Šiame straipsnyje
Brangiausias jūsų pelno ataskaitos straipsnis ten net nefigūruoja kaip viena eilutė — jis išsibarstęs po aštuonis smulkius pavedimus, kurių niekas nebetikrina.
Ta antroji suma niekur nefigūruoja sąskaitoje faktūroje. Ji paslėpta dešimtyje sekundžių, kurias užtrunka persijungimas nuo kasos prie pristatymo platformos — šimtą kartų per pamainą. Rezervacijoje, kuri perrašoma tris kartus, nes nė viena sistema jos neperduoda kitai. Pusvalandyje sekmadienio vakarą, praleistame greta sudėjus tris išmokų suvestines, iš kurių nė viena nesutampa su kasos suma.
Kiekviena sistema atskirai daro tiksliai tai, ką žadėjo. Kasa apskaičiuoja atsiskaitymą, rezervacijų sistema prisimena svečius, pristatymo programėlė pristato užsakymus. Problema niekada neslypi viename įrankyje — ji slypi tarp jų esančioje jungtyje, už kurią niekas nemoka ir kurios niekas nepastebi, kol kas nors nesuskaičiuoja.
Šiame gide surašomos septynios vietos, kur ta jungtis kainuoja pinigus ir laiką, su skaičiais prie kiekvienos. Apačioje savo sistemas įvesite į skaičiuoklę: kiek kartų per pamainą keičiatės tarp ekranų, kiek kartų dubliuojate įvedimą, kiek laiko kainuoja savaitinis suderinimas ir kiek jums kainuoja praleista sinchronizacija apyvartoje. Gausite sumą per metus, valandomis ir eurais.
Viskas skaičiuojama jūsų naršyklėje: niekas nesiunčiama ir niekas nesaugoma. Skaičiai yra orientaciniai savarankiškai valdomai įstaigai — galutinis teisėjas visada yra jūsų komanda, jūsų sistemos ir jūsų dienos krūvis.
Kodėl programinės įrangos sąskaita atrodo maža, o trintis — ne
Prenumerata turi sumą ir datą. Ji matoma banko išraše, kas mėnesį pasikartoja, ir tam tikru momentu imate ją karpyti — tai kaip tik kito šios svetainės straipsnio tema, apie pačios programinės įrangos sąskaitos apkarpymą. Trintis neturi nei sumos, nei datos. Ji pasklidusi tarp dešimties žmonių, šimtą kartų per savaitę, gabalėliais, per mažais, kad kas nors juos kada nors atskirai pastebėtų.
Būtent todėl išsibarstymas retai kada jaučiamas kaip programinės įrangos problema. Jis jaučiamas kaip „mums tiesiog daug darbo“ arba „tokia jau ta restoranų verslo dalis“. Tyrimai apie intelektinį darbą rodo šiek tiek konkrečiau: pagal Asana „Anatomy of Work Index“ tyrimą, vidutinis biuro darbuotojas per dieną persijungia tarp programėlių apie 25 kartus, iš dešimties skirtingų programų — o Glorios Mark tyrimas Kalifornijos universitete Irvine nustatė, kad po pertraukimo vidutiniškai užtrunka 23 minutes ir 15 sekundžių, kol grįžtama į tą patį susikaupimo lygį. Tos 23 minutės galioja giliam, nepertraukiamam biuro darbui ir negali būti tiesiogiai pritaikytos žvilgsniui į pristatymo planšetę tarp dviejų čekių — bet pagrindinis mechanizmas, dėmesys, kurį reikia atkurti po kiekvieno persijungimo, veikia lygiai taip pat ir pamainos metu. Tik trumpiau ir dažniau.
Ir restoranai nėra išimtis iš paties išsibarstymo. 7shifts atlikto restoranų technologijų tyrimo duomenimis, nemaža dalis augančių savarankiškai valdomų įstaigų vis dar naudoja skaičiuokles ir grupių pokalbius, kad priverstų „kalbėtis“ sistemas, kurios iš tikrųjų turėtų tai daryti pačios. Tai nėra savininko klaida — tai tiesiog nutinka, kai kiekviena sistema atskirai atrodė teisingas pasirinkimas.
