Šajā rakstā
Pajautājiet uzņēmuma vadītājam, cik maksā viņa programmatūra, un atbilde nāk divu sekunžu laikā: abonementu saraksts, saskaitīts līdz summai par mēnesi. Pajautājiet, cik maksā tas, ka šie abonementi savā starpā nesarunājas, un iestājas klusums.
Šī otrā summa nekur nav redzama uz rēķina. Tā slēpjas desmit sekundēs, kas nepieciešamas, lai pārslēgtos no kases uz piegādes platformu — simts reižu vienā maiņā. Rezervācijā, kas tiek pārrakstīta trīs reizes, jo neviena sistēma to automātiski nenodod tālāk. Pusstundā svētdienas vakarā, kas aiziet, salīdzinot trīs izmaksu pārskatus, no kuriem neviens nerāda tādu pašu summu kā kase.
Katra sistēma atsevišķi dara tieši to, ko solīja. Kase norēķinās, rezervāciju sistēma atceras viesus, piegādes lietotne piegādā pasūtījumus. Problēma nekad nav vienā rīkā — tā ir šuvē starp tiem, par kuru neviens nemaksā un kuru neviens neievēro, kamēr kāds to nesaskaita.
Šis ceļvedis uzskaita septiņas vietas, kur šī šuve maksā naudu un laiku, ar konkrētiem skaitļiem. Beigās ieliksiet savas sistēmas kalkulatorā: cik reižu maiņas laikā pārslēdzaties starp ekrāniem, cik daudz ierakstāt divreiz, cik laika prasa iknedēļas saskaņošana un cik maksā palaista sinhronizācija. Jūs saņemsiet summu gadā — stundās un eiro.
Viss tiek aprēķināts jūsu pārlūkprogrammā — nekas netiek nosūtīts un nekas netiek saglabāts. Skaitļi ir orientējoši rādītāji patstāvīgi vadītam uzņēmumam — jūsu komanda, jūsu sistēmas un jūsu noslogojums ir pēdējais tiesnesis.
Kāpēc jūsu programmatūras rēķins šķiet mazs, bet berze — nē
Abonementam ir summa un datums. Tas parādās jūsu konta izrakstā, jūs to redzat ik mēnesi, un kādā brīdī sākat to apgriezt — tieši par to ir cits raksts šajā vietnē, par jūsu programmatūras rēķina pārskatīšanu. Berzei nav ne summas, ne datuma. Tā ir izkaisīta pa desmit cilvēkiem, simts reižu nedēļā, gabaliņos, kas ir par mazu, lai kāds no viņiem to jebkad atsevišķi pierakstītu.
Tāpēc sadrumstalotība reti šķiet kā programmatūras problēma. Tā šķiet kā «mums vienkārši ir daudz darba» vai «tāda jau ir restorānu nozare». Pētījumi par zināšanu darbiniekiem norāda uz kaut ko konkrētāku: saskaņā ar Asana Anatomy of Work Index vidējais biroja darbinieks dienā pārslēdzas starp aptuveni desmit lietotnēm apmēram 25 reizes — un Glorijas Markas pētījums Kalifornijas Universitātē Irvainā atklāja, ka pēc pārtraukuma vidēji nepieciešamas 23 minūtes un 15 sekundes, lai atgrieztos tajā pašā koncentrēšanās līmenī. Šīs 23 minūtes attiecas uz dziļu, nepārtrauktu biroja darbu un nav tieši attiecināmas uz skatienu piegādes planšetē starp diviem pasūtījumiem — bet pamatā esošais mehānisms, uzmanība, kas jāatjauno pēc katras pārslēgšanās, notiek arī maiņas laikā. Tikai īsāk un biežāk.
Un restorāni nav izņēmums no pašas sadrumstalotības. 7shifts veiktais restorānu tehnoloģiju pētījums rāda, ka ievērojama daļa augošu patstāvīgu uzņēmumu joprojām izmanto izklājlapas un grupu tērzēšanu, lai «sarunātos» sistēmas, kurām tas būtu jādara pašām. Tā nav uzņēmuma vadītāja neveiksme — tas notiek, kad katra sistēma atsevišķi šķiet pareizā izvēle.
