Tässä artikkelissa
Jokainen itsenäinen keittiö ja sali ottaa harjoittelijoita, eikä juuri kukaan laske, mitä he oikeasti maksavat. Ei siksi, että se olisi monimutkaista, vaan siksi, että lasku koostuu riveistä, jotka eivät koskaan päädy samalle paperille.
Laske tarkkaan, ja palkkion lisäksi löytyy vielä neljä riviä, joita kukaan ei summaa yhteen: kokeneen työntekijän ohjausaika, viikot ennen kuin harjoittelija toimii täydellä teholla, harjoittelut jotka keskeytyvät kesken, ja kysymys joka ratkaisee kaiken — kuinka moni harjoittelijoistasi päätyy oikeasti palkatuksi? Jokainen näistä neljästä rivistä tuntuu yksinään pieneltä, mutta niitä ei koskaan lasketa yhteen, joten koko lasku ei koskaan muodostu yhdeksi luvuksi.
Palkkio on ainoa rivi, joka näkyy paperilla, ja juuri siksi se on ainoa, jonka kukaan koskaan laskee. Muut neljä piiloutuvat työvuorolistaan, joka oli jo valmiiksi täynnä, sisäänajojaksoon jolle kukaan ei anna nimeä, ja keskeyttämiseen joka huomataan vasta kun seuraava harjoittelija on jo saapunut.
Tämä opas käy läpi seitsemän lukua yksi kerrallaan — palkkiosta konversioon oikeaksi työntekijäksi, aina laskutoimitus mukana. Alla voit syöttää oman harjoittelupaikkasi laskuriin — palkkion, tunnit, ohjausajan, sisäänajovauhdin ja konversiotodennäköisyyden — ja saat täyden hinnan per harjoittelu ja per tehty tunti.
Kaikki lasketaan selaimessasi: mitään ei lähetetä minnekään eikä mitään tallenneta. Alla olevat luvut ovat esimerkkilaskelma yhdestä kahdentoista viikon harjoittelusta — oma ravintolasi, oma työvuorolistasi ja oma konversioasteesi ovat todellinen mittari.
Miksi 'ilmainen apu' on väärä kysymys
Harjoittelija ei maksa sinulle palkkaa, ja se on ainoa asia, jonka useimmat yrittäjät koskaan laskevat. Mutta 'ei palkkaa' ei tarkoita samaa kuin 'ei kustannusta': jokaisena tuntina jolloin harjoittelija on salissa, hänen vierellään on kokenut työntekijä — hetken, ajoittain tai koko vuoron — ja se on aikaa jota ei käytetä mihinkään muuhun. Se on ohjausaikaa, ja sillä on tuntihinta, vaikka se ei koskaan näy palkkalaskelmassa. Mitä monimutkaisempi tehtävä, sitä enemmän tällaista aikaa se vaatii, ja siksi eri tehtävien ohjauskustannus ei koskaan ole sama.
Toinen vääristymä on vauhti. Uusi työntekijä joka jo osaa ammatin, toimii täydellä teholla ensimmäisestä päivästä. Harjoittelija ei — eikä se ole kritiikkiä, vaan juuri se syy miksi harjoittelu ylipäätään on olemassa. Jokainen viikko ensimmäisestä vuorosta siihen hetkeen jolloin harjoittelija pystyy suunnilleen samaan kuin kokenut työntekijä, sillä paikalla työskennellään tosiasiassa alimiehityksellä. Tätä eroa kutsutaan sisäänajokustannukseksi, ja se on suurin näkymättömistä riveistä.
Ja sitten on harjoittelu joka ei onnistu. Osa jokaisesta harjoittelijaryhmästä keskeyttää ennenaikaisesti — väärän kohtaannon takia, ammatin raskauden takia, tai yksinkertaisesti siksi että koulutusohjelma vie toiseen suuntaan. Euroopan ammatillisen koulutuksen seuranta — Cedefop ja kansalliset viranomaiset jotka seuraavat ohjelmien suoritusasteita — osoittaa johdonmukaisesti kaksinumeroista keskeyttämistä, ja tarkka vaihteluväli poikkeaa huomattavasti maasta ja ohjelmasta riippuen. Se mitä tästä jää jäljelle, ratkaisee mitä yksi harjoittelu sinulle todella maksaa — ja saako konversio työsuhteeksi ylipäätään mahdollisuuden maksaa siitä mitään takaisin.
