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Ihr Restaurant läuft in 100 Tagen ohne Sie

Sie stehen bei fast jedem Service selbst im Haus, und das meiste Wissen über Ihren Betrieb steckt in Ihrem Kopf. Ab heute bekommen Sie eine Aufgabe pro Tag, und nur diese eine, bis Ihr Restaurant eine ganze Woche ohne Sie läuft.

  • 100Tage
  • 1Aufgabe pro Tag
  • 8Phasen, der Reihe nach
Jedes Feld ist ein Tag
Thibault Van de Sompele
Thibault Van de Sompele Gründer von HappyChef

Warum ich diese 100 Tage für Sie aufgeschrieben habe

Ich gebe Ihnen ein großes Versprechen, und ich meine es ernst. Wenn Sie diese hundert Tage machen — machen, nicht lesen — dann sind Sie am Ende eine ganze Woche weg, und Ihr Haus öffnet, kocht, kassiert und schließt ohne Sie ab. Nicht weil hier ein Geheimnis steht, das niemand kennt, sondern weil Unentbehrlichkeit in dieser Branche fast immer aus denselben drei Gründen entsteht: Das Wissen steht nirgends, niemand darf entscheiden, und es gibt keinen Termin, an dem sich das beweisen müsste. Alle drei sind lösbar, aber nur in dieser Reihenfolge.

Deshalb gibt Ihnen dieser Plan pro Tag genau eine Aufgabe. Eine. Kein Kapitel und keine Liste mit vierzehn Punkten, sondern eine Aufgabe mit drei Schritten und dem Grund, warum sie ausgerechnet an diesem Tag kommt. Manche kosten Sie zwanzig Minuten: den Schließrundgang aufschreiben, die Bestellschlüsse notieren. Andere sind schwer, und das ist Absicht — der Tag, an dem Sie einer Person schriftlich sagen, bis zu welchem Betrag sie ohne Sie entscheiden darf, und der Tag, an dem Sie zum ersten Mal während des Service nicht im Haus sind.

Fangen Sie deshalb heute mit etwas Kleinem an. Tragen Sie die hundert Tage in Ihren Kalender ein, suchen Sie sich einen Menschen, der Sie einmal im Monat fragt, ob Sie tatsächlich frei hatten, und haken Sie Tag 1 ab. Dieses grüne Häkchen sieht nach nichts aus und ist genau das, was funktioniert: Nach einer Woche haben Sie sieben davon und wollen die Serie nicht reißen lassen. Schwung zählt hier mehr als Motivation, denn Motivation ist an dem Samstag, an dem zwei Leute krank sind, nicht da — Schwung schon.

Und wenn Sie feststecken — und Sie werden feststecken — steht bei jedem Tag ein KI-Coach bereit, der die Aufgabe dieses Tages kennt. Er beginnt selbst mit einer Frage, und meistens ist es nicht die, die Sie hören wollten. Nutzen Sie ihn genau dann: an dem Tag, an dem Sie merken, dass Ihre Stellvertretung eigentlich seit zwei Jahren im Haus arbeitet und nie gefragt wurde; an dem Tag, an dem Sie eine Zahl aufschreiben sollen und drei Ausreden dafür haben, es nicht zu tun. Er gibt keine arbeitsrechtliche Beratung — dafür verweist er Sie auf Ihre eigenen Verträge und Ihren Branchenverband — aber er bringt Sie dazu, zu entscheiden.

Noch eines, ehrlich gesagt. Der schwierigste Teil dieses Plans sind nicht Ihre Leute, sondern Sie selbst. Ich kenne genug Wirte, die in Wahrheit gebraucht werden wollen, und für die ein Abend, an dem alles ohne sie funktioniert hat, kein Erfolg ist, sondern eine Kränkung. Rechnen Sie mit diesem Gefühl, wenn es an Tag 69 zum ersten Mal auftaucht, und machen Sie trotzdem weiter: Ein Betrieb, der nur mit Ihnen läuft, ist kein Unternehmen, sondern ein Arbeitsplatz mit Ihrem Namen an der Tür. Setzen Sie heute Tag 1. Ich meine es ernst.

Die acht Phasen Ihrer hundert Tage

Die Reihenfolge ist die halbe Arbeit. Sie können keine Abwesenheit testen, bevor aufgeschrieben ist, wie Ihr Haus läuft — und niemandem etwas übergeben, was nirgends steht.

