Running a Restaurant For Dummies: 8 oppia ravintoloitsijalle

Kenelle kirja sopii

Lue se, jos vasta harkitset ravintolan avaamista, tai jos olet ensikertalainen omistaja, joka rakentaa liiketoimintasuunnitelmaa, vuokrasopimusta, ruokalistaa ja henkilöstöä tyhjästä ja löytää jatkuvasti aukkoja joista kukaan ei kertonut. Se palkitsee sen, joka haluaa koko elinkaaren yksissä kansissa yhden vahvan idean sijaan. Jätä väliin, tai lue vain valikoiden, jos pyörität jo kypsää ravintolaa jonka järjestelmät ovat kunnossa, sillä suuri osa sisällöstä on menettelyä eikä strategiaa – ja jätä kokonaan väliin tarkka juridiikka, verotus ja lupasisältö, sillä ne on kirjoitettu Yhdysvaltain järjestelmälle eikä mikään niistä siirry sellaisenaan eurooppalaiseen keittiöön.

Päätä sopiiko tämä elämä sinulle, valitse sitten konseptisi

Kirja aloittaa muodikkaalla mutta tarpeellisella kylmällä suihkulla: ravintola ei ole elämäntapa, se on valmistava yritys, ja sinä olet valmistaja, joka ostaa raaka-aineet, muuttaa ne tuotteeksi (ateriaksi) ja myy sen asiakkaalle, jolla on lukuisia muitakin paikkoja käyttää samat rahat. Kirjoittajat sanovat suoraan, että useimmat tässä bisneksessä epäonnistuvat samasta muutamasta syystä: he halusivat paikan jossa hengailla kavereiden kanssa ilmaisilla juomilla, he kuvittelivat itsensä julkkiskokiksi, tai he kyllästyivät tavalliseen työhön ja päättivät että ravintola vaikutti hauskemmalta. Mikään näistä tunteista ei ole väärä, mutta yksikään niistä ei kanna sinua läpi helmikuisen tiistain, kun asiakkaita on vähän ja kylmiön kompressori on juuri hajonnut.

Sen sijaan kirja pyytää sinua tarkistamaan ominaisuuksia, joilla ei ole mitään tekemistä kokkaamisen kanssa: pysytkö maltillisena jatkuvassa, matalan tason kaaoksessa, nautitko oikeasti small talkista täyden salin kanssa vieraita jotka kaikki haluavat tuntea itsensä erityisiksi, ja pystytkö olemaan fyysisesti paikalla valtaosan valveillaoloajastasi, koska ravintola ilman omistajaansa muuttuu nopeasti siksi, mitä vuoron äänekkäin ihminen sattuu päättämään. Eurooppalaiselle yksinyrittäjälle, joka aikoo pyörittää salia, keittiötä ja kirjanpitoa pitkälti yksin, tämä on se rehellinen itsetutkiskelu joka kannattaa tehdä ennen allekirjoitusta, ei sen jälkeen.

Kun tämä testi on läpäisty, kirja siirtyy konseptiin, ja sen pääväite kannattaa ottaa tosissaan: useimmat epäonnistuneet ravintolat rakennettiin sen ympärille, mitä omistaja halusi kokata, ei sen ympärille, mikä aukko paikallisilta markkinoilta oikeasti puuttui. Asemointi tarkoittaa kirjan kielellä sitä, että selvität kohdevieraasi, kategorian jossa oikeasti kilpailet, ja sen yhden asian jota vieras ei saa kadun toiselta puolelta – ja kirjoitat kaikki kolme yhteen lauseeseen, jota vasten testaat jokaisen tulevan päätöksen. Teema, rakentui se sitten keittiön, annoksen, paikan tai pelkän tunnelman varaan, toimii vain jos nimi, sisustus, ruokalista ja palvelu vetävät samaan suuntaan; kitschinen teema keskinkertaisella ruoalla on kuriositeetti, ja kuriositeetit sulkevat ovensa.