Kattava opas Ravintolan Henkilöstöopas: 6 Askelta Vahvaan Tiimiin Rekrytoinnista sitouttamiseen: koko henkilöstöjärjestelmä yhdessä oppaassa. Avaa opas7 lukua ja mitä kukin niistä sinulle oikeasti maksaa
Ne on järjestetty sen mukaan kuinka nopeasti ne tulevat näkyviin. Ensimmäinen on ainoa joka on kirjattu paperille; kaksi viimeistä näet vasta kun asetat useamman harjoittelijaryhmän rinnakkain.
1. Palkkio on pienin rivi, ei koko lasku
Ravintola-alan harjoittelupalkkio on tyypillisesti vaatimaton, ja koulun järjestämässä harjoittelussa se on usein nolla. Alla olevassa esimerkissä — kaksitoista viikkoa, kolmekymmentä tuntia viikossa, 55 € viikkopalkkio — se tekee 660 € koko harjoittelusta. Se on summa joka päätyy sopimukseen, ja se on myös ainoa summa jonka useimmat yrittäjät koskaan laskevat.
Aseta tuo 660 € rinnakkain sen kanssa mitä tässä artikkelissa myöhemmin selviää — saman harjoittelun ohjausaika ja sisäänajokustannus — ja palkkio on johdonmukaisesti pienin kolmesta. Ei siksi ettei se olisi tärkeä, vaan siksi että kaksi muuta ovat suurin piirtein saman kokoisia ja painavat yhdessä yli kaksinkertaisesti.
Se on koko tämän artikkelin ydin: 'ilmainen apu' oli aina väärä kysymys, koska palkkio ei koskaan ollut koko lasku. Jäljelle jää kysymys ei siitä maksaako harjoittelija mitään, vaan kuinka paljon — eikä mikään sopimus vastaa siihen.
2. Ohjausaika lainataan toiselta paikalta salista
Jokainen minuutti jonka kokenut työntekijä käyttää harjoittelijaan, on minuutti joka ei mene saliin, keittiöön tai kassalle. Laske kaksitoista minuuttia ohjausta jokaista tehtyä tuntia kohti — kysymyksiin vastaaminen, vierestä seuraaminen, korjaaminen, uudelleen selittäminen — ohjaajan omalla tuntihinnalla, ja yllä olevalle esimerkille (kaksitoista viikkoa, kolmekymmentä tuntia viikossa, 21 € tunnilta) se tekee 1 505 €. Tämä on keskiarvo koko vuoron ajalta: on minuutteja jolloin harjoittelija toimii täysin itsenäisesti, ja on hetkiä jolloin ohjaava työntekijä tekee tosiasiassa työn molempien puolesta.
Se on enemmän kuin itse palkkio, ja se on rahaa jota ei koskaan kirjata mihinkään 'harjoittelukustannuksena' — se katoaa ohjaajan tavalliseen palkkakuluun, ikään kuin ne tunnit olisivat olleet olemassa joka tapauksessa. Eivät olleet: se työntekijä teki aiemmin sillä ajalla jotain muuta.
Alla oleva laskuri antaa syöttää sekä ohjausminuutit että ohjaajan tuntihinnan — juuri siksi että tämä on ensimmäinen kahdesta suurimmasta näkymättömästä rivistä.
3. Sisäänajoviikot maksavat tuotantoa, eivät rahaa laskulla
Harjoittelija aloittaa nollasta ja lähestyy kokeneen työntekijän vauhtia. Tämä ei ole ravintola-alalle ominainen ilmiö — se on tavallinen operatiivisen johtamisen havainto, että uudet työntekijät tuntemattoman tehtävän parissa seuraavat ennustettavaa mutta epälineaarista käyrää: nopeaa edistymistä alussa, joka tasoittuu lähestyttäessä kokeneen työntekijän nopeutta.
Mallinna tämä käyrä suorana viivana nollasta sataan prosenttiin sisäänajojakson yli, ja keskimääräinen vaje tuona aikana asettuu tasan puoleen täydestä tuotannosta. Tässä esimerkissä — kuuden viikon sisäänajo, kolmekymmentä tuntia viikossa, 17 € tuntipalkkavastinetta vasten — se on 1 485 € tuotantoa jota näinä viikkoina ei ollut.
