Tässä artikkelissa
Keittiöbrigadi on kirjattu paperille: keittiömestari, apulaiskeittiömestari, kokki, apukokki — kaikki tietävät, kenen nimi kuuluu millekin asemalle. Salia ei ole kirjattu mihinkään. 'Pärjätään sillä porukalla, joka sattuu olemaan paikalla' on alan yleisin miehityssääntö, ja juuri siksi perjantai-ilta tuntuu aina siltä, että yksi tarjoilija puuttuu.
On olemassa nyrkkisääntö, jonka kaikki tuntevat ja jota kukaan ei osaa perustella: neljä pöytää per tarjoilija, tai kaksikymmentä ruokailijaa per tarjoilija, tai mikä tahansa luku onkaan kiertänyt sinun keittiössäsi siitä lähtien kun aloitit. Ongelma ei ole se, että luku olisi väärä — ongelma on, ettei se voi olla oikea jokaiselle ravintolalle, koska se ei tiedä mitään konseptistasi, ruokalajiesi määrästä, salin pohjaratkaisusta tai siitä, käytätkö tarjoilijan apulaista.
Tämä artikkeli laskee asian toisin. Yhden tarjoilijan kapasiteetti — kuinka monta ruokailijaa hän todella pystyy hoitamaan tunnissa — ei ole kiinteä luku vaan konseptikohtainen perusarvo, joka kerrotaan neljällä tekijällä, jotka tiedät jo itse: ruokalajien määrä, onko käytössä vakituinen apulainen, miten salisi on rakennettu ja kuuluuko pöytäpalvelu osaksi työtä. Tästä seuraa, kuinka monta tarjoilijaa ruuhkatuntisi tarvitsee — ei koko vuorosi.
Alla oleva laskuri ottaa käyttöön oman vuorosi: konseptisi, kiireisimmän tuntisi, salisi, palkkakulusi ja keskiostoksesi. Saat tarjoilijoiden määrän, jonka ruuhkatuntisi vaatii, mitä se vuoro maksaa palkkoina, ja — mikä useimmiten puuttuu — mitä se maksaa vuodessa, jos olet rakenteellisesti yhden tarjoilijan liikaa tai vajaa. Vastaus ei ole symmetrinen, ja juuri siksi kysymyksellä on väliä.
Kaikki lasketaan omassa selaimessasi: mitään ei lähetetä eikä tallenneta. Kun sinulla on tarjoilijoiden määrä ja ruuhkatunti selvillä, muuta se heti tämän illan salijaoksi — kuka tarjoilija ottaa mitkä pöydät, kuka hoitaa baarin, kuka oven.
Miksi "neljä pöytää per tarjoilija" on väärä kysymys
Kiinteä suhdeluku kohtelee jokaista pöytää saman verran työnä. Ei ole niin. Pöytä, joka tilaa yhden pääruoan ja laskun, vaatii tarjoilijalta kaksi käyntiä. Seitsemän ruokalajin degustaatiomenu viinipariutuksineen vaatii kaksikymmentä — tilauksen ottaminen, jokaisen annoksen esittely, jokaisen lasin kaataminen, jokaisen lautasen keräys. Samat neljä pöytää ovat mukavia toisessa ravintolassa ja mahdottomia toisessa, eikä luku "neljä" kerro siitä mitään.
Toinen virhe ei ole itse luvussa vaan ajoituksessa: lähes jokainen yrittäjä mitoittaa henkilökunnan vuoron keskiarvon mukaan, vaikka sali on täynnä vain kello 20.30. Kolmetuntinen illallisvuoro, jossa on yhteensä yhdeksänkymmentä ruokailijaa, kuulostaa kolmeltakymmeneltä tunnissa — mutta jos kuusikymmentä heistä saapuu kello 20:n ja 21:n välillä, ruuhkatuntisi on ainoa tunti, joka ratkaisee miehityksesi. Mitoita keskiarvon mukaan, ja salisi romahtaa juuri silloin kun sillä on väliä.
Ja sitten on osa, jota lähes koskaan ei lasketa loppuun asti: mitä väärä arvio todella maksaa, molempiin suuntiin. Yksi tarjoilija liikaa on näkyvä palkkakulu, jonka näet ensi viikon palkkalistalla. Yksi tarjoilija liian vähän tuntuu ilmaiselta, koska siitä ei tule laskua — kustannus piiloutuu hitaammin kiertäviin pöytiin, lyhyempiin viinilistakeskusteluihin, koska kellään ei ole aikaa suositella mitään, ja pahimmassa tapauksessa asiakkaaseen, joka lähtee kymmenen minuutin odottelun jälkeen. Molemmat ansaitsevat oman lukunsa, ja tuonnempana ne molemmat sen saavat.