Lue markkinaasi, kilpailijasi ja valitse sijaintisi

Kauan ennen kuin viimeistelet ruokalistan, kirja vaatii että oikeasti menet tutkimaan ihmisiä joita toivot ruokkivasi ja paikkoja jotka jo ruokkivat heitä. Menetelmä on suoraviivainen: selvitä mitä väestö- ja elämäntaparyhmiä realistisesti tavoitat, rakenna kuva todennäköisistä kanta-asiakkaistasi ("superfaneista", kuten kirjoittajat sanovat) katsomalla ketä kävelee sisään vertailukelpoisesta ovesta ja mitä he tilaavat ja miksi, ja käy sitten syömässä, useammin kuin kerran, jokaisessa ravintolassa joka kilpailee samasta ilta-ajasta – tarjosi se samaa ruokaa tai ei. Tapasbaari ja hampurilaispaikka kolmen kadun päässä toisistaan ovat suoria kilpailijoita perjantai-illan pöydästä, vaikka listoilla ei ole mitään yhteistä, koska vieras valitsee niiden väliltä, ei keittiöiden väliltä.

Kirja on yhtä jyrkkä siitä, että erilaisuus lasketaan vain jos asiakas oikeasti välittää siitä. Voit omistaa aidon eron – nopeamman palvelun, paremman terassin, ainoan puu-uunin kaupungissa – mutta jos se ei ole yksi niistä asioista joita kohdevieraasi punnitsee valitessaan minne mennä syömään, se ei siirrä yhtäkään varausta. Käytännön harjoitus jota kirja suosittelee – listaa omat vahvuutesi ja heikkoutesi kahta tai kolmea todellista kilpailijaasi vastaan ja ole rehellinen siitä kuka oikeasti johtaa missäkin kategoriassa – on epämukava tehdä kunnolla, mutta halpa verrattuna siihen että löytää aukon vasta viisivuotisen vuokrasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen.

Sijainnista parhaiten matkustava yksityiskohta on vaisto käydä harkitsemallasi paikalla eri kellonaikoina ja eri viikonpäivinä ennen sitoutumista, tarkistaen vastaako ohikulkuliikenne oikeasti kohdevierastasi ja osuvatko aukioloaikasi siihen kun tuo liikenne liikkuu – sen sijaan että luottaisit yhteen päiväaikaan tehtyyn esittelykierrokseen kiinteistönvälittäjän kanssa. Kirjan varoitukset piilokuluista – hinta jonka maksat muuttaessasi tilan, joka ei koskaan ollut keittiö, putkiston ja ilmastoinnin yllätykset vanhan keittiöosan takana – ja sen neuvo neuvotella kovaa vuokravapaista kunnostusjaksoista ja vuokranantajan avustuksista ennen allekirjoitusta, pitävät paikkansa riippumatta siitä minkä maan vuokrasopimukseen olet nimeäsi laittamassa.

Liiketoimintasuunnitelma, rahoitus ja luvut niiden alla

Kirja kohtelee liiketoimintasuunnitelmaa ei kertaluonteisena asiakirjana joka kirjoitetaan pankkia varten, vaan ainoana paikkana jossa jokaisen optimistisen oletuksen ravintolastasi on selvittävä yhteen laskutoimituksen kanssa. Sen hyödyllisin tapa, ja se jonka useimmat yksinyrittäjät ohittavat, on pakottaa kolme erillistä ennustetta jokaiselle merkittävälle luvulle – pahin tapaus, todennäköisin tapaus ja paras tapaus – jotta tiedät jo ennen avaamista selviääkö ravintolasi huonosta ensimmäisestä talvesta sen sijaan että saisit selville sen keskellä sitä. Suunnitelma joka näyttää luvut toimivan vain jos kaikki menee oikein, ei ole suunnitelma, se on toive johon on liitetty laskentataulukko.

Sen myyntiennustemenetelmä on tarkoituksella yksinkertainen ja kannattaa kopioida ohjelmistosta riippumatta: laske paikkasi, arvioi realistiset kierrot per ruokailuvuoro konseptisi ja aukioloaikojesi perusteella, kerro uskottavalla keskiostoksella per vieras, ja rakenna koko vuosi sen ympärille miten tämä muuttuu vuodenajan, viikonpäivän ja tiedettyjen paikallisten tapahtumien mukaan. Kulut jaetaan samalla käytännön logiikalla kahtia: kuluihin joihin voit oikeasti vaikuttaa viikko viikolta (raaka-aineet, juomat, henkilöstö, markkinointi) ja kuluihin jotka ovat käytännössä kiinteitä (vuokra, vakuutukset, lainanlyhennykset) – koska sen tietäminen mikä vipu liikuttaa mitäkin lukua muuttaa kuukausitappion päätökseksi eikä arvoitukseksi.