7 skaitļi, un ko katrs no tiem maksā
Tie ir sakārtoti secībā, kādā uzņēmums tos parasti sastop: vispirms pašas sistēmas, tad tas, ko maksā pārslēgšanās starp tām, un tikai pēc tam tas, kas notiek, kad neviens vairs nezina, kurai sistēmai taisnība.
1. Cik sistēmu jūs patiesībā izmantojat
Pajautājiet uzņēmuma vadītājam, cik daudz programmatūras viņš izmanto, un atbilde parasti ir «trīs, varbūt četras». Lieciet viņam patiešām saskaitīt — katru atsevišķu pieteikšanās ekrānu, nevis katru abonementu — un skaitlis ātri sasniedz sešus līdz desmit. Kase. Rezervāciju sistēma, atsevišķi no tās. Divas līdz trīs piegādes platformas, katrai sava planšete un savs paneļa skats. Grāmatvedības programma. Darba grafika vai darba laika uzskaites rīks, vai vienkārši Excel, kas to aizstāj. Krājumu saraksts.
Neviena no šīm sistēmām nav lieka — katra risina reālu problēmu. Būtība ir tā, ka «trīs vai četri abonementi» uz rēķina un «astoņas vietas, kur viena un tā pati informācija jāievada atsevišķi» ir divi pavisam dažādi skaitīšanas veidi, un otrais ir tas, kas svarīgs šī raksta turpinājumā. Zemāk esošais kalkulators prasa tieši šo otro skaitli.
2. Pārslēgšanās starp ekrāniem maiņas laikā
Katru reizi, kad kāds no kases paskatās uz piegādes planšeti vai no zāles uz rezervāciju ekrānu, tas neaizņem 23 minūtes — lielākā daļa pārslēgšanos maiņas laikā ir īsas, dažu sekunžu līdz pāris minūšu skatiens. Bet tās notiek bieži: vidējā, samērā noslogotā maiņā ātri sasniedz piecpadsmit līdz divdesmit reizes.
Aprēķiniet to bistro, kas nedēļā strādā desmit maiņas, ar astoņpadsmit pārslēgšanām maiņā un pusotru minūti pārslēgšanai: tas ir 270 minūtes nedēļā, 13 500 minūtes piecdesmit nedēļās — 225 stundas. Pie 20 € stundā tas ir 4 500 € gadā — un tas ir tikai par skatienu pārslēgšanu starp ekrāniem, kas viens par otru neko nezina.
3. Viena un tā pati rezervācija, ievadīta vairāk nekā vienā sistēmā
Viesis piezvana, lai rezervētu galdu četriem. Uzņēmumā ar vienu sistēmu šī rezervācija pēc trīsdesmit sekundēm ir visur, kur tai jābūt. Uzņēmumā ar atsevišķām sistēmām tā vispirms nonāk rezervāciju sistēmā, tad vēl reizi papīra vai Excel zāles plānā, jo šīs divas sistēmas viena otru nebaro, un dažreiz trešo reizi pastāvīgo viesu sarakstā. Trīs reizes viens un tas pats ievadīts par vienu zvanu.
Pie sešdesmit šādu rezervāciju un pasūtījumu nedēļā, trim papildu minūtēm katru reizi, pie 20 € stundā: 180 minūtes nedēļā, 9 000 minūtes gadā piecdesmit nedēļās — 150 stundas, 3 000 € gadā. Tā ir nauda par darbu, kura ar sistēmām, kas dalās ar to, ko zina, vienkārši nepastāvētu.
Tā pati telefoniskā rezervācija — uzņēmumā ar vienu sistēmu, ar četrām atsevišķām sistēmām un ar septiņām izkaisītām sistēmām. Augstums parāda laiku, ko prasa viena rezervācija — no zvana līdz apstiprinājumam.
Papildu izmaksas aprēķinātas, pamatojoties uz sešdesmit rezervācijām nedēļā, 20 € stundā, piecdesmit nedēļu garumā. Katra papildu sistēma, kurā jāievada tā pati informācija, nesaskaitās — tā reizinās, jo katrai sistēmai ir savs ekrāns, savs pieteikšanās process un savs veids, kā kaut ko vienkāršu padarīt par trīskāršu to pašu darbu.
