Yli yhdeksänsataasivuisena The Restaurant Manager's Handbook on vähemmän kirja kuin kokonainen toimisto yhden kannen sisällä: rekrytointi, koulutus, ostot, baarin johtaminen, kirjanpito, markkinointi ja elintarviketurvallisuus, kukin käsitelty tarpeeksi syvällisesti, että siitä voi kirjoittaa oman käytännön tyhjästä. Douglas Brownin väite ei koskaan sanota suoraan, mutta se kannattelee koko kirjaa: ravintola ei kaadu siksi, ettei kukaan tee kovasti töitä, se kaatuu siksi, ettei kukaan kirjoita mitään ylös, jolloin sama virhe toistuu jokaisen uuden työntekijän kohdalla. Aloittelevalle yrittäjälle, joka hukkuu asioihin, joista kukaan ei häntä varoittanut, tämä on juuri se käsikirja, joka kannattaa pitää lähellä.
Suuri idea
Ravintola muuttuu turvallisemmaksi, tasaisemmaksi ja helpommaksi luovuttaa esihenkilölle sillä hetkellä, kun sen kirjoittamattomat tavat muuttuvat kirjoitetuiksi järjestelmiksi, ja tämä kirja on olemassa antaakseen sinulle ensimmäisen version lähes jokaisesta niistä.
Kenelle kirja sopii
Tämä on hyllykirja, ei yöpöytäkirja: pidä se lähellä toimiston tietokonetta ja avaa se, kun eteen tulee konkreettinen ongelma, tiskaajan toimenkuvasta baarin annoskohtaiseen tavoitehintaan. Aloittelevat yrittäjät ja uudet ravintolapäälliköt, jotka rakentavat oman paikkansa dokumentaatiota tyhjästä, hyötyvät siitä eniten. Jos hallinto on jo kunnossa tai etsit vain innostavaa lukukokemusta vieraanvaraisuudesta, voit ohittaa tämän.
Tärkeimmät opit
- Ravintola pyörii satojen pienten päätösten varassa, jotka on turvallisempi kirjoittaa kerran kuin improvisoida joka vuorolla.
- Kirjallinen toimenkuva ja jäsennelty perehdytys estävät enemmän uuden työntekijän virheitä kuin mikään motivointipuhe.
- Ostospesifikaatiot ja vakiintunut vastaanottokäytäntö nappaavat toimittajaongelmat kiinni ennen kuin ne päätyvät keittiöön.
- Baari ilman kirjallisia annos- ja tarjoiluperiaatteita on ravintolan helpoin paikka menettää rahaa huomaamatta.
- Et voi hallita raaka-ainekustannusta, henkilöstökulua tai voittoa, jota et ole koskaan vaivautunut laskemaan paperille.
Tee rekrytoinnista ja koulutuksesta järjestelmä, ei kiireestä
Brown käsittelee rekrytointia ravintolan ensimmäisenä ja kalleimpana päätöksenä, ja käsikirja tarjoaa raaka-aineet sen tekemiseen kunnolla: toimenkuvat pisteittäin eriteltynä, jäsennellyt haastattelukysymykset ja perehdytyslistat, jotka viedään uuden työntekijän kanssa läpi ensimmäisten päivien ajan sen sijaan, että hän vain seuraisi ketä tahansa vapaana olevaa. Taustalla oleva väite on, että vaihtuvuus liittyy harvoin palkkaan, useammin siihen, ettei kenellekään ole koskaan selitetty selvästi, mistä työssä oikeasti on kyse.
Koulutusmateriaali menee pidemmälle kuin yksi ensimmäinen vuoro. Se hahmottelee, miten rakennetaan lyhyt koulutusohjelma jokaiselle tehtävälle, selkeine tarkistuspisteineen sille, milloin joku on valmis työskentelemään yksin, ja miten dokumentoidaan, että koulutus on annettu, mikä painaa yhtä paljon suorituskyvystä käytävässä kiistassa kuin terveystarkastuksessa. Mikään tästä ei ole jännittävää luettavaa, ja juuri se on Brownin pointti: tasaisuus on tylsä hyve, joka näkyy tuloksessa.
Pienelle yrittäjälle arvo ei ole yhden lomakkeen tarkassa sanamuodossa, vaan listassa asioista, jotka muuten unohtuu päättää siihen asti, kunnes ne menevät pieleen: mitä koepäivä oikeasti testaa, kuka hyväksyy jonkun työskentelemään yksin, mitä kirjataan silloin kun se ei onnistu. Oman version rakentaminen, vaikka vain yhden sivun mittainen, on parempi kuin ei mitään.
