Ravintola, joka laskee foodcostinsa sentilleen mutta ei koskaan henkilökunnan ruokailun hintaa, katsoo väärää kuluriviä. Ateria, jonka tiimisi saa joka työvuorolla, ei ole kallein ongelmasi. Se, kuka ei ole enää talossa kolmen kuukauden kuluttua, sen sijaan on.
Lähes jokainen keittiö Euroopassa tarjoaa henkilökunnan ruokailun, ja lähes yksikään ei budjetoi sitä. Se kyhätään kokoon siitä, mitä mise en placesta jää yli, se ilmestyy silloin kun aikaa sattuu olemaan, eikä kukaan seuraa, mitä se maksaa. Se on outoa ruokalajille, joka tulee pöytään joka ikinen työvuoro, samassa talossa jossa jokainen muu annos on laskettu grammalleen tarkaksi.
Se on myös päivän ainoa hetki, jolloin keittiö ja sali istuvat samassa pöydässä. Tutkimus kommensaalisuudesta – yhdessä syömisestä sosiaalisena tekona – on vuosikymmenien ajan osoittanut, että jaettu ateria sitoo ryhmän yhteen nopeammin ja vahvemmin kuin pelkkä yhdessä työskentely. Ravintolatiimit eivät ole poikkeus; ne vain harvoin huomaavat, että väline on jo talossa.
Tämä opas laskee asian euroissa, ei tunteella. Seitsemän sääntöä, kunkin kohdalla se mitä se maksaa tai tuottaa, kun rikot tai noudatat sitä. Lopussa syötät omat lukusi laskuriin: kuinka moni syö per työvuoro, mitä annos maksaa, kuinka monta työvuoroa viikossa, ja kuinka moni on lähtenyt viimeisen vuoden aikana. Saat henkilökunnan ruokailun vuosikustannuksen, sen mitä se on per tiimin jäsen, ja miten se vertautuu siihen, mitä vaihtuvuus on jo maksanut.
Kaikki laskee omassa selaimessasi: mitään ei lähetetä eikä tallenneta. Alla olevat luvut ovat suuntaa-antavia arvoja itsenäisesti toimivalle eurooppalaiselle ravintolalle – oma tiimisi, kaupunkisi ja tavarantoimittajasi ovat viimeinen totuus.
Miksi henkilökunnan ruokailu ei koskaan päädy laskelmiin
Jokaisella muulla keittiön kuluerällä on omistaja ja luku. Foodcostilla on tavoite, juomakatteella on haarukka, palkkakustannus on kirjattu työvuorolistaan. Henkilökunnan ruokailulla ei ole kumpaakaan: se kootaan trimmistä ja tähteistä, sen laittaa kuka sattuu ehtimään, eikä se koskaan näy kirjanpidossa omana rivinään – se piilee jossain yleisten ostojen sisällä.
Se tekee siitä ainoan annoksen talossa, jolle kukaan ei koskaan sano "ei" hiljaisena hetkenä, ja ensimmäisen asian, joka karsitaan kun rahat ovat tiukalla. Juuri siinä piilee ongelma: kulurivi, jolla ei ole koskaan ollut lukua, karsitaan ensimmäisellä säästökierroksella ilman että kukaan tietää, mitä se todellisuudessa maksoi – tai mitä se toi.
Se, mitä se tuo, ei näy kirjanpidossa vaan henkilöstön vaihtuvuudessa. Tiimi, joka ei koskaan istu yhdessä pöytään, tuntee toisensa vain perjantai-illan ruuhkasta. Ja juuri se yhteenkuuluvuuden tunne – jota organisaatiopsykologit kutsuvat koetuksi organisaation tueksi – on laajan HR-tutkimuksen mukaan yhteydessä siihen, jääkö työntekijä taloon.
7 sääntöä – ja mitä niiden rikkominen maksaa
Ne etenevät järjestyksessä, jossa keittiö yleensä ne löytää: ensin miten järjestät sen, sitten miksi se on olemassa, ja vasta lopuksi miten puolustat sitä ensimmäistä säästökierrosta vastaan.
1. Se on aikataulutettu, ei haalittu kokoon
"Syödään sitten kun on rauhallista" on yleisin sääntö henkilökunnan ruokailulle, ja se on myös syy siihen, miksi sitä ei puolet ajasta ole. Kiireisenä perjantaina ei koskaan ole rauhallista, joten kukaan ei syö yhdessä, ja hiljaisena tiistaina jokainen syö eri aikaan – silloin ei ole ateriaa, on vain sattumanvaraisia suupaloja.