Tämä luku ei koskaan näy laskulla. Se piileskelee pöydissä jotka kiertyvät hitaammin, annoksissa jotka lähtevät keittiöstä hitaammin, ja kollegassa joka hiljaa paikkaa ilman että kukaan antaa sille nimeä. Yhdessä ohjausajan kanssa se on toinen puoli laskusta jota pelkkä palkkio ei koskaan kata. Ja mitä monimutkaisempi tehtävä, sitä pidempi sisäänajo — kassajärjestelmän oppii päivässä, mutta täyden ruokalistan kuumalla asemalla — viikkojen kuluessa.
Esimerkki: kuuden viikon sisäänajojakso, kolmekymmentä tuntia viikossa, 17 € tuntipalkkavastinetta vasten. Varjostettu osa palkista on kyseisen viikon vaje — kuinka paljon tuotantoa paikalta puuttuu sinä viikkona.
Kuuden viikon aikana vaje laskee suoraa viivaa pitkin — 83% ensimmäisellä viikolla nollaan kuudennella viikolla. Keskimääräinen vaje koko jakson ajalta asettuu tasan puoleen täydestä tuotannosta — juuri tätä oletusta alla oleva laskuri käyttää sisäänajokustannukselle.
4. Kaikki harjoittelut eivät pääse loppuun asti
Osa jokaisesta harjoittelijaryhmästä keskeyttää harjoittelun ennenaikaisesti, eikä se ole yksin sinun ravintolasi syytä. Cedefop ja kansalliset viranomaiset jotka seuraavat ammatillisten ohjelmien suoritusasteita, kirjaavat johdonmukaisesti kaksinumeroista keskeyttämistä — tarkka vaihteluväli poikkeaa huomattavasti maasta ja ohjelmatyypistä, mutta suuruusluokka on riittävän vakaa jotta sillä voi laskea.
Harjoittelu joka keskeytyy ennenaikaisesti on tavallisesti jo maksanut ohjausaikaa ja osan sisäänajokustannuksesta, koskaan muuttumatta täysipainoiseksi, tuottavaksi harjoittelijaksi. Tämä kustannus ei katoa — sen kantavat hiljaa ne harjoittelut jotka kuitenkin pääsevät loppuun, ja juuri sitä alla oleva grafiikka näyttää.
Se on myös syy miksi 'otamme joka vuosi pari harjoittelijaa' ei ole strategia niin kauan kuin kukaan ei seuraa kuinka moni heistä oikeasti suorittaa harjoittelun loppuun. Ilman tätä lukua lasket vain puolella laskusta.
Esimerkki, jaettuna niiden harjoittelujen kesken jotka pääsevät loppuun asti. Palkkio, ohjaus ja sisäänajokustannus ovat yhden harjoittelun todellinen kustannus; neljäs osa on se minkä ennenaikaisesti keskeytyneet harjoittelut lisäävät päälle.
Havainnollistavalla 20% keskeyttämisasteella — jossain siinä vaihteluvälissä jota Cedefop ja kansalliset koulutusviranomaiset raportoivat maan ja ohjelman mukaan — jokainen loppuun asti pääsevä harjoittelu kantaa juuri tämän osuuden niiden harjoittelujen laskusta jotka eivät onnistuneet. Kolme ensimmäistä osaa ovat yhden harjoittelun todellinen kustannus: palkkio, ohjaus ja sisäänajokustannus. Neljäs osa ei ole sattumalta lisätty päälle — se on matemaattisesti tarkalleen sama kuin keskeyttämisaste, oli sen alla mikä summa tahansa.
5. Konversio on ainoa luku joka koskaan maksaa laskun takaisin
Kaikki edellä on kustannusta. On vain yksi rivi joka antaa jotain takaisin: se osuus harjoittelijoista jotka lopulta palkkaat. Ilman konversiota harjoittelu on koulutustuki jollekin toiselle liiketoiminnalle — ehkä arvokas, mutta ei mitään mistä ravintolasi koskaan hyötyisi.
Laske yhden harjoittelun koko kustannus (palkkio plus ohjaus plus sisäänajokustannus) muotoon 'hinta per siitä syntyvä palkkaus' jakamalla se omalla konversioasteellasi. Tässä esimerkissä — 3 650 € kokonaiskustannus, 30 % konversio — se tekee 12 166 € per palkattu työntekijä. 60 % konversiolla tämä luku puolittuu; 10 % konversiolla se lähes kolminkertaistuu. Juuri siksi kahdella ravintolalla, joilla on samat palkkiot ja sama ohjausaika, voi olla täysin erilainen harjoitteluekonomia — erot syntyvät vasta sen jälkeen mitä kustannuksille tapahtuu.