Kattava opas Ravintolan Henkilöstöopas: 6 Askelta Vahvaan Tiimiin Miehityksestä työvuorosuunnitteluun ja sitouttamiseen: kaikki tiimistäsi yhdessä oppaassa. Avaa opas5 lukua, ja mitä ne kertovat miehityksestäsi
Ne rakentuvat toistensa päälle. Kaksi ensimmäistä määrittävät, mitä salisi kestää teoriassa, seuraavat kaksi sovittavat sen omaan tilanteeseesi, ja viimeinen laittaa sille hintalapun.
1. Perustason kapasiteettisi riippuu siitä, millaista ravintolaa pyörität
Jokaisella konseptilla on oma kattonsa sille, kuinka montaa ruokailijaa yksi tarjoilija pystyy mukavasti hoitamaan tunnissa, ja vaihteluväli on suuri: noin kahdestakymmenestä ruokailijasta tunnissa nopean palvelun konseptissa aina kuuteen asti fine diningissä täydellä pöytäpalvelulla. Tämä ei ole osaamisarvio — fine dining -tarjoilija tekee perustavanlaatuisesti erilaista työtä, useampia käyntejä per pöytä ja enemmän selittämistä per annos.
Viisi lähtökohtaa, ruokailijaa per tarjoilija per tunti: nopea palvelu ja noutoruoka noin 20, kahvila ja leipomo noin 16, baari ja pubi keittiöllä noin 14, bistro täydellä palvelulla noin 11, ja fine dining noin 6. Nämä ovat lähtökohtia, ei lakeja — hyvin suunniteltu bistro istuu korkeammalla, viinipariutuksia joka ruokalajilla tarjoava fine dining -sali matalammalla.
Etsi oma konseptisi alla olevasta tikapuusta ja muista luku: kaikki tästä eteenpäin on kertolasku sillä, ei koskaan sen korvaaja.
Ruokailijoita per tarjoilija per tunti, ennen yllä olevia neljää korjausta. Etsi oma konseptisi — kaikki muu tässä artikkelissa on kertolasku tällä luvulla.
Nämä ovat lähtökohtia siitä, miten useimmat itsenäiset ravintolat käytännössä toimivat, eivät viranomaisnormeja. Erityisen tehokkaasti suunniteltu bistro istuu tikapuulla korkeammalla, joka ruokalajilla viiniä kaatava fine dining -sali matalammalla.
2. Mitoitat ruuhkatunnin mukaan, et vuoron kokonaismäärän mukaan
Älä koskaan laske taaksepäin vuoron kokonaisasiakasmäärästä jaettuna tunneilla — tätä lukua ei ole olemassa missään todellisessa salissa. Kolmituntinen illallisvuoro, joka on rauhallinen kello 19 ja täysin täynnä kello 20.30, sisältää yhden ruuhkatunnin, joka ratkaisee miehityksesi — ei kolmea keskimääräistä tuntia.
Kysy itseltäsi "kuinka monta ruokailijaa kiireisimmällä tunnillani", älä "kuinka monta ruokailijaa per vuoro". Kun kiireisimmällä tunnilla on kolmekymmentä ruokailijaa ja bistrokapasiteetti on yksitoista per tarjoilija, tarvitset kolme tarjoilijaa hoitamaan sen tunnin — vaikka loppu vuoro ei koskaan yllä samaan tahtiin. Jos et tunne ruuhkatuntiasi ulkoa, omaan varausdataasi perustuva kävijämääräennuste antaa siitä tarkemman luvun kuin arvaus.
Tämä on yksi yleisimmistä virheistä ravintolan henkilöstösuunnittelussa: työvuorolista, joka täsmää paperilla koko vuoron osalta, mutta romahtaa silti joka perjantai kello 20.45.
3. Vakituinen apulainen nostaa kapasiteettiasi kolmanneksella
Tarjoilija, joka kantaa itse jokaisen lautasen keittiöön ja takaisin, menettää suuren osan ajastaan kävelyyn palvelun sijaan. Lisää vakituinen ruoka-apulainen, jonka ainoa tehtävä on tuoda ruoka ja juoma pöytään ja kerätä lautaset, ja sama tarjoilija pystyy hoitamaan noin 35 % enemmän pöytiä — ei siksi, että hän työskentelisi nopeammin, vaan koska hän lopettaa kävelemisen ja alkaa palvella: ottaa tilauksia, suositella, tuoda laskun.
