bewertung, die noch jahrelang für etwas steht, das eine Anbindung hätte verhindern können.
Dasselbe Muster zeigt sich bei einem doppelt gebuchten Tisch: die Telefonliste und das Reservierungssystem kennen sich nicht, und an einem stark besuchten Abend bucht jemand zu, was schon besetzt ist. Beides ist derselbe Fehlertyp — zwei Systeme, die beide glauben, sie seien die Wahrheit.
Bei fünf solchen Pannen pro Monat, im Schnitt 45 € Schaden pro Fall — die Rückerstattung, die Zeit, es geradezubiegen, ein kleiner Anteil Reputationsschaden mitgerechnet: 2.700 € pro Jahr, für etwas, das in der Buchhaltung nirgends als „Softwarekosten" verbucht wird.
6. Die Einarbeitungszeit, die sich pro System addiert
Ein System zu lernen kostet einen Vormittag. Acht Systeme zu lernen kostet keine acht Vormittage — es kostet achtmal neu herausfinden, wo etwas ist, mit einem anderen Knopf an einer anderen Stelle in einer anderen Farbe. Für eine neue Mitarbeiterin ist das der erste Eindruck vom Betrieb: nicht das Essen, nicht das Team, sondern das Gefühl, dass da sieben Bildschirme sind, die einem nie jemand erklärt hat.
Bei vier neuen Mitarbeitenden pro Jahr, sieben Systemen über dem ersten hinaus, fünfundvierzig zusätzlichen Einarbeitungsminuten pro System — für beide Seiten, die neue Person und diejenige, die es erklärt — bei 20 € pro Stunde: 21 Stunden pro Jahr, 420 € pro Jahr. Die kleinste der sieben Zahlen, und die einzige, die nie verschwindet, solange neue Leute dazukommen.
7. Wohin eine Manager-Woche wirklich geht
Zählen Sie die vorigen sechs Zahlen zusammen, und Sie erhalten einen Betrag. Schauen Sie sich an, WO in der Woche dieser Betrag steckt, und Sie sehen etwas, das ein Betrag allein nicht zeigt: wie viele der Stunden, die für Gäste und Küche gedacht waren, für die Pflege von Bildschirmen draufgehen statt für das Handwerk.
Eine illustrative Arbeitswoche von fünfundfünfzig Stunden, bei drei Graden von Wildwuchs. Systeme & Verwaltung wächst nicht linear mit der Anzahl der Systeme — er wächst schneller, weil jede zusätzliche Anbindung auch die vorherige schwerer im Blick zu behalten macht.
Das ist ein illustratives Modell, keine gemessene Studie über Ihren Betrieb — aber die Richtung stimmt bei so gut wie jedem Gastronomen, der es nacherzählt: je mehr Systeme, desto mehr von der Woche geht an die Systeme selbst, und desto weniger an den Grund, warum Sie den Betrieb überhaupt begonnen haben.
Setzen Sie Ihre eigenen Systeme daneben
Tragen Sie ein, wie viele Systeme Sie nutzen, wie oft Ihr Team zwischen ihnen wechselt, wie viel Sie doppelt eintippen, wie viel Zeit die wöchentliche Abstimmung kostet und wie oft zwischen zwei Systemen etwas schiefgeht. Die Felder sind mit dem Beispiel eines Bistros mit acht Systemen vorausgefüllt — überschreiben Sie sie mit Ihren eigenen.
Wildwuchs-Scan
Fünf Stellen, an denen die Naht zwischen Systemen Geld kostet, und was sie zusammen pro Jahr ausmachen.
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Die Zahlen sind Richtwerte für einen eigenständig geführten Betrieb und berücksichtigen weder Ihr Konzept noch Ihr Team. Alles rechnet in Ihrem Browser; es wird nichts gesendet oder gespeichert.
Was Sie diese Woche, diesen Monat und dieses Quartal damit tun
Fünf Nähte gleichzeitig zu schließen gelingt niemandem. Diese Reihenfolge funktioniert, weil jeder Schritt den nächsten messbar macht.
Diese Woche — zählen Sie, was Sie jetzt schon zählen können
- Schreiben Sie auf ein Blatt, welche Systeme Sie WIRKLICH nutzen — jeden einzelnen Anmeldebildschirm, nicht jedes Abo.
- Bitten Sie Ihr Team, eine Schicht lang festzuhalten, wie oft sie für dieselbe Buchung oder Bestellung den Bildschirm wechseln.
- Suchen Sie die eine Verbindung, die am häufigsten wehtut — meist zwischen Reservierungen und dem Service, oder zwischen Lieferplattformen und der Kasse.
- Füllen Sie den Rechner oben mit Ihren eigenen Zahlen aus, auch wenn sie nur grob geschätzt sind.
Diesen Monat — messen statt schätzen
- Zählen Sie einen Monat lang, wie oft ein Gericht verkauft wird, das es nicht mehr gibt, oder ein Tisch doppelt gebucht wird.
- Stoppen Sie die Zeit, die die wöchentliche Abstimmung WIRKLICH kostet, statt sie zu schätzen.
- Schauen Sie, wo in Ihrem Stack dieselbe Information an mehr als einer Stelle steht, und ob eine davon überflüssig gemacht werden kann.
Dieses Quartal — verbinden Sie die eine Naht, die am meisten kostet
- Lösen Sie zuerst die Verbindung, die Sie in Schritt eins als schmerzhafteste identifiziert haben — nicht das teuerste System, sondern die am meisten gespürte Naht.
- Messen Sie nach einem Monat, was es an Zeit bringt, und arbeiten Sie erst dann weiter.
- Legen Sie Ihre Softwarerechnung neben Ihre Reibungskosten: Oft ist der zweite Betrag größer als der erste, und genau deshalb löst reines Kürzen bei den Abos selten das Gefühl von „zu viele Bildschirme".
Die Kosten liegen nicht in Ihrem Stack, sondern in den Nähten
Fast jeder Gastronom, der das nacherzählt, erkennt dasselbe Muster: Jedes System war für sich eine gute Wahl, und trotzdem fühlt sich die Summe wie zu viel an. Das ist kein Widerspruch. Sieben gute Entscheidungen, die nie gelernt haben, miteinander zu sprechen, sind genau das, was Wildwuchs ist.
Die gute Nachricht ist, dass Sie nicht alles auf einmal ersetzen müssen, um etwas daran zu tun. Eine Verbindung zu lösen — die Naht, die Ihr Team am häufigsten spürt — kostet meist weniger Zeit als die Reibung, die sie jede Woche verursacht. Lösen Sie sie, messen Sie, was es bringt, und arbeiten Sie dann an der nächsten weiter. So verschwindet Wildwuchs nicht auf einen Schlag, aber messbar, Naht für Naht.
Wenn Sie es gründlicher angehen wollen, fangen Sie bei dem an, was Sie heute schon haben: Ihr Kassensystem, Ihr Reservierungssystem und Ihre Lieferplattformen sind die drei Stellen, an denen die meisten Nähte entstehen — und die drei, an denen eine einzige Anbindung die meiste Zeit zurückgibt.