Juuri siksi konversio on ainoa luku jota kannattaa seurata. Ei 'kuinka monta harjoittelijaa meillä on ollut', vaan 'kuinka moni heistä työskentelee täällä yhä' — alla oleva laskuri asettaa tämän prosentin suoraan loppulaskua vastaan.
6. Mitä yksi konvertoitu palkkaus on arvoltaan verrattuna kylmäpalkkaukseen
Palkkaus joka syntyy onnistuneesta harjoittelusta alkaa jostain mitä työhaastattelu ei koskaan anna: kaksitoista viikkoa jonka aikana olet jo nähnyt kuinka joku käyttäytyy ruuhkaisena perjantai-iltana, kuinka hän käsittelee valituksen, ja sopiiko hän muuhun tiimiin. Kylmäpalkkauksessa tämä tieto puuttuu kokonaan, ja kireillä työmarkkinoilla myös ravintolahenkilökunnan löytäminen on sinänsä jo huomattava kustannus. Myös itse päätöksenteon logiikka murenee: haastattelu kestää tunnin, harjoittelu kaksitoista viikkoa aitoa työtä.
Mitään koko EU:n kattavaa lukua ei ole siitä mitä epäonnistunut palkkaus tai pitkään auki ollut avoin työpaikka sinulle tarkalleen maksaa — se vaihtelee liikaa tehtävän, alueen ja yrityksen mukaan yhdeksi luvuksi. Se mikä tiedetään varmasti, on hinta per onnistuneesta harjoittelusta syntyvä palkkaus — luku jonka opit itse kun täytät yllä olevan laskurin — ja juuri tätä lukua kannattaa verrata omaan rekrytointikustannukseesi, ei jonkun muun raportin keskiarvoon.
Joillekin ravintoloille tämä vertailu osoittaa että harjoittelut ovat edullisempia kuin kylmäpalkkaus. Toisille käy juuri päinvastoin — yleensä siksi että konversio on liian matala maksamaan koskaan takaisin ohjausaikaa ja sisäänajokustannusta. Molemmat vastaukset ovat hyödyllisiä; ongelma on että itse vertailua ei tänään yleensä tehdä lainkaan.
7. Rakenna toistuva prosessi improvisoinnin sijaan joka lukukausi
Useimmat ravintolat kohtelevat jokaista uutta harjoittelijaa ensimmäisenä kertana: työvuorolista keksitään uudelleen, ohjaaja valitaan sen mukaan kuka sattuu olemaan vapaana, ja perehdytys riippuu siitä kenellä sattuu olemaan aikaa sillä viikolla. Juuri siksi ohjausaika ja sisäänajokustannus yltävät edellä niin korkeiksi — improvisointi maksaa aina enemmän kuin jo läpiajateltu prosessi.
Perehdytyssuunnitelma joka määrittää etukäteen kuka näyttää mitä, missä järjestyksessä ja millä vuorolla, lyhentää sisäänajojaksoa vaatimatta enempää ohjausaikaa — päinvastoin, se säästää sitä, koska kukaan ei enää improvisoi sitä minkä edellinen ryhmä joutui jo opettelemaan.
Kirjaa lisäksi yksinkertaisesti ylös kenet palkkaat ja kenet et, ryhmä kerrallaan, syyn kanssa. Kahden tai kolmen ryhmän jälkeen sinulla on oma konversioasteesi vaikutelman sijaan, ja se on ainoa luku koko tässä artikkelissa jota voit tietoisesti itse muuttaa.
Aseta oma harjoittelusi rinnalle
Täytä mitä harjoittelijasi saa, kuinka monta tuntia hän työskentelee, kuinka paljon se maksaa ohjauksena ja kuinka nopeasti odotat hänen saavuttavan täyden vauhdin. Kentät on esitäytetty yllä olevalla esimerkillä, jotta näet heti miltä se näyttää — kirjoita niiden päälle omat lukusi.
Alla näet yhden harjoittelun koko kustannuksen, kustannuksen per tehty tunti, ja — omalla konversioasteellasi — hinnan per siitä syntyvä palkkaus.
Harjoittelun kustannuslaskuri
Kahdeksan kenttää — ja koko lasku palkkiosta konversioon.
—
Tämä on laskentamalli, ei kirjanpitostandardi: sisäänajokustannus olettaa suoraviivaisen nousun nollasta täyteen vauhtiin, ja konversio on oma lukusi, ei EU:n keskiarvo. Kaikki lasketaan selaimessasi; mitään ei lähetetä tai tallenneta.