Tag 1–8 Was nur in Ihrem Kopf steckt Sie benennen ehrlich alles, was heute ausschließlich Sie können — und legen die Reihenfolge fest, in der Sie es abgeben.
  1. 1Tragen Sie die 100 Tage fest ein
  2. 2Suchen Sie sich einen Zeugen von außen
  3. 3Schreiben Sie Ihren Beweis auf
  4. 4Listen Sie auf, was nur Sie tun
  5. 5Sortieren Sie die Liste in drei Klassen
  6. 6Benennen Sie Ihre größte Schwachstelle
  7. 7Fragen Sie drei Leute aus Ihrem Haus
  8. 8Legen Sie die Reihenfolge fest
Tag 9–28 Aufschreiben Aus dem Wissen eines einzigen Gedächtnisses werden Unterlagen, denen ein anderer folgen kann: die Rundgänge, die Posten, der Standard, das Geld und die Sicherheit.
  1. 9Schreiben Sie den Öffnungsrundgang auf
  2. 10Schreiben Sie den Schließrundgang auf
  3. 11Schreiben Sie den Postenplan der Küche
  4. 12Schreiben Sie den Revierplan der Fläche
  5. 13Schreiben Sie Ihren Servicestandard auf
  6. 14Schreiben Sie das Allergen-Verfahren auf
  7. 15Schreiben Sie den Notfallplan auf
  8. 16Schreiben Sie das Kassenverfahren auf
  9. 17Schreiben Sie den Beschwerdeweg auf
  10. 18Schreiben Sie den Bestellablauf auf
  11. 19Schreiben Sie zehn Rezeptkarten
  12. 20Schreiben Sie Mise en Place und Sollmengen
  13. 21Schreiben Sie Inventur und Verlust auf
  14. 22Schreiben Sie den Kassenabschluss auf
  15. 23Schreiben Sie den ersten Dienst für Neue
  16. 24Schreiben Sie den Bankettauftrag auf
  17. 25Notieren Sie Ihre fünf Wochenzahlen
  18. 26Schreiben Sie Ihre Standardantworten auf
  19. 27Legen Sie alles an einen Ort
  20. 28Lesen Sie alles wie ein Fremder
Tag 29–42 Die richtige Person Sie benennen und schulen den einen Menschen, dem dieser ganze Plan am Ende das Haus anvertraut.
  1. 29Entscheiden Sie, welche Rolle Sie ersetzt
  2. 30Beschreiben Sie die Rolle über ihre Befugnisse
  3. 31Intern befördern oder extern suchen
  4. 32Schreiben Sie die Stellenanzeige
  5. 33Führen Sie das Gespräch, nennen Sie ein Datum
  6. 34Bauen Sie die Qualifikationsmatrix
  7. 35Starten Sie die riskanteste Zweitbesetzung
  8. 36Bauen Sie den Einarbeitungsplan Ihrer Stellvertretung
  9. 37Gehen Sie beide Rundgänge gemeinsam
  10. 38Zeigen Sie das Pre-Shift-Briefing
  11. 39Lassen Sie das Briefing allein laufen
  12. 40Übergeben Sie die Beschwerdegrenzen
  13. 41Führen Sie das erste Vieraugengespräch
  14. 42Machen Sie die Rolle öffentlich
Tag 43–52 Die Grenzen Genaue finanzielle und betriebliche Grenzen, damit Delegieren eine festgelegte Befugnis ist und keine vage Hoffnung.
  1. 43Legen Sie den Ausgabenrahmen fest
  2. 44Legen Sie Storno- und Erstattungsgrenzen fest
  3. 45Legen Sie fest, wer bestellen darf
  4. 46Legen Sie fest, wer den Dienstplan ändert
  5. 47Regeln Sie die Freigabe des Tagesabschlusses
  6. 48Legen Sie Rabatt- und Kulanzgrenzen fest