4. Iknedēļas kases, bankas un platformu saskaņošana
Katram naudas avotam ir savs ritms. Kase skaita pa maiņām. Banka iegrāmato pa iemaksām. Katra piegādes platforma izmaksā pēc sava grafika, ar savu komisiju jau atskaitītu, pārskatā, kas nekad neizmanto tādu pašu secību vai nosaukumus kā kase. Kas vēlas to iknedēļas salīdzināt, būtībā četras reizes veic to pašu summēšanu četrās dažādās «valodās».
Pie četriem avotiem, kas jāsaskaņo — banka un trīs platformas —, divdesmit minūtēm par avotu nedēļā, pie 24 € stundā: 80 minūtes nedēļā, 4 000 minūtes gadā piecdesmit nedēļās — 67 stundas, 1 600 € gadā. Un tas ir laiks, lai pārliecinātos, ka nekas nav nogājis greizi, nevis laiks, lai to labotu, ja tā tomēr ir noticis.
5. Ēdiens, kas virtuvē ir «beidzies», bet ekrānā joprojām «pieejams»
Virtuve svītro ēdienu no ēdienkartes, tiklīdz sastāvdaļa ir beigusies. Kasē tas notiek uzreiz. Piegādes platformā tas notiek tikai tad, kad kāds to atsevišķi izslēdz arī tur — un līdz tam brīdim viesis to var vienkārši pasūtīt. Rezultāts ir zvans, atvainošanās, atmaksa un dažreiz atsauksme, kas paliek redzama vēl gadiem, par kaut ko, ko integrācija būtu varējusi novērst.
Tāds pats modelis atkārtojas ar dubulti rezervētu galdu: telefona saraksts un rezervāciju sistēma viena otru nepazīst, un noslogotā vakarā kāds pierezervē to, kas jau ir aizņemts. Abas ir viena un tā paša veida kļūdas — divas sistēmas, kas abas domā, ka tieši tās zina patiesību.
Pie piecām šādām kļūdām mēnesī, vidēji 45 € kaitējuma katrā — atmaksa, laiks, lai to izlabotu, ar nelielu reputācijas zaudējuma daļu iekļautu: 2 700 € gadā, par kaut ko, kas grāmatvedībā nekur netiek iegrāmatots kā «programmatūras izmaksas».
6. Apmācības laiks, kas pieskaitās katrai sistēmai
Vienas sistēmas apgūšana prasa vienu rītu. Astoņu sistēmu apgūšana neprasa astoņus rītus — tā prasa astoņas reizes no jauna izzināt, kur kas atrodas, ar citu pogu citā vietā citā krāsā. Jaunam darbiniekam tas ir pirmais iespaids par uzņēmumu — nevis ēdiens, nevis komanda, bet sajūta, ka ir septiņi ekrāni, ko neviens nekad nav paskaidrojis.
Pie četriem jauniem darbiniekiem gadā, septiņām sistēmām virs pirmās, četrdesmit piecām papildu apmācības minūtēm par sistēmu — abām pusēm, gan jaunajam darbiniekam, gan tam, kurš skaidro — pie 20 € stundā: 21 stunda gadā, 420 € gadā. Mazākais no septiņiem skaitļiem — un vienīgais, kas nekad nepazūd, kamēr nāk klāt jauni cilvēki.
7. Kur patiesībā aiziet vadītāja nedēļa
Saskaitiet iepriekšējos sešus skaitļus, un jūs saņemsiet summu. Paskatieties, kur nedēļā šī summa atrodas, un ieraudzīsiet kaut ko, ko summa vien nerāda: cik daudz stundu, kas bija paredzētas viesiem un virtuvei, aiziet ekrānu uzturēšanai, nevis pašai profesijai.
Ilustratīva 55 stundu darba nedēļa trīs sadrumstalotības līmeņos. Sistēmas un administrācija neaug lineāri līdz ar sistēmu skaitu — tā aug straujāk, jo katra papildu saite arī iepriekšējās padara grūtāk pārraugāmas.
Tas ir ilustratīvs modelis, nevis mērīts pētījums par jūsu uzņēmumu — bet virziens sakrīt gandrīz ar katru uzņēmuma vadītāju, kas to pastāsta: jo vairāk sistēmu, jo lielāka nedēļas daļa aiziet pašām sistēmām, un jo mazāka — iemeslam, kāpēc jūs vispār sākāt šo biznesu.