Laske se bistron kapasiteetilla yksitoista: apulaisen kanssa siitä tulee noin viisitoista ruokailijaa per tarjoilija per tunti. Samalla kolmenkymmenen ruokailijan ruuhkatunnilla tarvitset nyt vain kaksi tarjoilijaa kolmen sijaan — yksi palkkakulu vähemmän joka kiireisenä vuorona.
Se tekee apulaisesta yhden edullisimmista miehityspäätöksistä: se maksaa vähemmän kuin kokonainen ylimääräinen tarjoilija, ja se nostaa jokaisen jo salissa olevan kapasiteettia.
4. Hajanainen sali ja pöytäpalvelu maksavat molemmat kapasiteettia
Kaksi asiaa vetää toiseen suuntaan. Kompakti sali, jossa kaikki pöydät ovat muutaman askeleen päässä baarista ja keittiöstä, pitää perustason kapasiteetin ennallaan. Hajanainen sali — terassi rakennuksen toisella puolella, useita kerroksia, puutarha takana — maksaa tarjoilijalle kävelyä, jota hän ei menettäisi kompaktissa salissa: laske noin 20 % vähemmän kapasiteettia per kerros tai erillinen tila.
Pöytäpalvelu — gueridon-palvelu, pöydässä leikattava liha, pöydässä viimeisteltävä kastike — maksaa vielä noin 25 %, koska jokainen vaihe, joka normaalisti tapahtuisi keittiössä, tapahtuu nyt asiakkaan edessä ja kestää siksi kauemmin.
Kumpikaan ei ole syy karsia niitä — hajanainen terassi ja pöytäpalvelu ovat usein juuri se, mikä erottaa ravintolan muista — mutta molemmat ovat syy laskea ne mukaan miehitykseen, sen sijaan että huomaisit jälkikäteen terassin tarvinneen oman tarjoilijansa.
5. Virheen hinta kulkee kahteen suuntaan, eivätkä ne ole yhtä suuret
Yksi tarjoilija liikaa on virhe, jota yrittäjät vältelevät kiivaimmin, koska kustannus on näkyvä — se ilmestyy ensi viikon palkkalistalle. Yksi tarjoilija liian vähän tuntuu ilmaiselta, koska siitä ei tule laskua — kustannus piiloutuu hitaammin kiertäviin pöytiin, asiakkaisiin, jotka tilaavat vähemmän koska kellään ei ollut aikaa esitellä viinilistaa, ja pahimmassa tapauksessa asiakkaaseen, joka lähtee kymmenen minuutin odottelun jälkeen.
Laske molemmat edellisten vaiheiden samalle bistrolle — kolmekymmentä ruokailijaa ruuhkatunnissa, yksitoista per tarjoilija, kolme tarjoilijaa tarvitaan — ja kuvio on yllättävän yhdenmukainen: 21 euron tuntipalkkakululla sivukuluineen, kolmetuntisella ruuhkavuorolla ja kolmella samaan ruuhkaan osuvalla vuorolla viikossa, yksi tarjoilija liikaa maksaa noin 9 781 € vuodessa palkkaa, jota ei olisi tarvinnut maksaa.
Yksi tarjoilija liian vähän — kaksi kolmen sijaan, kapasiteetti putoaa kahteenkymmeneenkahteen kun kolmekymmentä ruokailijaa saapuu — jättää kahdeksan ruokailijan vajeen sillä tunnilla. Laske varovaisesti, että neljäkymmentä prosenttia siitä menetetään todella odotukseen tai poislähtemiseen, 40 euron keskiostoksella, ja vaje nousee noin 19 968 euroon vuodessa — reilusti yli kaksinkertainen verrattuna yhden tarjoilijan liikaa -kustannukseen. Alla oleva laskuri näyttää molemmat luvut rinnakkain omalle vuorollesi.
Kolmekymmentä ruokailijaa ruuhkatunnissa, yksitoista per tarjoilija. Kaksi tarjoilijaa on liian vähän, neljä on liikaa — ja nämä kaksi virhettä eivät maksa samaa summaa.
Summat vuodessa, 21 euron tuntipalkkakululla, kolmetuntisella ruuhkavuorolla, kolmella samaan ruuhkaan osuvalla vuorolla viikossa ja 40 euron keskiostoksella. Vaje laskee varovaisesti 40 % menetetyistä ruokailijoista todella menetetyksi — loput odottavat pidempään tai tilaavat vähemmän, mitä ei lasketa tässä mukaan.
Aseta oma vuorosi rinnalle
Täytä konseptisi, ruuhkatuntisi ja salisi, ja saat heti tarjoilijoiden määrän, jonka se ruuhka vaatii. Kentät on täytetty yllä olevan bistroesimerkin luvuilla, jotta näet miten se lukee — korvaa ne omilla luvuillasi.