Ostospesifikaatiot ja varastokuri
Pitkä osa kirjasta käsittelee ruoan ja juoman ostamisen vähemmän hohdokasta mekaniikkaa: ostospesifikaatioiden kirjoittamista niin tarkasti, että kaksi eri toimittajaa toimittaa täsmälleen saman tuotteen, toimitusten tarkistamista laskua vasten ovella eikä vasta kuljettajan lähdettyä, ja yksinkertaisen minimivarastojärjestelmän ylläpitoa, jotta keittiö ei koskaan tilaa liikaa ahdistuksesta.
Brown käsittelee vastaanottoa valvontapisteenä, ei paperityönä: toimitus, jota ei punnita, lasketa ja tarkisteta tilausta vasten, on avoin kutsu vajaille painoille ja vaihdetuille tuotteille, ja ravintola, joka ohittaa tämän vaiheen, huomaa kaavan yleensä vasta kuukausien päästä, raaka-ainekustannuksessa, jota kukaan ei osaa selittää. Varastolaskennat esitetään samalla tavalla: kurina, joka nappaa hävikin ja varkaudet kiinni, ei rauhallisen sunnuntain velvollisuutena.
Taustalla oleva viesti on, että ostojen valvonta on halpa vakuutus: spesifikaatiolomakkeen kirjoittaminen ei maksa mitään ja se palvelee vuosia, kun taas tarkistamaton toimitus maksaa rahaa joka viikko, kun se toistuu. Pienelle keittiölle, joka ostaa kolmelta neljältä toimittajalta, tämä työ skaalautuu helposti pienemmäksi ilman kirjan olettamaa suurempaa hallintoakin.
Keittiön johtaminen ja elintarviketurvallisuus yhtenä aiheena
Käsikirja käsittelee keittiötä johdettavana järjestelmänä eikä lahjakkuutena, johon luotetaan, ja siinä on osioita tuotannon suunnittelusta, annoskoosta, reseptien kustannuslaskennasta ja vakioreseptejä, jotka pitävät annoksen samana riippumatta siitä, kuka sitä kokkaa. Elintarviketurvallisuuden luvut ovat aivan tämän operatiivisen materiaalin vierellä, ei erillisessä vaatimustenmukaisuusliitteessä, ja se on oikea vaisto: keittiö, joka valvoo lämpötiloja huonosti, valvoo yleensä huonosti myös annoskokoja.
Turvallisuussisältö kattaa perusasiat, joita jokainen keittiö tarvitsee maasta riippumatta: vaaralliset lämpötila-alueet, ristikontaminaation, siivousaikataulut ja kurin kirjata ylös, mitä on tarkistanut, muistin varaan luottamisen sijaan. Se on tietoisesti menettelytapamainen eikä inspiroiva, mikä sopii aiheeseen: kukaan ei muista turvallisuussääntöä, joka kerrottiin vain kerran.
Vakioreseptin idea kannattaa ottaa vakavasti myös kustannusten hallinnan ulkopuolella. Annos, joka maistuu erilaiselta riippuen siitä, kuka on linjalla, on koulutusongelma naamioituneena keittiön persoonallisuudeksi, ja reseptin kirjaaminen painoin arvioiden sijaan on halvin ratkaisu, joka on saatavilla minkä tahansa kokoiselle keittiölle.
Baarin hallinta: mihin rahat katoavat huomaamatta
Baaria käsittelevät luvut ovat kirjan konkreettisimpia, koska baari on paikka, jossa ravintolan kontrollit ovat heikoimmat ja tappiot helpoin piilottaa: vapaat annokset mitattujen sijaan, tarjoilut, joita kukaan ei hyväksy, ja kassa, jota ei koskaan täsmäytetä siihen, mitä oikeasti kaadettiin. Brown esittää annoskohtaiset tavoitekustannukset, tarjoilujen hyväksymiskäytännön ja yksinkertaiset täsmäytysrutiinit, joita useimmat itsenäiset baarit eivät koskaan ota käyttöön.
Luku on myös epätavallisen avoin varkauksista, mikä on harvinaista kirjassa, joka on suunnattu yrittäjille eikä turvallisuuskonsulteille: liikaa kaataminen, alilyönti kassaan ja suoraan rahan taskuun laittaminen käsitellään ennustettavana käytöksenä, jota vastaan suunnitellaan järjestelmiä, ei henkilökohtaisina virheinä, joiden toivotaan olevan tapahtumatta. Kirjallinen annoskohtainen tavoitekustannus, jota joku oikeasti tarkistaa viikoittain, sulkee suurimman osan tästä aukosta itsestään.
