Neste artigo
Uma brigada de cozinha está escrita: chef, sous-chef, chef de partie, commis, e todos sabem de quem é cada posto. A sala não está escrita em lado nenhum. "Safamo-nos com quem houver" é a regra de dotação mais ouvida na restauração — e é exatamente por isso que a sexta-feira à noite parece sempre faltar um empregado de mesa.
Há uma regra prática que toda a gente conhece e ninguém consegue justificar: quatro mesas por empregado de mesa, vinte clientes por empregado, ou o número que anda a circular na sua cozinha desde que começou. O problema não é o número estar errado — é que não pode estar certo para nenhum restaurante em concreto, porque não sabe nada sobre o seu conceito, o número de pratos por cliente, a disposição da sala ou se trabalha com um runner fixo.
Este artigo calcula de outra forma. A capacidade de um empregado de mesa — quantos clientes essa pessoa consegue mesmo atender por hora — não é um número fixo. É um valor de base para o seu tipo de serviço, multiplicado por quatro fatores que já conhece: quantos pratos por cliente, se tem um runner fixo, como a sala está organizada e se há serviço à mesa. Daí resulta quantos empregados a sua hora de ponta precisa — não o turno inteiro.
A calculadora mais abaixo trabalha com o seu próprio serviço: o seu conceito, a sua hora mais movimentada, a sua sala, o seu custo salarial e a sua despesa média. Devolve o número de empregados que a hora de ponta exige, quanto esse turno custa em salários e — a parte que normalmente falta — quanto lhe custa por ano ter estruturalmente um empregado a mais ou a menos. A resposta não é simétrica, e é exatamente por isso que a pergunta importa.
Tudo é calculado no seu próprio browser: nada é enviado nem guardado. Assim que tiver um número de empregados e uma hora de ponta, transforme isso de imediato numa rangindeling para logo à noite — qual empregado fica com que mesas, quem trata do bar, quem trata da porta.
Porque é que "quatro mesas por empregado" é a pergunta errada
Um rácio fixo trata todas as mesas como o mesmo trabalho. Não são. Uma mesa que pede um prato principal e a conta custa a um empregado duas idas. Uma mesa num menu de degustação de sete pratos com harmonização de vinhos custa vinte — anotar o pedido, explicar cada prato, servir cada copo, levantar cada prato. As mesmas quatro mesas são confortáveis num restaurante e impossíveis noutro, e o número "quatro" não diz nada sobre qual dos dois.
O segundo erro não está no número, está no momento: quase todos os gestores dotam pessoal para a média do turno, quando a sala só está mesmo cheia às 20h30. Um serviço de jantar de três horas com noventa clientes no total soa a trinta por hora — mas se sessenta desses chegarem entre as 20h e as 21h, a sua hora de ponta é a única hora que conta para a dotação. Dote pessoal para a média e a sua sala afunda-se exatamente quando importa.
E depois há a parte que quase ninguém calcula: o que custa errar, nas duas direções. Um empregado a mais é um custo salarial visível que vê já na próxima folha de pagamento. Um empregado a menos parece grátis, porque não chega nenhuma fatura por isso — o custo esconde-se em mesas que rodam mais devagar, clientes que pedem menos porque ninguém tem tempo de sugerir a carta de vinhos, e no pior dos casos um cliente que se vai embora depois de esperar dez minutos. Ambos merecem um número, e mais à frente recebem os dois um.
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Constroem-se uns sobre os outros. Os dois primeiros definem o que a sua sala aguenta em teoria, os dois seguintes ajustam isso à sua própria situação, e o último coloca-lhe um preço.
1. A sua capacidade base depende do tipo de restaurante que gere
Cada estilo de serviço tem o seu próprio teto de quantos clientes um empregado de mesa consegue atender confortavelmente por hora, e a amplitude é grande: de cerca de vinte clientes por hora num conceito fast-casual de balcão até apenas seis em fine dining com serviço completo à mesa. Isto não é um juízo sobre competência — um empregado de fine dining faz um trabalho fundamentalmente diferente, com mais idas por mesa e mais explicação por prato.
Cinco valores de partida, em clientes por empregado por hora: fast-casual e take-away à volta de 20, café e pastelaria à volta de 16, bar e pub com cozinha à volta de 14, bistrô com serviço completo à volta de 11, e fine dining à volta de 6. São pontos de partida, não leis — um bistrô com um layout eficiente fica mais acima, uma sala de fine dining a servir vinho a cada prato fica mais abaixo.
Procure o seu próprio conceito na escada abaixo e memorize o número: tudo o que se segue é uma multiplicação sobre ele, nunca uma substituição.