7 skaičiai ir kiek kiekvienas jums kainuoja
Jie pateikti tokia tvarka, kokia įstaiga paprastai su jais susiduria: pirmiausia pačios sistemos, tada persijungimo tarp jų kaina, ir tik po to — kas nutinka, kai niekas nebežino, kuri sistema teisi.
1. Kiek sistemų iš tikrųjų turite
Paklauskite savininko, kiek programų jis naudoja, ir atsakymas dažniausiai bus „trys, gal keturios“. Paprašykite jo iš tikrųjų suskaičiuoti — kiekvieną atskirą prisijungimo langą, ne kiekvieną prenumeratą — ir skaičius greitai pakyla iki šešių ar dešimties. Kasa. Atskira rezervacijų sistema. Dvi–trys pristatymo platformos, kiekviena su savo planšete ir savo prietaisų skydeliu. Buhalterinė programa. Grafikų ar darbo laiko apskaitos įrankis, arba tiesiog Excel, kuris tą vaidmenį atlieka. Atsargų sąrašas.
Nė viena iš tų sistemų nėra nereikalinga — kiekviena sprendžia tikrą problemą. Esmė ta, kad „trys ar keturios prenumeratos“ sąskaitoje ir „aštuonios vietos, kur ta pati informacija turi būti įvesta atskirai“ yra du visiškai skirtingi skaičiavimai, ir būtent antrasis yra tas, kuris svarbus likusiai šio straipsnio daliai. Apačioje esanti skaičiuoklė klausia būtent apie jį.
2. Persijungimas tarp ekranų pamainos metu
Kaskart, kai kas nors pažvelgia nuo kasos į pristatymo planšetę arba iš salės į rezervacijų ekraną, tai nekainuoja 23 minučių — dauguma persijungimų per pamainą yra trumpi, žvilgsnis nuo kelių sekundžių iki kelių minučių. Bet jie vyksta dažnai: vidutinėje, šiek tiek įtemptoje pamainoje greitai susidaro penkiolika–dvidešimt kartų.
Apskaičiuokite tai bistro, dirbančiam dešimt pamainų per savaitę, su aštuoniolika persijungimų per pamainą ir pusantros minutės kiekvienam persijungimui: tai 270 minučių per savaitę, 13 500 minučių per penkiasdešimt savaičių — 225 valandos. Už 20 € per valandą tai yra € 4.500 per metus — vien tik už žvilgsnių keitimą tarp ekranų, kurie nežino, ką daro vienas kito atžvilgiu.
3. Ta pati rezervacija, įvesta daugiau nei į vieną sistemą
Svečias skambina rezervuoti stalą keturiems. Įstaigoje su viena sistema ta rezervacija po trisdešimties sekundžių atsiranda visur, kur turi būti. Įstaigoje su atskiromis sistemomis ji pirmiausia įvedama į rezervacijų sistemą, tada dar kartą į popierinį ar Excel salės planą, nes tos dvi sistemos viena kitos nemaitina, o kartais ir trečią kartą — į nuolatinių svečių sąrašą. Tris kartus tas pats įvedimas dėl vieno skambučio.
Turint šešiasdešimt tokių rezervacijų ir užsakymų per savaitę, tris papildomas minutes kiekvienam kartui, už 20 € per valandą: 180 minučių per savaitę, 9000 minučių per metus per penkiasdešimt savaičių — 150 valandų, € 3.000 per metus. Tai pinigai už darbą, kurio, sistemoms dalijantis tuo, ką žino, tiesiog nebūtų.
Ta pati telefoninė rezervacija: įstaigoje su viena sistema, su keturiomis atskiromis sistemomis ir su septyniomis išsibarsčiusiomis sistemomis. Aukštis rodo laiką, kurį kainuoja viena rezervacija, nuo skambučio iki patvirtinimo.
Papildoma kaina apskaičiuota pagal šešiasdešimt rezervacijų per savaitę, 20 € per valandą, per penkiasdešimt savaičių. Kiekviena papildoma sistema, į kurią ta pati informacija turi būti įvesta atskirai, ne sudedama — ji dauginasi, nes kiekviena sistema turi savo ekraną, savo prisijungimą ir savo būdą paversti kažką paprasto tris kartus tuo pačiu darbu.