Rahoituksesta kirja on virkistävän epäromanttinen sen suhteen mistä raha oikeasti tulee: enimmäkseen omista säästöistä ja luotosta, sitten ystäviltä, perheeltä ja sijoittajilta joita on kohdeltava samoilla kirjallisilla ehdoilla kuin vierasta, ja vasta harvoin pankkilainalla, joka uudelle yksinyrittäjälle tarkoittaa lähes aina henkilökohtaista takausta riippumatta siitä miten itse yritys on rakennettu. Sen läpikäynti sijoittajan korvausvaihtoehdoista – kasvava omistusosuus, suora voitonjako, tai yksinkertaisesti korko ja pääoma maksettuna aikataulun mukaan – on hyödyllistä sanastoa tuotavaksi mihin tahansa keskusteluun hiljaisen osakkaan kanssa, koska epämääräiset lupaukset siitä "kun ravintola alkaa mennä hyvin" ovat juuri sitä, mikä lopettaa ystävyyssuhteita.

Yhtiömuoto, luvat ja vakuutukset joita oikeasti tarvitset

Luvun siirrettävin ajatus ei liity mitenkään amerikkalaiseen paperityöhön: palkkaa kirjanpitäjäsi, lakimiehesi ja vakuutusmeklarisi ennen kuin tarvitset heitä, et sen jälkeen kun jotain on jo mennyt pieleen, ja vaadi ammattilaisia jotka jo työskentelevät ravintoloiden kanssa, eivät yleisosaajia jotka opettelevat alaa sinun kustannuksellasi. Kirjan perustelu sille, että kannattaa toimia osakeyhtiönä eikä omalla nimellä, jotta epäonnistunut ravintola ei vie mukanaan myös kotiasi, on päätös joka jokaisen eurooppalaisen yksinyrittäjän on tehtävä myös, vaikka tarkka yhtiömuoto ja sen verokohtelu ovat täysin oman maasi asia.

Sen käsittely luvista ja lisensseistä on hyödyllinen muistilista siitäkin huolimatta että jokainen mainittu yksittäinen lupa on amerikkalainen: selvitä mikä viranomainen valvoo mitäkin (elintarvikehygienia, anniskelu, rakennusturvallisuus, terassi, kyltit), aloita hitain niistä – lähes aina anniskelulupa – mahdollisimman aikaisin koska se kestää säännönmukaisesti paljon kauemmin kuin omistajat odottavat, ja rakenna yksinkertainen järjestelmä uusimispäivien seurantaan niin ettei lupa koskaan hiljaa vanhene kesken kauden. Kirjan pointti, että lupa ei ole kertaluonteinen saavutus vaan jatkuva vaatimustenmukaisuussuhde, yhden huonon tarkastuksen tai valituksen päässä uudelleenarvioinnista, kannattaa sisäistää riippumatta minkä maan lomakkeita täytät.

Vakuutuksista sen läpikäymät kategoriat – kiinteistön ja irtaimiston vakuutus, yleinen vastuuvakuutus vieraalle joka liukastuu portaalla, anniskeluun liittyvä erillisvakuutus, ja vähemmän ilmeiset lisäturvat kuten menetetty liikevaihto tulipalon jälkeen tai pilaantunut varasto sähkökatkon jälkeen – ovat kelvollinen tarkistuslista vietäväksi omalle meklarillesi, vaikka tuotteet on nimetty toiselle markkinalle. Sen varoitus, että saat tarkalleen sen turvan jota erikseen pyysit etkä yhtään enempää, ja että jotkin välttämättömiltä kuulostavat lisäykset maksavat lähes yhtä paljon kuin vahinko jota vastaan ne vakuuttavat, on neuvo jonka kokenut meklari missä tahansa vahvistaa.

