Joka ainoa kierros, jonka annat ilmaiseksi, ja joka ainoa alennus, jonka myönnät, ei katoa liikevaihdostasi — sitä ei koskaan kirjattu sinne. Juomakustannuksesi ja raaka-ainekustannuksesi täsmäävät sentin tarkkuudella; liikkeesi kolmas kustannuslinja on ainoa, joka ei näy missään kirjanpidossasi: se, mitä olisit voinut laskuttaa, mutta jätit laskuttamatta.
Pullo viiniä, joka avataan mutta ei tyhjene kokonaan, näkyy varastossasi. Liian suureksi annosteltu lautasellinen näkyy raaka-ainekustannuksissasi. Mutta 'talon puolesta' tarjottu kierros, vakioasiakkaalle myönnetty alennus tai työntekijä, joka saa syödä ilmaiseksi, poistuu liikkeestäsi jättämättä jälkeensä ainoatakaan lukua. Ei varastoeroa, ei hyvityslaskua, usein ei edes riviä kassakuitissa — se on yksinkertaisesti liikevaihtoa, jota ei koskaan ollut olemassa.
Se tekee siitä kolmesta kustannuslinjasta vaikeimman hallita, koska kaksi muuta voit laskea painamalla tai merkitsemällä. Tämän linjan täytyy haluta nähdä ennen kuin sen voi laskea — ja useimmat liikkeet huomaavat sen vasta, kun joku vertaa vuosiliikevaihtoa edelliseen ja ihmettelee, minne erotus katosi.
Tämä opas käy läpi seitsemän paikkaa, joissa näin tapahtuu: laskuvirheestä, jonka lähes kaikki tekevät, tapaan, jota kukaan ei ole koskaan sopinut. Alaosassa syötät omat lukusi laskuriin — viikoittaisen liikevaihtosi ja sen, mitä annat pois neljässä kategoriassa. Saat prosenttiosuutesi verrattuna terveeseen vaihteluväliin, sen vuosittaisen hinnan ja sen, mikä kategoria painaa raskaimmin.
Kaikki lasketaan omassa selaimessasi: mitään ei lähetetä eikä tallenneta. Tämän artikkelin vaihteluväli on suuntaviiva itsenäisesti johdetuille eurooppalaisille ravintoloille — konseptisi, asiakaskuntasi ja omat käytäntösi ovat viimeinen tuomari.
Miksi kukaan ei tiedä tätä lukua
Talon puolesta tarjottu kierros toimii, ja juuri se on ongelma. Vastavuoroisuuden normi — yksi sosiaalipsykologian parhaiten tutkituista periaatteista — sanoo, että ihmiset tuntevat velvollisuudekseen antaa jotain takaisin saamastaan palveluksesta. Ilmainen kahvi valituksen jälkeen, lasi kuohuviiniä juhlapäivänä: se rakentaa goodwilliä. Mutta toista se samalle vakioasiakkaalle kolme kertaa, ja lahjasta tulee odotus. Kukaan ei enää uskalla sanoa ei, ja kierroksesta, joka oli aikoinaan ele, on tullut kiinteä kustannus, jota ei löydy mistään hinnastosta.
Lisäksi kukaan ei koskaan päätä kokonaissummasta. Tarjoilija, joka jättää jälkiruoan laskuttamatta, koska palvelu oli hidas, päättää 6 eurosta. Tarjoilija, joka tarjoaa vakioasiakkaalle oluen kaupan päälle, päättää 4 eurosta. Kumpikaan ei päätä siitä 5 000 eurosta, joka näistä kertyy vuodessa yhteen, ja siksi kukaan ei tunne siitä vastuuta — vaikka jokainen yksittäinen päätös on itsessään täysin järkevä.
Ja luku, jota sinun pitäisi seurata, ei useinkaan näy missään. Alennus, joka lyödään kassajärjestelmän alennuspainikkeella, päätyy raporttiin. Kierros, jonka työntekijä yksinkertaisesti poistaa laskulta ennen sen tulostamista, ei päädy minnekään — ei kassaan, ei kirjanpitoon, ei minnekään. Kysy kymmeneltä ravintoloitsijalta, kuinka paljon he antavat pois ilmaisia kierroksia, ja useimmat pystyvät vastaamaan vain siitä osasta, joka sattumalta jätti jäljen.