Alla on kolme summaa: mitä vuoro maksaa palkkoina oikealla henkilömäärällä, ja mitä se maksaa vuodessa, jos olet rakenteellisesti yhden tarjoilijan liikaa tai vajaa. Vertaa näitä kahta ennen johtopäätöksen tekemistä — vastaus ei ole lähes koskaan symmetrinen.
Miehityslaskuri
Konseptisi, ruuhkatuntisi, salisi — ja ero euroina vuodessa.
—
Konseptikohtaiset perusarvot ja neljä korjauskerrointa ovat suuntaa-antavia lukuja siitä, miten itsenäiset eurooppalaiset ravintolat käytännössä toimivat, eivät viranomaisnormeja — oma salisi, oma tiimisi ja omat asiakkaasi ovat viimeinen tuomari. Kaikki lasketaan selaimessasi; mitään ei lähetetä eikä tallenneta.
Onko sinulla tarjoilijamäärä tälle illalle? Muuta se heti salijaoksi: kuka tarjoilija ottaa mitkä pöydät, kuka hoitaa baarin, kuka oven — se on eri kysymys kuin tämä, ja salijako vastaa siihen muutamalla klikkauksella heti kun sinulla on tässä oma lukusi.
Äläkä unohda keittiötä: sama ruuhka, joka määrää kuinka monta tarjoilijaa tarvitset, määrää myös kuinka monta kokkia. Keittiöbrigadi-opas on tämän artikkelin peilikuva, passin toiselle puolelle.
Mitä teet tällä viikolla, tässä kuussa ja tässä neljänneksessä
Koko miehityksen uudelleenarviointi kerralla ei onnistu keneltäkään. Tämä järjestys toimii, koska jokainen vaihe tekee seuraavasta mitattavan.
Tällä viikolla — tunne oma ruuhkatuntisi
- Laske kolmena perjantaina peräkkäin, kuinka monta ruokailijaa saapuu kiireisimmällä tunnillasi — älä koko vuoroasi jaettuna tunneilla.
- Etsi konseptisi kapasiteettitikapuulta ja laske perustason kapasiteettisi omilla ruokalajeillasi, apulaisellasi, salillasi ja pöytäpalvelullasi.
- Vertaa tätä lukua siihen, ketä on todella paikalla perjantaina — useimmat ravintolat ovat lähempänä oikeaa määrää kuin luulevat, tai kauempana kuin haluaisivat myöntää.
Tässä kuussa — laske virhe molempiin suuntiin
- Täytä yllä oleva laskuri omalla palkkakulullasi, keskiostoksellasi ja ruuhkavuorojesi määrällä viikossa.
- Vertaa 1 tarjoilijan liikaa -kustannusta 1 tarjoilijan liian vähän -riskiin — se ratkaisee, kumpaan suuntaan pyöristät epäröidessäsi.
- Muuta tarjoilijamääräsi salijaoksi, jotta miehitys ei jää pelkäksi luvuksi vaan saa nimen per osasto.
Tässä neljänneksessä — rakenna se työvuorolistaasi
- Käytä omiin varauksiisi perustuvaa kävijämääräennustetta kiinteän viikonpäiväkohtaisen ruuhka-arvion sijaan.
- Harkitse vakituista apulaista, jos olet rakenteellisesti yhden tarjoilijan vajaan rajamailla — se on yleensä edullisempi kuin kokonainen ylimääräinen tarjoilija.
- Toista laskuharjoitus joka kausi: kesäterassi tai talvinen, useampia ruokalajeja sisältävä lista siirtää perustason kapasiteettiasi, vaikka ruokailijamääräsi pysyisi samana.
Miehitys ei ole tunne, se on kertolasku
Lähes jokainen ravintola, joka laskee tämän läpi, huomaa saman asian: ongelma ei koskaan ollut "liian vähän henkilökuntaa" yleisesti — se oli ruuhkatunti, jota ei koskaan tarkasteltu erikseen, tai apulainen, jota ei koskaan palkattu, tai pöytäpalvelu, jota ei koskaan laskettu mukaan miehitykseen.
Neljä pöytää per tarjoilija ei ole huono nyrkkisääntö siksi, että luku olisi väärä — se on huono nyrkkisääntö siksi, ettei se ole luku, joka kuuluisi juuri sinun ravintolallesi. Oma perustason kapasiteettisi, kerrottuna omilla ruokalajeillasi, omalla apulaisellasi, omalla salillasi ja omalla pöytäpalvelullasi, on.
Tee sama passin toisella puolella keittiöbrigadin kanssa, ja muuta molemmat konkreettiseksi työvuorolistaksi henkilöstösuunnittelun avulla — se on koko tiimi, ei vain sali.