Tässä artikkelissa
Toimittajaneuvottelut koskevat aina samoja asioita: parempaa hintaa, pidempää maksuaikaa, kiinteää alennusta. Mutta on kysymys, joka tulee ennen kaikkea tätä, ja lähes kukaan ei kysy sitä ennen kuin on liian myöhäistä: jos tämä toimittaja katoaisi huomenna – menisi konkurssiin, myytäisiin eteenpäin, tai vain valitsisi asiakkaan, jota se pitää parempana kuin sinua – kuinka kauan korvaajan löytäminen kestäisi, ja mitä se maksaisi? Kolme lukua vastaa siihen rehellisesti: kuinka kauan vaihtaminen todella kestää, kuinka suuri osa ostoistasi on kiinni tuossa yhdessä toimittajassa, ja millainen suhde se todellisuudessa on. Se viimeinen luku ei tule ravintola-alalta vaan alalta, joka on vastannut juuri tähän kysymykseen jo neljäkymmentä vuotta: hankintajohtamiselta.
Tämä ei ole neuvottelusta
Muualla tällä sivustolla julkaistut seitsemän neuvottelutaktiikkaa olettavat, että tiedät jo, kenen kanssa istut pöydässä – ja että olet ylipäätään asemassa, jossa voit neuvotella. Juuri siihen tämä artikkeli alkaa: ennen kuin neuvottelet, kannattaa tietää, kuinka vahva oma asemasi oikeasti on, ja mitkä toimittajat eivät salli neuvottelua lainkaan, koska vaihtoehtoa ei ole. Varastotaso on puskuri, jonka ostat itsellesi sillä aikaa kun etsit korvaajaa – mutta kuinka paljon puskuria tarvitset, riippuu täysin siitä, kuinka kauan etsintä kestää. Se luku on alla.
Ensimmäinen luku: vaihtoaika
Jokaista toimittajaa ei korvaa yhtä nopeasti. Tuore vihannes- tai kalatoimittaja, joka katoaa, maksaa muutaman puhelun ja yhden päivän, jonka tukku paikkaa. Erikoistuneen maahantuojan tuote, joka määrittelee ruokalistasi – tietty viini, oliiviöljy, mausteseos – voi viedä viikoista kuukausiin korvata, ja joskus se tarkoittaa, että itse annos on otettava pois listalta. Vaihtoaika on luku, joka ratkaisee, kuinka paljon puskuria ja kuinka paljon paniikkia toimittajan katoaminen todella aiheuttaa.
| Kategoria | Tyypillinen vaihtoaika | Miksi |
|---|---|---|
| Tuoreet vihannekset & kala | 1–3 päivää | Monet tukut kattavat saman valikoiman; laatu ja hinta vaihtelevat, mutta ovi on auki |
| Liha & äyriäiset | 3–10 päivää | Laatu ja suhde teurastajaan tai kalakauppiaaseen rakentuvat ajan kanssa; uuteen toimittajaan luottaminen vie aikaa |
| Juomat & kuivatuotteet | 1–2 viikkoa | Tukkuja riittää, mutta sopimusehdot ja toimitusrytmi pitää sopia uudelleen |
| Erikoistuotteiden tuonti (viini, oliiviöljy, juustot) | 4–12 viikkoa | Usein maassa on vain yksi maahantuoja per merkki; samalla laadulla ja alkuperällä olevan vaihtoehdon löytäminen vie aikaa |
| Laitteet & huoltosopimukset | 2–6 kuukautta | Tarjoukset, asennus, takuun siirto ja joskus jono ainoalle huoltoliikkeelle, joka huoltaa kyseistä merkkiä |
Tuo hajonta – päivistä kuukausiin – on juuri se syy, miksi "etsitään vain toinen toimittaja" ei ole strategia, joka toimii yhtä hyvin jokaiselle ostorivillle. Vihanneksissa se on puhelinsoitto. Talon viinisi ainoalle maahantuojalle se on projekti.
Vaihtoajan kuilu
Tyypillinen aika korvaajan löytämiseen kategorioittain
Suuntaa antavia, tyypillisiä haarukoita sen pohjalta, miten hankinta käytännössä toimii – ei mittaus omista toimittajistasi.
Toinen luku: ostojen osuus
Yksinkertaisin kolmesta luvusta: kuinka monta prosenttia koko hankintabudjetistasi menee suurimmalle toimittajallesi? Ei monimutkaista kaavaa, ei mitään neliöön korotusta – pelkkä osuus. Tämä luku muuttuu merkitykselliseksi vasta yhdessä alla olevan kolmannen luvun kanssa: toimittaja, jolla on 60 % juomabudjetistasi, on täysin eri tilanne, jos kyseessä on talon viini (helppo korvata) kuin jos kyseessä on ainoa maahantuojasi merkille, jonka ympärille listasi on rakennettu (lähes mahdotonta).
Laske se itse nopeasti: ota viimeisten kolmen kuukauden laskut, laske yhteen toimittajittain ja jaa kokonaissummalla. Useimmat yrittäjät eivät ole koskaan oikeasti laskeneet tätä lukua – he vain aavistavat, että "ostamme paljon heiltä", tietämättä onko se 25 % vai 70 %.