Täydellinen opas Ravintolan Talous: 6 Lukua, Jotka Ratkaisevat Tuloksesi Prime cost, kassavirta, kannattavuusraja ja RevPASH: koko talousjärjestelmä selkeällä kielellä. Avaa opas7 paikkaa, joista se vuotaa, ja mitä ne maksavat sinulle
Ne on listattu järjestyksessä, jossa törmäät niihin useimmiten: laskuvirheestä, jonka voit korjata tänä iltana, tapaan, jonka murtamiseen kuluu kokonainen vuosineljännes.
1. Sinulla ei ole lukua — eikä siis hallintaakaan
Useimmat ravintoloitsijat, jotka ovat yrittäneet laskea tätä, tekevät kaksi virhettä samanaikaisesti. Ensimmäinen on, että he eivät seuraa mitään: talon puolesta tarjottu kierros päätetään päästä ja katoaa muistista sitten kun asiakas on poistunut ovesta. Toinen, niille jotka laskevat, on että he vertaavat sitä väärään lukuun.
Oikea kaava on: pois antamasi summa jaettuna sillä, mitä olisi tullut sisään ilman näitä eleitä — eli liikevaihtosi plus se, mitä olet antanut pois, ei liikevaihtosi yksinään. Viikolla, joka tuo pöytiin 4 400 €, ja jolla olet antanut pois 122 € kierroksia ja alennuksia, se on 122 jaettuna 4 522:lla, eli 2,7 %. Jos lasket saman 122:n suhteessa siihen 4 400:aan, joka todella tuli sisään, saat luvun, jota et voi verrata kenenkään muun kanssa — jokainen pankki, jokainen kassajärjestelmä ja jokainen alan järjestö, joka julkaisee ohjeellisen luvun, laskee sitä suhteessa liikevaihtoon ennen alennusta.
Ilman tätä oikeaa lukua et voi verrata itseäsi nyrkkisääntöön, jota useimmat kassajärjestelmien toimittajat käyttävät: 1–1,5 % liikevaihdosta ennen alennusta on normaali vieraanvaraisuuden kustannus; yli 3 % tarkoittaa, että jokin on rakenteellisesti pielessä. Kaikki, mitä luet tästä eteenpäin, lasketaan yhteen näitä kahta rajaa vasten.
Yksi 6,60 euron kierros maksaa sinulle enemmän kuin 6,60 euroa — se maksaa sen, mitä sinun täytyy myydä lisää kattaaksesi sen. Mitä korkeampi katteesi, sitä pienempi se summa on.
Tämä ei ole syy lakata antamasta mitään koskaan enää pois — se on syy tietää, mitä ele todella maksaa ennen kuin annat sen. 8 %:n katteella sinun täytyy myydä 83 € lisää liikevaihtoa kattaaksesi yhden 6,60 euron kierroksen; se on lähes neljä pääruokaa yhdestä ilmaisesta oluesta.
2. Kierros, jota ei koskaan kirjattu kassaan
Useimmat liikkeet, joilla on alennuspainike kassajärjestelmässä, eivät käytä sitä suurimmalle osalle siitä, mitä he antavat pois. Alennus, joka lyödään tällä painikkeella, päätyy raporttiin: näet sen, voit laskea sen, voit keskustella siitä. Kierros, joka yksinkertaisesti poistetaan laskulta ennen sen tulostamista — tai pöytä, joka 'unohtuu' kirjata — ei päädy minnekään. Ei raporttia, ei varastoeroa, ei jälkeä.
Se ei ole automaattisesti petosta. Se on useimmiten työntekijä, joka haluaa toimia vieraanvaraisesti ja joka ei tiedä — tai häntä ei ole pyydetty — tekemään sitä oikealla tavalla. Mutta lopputulos on sama: sinulla ei ole minkäänlaista näkyvyyttä suurimpaan osaan omasta vuodostasi.