Kiinteä hetki joka työvuorolla muuttaa tämän täysin: viidestätoista kahteenkymmeneen minuuttiin, aina samassa kohdassa mise en placea, samalla paikalla johon kaikki kokoontuvat. Sen ei tarvitse kestää kauan. Sen täytyy vain olla aina olemassa.
Tämä on ensimmäinen säästö, joka ei maksa mitään: suunniteltu viidentoista minuutin ateria vie vähemmän aikaa kuin haaliminen, jota se korvaa – siinä jokainen livahtaa vuorollaan pois asemaltaan etsimään jotain itselleen.
2. Sillä on vastuuhenkilö
"Sen laittaa se, jolla on aikaa" on toiseksi yleisin sääntö, ja se katoaa samasta syystä kuin ensimmäinenkin: juuri niinä päivinä, jolloin sen valmistamiseen tarvittaisiin eniten aikaa, kenelläkään ei sitä ole. Tehtävä ilman omistajaa on tehtävä, joka katoaa heti kun alkaa käydä kiireiseksi.
Laita se työvuorolistalle oikeana tehtävänä, mieluiten kiertäen nuorempien kokkien kesken. Se ei ole rangaistus – se on yksi harvoista hetkistä, jolloin apulaiskokki saa kokata vapaasti ilman odottavaa asiakasta, ja juuri sellaista vastuuta, joka opettaa nuoren kokin suunnittelemaan, improvisoimaan ja olemaan ajoissa valmiina.
Keittiö, joka ottaa tämän vakavasti, laskee henkilökunnan ruokailun jopa osaksi koulutusta: joka hoitaa sen hyvin kolmen kuukauden ajan, nousee askeleen ylöspäin brigadissa. Se ei maksa mitään ylimääräistä, ja se muuttaa velvollisuuden mahdollisuudeksi.
3. Sillä on budjetti, ei avointa piikkiä
Henkilökunnan ruokailu ilman budjettia kallistuu kahdella tavalla. Joko se tehdään siitä, mitä sattuu jäämään yli – usein tuotteesta, jonka olisi voinut vielä myydä – tai se ostetaan erikseen, jolloin se katoaa huomaamatta yleiseen raaka-ainekuluun.
Laske itse: kymmenellä syöjällä työvuoroa kohti, kuudella työvuorolla viikossa ja viidelläkymmenellä avoinna olevalla viikolla vuodessa, ero 3,10 ja 6,10 euron annoshinnan välillä on yli 8 800 euroa vuodessa. Ero ei useinkaan johdu laadusta – se johtuu siitä, onko joku miettinyt etukäteen, mitä kylmiössä jo muutenkin on sillä viikolla.
Alla oleva grafiikka asettaa saman aterian rinnakkain kolmella tavalla: suunnittelematta, erikseen ostettuna ja tietoisesti trimmistä ja tähteistä budjetoituna. Tavoitehinta annosta kohden – ei nolla, vain jokin summa – on ainoa asia, jota tarvitaan muuttamaan kallein versio halvimmaksi.
Kymmenen syöjää työvuorossa, kuusi työvuoroa viikossa, viisikymmentä avointa viikkoa vuodessa. Vain tapa, jolla ateria hankitaan, muuttuu.
Ero kalleimman ja halvimman version välillä on yli 8 800 euroa vuodessa – täsmälleen samasta viidestätoista minuutista pöydässä. Ravintola, joka jo vähentää ruokahävikkiä, on yleensä puolittain jo rakentanut halvimman version.
4. Kaikki syövät samaa, samassa pöydässä
Liian monessa keittiössä sali syö erillään keittiöstä, eri aikaan, joskus jopa eri ruokaa. Se vaikuttaa pieneltä yksityiskohdalta, mutta se on juuri se raja, joka nousee esiin joka kiireisenä perjantaina: sali, joka ei ymmärrä "keittiötä", keittiö, joka ei ymmärrä "salia".
Yksi pöytä, yksi ruokalaji, samat viisitoista minuuttia sekä liedellä seisovalle että passilla seisovalle. Se ei ratkaise jokaista keittiön ja salin välistä kitkaa – siihen on muita keinoja – mutta se on halvin tapa, jolla yrittäjä saa molemmat aloittamaan päivän uudelleen yhtenä tiiminä.