Jopa kahden työntekijän ja yhden kassan baari hyötyy samasta logiikasta pienemmässä mittakaavassa: tietää, mikä annoskustannuksen pitäisi olla, päättää, kuka saa tarjota juoman ja missä olosuhteissa, ja täsmäyttää kassa myyntiin vähintään kerran viikossa, ei vasta kun luvut näyttävät jo epäilyttäviltä.
Luvut, ilman joita ravintola ei selviä
Brown olettaa, että useimmat ravintoloitsijat tulevat keittiöstä tai salista, eivät kirjanpidosta, ja talouslukujen mukaan on kirjoitettu sen mukaisesti: yksinkertaiset selitykset tuloslaskelmasta, kannattavuusrajan analyysistä ja raaka-aine- ja henkilöstökuluprosenteista, jotka ratkaisevat, onko täysi ravintola oikeasti kannattava. Mikään tästä ei ole vaikeaa, ja juuri se on pointti: useimmat yrittäjät epäonnistuvat tässä peruslaskennassa, eivät missään vaikeammassa.
Kirjanpito-ohjeet ovat tarkoituksella arkisia: päivittäiset myyntiraportit, käteiskassan kuri ja paperijälki, jota ravintola tarvitsee veroaikaan, jotta yrittäjä ei rakenna huhtikuussa muistista koko vuoden kuitteja. Brownin implisiittinen varoitus on, että ravintola voi olla täynnä joka ilta ja silti hävitä rahaa huomaamatta, ja vain viikoittain tarkistetut luvut kertovat, kumpi näistä on totta.
Eurooppalaiselle yrittäjälle tarkat prosentit ja lomakkeet pitää sovittaa paikallisiin kirjanpito- ja alv-sääntöihin, mutta itse tapa, tietää raaka-aine- ja henkilöstökuluprosenttinsa joka viikko sen sijaan, että arvaisi vasta vuoden lopussa, siirtyy suoraan riippumatta siitä, minkä maan byrokratia sen päällä on.
Markkinointi toistuvana tapana, ei kertaluonteisena kampanjana
Markkinointiluvut lukevat kuin tarkistuslista taktiikoista, jotka ovat itsenäisen ravintolan käytettävissä ilman mainittavaa mainosbudjettia: paikallislehdistön suhteet, postitus- tai kanta-asiakaslista, lähialueen tapahtumat ja yksinkertaiset omat kampanjat, jotka antavat hiljaiselle illalle syyn täyttyä. Se on vanhentunut tarkoissa kanavissaan, kirjoitettu ennen kuin sosiaalinen media ja verkkoarvostelut muokkasivat markkinoinnin maisemaa, mutta taustalla oleva logiikka, että markkinointi on tapa eikä lanseeraustapahtuma, pätee yhä.
Brown patistaa yrittäjiä ajattelemaan markkinointia suunniteltuna eikä reaktiivisena: suunnitelma hiljaisille kuukausille, jatkuva tarjous rauhalliselle tiistaille, syy vakioasiakkaalle tuoda ystävä mukaan. Tarkat taktiikat ovat vanhentuneet, kuri päättää tästä tammikuussa sen sijaan, että löytäisi tyhjän tiistain maaliskuussa, ei ole.
Tapa, jolla kirja käsittelee asiakastietoja, yksinkertaisesti pitää kirjaa siitä, keitä vakioasiakkaat ovat ja mitä he tilaavat, ennakoi vuosikymmenen päähän sitä, mitä moderni varausjärjestelmä tekee nykyään automaattisesti, ja kannattaa lukea muistutuksena siitä, miksi nuo tiedot merkitsevät, vaikka postituslista nykyään kulkeekin puhelimen kautta korttikansion sijaan.
Käytäntö melkein kaikkeen, omaan maahasi sovitettuna
Kirjan loppuosat ja lukuisat esimerkkilomakkeet muodostavat yhdessä aloittelijan henkilöstökäsikirjan: pukeutumissäännöt, läsnäolon, tippien jaon, kurinpitomenettelyt ja terveys- ja turvallisuusperusteet, jotka uuden työntekijän pitää kuulla ensimmäisenä päivänä. Arvo ei ole missään yksittäisessä mallipohjassa, joka on kirjoitettu Yhdysvaltain työlainsäädäntöä ja lupia varten, vaan listassa aiheista, joista et vielä tiennyt ravintolasi tarvitsevan kirjallisen vastauksen.