Ratkaisu ei vaadi uutta ohjelmistoa. Yksi sääntö: jokainen ilmainen tai alennettu tarjoilu kulkee kassan läpi alennus- tai comp-painikkeella, myös silloin kun summa muuttuu nollaksi. Näin kierros ainakin olemassa paperilla, ja voit laskea sen yhteen sen sijaan, että arvailisit.
3. Hyvityseleen ilman kattoa
Asiakas, joka odottaa pääruokaansa kaksikymmentä minuuttia, saa jälkiruoan talon puolesta. Täysin oikeutetusti — palautuksen hoitaminen toimii. Valitusten käsittelyä koskeva tutkimus osoittaa johdonmukaisesti, että asiakas, jonka valitus ratkaistaan hyvin ja nopeasti, on uskollisempi kuin asiakas, jolla ei koskaan ollut mitään valitettavaa. Mutta tämä pätee vain, jos ele on suhteessa tilanteeseen ja se lasketaan jossain yhteen.
Ongelma ei ole ele itsessään, vaan yläkaton puuttuminen. Jos summaa per valitus ja per työntekijä ei ole sovittu etukäteen, jälkiruoka, joka maksoi 6 € yhtenä iltana, kasvaa 35 euron viinipulloksi toisena, kun seuraava työntekijä haluaa ylittää edellisen eleen tuntuakseen itse yhtä vieraanvaraiselta. Sovi kerta kaikkiaan, kuka saa päättää itsenäisesti mihin summaan asti, ja että kaikki tätä summaa suuremmat eleet menevät esihenkilölle — ei kieltämistä varten, vaan jotta ne voidaan laskea yhteen.
Jos haluaa tehdä tästä rakenteellista työtä, kannattaa lukea myös oppaamme reklamaatioiden käsittelystä: sen seitsemän askelta varmistavat, että joudut harvemmin tilanteeseen, jossa ele on ainoa vastaus.
4. Vakioasiakas ja talon tarjoama kierros
Tämä on vuoto, joka kasvaa hitaimmin ja on vaikeinta pysäyttää, koska se ei koskaan tunnu kustannukselta — se tuntuu panostukselta suhteeseen. Ja niin se onkin, ensimmäisellä kerralla. Ongelma on vastavuoroisuuden normi, jonka mainitsimme edellä: tarjoa vakioasiakkaalle kolme kertaa kierros talon puolesta, ja neljännellä kerralla se ei ole enää yllätys vaan odotus. Sano sitten ei, ja menetät enemmän goodwilliä kuin kierros koskaan tuotti.
Tätä ei voi täysin välttää — vakioasiakkaat ovat jokaisen itsenäisen ravintolan ydin, ja ele kuuluu siihen välillä. Mutta laske, mitä se todella maksaa ennen kuin siitä tulee tapa, ei sen jälkeen.
Yksi 6,60 euron tuoppi, annettuna pois kolme kertaa illassa, kuusi avoinna olevaa iltaa viikossa. Sama kierros, laskettuna neljä kertaa.
Kukaan ei koskaan päätä 6 178 eurosta vuodessa — kaikki päättävät vain tämän illan kierroksesta. Juuri siksi tämä vuoto pysyy huomaamattomana niin pitkään: jokainen yksittäinen päätös on liian pieni epäilyksen herättämiseksi.
5. Henkilökunta-alennus ilman rajaa
Työntekijä, joka syö ilmaiseksi tauollaan, ei ole vuoto — se on lähes kaikkialla normi, ja syystä: se pitää ihmiset virkeinä iltavuoroa varten ja on halvempaa kuin catering. Vuoto alkaa siitä, kun ateria muuttuu hiljaa 50 %:n alennukseksi kumppanille, joka sattuu tulemaan mukaan, tai kun 'henkilökunta syö ilmaiseksi' muuttuu 'henkilökunta ja kaikki, jotka henkilökunta tuo mukanaan, syövät ilmaiseksi'.