  7. 49Bauen Sie den Wochenbericht
  8. 50Testen Sie den Bericht eine Woche lang
  9. 51Korrigieren Sie den Bericht
  10. 52Schreiben Sie Ihre eigene Restaufgabe auf
Tag 53–66 Gemeinsam führen Ihre Stellvertretung plant und führt echte Services, während Sie noch im Haus sind — so werden Fehler entdeckt, solange sie billig sind.
  1. 53Lassen Sie den Dienstplan allein schreiben
  2. 54Besprechen Sie den Dienstplan
  3. 55Übergeben Sie einen ganzen Bestellzyklus
  4. 56Bleiben Sie einen ganzen Service weg
  5. 57Werten Sie den Service gemeinsam aus
  6. 58Schließen Sie die größte Lücke
  7. 59Übergeben Sie eine echte Beschwerde
  8. 60Übergeben Sie den Kassenabschluss
  9. 61Übergeben Sie ein Personalproblem
  10. 62Werten Sie zwei Wochen Entscheidungen aus
  11. 63Erweitern Sie die Befugnis
  12. 64Zwei Tage am Stück ohne Sie
  13. 65Werten Sie die zwei Tage aus
  14. 66Schreiben Sie die aktuelle Grenze auf
Tag 67–80 Die Abwesenheiten testen Ein freier Tag, dann ein Wochenende, gezielt auf eine ganze Woche hin — jede Abwesenheit ausgewertet und jede Lücke geschlossen.
  1. 67Buchen Sie einen ganzen freien Tag
  2. 68Briefen Sie und geben Sie das Telefon ab
  3. 69Nehmen Sie den freien Tag
  4. 70Werten Sie den freien Tag aus
  5. 71Schließen Sie die Lücke des freien Tages
  6. 72Buchen Sie den zweiten freien Tag
  7. 73Nehmen Sie den zweiten Tag frei
  8. 74Vergleichen Sie beide freien Tage
  9. 75Buchen Sie ein ganzes Wochenende
  10. 76Nehmen Sie das Wochenende frei
  11. 77Werten Sie das Wochenende mit allen aus
  12. 78Aktualisieren Sie Ihre Unterlagen
  13. 79Setzen Sie das Datum für die ganze Woche
  14. 80Schreiben Sie den Plan für diese Woche
Tag 81–90 Aus der Ferne mitsehen Was Sie prüfen, in welchem Rhythmus, und was einen Anruf rechtfertigt — und was ausdrücklich nicht.
  1. 81Legen Sie Ihre Fernkontrolle fest
  2. 82Richten Sie die Gästeprognose ein
  3. 83Sichern Sie den Blick auf die Zahlen
  4. 84Definieren Sie den Anruf-Auslöser
  5. 85Definieren Sie, was Sie nie erreicht
  6. 86Proben Sie die Fernkontrolle drei Tage
  7. 87Korrigieren Sie, was der Test gezeigt hat
  8. 88Prüfen Sie alle Grenzen ein letztes Mal
  9. 89Briefen Sie das ganze Team
  10. 90Schreiben Sie Ihre eigene Handyregel
Tag 91–100 Wirklich weg sein Die echte Woche, nach Ihren eigenen Regeln gehalten — und die Entscheidung, was Sie mit der zurückgewonnenen Zeit tun.
  1. 91Schließen Sie alle losen Enden
  2. 92Fahren Sie los
  3. 93Überstehen Sie den ersten ganzen Tag
  4. 94Überstehen Sie Ihren stärksten Service
  5. 95Halten Sie sich an den einen Check-in
  6. 96Ziehen Sie zur Wochenmitte Bilanz
  7. 97Bringen Sie die Woche zu Ende
  8. 98Kommen Sie zurück und hören Sie zu
  9. 99Legen Sie Ihren neuen Rhythmus fest
  10. 100Machen Sie den Rückblick auf Tag 101