Kaksi asiaa muistettavaksi. Ohjausaika ja sisäänajokustannus ovat molemmat kustannuksia joita jo kannat, laskeeko niitä kukaan koskaan yhteen vai ei — niiden laskeminen ei muuta niitä, vaan tekee ne vain näkyviksi. Ja hinta per palkkaus ei ole kiinteä luku: se laskee heti kun konversio nousee, eikä mikään tässä mallissa muuta sitä nopeammin kuin paremmin läpiajateltu prosessi.
Vertaa tässä saamaasi lukua siihen mitä avoin työpaikka ja rekrytointikierros normaalisti maksavat sinulle. Se on todellinen vertailu — ei 'ilmainen harjoittelija' vastaan 'kallis palkkaus', vaan kaksi kustannusta jotka molemmat ansaitsevat luvun.
Mitä teet tällä ryhmällä, tänä vuonna ja ensi vuonna
Neljää lukua ei kukaan korjaa kerralla. Tämä järjestys toimii, koska jokainen askel tekee seuraavasta mitattavan.
Tämä ryhmä — laske kerran läpi
- Täytä yllä oleva laskuri nykyisen tai viimeisimmän harjoittelijasi luvuilla.
- Kirjaa kolme riviä erikseen: palkkio, ohjaus ja sisäänajokustannus — ja jos tiedät sen, suoritiko harjoittelija harjoittelun loppuun.
- Kysy ohjaajaltasi kuinka monta minuuttia tunnissa hän todella käyttää; se on lähes aina enemmän kuin kukaan etukäteen arveli.
- Aseta lopullinen luku rinnalle sen kanssa mitä avoin työpaikka ja rekrytointikierros sinulle normaalisti maksavat.
Tänä vuonna — mittaa, älä arvaa
- Seuraa jokaisen ryhmän kohdalla kuinka moni harjoittelija suorittaa harjoittelun loppuun ja kuinka moni myöhemmin palkataan.
- Ota käyttöön kiinteä perehdytyssuunnitelma, jotta jokainen ryhmä maksaa vähemmän ohjausaikaa kuin edellinen.
- Keskustele ohjaajan kanssa siitä mikä lyhentäisi sisäänajojaksoa — useimmiten kyse on selkeämmästä ensimmäisestä viikosta, ei pidemmästä harjoittelusta.
- Laske oma konversioasteesi kahden tai kolmen ryhmän jälkeen, älä luota vaikutelmaan.
Ensi vuonna — päätä lukujen, ei tavan perusteella
- Aseta oma konversioasteesi rinnalle hintaan per palkkaus ja päätä ovatko harjoittelut ravintolallesi edullisempia kuin kylmäpalkkaus.
- Sovita vuosittainen harjoittelupaikkojen määrä siihen mitä ohjauskapasiteettisi oikeasti kestää, ei siihen kuinka moni koulu ottaa yhteyttä.
- Aseta tämä laskentamalli osaksi vuosisuunnitteluasi muiden henkilöstökulujen rinnalle — harjoittelija kuuluu samaan laskuun kuin mikä tahansa muu palkkalistan rivi.
Harjoittelija on sijoitus, ei palvelus
'Ilmainen apu' ei koskaan ollut oikea kuvaus. Harjoittelija maksaa parhaiden ihmistesi ohjausaikaa, sisäänajojakson jolloin paikalla työskennellään alimiehityksellä, ja — osalle ryhmistä — harjoittelun joka jää kesken. Se ei ole syy lopettaa harjoittelijoiden ottamista; se on syy laskea heidät samalla tavalla kuin lasket minkä tahansa muun kustannuksen. Ja useimmiten syy ottaa harjoittelijoita pysyy hyvänä — tiimi tarvitsee uusia ihmisiä, ja harjoittelu on rehellisin tapa tutustua heihin ennen palkkaamista.
Palkkio oli aina pienin rivi. Heti kun lasket kaksi muuta mukaan, kysymys muuttuu: ei 'onko tämä harjoittelija ilmainen', vaan 'mitä siitä syntyvä palkkaus todella maksaa, ja onko se vähemmän kuin kylmäpalkkaus'.
Tee tämä lasku ennen seuraavan ryhmän alkua, älä sen jälkeen. Jokainen yllä olevan laskurin luku on jotain minkä voit kysyä omalta tiimiltäsi jo tänään — ohjausajan, sisäänajovauhdin ja sen osuuden joka jää.