Salīdziniet ar savām sistēmām
Ievadiet, cik sistēmu izmantojat, cik bieži jūsu komanda starp tām pārslēdzas, cik daudz ievadāt divreiz, cik laika prasa iknedēļas saskaņošana un cik bieži kaut kas noiet greizi starp divām sistēmām. Lauki ir aizpildīti ar piemēru — bistro ar astoņām sistēmām — pārrakstiet tos ar savējiem.
Sadrumstalotības skenēšana
Piecas vietas, kur šuve starp sistēmām maksā naudu, un cik tās kopā ir gadā.
—
Skaitļi ir orientējoši rādītāji patstāvīgi vadītam uzņēmumam un neņem vērā jūsu konceptu vai komandu. Viss tiek aprēķināts jūsu pārlūkprogrammā; nekas netiek nosūtīts vai saglabāts.
Ko ar to darīt šonedēļ, šomēnes un šajā ceturksnī
Aizvērt piecas šuves vienlaikus nespēj neviens. Šī secība gan darbojas, jo katrs solis padara nākamo izmērāmu.
Šonedēļ — saskaitiet to, ko jau tagad varat saskaitīt
- Uzrakstiet uz vienas lapas, kuras sistēmas jūs patiešām izmantojat — katru atsevišķo pieteikšanās ekrānu, nevis katru abonementu.
- Palūdziet komandai vienas maiņas garumā pierakstīt, cik bieži viņi pārslēdzas starp ekrāniem par vienu un to pašu rezervāciju vai pasūtījumu.
- Atrodiet to vienu savienojumu, kas visbiežāk sāp — parasti starp rezervācijām un zāli vai starp piegādes platformām un kasi.
- Aizpildiet iepriekš redzamo kalkulatoru ar saviem skaitļiem, pat ja tie ir aptuveni.
Šomēnes — mēriet, nevis lēšiet
- Vienu mēnesi skaitiet, cik bieži tiek pārdots ēdiens, kā vairs nav, vai galds tiek dubulti rezervēts.
- Uzņemiet laiku, ko iknedēļas saskaņošana patiešām prasa, nevis lēšiet to.
- Apskatiet, kur jūsu sistēmu kopumā viena un tā pati informācija atrodas vairāk nekā vienā vietā, un vai kādu no tām var padarīt lieku.
Šajā ceturksnī — savienojiet to vienu šuvi, kas maksā visvairāk
- Vispirms atrisiniet to savienojumu, ko pirmajā solī atzīmējāt kā visvairāk sāpošu — nevis dārgāko sistēmu, bet visvairāk izjusto šuvi.
- Pēc mēneša izmēriet, cik daudz laika tas ietaupa, un tikai tad turpiniet tālāk.
- Salieciet savu programmatūras rēķinu blakus berzes izmaksām: bieži otrā summa ir lielāka par pirmo, un tieši tāpēc abonementu apgriešana vien reti atrisina sajūtu «pārāk daudz ekrānu».
Izmaksas nav jūsu sistēmu kopumā, bet gan šuvēs
Gandrīz katrs uzņēmuma vadītājs, kas to pastāsta, atpazīst vienu un to pašu modeli: katra sistēma pati par sevi bijusi laba izvēle, un tomēr summa šķiet par daudz. Tā nav pretruna. Septiņi labi lēmumi, kas nekad nav iemācījušies sarunāties viens ar otru, ir tieši tas, kas ir sadrumstalotība.
Labā ziņa ir tā, ka jums nav jāaizstāj viss vienlaikus, lai kaut ko darītu lietas labā. Viena savienojuma atrisināšana — tā šuve, ko jūsu komanda jūt visbiežāk — parasti prasa mazāk laika nekā berze, ko tā rada katru nedēļu. Atrisiniet to, izmēriet, cik daudz tas ietaupa, un tad strādājiet pie nākamās. Tā sadrumstalotība nepazūd uzreiz, bet gan izmērāmi — šuve pēc šuves.
Ja vēlaties to risināt pamatīgāk, sāciet ar to, kas jums jau ir šodien: jūsu kases sistēma, jūsu rezervāciju sistēma un jūsu piegādes platformas ir trīs vietas, kur rodas visvairāk šuvju, un trīs vietas, kur viens savienojums atdod visvairāk laika.