Brownin taustalla oleva väite on, ettei kirjoittamaton sääntö ole joustava sääntö, se on odottava riita: heti kun kahta työntekijää kohdellaan eri tavalla samasta myöhästymisestä, kirjallisen säännön puuttuminen muuttuu ravintolan ongelmaksi eikä säännön ongelmaksi. Käytännön kirjoittaminen ennen riitaa, ei sen aikana, on aina halvempaa.
Eurooppalaiselle lukijalle tämä osa vaatii eniten sovitusta, koska työlainsäädäntö, tippikulttuuri, luvat ja terveystarkastukset eroavat suuresti maasta toiseen ja jopa alueesta toiseen. Käsittele aihelistaa tarkistuslistana, ja rakenna varsinainen teksti oman kirjanpitäjäsi tai paikallisen työnantajajärjestön kanssa, ei kirjan amerikkalaisilla malleilla.
Vie käytäntöön
- Kirjoita yhden sivun toimenkuva ja ensimmäisen vuoron tarkistuslista tehtävälle, johon rekrytoit useimmin.
- Kirjoita ostospesifikaatio kolmelle kalleimmalle raaka-aineellesi ja tarkista sitä vasten seuraava toimitus.
- Muuta kolme myydyintä annostasi vakioresepteiksi tarkoin painoin, ei arvioin.
- Laske baarisi annoskustannus ja kirjaa, kuka saa tarjota juoman ja millä ehdoilla.
- Tarkista tällä viikolla raaka-aine- ja henkilöstökuluprosenttisi todellisilla laskuilla, ei viime vuoden oletuksella.
Missä kirja jää vajaaksi
Tämä on käsikirja, jota selaat, ei kirja, joka luetaan kannesta kanteen, ja yli yhdeksänsataasivuisena se voi tuntua siltä, että sinulle annetaan kerralla koko toimisto käteen. Kirjoitettu Yhdysvaltain markkinoille vuonna 2007, sen työlainsäädäntö, tippiohjeet, lupien yksityiskohdat ja jopa jotkin teknologialuvut vaativat todellista sovitusta eurooppalaiseen keittiöön ja ovat paikoin jo vanhentuneet. Sen lukuisat esimerkkilomakkeet ja tarkistuslistat ovat ensimmäinen luonnos, joka kirjoitetaan uudelleen omin sanoin, ei koskaan valmis käytäntö, joka liimataan sellaisenaan.
Meidän arviomme
Kannattaa omistaa käsikirjana hyllyssä, ei kannesta kanteen luettavana teoksena: etsi siitä aiheittain, kun ravintolasi dokumentaatiossa ilmenee konkreettinen aukko, sovita kaikki lakiin tai talouteen liittyvä omaan maahasi, ja odota tekeväsi varsinaisen kirjoitustyön itse.
Usein kysytyt kysymykset
Mistä The Restaurant Manager's Handbook kertoo?
Erittäin laajasta käsikirjasta, joka kattaa lähes jokaisen ravintolan pyörittämisen osa-alueen: rekrytoinnin ja koulutuksen, ostot ja varaston, keittiön johtamisen ja elintarviketurvallisuuden, baarin hallinnan, kirjanpidon, markkinoinnin ja henkilöstöpolitiikan, esimerkkilomakkeineen kauttaaltaan.
Kannattaako se lukea kannesta kanteen?
Ei oikeastaan. Se toimii parhaiten käsikirjana, josta etsit tietoa aiheittain, kun eteen tulee konkreettinen ongelma, ei kirjana, joka luetaan järjestyksessä alusta loppuun.
Onko se relevantti Yhdysvaltain ulkopuoliselle ravintolalle?
Toiminnallinen logiikka, kirjalliset spesifikaatiot, vakioreseptit, annoskohtaiset tavoitekustannukset, siirtyy hyvin, mutta työlainsäädäntöä, tippejä ja lupia käsittelevät luvut ovat Yhdysvalloille ominaisia ja ne pitää korvata oman maasi säännöillä.
Kuka hyötyy tästä kirjasta eniten?
Aloitteleva yrittäjä tai uusi ravintolapäällikkö, joka rakentaa ravintolansa dokumentaatiota ja käytäntöjä suurelta osin tyhjästä.
Tämä on oma tulkintamme kirjasta, ei sen korvike. Osta kirja paikallisesta kirjakaupastasi.