4. Savaitinis kasos, banko ir platformų suderinimas
Kiekvienas pinigų šaltinis turi savo ritmą. Kasa skaičiuoja pagal pamainą. Bankas įrašo pagal įnašus. Kiekviena pristatymo platforma išmoka pagal savo tvarkaraštį, jau atskaičiusi savo komisinį, suvestinėje, kuri niekada nesutampa nei tvarka, nei pavadinimais su kasa. Kas nori tai kas savaitę palyginti greta, iš esmės keturis kartus atlieka tą pačią sumą keturiomis skirtingomis „kalbomis“.
Turint keturis šaltinius suderinti — banką ir tris platformas — dvidešimt minučių kiekvienam šaltiniui per savaitę, už 24 € per valandą: 80 minučių per savaitę, 4000 minučių per metus per penkiasdešimt savaičių — 67 valandos, € 1.600 per metus. Ir tai tik laikas patikrinti, ar niekas nesugedo, o ne laikas tai ištaisyti, jei kažkas vis dėlto nutiko.
5. Patiekalas, kurio virtuvėje jau nebėra, bet ekrane jis vis dar „parduodamas“
Virtuvė nubraukia patiekalą iš meniu, kai tik baigiasi ingredientas. Kasoje tai atsispindi iš karto. Pristatymo platformoje tai įvyksta tik tada, kai kas nors ten jį atskirai išjungia — o iki to momento svečias gali jį tiesiog užsisakyti. Rezultatas — skambutis, atsiprašymas, grąžinamas mokėjimas, o kartais ir atsiliepimas, kuris išlieka metų metus dėl to, ko galėjo nebūti su viena jungtimi.
Tas pats modelis pasireiškia ir su dukart užsakytu stalu: telefono skambučių sąrašas ir rezervacijų sistema vienas kito nepažįsta, ir įtemptą vakarą kas nors užsako tai, kas jau užimta. Abu atvejai — ta pati klaidos rūšis: dvi sistemos, kurios abi mano esančios teisios.
Turint penkis tokius nesusipratimus per mėnesį, vidutiniškai po € 45 žalos kiekvienam — grąžinimas, laikas ištaisyti klaidą ir dalis reputacijos žalos: € 2.700 per metus, už tai, kas buhalterijoje niekur neįrašoma kaip „programinės įrangos kaina“.
6. Apmokymo laikas, kuris susumuoja pagal kiekvieną sistemą
Vienos sistemos išmokimas kainuoja vieną rytą. Aštuonių sistemų išmokimas kainuoja ne aštuonis rytus — jis kainuoja aštuonis kartus iš naujo aiškintis, kur kas yra, su kitokiu mygtuku kitoje vietoje kitos spalvos. Naujam darbuotojui tai — pirmas įspūdis apie įstaigą: ne maistas, ne komanda, o jausmas, kad yra septyni ekranai, kurių niekas niekada nepaaiškino.
Turint keturis naujus darbuotojus per metus, septynias sistemas virš pirmosios, keturiasdešimt penkias papildomas apmokymo minutes kiekvienai sistemai — abiem pusėms, tiek naujam darbuotojui, tiek tam, kas aiškina — už 20 € per valandą: 21 valanda per metus, € 420 per metus. Mažiausias iš septynių skaičių ir vienintelis, kuris niekada neišnyksta, kol atsiranda naujų žmonių.
7. Kur iš tikrųjų dingsta vadovo savaitė
Sudėjus ankstesnius šešis skaičius, gaunama suma. Pažvelgus, KUR savaitėje ta suma slypi, matote tai, ko vien suma neatskleidžia: kiek valandų, skirtų svečiams ir virtuvei, sunaudojama ekranų priežiūrai, o ne pačiam amatui.
Iliustracinė penkiasdešimt penkių valandų darbo savaitė trijų išsibarstymo lygių atveju. Sistemos ir administravimas neauga tiesiškai kartu su sistemų skaičiumi — jis auga greičiau, nes kiekviena papildoma jungtis apsunkina ir ankstesnių priežiūrą.
Tai iliustracinis modelis, o ne matuotas tyrimas apie jūsų įstaigą — bet kryptis pasitvirtina beveik kiekvienam savininkui, kuris apie tai pasakoja: kuo daugiau sistemų, tuo daugiau savaitės laiko atitenka pačioms sistemoms ir tuo mažiau — priežasčiai, dėl kurios pradėjote šį verslą.