Brigadi, joka näkee itsensä yhtenä tiiminä eikä kahtena leirinä, kestää myös ruuhkan itsessään paremmin: vähemmän kitkaa passilla, vähemmän "se on teidän ongelmanne, ei meidän".
5. Se on palkallista aikaa, ei porsaanreikä
Useimmissa EU-maissa työvuoron aikana tarjottu ateria lasketaan työajaksi, ei tauoksi, ja se voi olla verotettava luontoisetu, joka pitää kirjata erikseen. Tämä vaihtelee maittain, alan työehtosopimuksittain ja joskus jopa kunnittain.
Tämä ei ole lakineuvontaa eikä korvaa oman palkkahallinnon tai tilitoimiston neuvoja – työaikaa, luontoisetuja ja työehtosopimuksia koskevat säännöt vaihtelevat liikaa esitettäväksi tässä pysyvänä totuutena. Se, mikä pätee kaikkialla: käsittele asiaa tietoisesti, älä harmaana alueena, jonka toivot jäävän kenenkään huomaamatta.
Sovi asia kerran oman tilitoimistosi tai palkkahallintosi kanssa, kirjaa se henkilöstökäsikirjaan, eikä siitä tarvitse enää koskaan keskustella.
6. Hiljaisuuskin on viesti
Kun yrityksen pitää säästää, henkilökunnan ruokailu on yleensä ensimmäinen, joka karsitaan – juuri siksi, ettei sillä koskaan ollut omaa lukua, se on helpoin poistaa. Paperilla se on pieni säästö. Pöydässä se on suurin viesti, jonka tiimi saa sinä kuukautena.
Tiimi harvoin huomaa tarkkaa summaa, joka katoaa. Se kyllä huomaa, että se katoaa, ja tulkitsee sen – oikeutetusti tai ei – merkiksi siitä, missä tilanteessa talo on. Se on suhteettoman suuri reaktio verrattuna siihen, mitä ateria todellisuudessa maksaa, ja juuri siksi se harvoin on oikea paikka säästää.
Jos jostain pitää säästää, säästä ensin muodosta – vähemmän ylellinen, yksinkertaisempi annos – ennen kuin lakkautat koko hetken. Viesti "syömme yhä yhdessä, vain vaatimattomammin" on aivan eri viesti kuin "emme enää syö yhdessä".
7. Mittaat sitä vaihtuvuutta, et foodcostia vasten
Yleisin virhe, joka vie henkilökunnan ruokailulta sen paikan, on arvioida sitä foodcost-rivinä sen sijaan että näkisi sen sellaisena kuin se on. Verrattuna annokseen, jonka myyt asiakkaalle, jokainen henkilökunnan ateria on "tappiota". Verrattuna siihen, mitä yksi lähtevä työntekijä maksaa, se on lähes ilmaista.
Cornellin yliopiston tutkimuksen mukaan keskimääräinen korvauskustannus on noin 5 900 euroa per työntekijä – rekrytointi, koulutus ja sen liikevaihdon menetys, jonka vielä sisään ajettava tiimi aiheuttaa. Yksi kahdeksantoista hengen tiimi, josta viisi lähti viime vuonna, käytti siihen noin 29 500 euroa, ilman että laskuilla oli koskaan omaa riviä sille.
Vertaa siihen tietoisesti budjetoidun henkilökunnan ruokailun vuosikustannusta – alla olevassa esimerkissä alle kolmasosa tuosta summasta – ja kysymys muuttuu. Ei "onko meillä varaa tähän", vaan "kuinka montaa lähtöä meidän pitää tänä vuonna välttää, jotta tämä maksaa itsensä takaisin". Laske se itse alla olevalla työkalulla.
Sama ravintola: kymmenen syöjää työvuorossa koko vuoden, verrattuna viiteen lähtöön kahdentoista kuukauden aikana.
Henkilökunnan ruokailu maksaa alle kolmasosan siitä, mitä tiimi käytti sinä vuonna jo korvaamiseen – ja tämä on ennen kuin yhdessä syömisen vaikutusta on edes laskettu mukaan. Katso henkilöstön vaihtuvuus koko laskelma tämän luvun takana.