Clientes por empregado por hora, antes de qualquer uma das quatro correções acima. Procure o seu próprio conceito — tudo o que se segue neste artigo é uma multiplicação sobre este número.
São pontos de partida da forma como a maioria dos restaurantes independentes funciona na prática, não normas legais. Um bistrô com um layout particularmente eficiente fica mais acima na escada; uma sala de fine dining a servir vinho a cada prato fica mais abaixo.
2. Dota pessoal para a hora de ponta, nunca para o total do turno
Nunca calcule ao contrário a partir do total de clientes de um turno dividido pelas horas — esse número não existe em lado nenhum na sala real. Um serviço de jantar de três horas calmo às 19h e a abarrotar às 20h30 tem uma hora de ponta que decide a dotação, não três horas médias.
Pergunte "quantos clientes na minha hora mais movimentada", nunca "quantos clientes por turno". Com trinta clientes nessa hora e uma capacidade de bistrô de onze por empregado, precisa de três empregados para aguentar essa hora — mesmo que o resto do turno nunca chegue perto desse ritmo. Se não souber a sua hora de ponta de cor, uma previsão de movimento baseada nos seus próprios dados de reservas dá-lhe um número mais preciso do que um palpite.
Este é o erro mais comum no planeamento de pessoal de sala em restauração: um horário que soma certo no papel para o turno inteiro, e ainda assim desmorona-se todas as sextas-feiras às 20h45.
3. Um runner fixo aumenta a sua capacidade em cerca de um terço
Um empregado de mesa que leva ele próprio cada prato à cozinha e de volta perde grande parte do tempo a andar em vez de servir. Acrescente um runner fixo cujo único trabalho é levar comida e bebida à mesa e levantar pratos, e o mesmo empregado consegue atender cerca de mais 35% de mesas — não porque trabalha mais depressa, mas porque deixa de andar e passa a servir: anotar pedidos, recomendar, trazer a conta.
Faça a conta sobre a capacidade de bistrô de onze: com um runner passa a ser cerca de quinze clientes por empregado por hora. Com os mesmos trinta clientes na sua hora de ponta, precisa agora de apenas dois empregados em vez de três — menos um custo salarial, em cada turno de movimento.
Isso faz de um runner uma das decisões de dotação mais baratas que existem: custa menos do que um empregado extra a tempo inteiro, e aumenta a capacidade de toda a gente que já está na sala.
4. Uma sala espalhada e o serviço à mesa custam capacidade, os dois
Duas coisas puxam na direção contrária. Uma sala compacta com todas as mesas a poucos passos do bar e da cozinha mantém a capacidade base intacta. Uma sala espalhada — um terraço do outro lado do edifício, vários pisos, um jardim nas traseiras — custa a um empregado de mesa caminhadas que não perderia numa sala compacta: conte com cerca de menos 20% de capacidade por piso ou espaço separado.
O serviço à mesa — serviço gueridon, carne trinchada à mesa, um molho finalizado à frente do cliente — custa mais cerca de 25%, porque cada gesto que normalmente aconteceria na cozinha acontece agora à frente do cliente e demora, por isso, mais tempo.
Nenhum dos dois é razão para os eliminar — um terraço espalhado e o serviço à mesa são muitas vezes exatamente o que distingue um restaurante — mas ambos são razão para os contar na dotação, em vez de descobrir depois que o terraço precisava do seu próprio empregado.
5. O preço de errar corre em duas direções, e não são iguais
Um empregado a mais é o erro que os gestores mais evitam, porque o custo é visível — aparece já na folha de pagamento da semana seguinte. Um empregado a menos parece grátis, porque não chega nenhuma fatura por isso — o custo esconde-se em mesas que rodam mais devagar, clientes que pedem menos porque ninguém teve tempo de sugerir a carta de vinhos, e no pior dos casos um cliente que sai depois de esperar dez minutos.
Calcule os dois para o mesmo bistrô dos passos anteriores — trinta clientes na hora de ponta, onze por empregado, três empregados necessários — e o padrão é surpreendentemente consistente: com um custo salarial totalmente carregado de €14 por hora, um serviço de pico de três horas e três turnos por semana com o mesmo pico, um empregado a mais custa cerca de €6.669 por ano em salários que não precisavam de ser gastos.
Um empregado a menos — dois em vez de três, capacidade a cair para vinte e dois enquanto chegam trinta clientes — deixa um défice de oito clientes nessa hora. Contando de forma conservadora que quarenta por cento disso se perde mesmo, em espera ou em clientes que saem, a uma despesa média de €27, esse défice sobe para cerca de €13.478 por ano — mais do dobro do custo de um empregado a mais. A calculadora abaixo mostra os dois números lado a lado para o seu próprio serviço.