Sovi etukäteen, mitä on henkilökunnan ateria (vuoron aikana, työntekijälle itselleen, kiinteältä listalta) ja mitä on henkilökunta-alennus (vuoron jälkeen, kiinteällä prosentilla, rajoitetulle määrälle vieraita käyntiä kohden). Ilman tätä erottelua työntekijät kirjoittavat ja kirjoittavat uudelleen sääntöä itse, ja useimmiten anteliaampaan suuntaan.
Oppaamme henkilökunnan ruokailusta käsittelee tarkemmin, miten tämän sopii kirjata niin, ettei siitä tule keskustelunaihetta joka vuorossa.
6. Tarjous, jota ei koskaan lopetettu
Viisi vuotta sitten aloitettu happy hour, avajaisia varten aikanaan jaettu alennuskoodi, sovellus, joka antaa yhä 20 % kaikille, jotka klikkaavat 'uusi asiakas' — alennuskoodit ovat ainoa vuoto, jonka olet itse käynnistänyt, ja siitä huolimatta se on kategoria, joka jatkuu pisimpään kenenkään huomaamatta. Määräaikainen tarjous ei tarvitse päättymispäivää alkaakseen; se tarvitsee sen kuitenkin loppuakseen.
Merkitse jokainen kampanja kalenteriin kiinteällä päättymispäivällä, myös 'pysyvät'. Käy läpi aktiiviset alennuskoodisi vähintään joka vuosineljännes — useimmat kassajärjestelmät näyttävät, kuinka usein mitä koodia on käytetty edellisen kuukauden aikana, ja koodi, jonka kaikki sisäisesti tuntevat mutta jota ei tunne yksikään asiakas, maksaa sinulle antamatta mitään takaisin.
7. Lasket sen kerran vuodessa — eikä se ole hallintaa
Ilman laskemista kaikki edellä on teoriaa. Mutta vuosittainen vilkaisu kirjanpitoon ei kerro mitään käyttökelpoista: siihen mennessä kun huomaat erotuksen, kukaan ei muista enää, mikä kuukausi, mikä työntekijä tai mikä tapa sen aiheutti.
Kerran kuukaudessa riittää, kunhan lasket neljä kategoriaa erikseen sen sijaan, että heitättäisit ne yhteen isoon kasaan. Hyvityseleillä, vakioasiakkailla, henkilökunnalla ja kampanjoilla on kaikilla omat syynsä ja omat ratkaisunsa — nouseva kokonaissumma ei kerro sinulle, mikä näistä neljästä sen aiheuttaa.
Sitä, mitä etsit, on suuntaus, ei täydellinen luku. Kaksi kuukautta peräkkäin 2,5 % on normaalia. Neljä kuukautta peräkkäin nousua 2 %:sta 5 %:iin on tapa, joka on hiipinyt sisään, ja sitten tiedät tarkalleen, mitä neljästä kategoriasta kannattaa tarkastella.
Laske oma vuotosi
Syötä, mitä keskimäärin tuot pöytiin viikossa, ja mitä annat pois jokaisessa neljästä kategoriasta. Luvut on täytetty valmiiksi liikkeellä, joka tekee 4 400 € viikkoliikevaihtoa ja antaa pois yhteensä 122 € kierroksia ja alennuksia, jotta näet heti, miltä se näyttää — korvaa ne omillasi.
Saat prosenttiosuutesi verrattuna yllä olevaan terveeseen vaihteluväliin, sen vuosittaisen kustannuksen ja sen, mikä neljästä kategoriasta painaa raskaimmin — siitä kannattaa katsoa ensimmäisenä.
Alennusvuoto-skannaus
Liikevaihtosi, neljä kategoriaa ja erotus euroina vuodessa.
—
Vaihteluväli on suuntaviiva itsenäisesti johdetuille eurooppalaisille ravintoloille, ja se pätee liikevaihtoosi plus siihen, mitä annat pois — ei koskaan liikevaihtoosi yksinään. Se ei ota huomioon konseptiasi tai asiakaskuntaasi. Kaikki lasketaan selaimessasi; mitään ei lähetetä eikä tallenneta.