Kolmas luku: mihin Kraljic-lohkoon toimittaja kuuluu
Vuonna 1983 Peter Kraljic julkaisi Harvard Business Review -lehdessä mallin, joka on siitä lähtien ollut perusta sille, miten suuret yritykset organisoivat hankintansa: jokainen toimittaja – tai jokainen tuotelinja – sijoitetaan kahdelle akselille. Toimitusriski: kuinka vaikea tämä toimittaja on korvata? Ja voittovaikutus: kuinka paljon tämä tuote merkitsee listallesi, katteellesi tai ravintolasi identiteetille? Yhdistelmä tuottaa neljä lohkoa, ja jokainen niistä vaatii erilaisen lähestymistavan – tämä on virhe, jonka useimmat itsenäiset ravintolat tekevät: sama taktiikka (neuvottele kovaa hinnasta) sovelletaan jokaiseen toimittajaan riippumatta siitä, mihin lohkoon tämä oikeasti kuuluu.
| Lohko | Ominaisuus | Lähestymistapa |
|---|---|---|
| Rutiini | Matala riski, matala vaikutus – toimistotarvikkeet, tavalliset puhdistusaineet | Käytä tähän mahdollisimman vähän aikaa; tilaa tehokkaasti, vaihda toimittajaa miettimättä |
| Vipu | Matala riski, korkea vaikutus – talon viini, tavalliset vihannekset suurina volyymeina | Tässä neuvottelet kovaa: vaihtoehtoja riittää, joten markkinavoimasi on aito |
| Pullonkaula | Korkea riski, matala vaikutus – yhden koneen tietty varaosa, yhden annoksen erikoisraaka-aine | Älä neuvottele, vaan suojaudu: varmuusvarasto, toinen yhteyshenkilö tai annoksen uudelleensuunnittelu |
| Strateginen | Korkea riski, korkea vaikutus – talon viinisi maahantuoja, ainoa toimittajasi tuotteelle, joka määrittelee ravintolasi | Panosta suhteeseen: monivuotinen sopimus, henkilökohtainen yhteys, varhainen varoitus ongelmista – tämä ei ole toimittaja, tämä on kumppani |
Yleisin virhe: kohdella pullonkaulatoimittajaa kuin vipulohkon toimittajaa. Yrittäjä, joka neuvottelee kovaa hinnasta ainoan toimittajan kanssa, joka toimittaa osan hänen ainoaan yhdistelmäuuniinsa, uhkaa "ostan sen sitten muualta" toimittajalle, joka tietää yhtä hyvin kuin hän itse, ettei muuta paikkaa ole. Sen keskustelun häviää joka kerta.
Kraljic-kartta
Vedä molempia liukuja ja katso, mihin lohkoon päädyt
Toimitusriski →
Perustuu lähteeseen Kraljic, P. (1983), “Purchasing Must Become Supply Management,” Harvard Business Review – malliin, jota suuret hankintaorganisaatiot käyttävät yhä, tässä sovellettuna itsenäiseen ravintolaan.
Sijoita omat toimittajasi kartalle
Syötä enintään neljä toimittajaa – nimi, niiden toimitusriski ja voittovaikutus – ja katso, mihin lohkoon kukin osuu, sekä siihen kuuluva lähestymistapa.
Toimittajakartta
Vedä liukuja toimittajakohtaisesti
Toimitusriski →
Lohko:
Lohko:
Lohko:
Lohko:
Neljä lohkoa, neljä erilaista maanantaikeskustelua – pullonkaulatoimittaja saa toisen yhteyshenkilön, strateginen saa puhelun kuulumisten vaihtoon, ja rutiinitoimittaja ei saa mitään huomiota ennen kuin tilaus ei saavu.
Mitä tälle teet jo tänään
Matriisi ei ole raportti, joka arkistoidaan – jokainen lohko vaatii konkreettisen seuraavan askeleen.
Pullonkaula: suojaudu, älä neuvottele
Jokaiselle pullonkaulalohkoon osuvalle toimittajalle: etsi jo nyt, kun mikään ei ole vielä pielessä, toinen yhteyshenkilö tai varasuunnitelma. Odottaminen siihen asti, kunnes toimittaja todella katoaa, on juuri se hetki, jolloin sinulla ei enää ole aikaa etsiä rauhassa.
Strateginen: lukitse se, mitä sinulla on
Toimittajille, jotka saavat korkeat pisteet sekä riskissä että vaikutuksessa: monivuotinen sopimus, henkilökohtainen keskustelu heidän omasta jatkuvuudestaan (myyvätkö he yrityksen? jäävätkö eläkkeelle?), ja sopimus siitä, mitä tapahtuu ongelmien ilmetessä – ongelman tietäminen varhain on puolet ratkaisusta.
Vipu: käytä valtaasi nyt
Näille toimittajille seitsemän neuvottelutaktiikkaa todella toimii – täällä sinulla on vaihtoehtoja, joten paineen käyttäminen ei maksa sinulle mitään.
Toimintasuunnitelma
Tällä viikolla: laske ostojen osuus kolmelle suurimmalle toimittajallesi – viimeisten kolmen kuukauden laskut, laskettuna yhteen toimittajittain, jaettuna kokonaissummalla.
Tässä kuussa: sijoita jokainen toimittaja yllä olevalle Kraljic-kartalle. Jokaiselle pullonkaulatoimittajalle: etsi toinen yhteyshenkilö tai selvitä, kuinka paljon varmuusvarastoa on järkevää pitää vaihtoajan perusteella.
Tällä neljänneksellä: varaa strategisille toimittajillesi – niille, joilla sekä riski että vaikutus ovat korkeat – keskustelu, joka ei koske hintaa: miten heidän liiketoimintansa sujuu, mitä omia suunnitelmia heillä on, ja mitä he haluaisivat sinun tietävän aikaisemmin.
Yhteenveto
Neuvottelu on keskustelu, jota käyt, kun jo tiedät, kenen kanssa puhut. Kolme lukua yllä – vaihtoaika, ostojen osuus ja Kraljic-lohko – ovat keskustelu, joka tulee ennen sitä: tietää, ketä et todellisuudessa voi menettää, ennen kuin se toimittaja saa sinut huomaamaan sen pahimpana mahdollisena päivänä.