Ruokalista, keittiö ja baari joiden on palveltava sitä

Kirjan keskeinen väite ruokalistasta – että kaikki muu ravintolassa, laitteet joita ostat, henkilöstö jonka palkkaat, tavarantoimittajat joille soitat, virtaa siitä – kannattaa ottaa todesta vaikka se kuulostaa itsestäänselvältä. Sen hinnoittelumenetelmä on aidosti hyödyllistä matematiikkaa: laske yhteen annoksen jokaisen osan todellinen kustannus, koristelu ja ilmainen leipä mukaan lukien, jaa tavoitellulla raaka-ainekustannusprosentilla, ja siinä on listahintasi ennen kuin pyöristät sen summaksi jonka vieras osaa laskea päässään. Se on yhtä tiukka siitä, ettei listaa pidä koskaan vaihtaa kerralla kokonaan, koska kanta-asiakkaat rakentavat uskollisuutensa tiettyjen annosten ympärille – sen sijaan se suosittelee vaihtamaan kolmesta viiteen annosta kerrallaan, jotta keittiö, sali ja kanta-asiakkaat kaikki ehtivät sulattaa muutoksen.

Sen luku listasuunnittelusta on osa jonka useimmat yksinyrittäjät oikeasti ohittavat eivätkä saisi: vieraan katse osuu ensin sivun yläpuoliskon keskelle (tai viinilistan keskelle), joten suurimman katteen annokset kuuluvat sinne, ei sivun alalaitaan piilotettuna – ja kolmen version tarjoaminen samasta annoksesta kolmella hintatasolla ohjaa luotettavasti useimmat vieraat keskimmäiseen vaihtoehtoon eikä halvimpaan. Mikään tästä ei ole manipulaatiota manipuloinnin vuoksi, kirja väittää, se on yksinkertaisesti asiakirjan suunnittelua joka myy rehellisesti sen sijaan että toivoisit vieraan lukevan jokaisen rivin yhtä tarkkaan – ja sama logiikka pätee riippumatta siitä onko lista painettu, liitutaululla vai tabletilla luettu.

Itse keittiöstä neuvo suunnitella laitteet ja pohjaratkaisu todellisen menekkisi mukaan, ei toisin päin, on se yksi tapa joka kannattaa varastaa: selvitä mitkä asemat (grilli, pannu, friteeraaja, kylmävalmistelu) ovat oikeasti kiireisiä sen perusteella mitä odotat myyväsi, ja rakenna varastotila, jääkaapit ja työtilat noiden painepisteiden ympärille sen sijaan että jakaisit tilan tasaisesti. Baariluku soveltaa täsmälleen samaa logiikkaa juomiin: viinilista pitää rakentaa vastaamaan ruokaasi ja vieraidesi varmuutta tuntemattomien nimien kanssa, ei tavarantoimittajasi suurinta katetta, ja viiden myydyimmän juomasi kaatokustannuksen tunteminen paljastaa enemmän hiljaista rahanmenetystä kuin yksikään yksittäinen baarilaite.

Palkkaaminen, kouluttaminen ja tiimi joka oikeasti haluaa olla siellä

Palkkausluvun mieleenpainuvin lause, kirjoittajien oma sääntö että "kiltteyttä ei voi kouluttaa", tiivistää koko filosofian: tekniset taidot opetetaan työn ohessa viikoissa, mutta vaistoa oikeasti huolehtia vieraasta ei opeteta, joten haastatteluissa kannattaa penkoa asennetta ja sitkeyttä yhtä kovaa kuin kokemusta. Sen kaksivaiheinen rakenne – lyhyt seulontakeskustelu joka karsii nopeasti, sitten pidempi toinen haastattelu joka käy konkreettisesti läpi työn todelliset vaatimukset – sekä palkallisen koevuoron tai varjostuspäivän käyttö ennen lopullista tarjousta, on yksinkertainen järjestelmä joka kannattaa kopioida ravintolan koosta riippumatta. Se on yhtä terävä varoitusmerkeistä: ansioluettelo täynnä kolmen kuukauden pätkätöitä, tai kokki joka puhuu kymmenen minuuttia annoksesta muttei mitään sen raaka-ainekustannustavoitteesta, ovat molemmat vakavasti otettavia varoitusmerkkejä.