So funktioniert es

Kein Kurs, keine Videos, keine Module. Eine Aufgabe pro Tag, und die nächste erst, wenn die heutige abgehakt ist.

  1. Die Aufgabe von heute öffnen

    Öffnen Sie den heutigen Tag — es steht immer nur eine Aufgabe da, nie eine Liste.

  2. Lesen, warum sie zählt, und die drei Schritte machen

    Jeder Tag erklärt in vier Sätzen, warum er jetzt kommt, und gibt drei Schritte, die heute erledigt sind.

  3. Mit dem Coach darüber reden

    Der KI-Coach kennt die heutige Aufgabe und beginnt selbst mit einer Frage; Sie haben zehn Nachrichten pro Tag.

  4. Abhaken und morgen wiederkommen

    Haken Sie den Tag ab, bauen Sie Ihre Serie auf — und der nächste Tag baut auf der Entscheidung von heute auf.

Mit Tag 1 beginnen

Wie dieser Plan funktioniert

Vier Prinzipien, und sie stecken in jedem einzelnen Tag.

  1. 1

    Eine Aufgabe pro Tag, in der richtigen Reihenfolge

    Sie können keine Abwesenheit testen, bevor aufgeschrieben ist, wie Ihr Haus läuft, und niemandem eine Befugnis geben, die nie jemand formuliert hat. Jeder Tag nutzt die Entscheidung des vorherigen — überspringen Sie nichts.

  2. 2

    Der Coach sieht nur die Tagesnummer

    Nichts, was Sie eintippen, gelangt in seine Anweisungen; er schlägt die Aufgabe des Tages in seiner eigenen Tabelle nach. Es gibt also nichts, was sich über Ihre Eingabe einschleusen ließe.

  3. 3

    Ein Dokument ist noch keine Übergabe

    Jeder Schritt wird in echt getestet — ein Service, ein Tag, eine Woche — bevor er als erledigt gilt. Was nur auf Papier steht, hat noch nie einen vollen Samstag überlebt.

  4. 4

    Ein Hausdokument, kein Arbeitsrecht

    Verträge, Weisungsbefugnis, Arbeitszeiten und Vergütung unterscheiden sich je Land und je Tarifvertrag. Dieser Plan verweist Sie auf Ihre eigenen Vereinbarungen, statt zu raten.

Häufige Fragen

Was, wenn mein Betrieb zu klein für eine Stellvertretung ist?

Diese Rolle muss keine Vollzeitstelle sein. In vielen kleinen Häusern ist es eine erfahrene Servicekraft mit ein paar Stunden Verantwortung mehr, manchmal auch zwei Personen, die sich die Aufgabe teilen. Entscheidend ist nicht der Titel und nicht das Gehalt, sondern dass jemand außer Ihnen einen ganzen Service allein führen darf — und weiß, dass er es darf.

Was, wenn ich wirklich keine Woche wegkann?

Dann fangen Sie nicht mit der Woche an, denn das tut dieser Plan auch nicht. Er baut in Stufen auf: ein einzelner Service an Tag 56, zwei Tage an Tag 64, ein freier Tag an Tag 69, ein Wochenende an Tag 76. Wenn Sie an Tag 91 ankommen, ist die ganze Woche nur noch der nächstkleinere Schritt und kein Sprung — und jede Lücke, die Sie heute vom Weggehen abhält, wurde unterwegs geschlossen.

Ist das nicht ein riesiger Schreibaufwand?

Es verteilt sich auf zwanzig Tage, ein Dokument nach dem anderen, jeweils zwanzig bis vierzig Minuten. Und Sie schreiben das meiste gar nicht von Hand: Für den Postenplan, den Revierplan, die Öffnungs- und Schließcheckliste, die Mise-en-place-Liste, die Rezeptkalkulation und den Einarbeitungsplan gibt es auf dieser Seite kostenlose Tools, die den größten Teil der Arbeit erledigen. Sie füllen aus und drucken.

Was, wenn meine Stellvertretung Fehler macht, während ich weg bin?

Genau dafür sind die Testabwesenheiten da. Ein Fehler an einem einzelnen Abend, an dem Sie am nächsten Morgen noch alles nachvollziehen können, kostet Sie fast nichts — derselbe Fehler in der dritten Woche eines Urlaubs, für den nie geübt wurde, kostet viel. Der Plan bringt Fehler bewusst früh nach oben und schließt nach jedem Test genau die eine Lücke, die er gezeigt hat.

Muss ich jemanden neu einstellen?

Oft nicht. An Tag 31 prüfen Sie ausdrücklich zuerst Ihr eigenes Team gegen die Befugnisse, die die Rolle bekommen soll — und sehr häufig steht die richtige Person seit zwei Jahren im Haus und wurde nie gefragt. Wenn niemand passt, ist auch das ein Ergebnis, und der Plan zeigt Ihnen an den Tagen 32 und 33, wie Sie die Stelle so ausschreiben, dass sich Leute mit Verantwortungswillen melden.

Was passiert nach Tag 100?

An Tag 99 legen Sie Ihren neuen Rhythmus fest — wie viele freie Tage pro Woche, wie viele Wochenenden im Monat, wie viele Wochen im Jahr — und tragen die nächsten Termine sofort ein. Ohne diesen Schritt füllt sich Ihr Kalender innerhalb weniger Monate wieder vollständig. Und an Tag 100 entscheiden Sie, wofür die zurückgewonnene Zeit tatsächlich da ist; der Plan zeigt Ihnen dann auch, welche der anderen hundert Tage als Nächstes zu Ihrer Lage passt.