Palyginkite su savo sistemomis
Įveskite, kiek sistemų naudojate, kaip dažnai jūsų komanda tarp jų persijungia, kiek dubliuojate įvedimą, kiek laiko kainuoja savaitinis suderinimas ir kaip dažnai kas nors nutinka tarp dviejų sistemų. Laukeliai jau užpildyti bistro su aštuoniomis sistemomis pavyzdžiu — perrašykite juos savais skaičiais.
Išsibarstymo patikra
Penkios vietos, kur jungtis tarp sistemų kainuoja pinigus, ir kiek jos kartu sudaro per metus.
—
Skaičiai yra orientaciniai savarankiškai valdomai įstaigai ir neatsižvelgia į jūsų koncepciją ar komandą. Viskas skaičiuojama jūsų naršyklėje; niekas nesiunčiama ir nesaugoma.
Ką su tuo daryti šią savaitę, šį mėnesį ir šį ketvirtį
Penkias jungtis sutvarkyti vienu metu niekam nepavyksta. Ši seka veikia, nes kiekvienas žingsnis padaro kitą išmatuojamą.
Šią savaitę — suskaičiuokite tai, ką jau galite suskaičiuoti
- Į vieną lapą surašykite, kokias sistemas iš tikrųjų naudojate — kiekvieną atskirą prisijungimo langą, ne kiekvieną prenumeratą.
- Paprašykite komandos vienos pamainos metu užsirašyti, kiek kartų jie keičiasi ekranais dėl tos pačios rezervacijos ar užsakymo.
- Suraskite tą vieną jungtį, kuri skauda dažniausiai — dažniausiai tarp rezervacijų ir salės arba tarp pristatymo platformų ir kasos.
- Įveskite savo skaičius į aukščiau esančią skaičiuoklę, net jei jie tik apytiksliai.
Šį mėnesį — matuokite, o ne spėkite
- Mėnesį skaičiuokite, kiek kartų parduodamas patiekalas, kurio jau nebėra, arba dukart užsakomas stalas.
- Užfiksuokite laiką, kurį iš tikrųjų kainuoja savaitinis suderinimas, vietoj to, kad jį spėtumėte.
- Pažiūrėkite, kur jūsų sistemų rinkinyje ta pati informacija saugoma daugiau nei vienoje vietoje, ir ar vieną iš jų galima padaryti nereikalingą.
Šį ketvirtį — sujunkite vieną brangiausiai kainuojančią jungtį
- Pirmiausia išspręskite jungtį, kurią pirmame žingsnyje nurodėte kaip skaudžiausią — ne brangiausią sistemą, o labiausiai jaučiamą jungtį.
- Po mėnesio išmatuokite, kiek laiko tai sutaupo, ir tik tada judėkite toliau.
- Palyginkite savo programinės įrangos sąskaitą su trinties kaina: dažnai antroji suma didesnė už pirmąją, ir būtent dėl to vien prenumeratų karpymas retai kada išsprendžia jausmą, kad „per daug ekranų“.
Kaina slypi ne jūsų sistemų rinkinyje, o jungtyse
Beveik kiekvienas savininkas, pasakojantis apie tai, atpažįsta tą patį modelį: kiekviena sistema atskirai buvo geras pasirinkimas, o vis dėlto bendra suma jaučiasi kaip per daug. Tai nėra prieštaravimas. Septyni geri sprendimai, kurie niekada neišmoko tarpusavyje kalbėtis, ir yra tiksliai tai, kas yra išsibarstymas.
Geros naujienos — norint kažką pakeisti, nereikia iškart pakeisti visko. Vienos jungties išsprendimas — tos, kurią jūsų komanda jaučia dažniausiai — dažniausiai kainuoja mažiau laiko nei trintis, kurią ji sukelia kas savaitę. Išspręskite ją, išmatuokite, kiek tai padeda, ir tada imkitės kitos. Taip išsibarstymas neišnyksta iš karto, bet išnyksta išmatuojamai, jungtis po jungties.
Jei norite imtis to iš pagrindų, pradėkite nuo to, ką jau turite šiandien: jūsų kasos sistema, jūsų rezervacijų sistema ir jūsų pristatymo platformos yra trys vietos, kur atsiranda daugiausia jungčių, ir trys vietos, kur viena sujungta jungtis sugrąžina daugiausia laiko.