Kun joku on palkattu, kirjan vaatimus kolmesta erillisestä kirjallisesta asiakirjasta – käytännesääntöjä ja odotuksia kattava henkilöstöopas, jokaisen työn oikean tekotavan kattava toimintaohje, ja konkreettinen koulutusaikataulu tarkistuspisteineen sille milloin joku on valmis työskentelemään yksin – on se epäglamouri infrastruktuuri jota useimmat pienet ravintolat eivät koskaan oikein rakenna ja selittävät sitten aina uudelleen alusta jokaiselle uudelle työntekijälle. Sen suositus vähintään yhdestä täydestä kenraaliharjoituksesta ennen avaamista, jossa ystäviä ja perhettä kohdellaan oikeina maksavina vieraina niin että keittiö ja sali pääsevät harjoittelemaan yhdessä todellisen (mutta anteeksiantavan) paineen alla, on neuvo joka kannattaa ottaa käyttöön myös isomman ruokalistauudistuksen yhteydessä, ei vain täysin uudelle ravintolalle.

Päivittäisessä johtamisessa kaksi pientä tapaa tekevät suurimman osan työstä: kehu ääneen ja julkisesti, korjaa yksityisesti ja ilman tunnekuohua, ja risteytä aktiivisesti keittiön ja salin esihenkilöt toistensa maailmaan, koska ravintolan yleisin kitkan lähde on kokki joka vaistomaisesti asettuu kokin puolelle ja salipäällikkö joka vaistomaisesti asettuu tarjoilijan puolelle. Sen lähestymistapa vuorosuunnitteluun – rakenna yksinkertainen kuva siitä montako ihmistä oikeasti tarvitset jokaiselle asemalle jokaisessa vuorossa todellisen kysyntäkuvion perusteella eikä tottumuksesta, ja ole valmis lähettämään joku kotiin aikaisin aidosti hiljaisena vuorona – on käytännön kuri joka pitää työvoimakustannusprosentin rehellisenä viikosta toiseen.

Markkinointi, puskaradio ja valitusten kääntäminen uskollisiksi vieraiksi

Markkinointiluvun ydinkuri – päättää tarkalleen kenelle puhut, mitä oikeasti tarjoat heille ja miksi heidän pitäisi välittää, ennen kuin käytät senttiäkään viestin levittämiseen – kuulostaa itsestäänselvältä ja on silti se, jonka omistajat säännöllisesti ohittavat tarttuessaan sirotellulla otteella mihin tahansa. Sen ero mainonnan (josta aina maksat) ja suhdetoiminnan (ansaittu huomio aidon yhteisöosallistumisen, mediasuhteiden ja puskaradion kautta) välillä kannattaa pitää mielessä, koska ravintola jolla on vahva, rehellinen suhdetoiminta tarvitsee huomattavasti vähemmän mainosrahaa täyttääkseen samat pöydät. Sen suosittelemat konkreettiset alustat – enimmäkseen varhaisen sosiaalisen median työkaluja joita on sittemmin korvattu – ovat vanhentuneet, mutta perusvaisto, ole näkyvillä siellä missä vieraasi jo ovat ja anna heille jotain jakamisen arvoista, ei ole.

Sen käytännöllisin asiakaspalvelusisältö on lista fyysisistä merkeistä jotka kertovat pöydän olevan tyytymätön ennen kuin kukaan valittaa ääneen: ihmiset jotka silmäilevät salia etsien tarjoilijaa, ruoka jätetty puoliksi syötynä ilman selitystä, tyhjät lasit jotka ovat seisoneet liian pitkään. Kirjan korjaus, kun aito ongelma nousee esiin, on yksinkertainen neliosainen sarja: anna vieraan oikeasti puhua loppuun, pyydä anteeksi tai kiitä vilpittömästi sen mukaan mitä he tarjoavat, korjaa välitön ongelma anteliaasti eikä nihkeästi, ja tutki lopuksi onko kyse kertaluonteisuudesta vai kaavasta joka on korjattava juurelta. Useimmat ravintolat hoitavat kaksi ensimmäistä vaihetta ja ohittavat neljännen, mikä on täsmälleen se syy miksi sama valitus toistuu.