Trinta clientes na hora de ponta, onze por empregado. Dois empregados é a menos, quatro é a mais — e os dois erros não custam o mesmo.
Valores por ano, com um custo salarial de €14/hora, um serviço de pico de 3 horas, 3 turnos por semana com o mesmo pico e uma despesa média de €27. O défice conta de forma conservadora 40% dos clientes perdidos como efetivamente perdidos — o resto espera mais tempo ou pede menos, o que aqui não é contabilizado.
Coloque o seu próprio serviço na calculadora
Introduza o seu conceito, a sua hora de ponta e a sua sala e obtém de imediato o número de empregados que esse pico exige. Os campos começam preenchidos com o bistrô de exemplo acima, para ver como se lê — substitua pelos seus próprios números.
Mais abaixo estão três valores: quanto esse turno custa em salários com o número certo de empregados, e quanto lhe custa por ano ter estruturalmente um empregado a mais ou a menos. Compare os dois antes de tirar conclusões — a resposta quase nunca é simétrica.
Calculadora de dotação de pessoal
O seu conceito, a sua hora de ponta, a sua sala — e a diferença em euros por ano.
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Os valores de base por conceito e as quatro correções são valores de referência da forma como os restaurantes independentes europeus funcionam na prática, não normas legais — a sua sala, a sua equipa e os seus clientes são o juiz final. Tudo é calculado no seu browser; nada é enviado ou guardado.
Já tem um número de empregados para logo à noite? Transforme-o de imediato numa rangindeling: qual empregado fica com que mesas, quem trata do bar, quem trata da porta — é uma pergunta diferente desta, e a rangindeling responde-lhe em poucos cliques assim que tiver aqui o seu número.
E não se esqueça da cozinha: o mesmo pico que decide quantos empregados de mesa precisa decide também quantos cozinheiros. O guia da brigada de cozinha é a imagem espelhada deste artigo, para o outro lado do pass.
O que fazer com isto esta semana, este mês e este trimestre
Rever toda a dotação de pessoal de uma só vez não resulta para ninguém. Esta ordem resulta, porque cada passo torna o seguinte mensurável.
Esta semana — conheça a sua hora de ponta
- Conte três sextas-feiras seguidas quantos clientes chegam na sua hora mais movimentada, não o turno inteiro dividido pelas horas.
- Procure o seu conceito na escada de capacidade e calcule a sua capacidade base com os seus próprios pratos, runner, sala e serviço à mesa.
- Compare esse número com quem está mesmo na sala à sexta-feira — a maioria dos restaurantes está mais perto do número certo do que pensa, ou mais longe do que gostaria de admitir.
Este mês — calcule o erro nas duas direções
- Preencha a calculadora acima com o seu próprio custo salarial, despesa média e número de turnos de pico por semana.
- Compare o custo de 1 empregado a mais com o risco de 1 a menos — isso decide para que lado arredonda em caso de dúvida.
- Transforme o seu número de empregados numa rangindeling para que a dotação deixe de ser só um número e passe a ter um nome por secção.
Este trimestre — integre isto no seu horário
- Use uma previsão de movimento baseada nas suas próprias reservas em vez de uma suposição fixa de pico por dia da semana.
- Considere um runner fixo se estiver estruturalmente no limite de ter 1 empregado a menos — costuma ser mais barato do que um empregado extra a tempo inteiro.
- Repita o exercício a cada estação: um terraço de verão ou uma carta de inverno com mais pratos muda a sua capacidade base, mesmo que o número de clientes se mantenha igual.
Dotação de pessoal não é uma sensação, é uma multiplicação
Quase todos os restaurantes que fazem esta conta descobrem a mesma coisa: o problema nunca foi "falta de pessoal" em geral — foi uma hora de ponta que nunca foi analisada isoladamente, ou um runner que nunca foi contratado, ou um serviço à mesa que nunca foi contado na dotação.
Quatro mesas por empregado não é uma má regra prática porque o número esteja errado — é uma má regra prática porque não é nenhum número que pertença ao seu restaurante. A sua própria capacidade base, multiplicada pelos seus próprios pratos, pelo seu próprio runner, pela sua própria sala e pelo seu próprio serviço à mesa, essa sim é.
Faça o mesmo do outro lado do pass com a brigada de cozinha, e transforme os dois num horário concreto com planeamento de pessoal — essa é a equipa completa, não só a sala.