Kaksi asiaa muistettavaksi tätä lukiessa. Yllä oleva prosenttiosuus lasketaan aina suhteessa liikevaihtoosi plus se, mitä olet antanut pois — ei koskaan liikevaihtoosi yksinään, sillä silloin laskisit lukua, josta vuoto on jo osittain laskettu pois. Ja summa, joka ylittää 1,5 %:n rajan, ei ole koko vuoto: osa vieraanvaraisuudesta kuuluu asiaan.
Neljä kategoriaa ratkeavat kukin eri paikassa. Hyvityseleet ja kampanjat ratkaiset katolla tai päättymispäivällä. Vakioasiakkaat ja henkilökunnan ratkaiset etukäteen sovitulla käytännöllä, ei jälkikäteen pakotetulla. Laske ne siis erikseen, äläkä katso vain kokonaissummaa.
Mitä tehdä tällä viikolla, tässä kuussa ja tässä vuosineljänneksessä
Kaikkia neljää kategoriaa ei onnistu kukaan käsittelemään yhtä aikaa. Tämä järjestys toimii, koska jokainen vaihe tekee seuraavasta mitattavan.
Tällä viikolla — aloita laskemisesta
- Aja jokainen ilmainen tai alennettu tarjoilu kassan läpi alennus- tai comp-painikkeella, myös kun summa muuttuu nollaksi.
- Sovi tiimisi kanssa, mihin summaan asti he voivat itsenäisesti antaa hyvityseleen, ja että kaikki sen ylittävä menee sinulle.
- Käy läpi aktiiviset alennuskoodisi ja aseta päättymispäivä joka 'pysyvälle' kampanjalle.
Tässä kuussa — mittaa arvioinnin sijaan
- Kuukauden kuluttua laske neljä kategoriaa erikseen yhteen ja syötä todelliset lukusi yllä olevaan skannaukseen.
- Vertaa prosenttiosuuttasi 1–3 %:n vaihteluväliin: sen sisällä, rajalla vai sen yläpuolella.
- Etsi kategoria, joka painaa raskaimmin, ja etsi syy käytännössä — tapa, työntekijä tai kampanja, joka on yhä käynnissä.
Tässä vuosineljänneksessä — vakiinnuta
- Aseta kolme kuukausilaskelmaa rinnakkain ja tarkastele suuntausta, ei yksittäistä lukua.
- Kirjaa henkilökunta-alennus ja henkilökunnan ateria erikseen, jotta kenenkään ei tarvitse keksiä sääntöä itse.
- Ota skannaus mukaan vuosineljänneksen rytmiin, yhdessä prime costisi kanssa — se, mitä annat pois, ja se, mitä ansaitset, kuuluvat samaan keskusteluun.
Vieraanvaraisuus maksaa jotain — kunhan tiedät kuinka paljon
Lähes joka liike, joka laskee tämän ensimmäistä kertaa, löytää saman kaavan: ei petosta, ei pahantahtoista työntekijää, vain sata pientä, järkevää päätöstä, joita kukaan ei ole laskenut yhteen. Se on hyvä uutinen, koska vuodon tukkiminen ei vaadi hinnankorotusta eikä vähemmän vieraanvaraista liikettä — se vaatii vain, että seuraat sitä kerran.
Yksi sääntö kassalle, yksi katto hyvityseleille ja yksi laskenta kuukaudessa per kategoria — se on koko resepti, ja se on useimmiten muutaman tuhannen euron arvoinen vuodessa keskikokoisessa liikkeessä.
Tee sen jälkeen samoin kahdelle muulle kustannuslinjallesi. Juomakate toimii täsmälleen samalla tavalla — myös siellä tuote katoaa myymättä koskaan — ja yhdessä raaka-ainekustannuksesi kanssa ne muodostavat prime costisi: ainoan luvun, joka todella ratkaisee, jääkö vuoden lopussa mitään jäljelle.