Julkisista arvosteluista ja kritiikistä sen esimerkit opettavat molempiin suuntiin: eräs ravintoloitsija joka sai laimean lehtiarvion vastasi lainaamalla arvion omia positiivisia lauseita koko sivun kiitosilmoituksessa ja koki parhaan vuotensa, kun taas toinen joka osti koko sivun ilmoituksia hyökätäkseen kriitikkoa vastaan vaikutti ohutnahkaiselta ja lopetti lopulta toimintansa. Opetus yleistyy suoraan tämän päivän nettiarvosteluihin: hengitä ennen kuin vastaat, siirrä aidosti kiihkeä väittely yksityisviestiin julkisen kommenttiketjun sijaan, ja kohtele julkista kritiikkiä, miten epäreilulta se hetkessä tuntuukin, ilmaisena tietona siitä miten ainakin yksi vieras koki ravintolasi.

Kulukuri, elintarviketurvallisuus ja myytit jotka kaatavat uusia omistajia

Ostoluvun hyödyllisin tapa on kirjoittaa tarkat spesifikaatiot sille mitä oikeasti haluat toimitettavan – ei epämääräistä raaka-aineen nimeä vaan tarkka laatuluokka, painohaarukka ja esikäsittely jota odotat – ja haastatella sitten vähintään kolmea tavarantoimittajaa samaa listaa vasten ennen kuin päätät kenelle annat kauppasi. Sen varoitus, että varasto on jäädytettyä käteistä, rahaa joka lojuu hyllyllä tuottamatta mitään kunnes tuote oikeasti myydään, ja että houkutteleva suuruusalennus voi maksaa sidottuna käteisenä enemmän kuin se säästää, on sellaista matematiikkaa joka on helppo ymmärtää ja yllättävän helppo unohtaa myyntipaineen alla kun edustaja haluaa saada varastonsa liikkeelle. Hävikin vähentäminen saa saman käsittelyn: oikea kierto, oikea säilytys ja rehelliset minimivarastotasot tekevät ravintolan katteelle enemmän, hiljaa viikosta toiseen, kuin lähes mikään yksittäinen iso päätös.

Lukujen osalta kirja painottaa vahvasti aidosti viikoittaista rytmiä kuukausittaisen sijaan: lyhyt päivittäinen liiketoimintakatsaus jossa seurataan myyntiä, työvoimaa ja asiakasmääriä rakentaa historian jota voit oikeasti verrata, ja menekkianalyysi, jossa annokset lajitellaan suosion ja niiden oikeasti tuottaman katteen mukaan, kertoo rehellisesti mitkä annokset kannattaa suojella, hinnoitella uudelleen tai hiljaa pudottaa listalta sen sijaan että arvaisit vaistonvaraisesti. Sen elintarviketurvallisuussisältö – lämpötilan vaaravyöhyke jossa bakteerit lisääntyvät nopeimmin, FIFO-periaatteen kuri varastokierrossa, ja siistit avaus- ja sulkemisrutiinit – istuu suoraan kulukurilukujen vierellä eikä erillisessä compliance-liitteessä, ja se sijoittelu on tarkoituksellinen: pilaantunut tai vaarallinen ruoka on hukattua rahaa ja terveysriski samaan aikaan.

Kirja päättyy listaan lohdullisia myyttejä joita uudet omistajat kertovat itselleen, ja terävimmät kannattaa toistaa hengeltään vaikka ei sanasta sanaan: ravintolan pyörittäminen ei ole helppoa, sen omistaminen ei anna sinulle paikkaa hengailla kavereiden kanssa (pikemminkin päinvastoin), taito kokata hyvin kotona ei ole sama taito kuin pyörittää keittiötä paineen alla vieraille, ja markkinointibudjetin leikkaaminen sillä hetkellä kun myynti laskee on yleensä juuri väärä liike juuri väärään aikaan. Sen viimeinen, hiljaisen vakava pointti – että useimpien ravintoloiden vilkkaimmat viikot vuodesta ovat täsmälleen ne viikot jolloin kaikki muut ovat lomalla – on se joka pitäisi oikeasti ohjata sitä miten suunnittelet oman elämäsi tämän bisneksen ympärille, ei vain budjettiasi.