Aseta omat lukusi rinnalle
Täytä, kuinka moni syö per työvuoro, mitä annos maksaa, kuinka monta työvuoroa viikossa ja kuinka moni on lähtenyt viimeisen kahdentoista kuukauden aikana. Kentät on esitäytetty kahdeksantoista hengen tiimin luvuilla, jotta näet heti miltä se näyttää – korvaa ne omillasi.
Saat henkilökunnan ruokailun vuosikustannuksen, sen mitä se on per tiimin jäsen, mitä vaihtuvuus jo maksoi viime vuonna, ja kuinka monta lähtöä sinun pitäisi välttää tänä vuonna, jotta ateria maksaisi itsensä takaisin.
Henkilökunnan ruokailun kannattavuuslaskuri
Omat lukusi, oma tiimisi, ero euroina vuodessa.
—
Korvauskustannus on suuntaa-antava luku Cornellin yliopiston ravintola-alan henkilöstön vaihtuvuutta koskevasta tutkimuksesta; oma lukusi on sitä korkeampi, mitä erikoistuneempi tehtävä on kyseessä. Kaikki laskee selaimessasi; mitään ei lähetetä tai tallenneta.
Kaksi lukua kannattaa pitää erillään. Vuosikustannus on se, mitä ateria maksaa, piste. Break-even ei ole ennuste siitä, että ateria estäisi juuri niin monta lähtöä – tämä malli ei voi sitä tietää. Se on kynnysarvo: kuinka vähän yhdessä syöminen jo tarvitsee auttaa, jotta se maksaa itsensä takaisin.
Useimmilla tiimeillä tuo kynnys jää alle yhden lähdön vuodessa. Siinä koko argumentti yhdessä lauseessa: sen ei tarvitse tehdä paljon todistaakseen itsensä.
Mitä teet tällä viikolla, tässä kuussa ja tällä vuosineljänneksellä
Kukaan ei ota seitsemää sääntöä käyttöön kerralla. Tämä järjestys toimii, koska jokainen askel helpottaa seuraavaa.
Tällä viikolla – laita se työvuorolistalle
- Valitse kiinteä hetki jokaiselle työvuorolle, myös viikon kiireisimpänä iltana.
- Nimeä vastuuhenkilö, mieluiten kiertäen nuorempien kokkien kesken.
- Seuraa yhden viikon ajan, paljonko se maksaa, vaikka se tapahtuisi vielä suunnittelematta.
Tässä kuussa – budjetoi se tietoisesti
- Aseta tavoitehinta annosta kohden ja suunnittele ruokalista etukäteen sen mukaan, mitä kylmiössä jo on.
- Saa keittiö ja sali istumaan samaan pöytään samaan aikaan vähintään kolme kertaa viikossa.
- Sovi verotus- ja työsuhdepuoli kerran palkkahallintosi tai tilitoimistosi kanssa.
Tällä vuosineljänneksellä – mittaa se vaihtuvuutta vasten
- Täytä yllä oleva laskuri uudelleen joka vuosineljännes ajantasaisilla luvuillasi.
- Aseta vuosikustannus rinnakkain sen kanssa, mitä vaihtuvuus maksoi sinä vuosineljänneksenä – ei foodcostisi kanssa.
- Säilytä muoto säästökierroksella – vaihda ruokalaji ennen kuin karsit itse hetken. Katso myös koko vaihtuvuuden kustannukset isomman kuvan saamiseksi.
Ateria on halpa. Tiimi, joka pysyy, ei ole.
Lähes jokainen yrittäjä, joka laskee tämän, löytää saman kaavan: henkilökunnan ruokailu ei koskaan ole se kulurivi, joka ajaa yrityksen vaikeuksiin. Vaihtuvuus sen sijaan on – ja vaihtuvuus on suurelta osin se kulurivi, jota kukaan ei ole laskenut tähän päivään mennessä.
Suunniteltu ateria, kiinteä vastuuhenkilö, tietoinen budjetti ja yksi pöytä kaikille maksavat yhteensä alle muutaman tuhannen euron vuodessa keskikokoisessa ravintolassa – ja ne ovat halvin askel, jonka voi ottaa ongelmaa vastaan, joka maksaa keskimäärin kymmeniä tuhansia euroja vuodessa.
Tee sama seuraavaksi loppu tiimillesi. Vuoropalaveri on toinen päivittäinen hetki, joka muovaa tiimiä, ja yhdessä ne ratkaisevat suurelta osin, onko joku vielä talossa kolmen kuukauden kuluttua.