Šajā rakstā
Tavam uzņēmumam nav klusās sezonas un uzplaukuma perioda. Starp tiem ir līkne — un to līkni tu katru gadu plāno no atmiņas, nevis no izklājlapas.
Piekrastē, kalnu kūrortā, ap festivāla nedēļas nogali vai vienkārši pilsētas centra terasē maijā — ja tavs bizness dzīvo no sezonas, tu zini divus skaitļus no galvas. Cik daudz cilvēku tev vajag klusā otrdienā februārī. Un cik daudz tev vajag sestdienā augustā. Šos divus skaitļus tu zini tāpēc, ka tos pieredzi katru gadu.
Problēma nav šajos divos skaitļos. Problēma ir nedēļās starp tiem. Kaut kur starp februāri un augustu tev jātiek no četriem cilvēkiem līdz vienpadsmit. Ne vienā lēcienā — pa posmiem, nedēļu gaitā, kuras tu iepriekš neesi izplānojis. Un tās pašas nedēļas septembrī jāatskaita atpakaļ, nezaudējot kādu vidū augustā, kurš vēl bija vajadzīgs pēdējā noslogotajā nedēļā.
Lielākā daļa īpašnieku to risina ar plecu paraustīšanu un ziņu grupā: "redzēsim, cik noslogots kļūs." Tas strādā, līdz kādreiz nestrādā — un piekrastē, kalnos vai ap festivālu katru gadu kaut kur tas nestrādā. Vai nu tu jūlija vidū esi ar virtuvi, kas netiek līdzi. Vai arī jau maijā maksā par sastāvu, kas patiešām nepieciešams tikai jūlijā.
Šis raksts dod tai līknei formu. Septiņas kļūdas, ko pieļauj gandrīz katrs sezonāls uzņēmums, katra ar skaitli aiz muguras — un beigās kalkulators, kas aprēķina tavu pašas līkni: cik izmaksā palikt uz maksimālā sastāva visu gadu, ko atstāj nesegtu, ja visu gadu paliec pie klusās sezonas sastāva, un cik patiešām ietaupa līkne starp tiem.
Kāpēc līkne paliek neredzama
Peļņas un zaudējumu pārskats rāda ieņēmumus pa mēnešiem, nevis pa nedēļām. Darbinieku saraksts rāda, kurš ir nodarbināts, nevis to, kad viņa maiņas apjoms sāka pieaugt vai kristies. Neviens standarta viesmīlības nozares pārskats nerāda tavas sezonas formu — darbinieku skaitu, nedēļu pa nedēļai, no klusākās līdz noslogotākajai. Bez šīs formas tu plāno pēc diviem punktiem, nevis pēc līnijas, un tieši šī līnija ir vieta, kur tas iet greizi.
Tā nav neuzmanība. Tā ir aklā zona, ko dala visa nozare: Eurostat, ES statistikas birojs, tiešām seko tūrisma nodarbinātības sezonālajām svārstībām — pa ceturkšņiem, pa valstīm —, bet šis skaitlis nekad neparādās nevienā pārskatā, ko īpašnieks patiešām redz. Savu līkni tu redzi tikai tad, kad to uzzīmē pats.
Un tieši to uzzīmēšanu lielākā daļa uzņēmumu nekad neveic. Tie atceras maksimuma skaitli un minimuma skaitli un nedēļas starp tiem atstāj tā cilvēka ziņā, kurš gadījās būt klāt pagājušajā gadā.
Bezmaksas ceļvedis Viss par tavu personālu — vienā ceļvedī No darba grafika līdz mainībai — pilns ceļvedis skaitļiem aiz tavas komandas. Lasīt ceļvedi7 kļūdas līknē
Katra no šīm kļūdām izmaksā naudu citā gada posmā — pirmās četras pieauguma laikā, pēdējās trīs paša uzplaukuma un sekojošā samazinājuma laikā. Kopā tās izskaidro, kāpēc gandrīz neviens sezonāls uzņēmums neuzbūvē vienu un to pašu līkni divus gadus pēc kārtas.
1. Tu mēri kulmināciju, nevis līkni
Pajautā īpašniekam, cik daudz darbinieku viņam vajag, un dabūsi vienu skaitli — kulmināciju. Painteresējies vairāk, un dabūsi otru — klusās sezonas skaitli. Pajautā par nedēļām starp tiem, un atbilde parasti ir plecu paraustīšana — "mēs to veidojam pakāpeniski, ejot."
Šis "ejot" ir problēma. Divi punkti neapraksta līniju. Vai tu ej no četriem uz vienpadsmit cilvēkiem četru nedēļu vai astoņu nedēļu laikā, vai šo pieaugumu sadali vienmērīgi vai sabāz vienā nedēļas nogalē — nekas no tā neietilpst divos skaitļos, ko atceries. Un tieši šī atšķirība nosaka, vai esi gatavs pirmajai patiesi noslogotajai sestdienai, vai atpaliec no tās par divām nedēļām.
2. Darbā pieņemšanas laiks ir garāks nekā tavs pieauguma periods
Vakances izlikšana aizņem vienu vakaru. Piemērota kandidāta atrašana, intervijas plānošana, pirmās pārbaudes maiņas ieplānošana un sasniegšana, kad viņš var vadīt maiņu bez uzraudzības — tas aizņem nedēļas, nevis dienas. Ar gadījuma darbinieku vai studentu tas notiek ātrāk nekā ar pastāvīgu līgumu, bet arī tad parasti rēķinies ar četrām līdz sešām nedēļām no pirmās meklēšanas līdz darbiniekam, kurš patiešām sniedz pienesumu.
Lielākā daļa īpašnieku sāk pieņemt darbiniekus tikai tad, kad noslogojums kļūst manāms. Tas ir tieši tas brīdis, kad jau ir par vēlu: darbā pieņemšanas laiks tad rit līdztekus — vai atpaliekot no — nedēļām, kurās sastāvs patiešām bija jāpalielina. Rezultāts ir komanda, kas sasniedz pilnu sastāvu tikai tad, kad kulminācija jau ir pusē.
Nevis minējumi — sezonas modeļa mērogs, ko dala katrs uz tūrismu vērsts uzņēmums Eiropā.
Pirmie divi skaitļi nāk no Eurostat, trešais — no ASV darba tirgus statistikas kā vispārēja lieluma kārta — nevis precīzs ES skaitlis, bet reāls signāls, ka problēma ir plašāka par vienu uzņēmumu. Ceturtais skaitlis nav aplēse — tas ir precīzi tas, ko zemāk esošais kalkulators aprēķina sākotnējam piemēram.
3. Tu maksā par augstsezonas gatavību, kamēr pieprasījums ir klusās sezonas
Pretējā kļūda izmaksā tikpat dārgi, un īpašnieki, kuri tikko apdedzinājušies ar otro kļūdu, bieži iekrīt tieši tajā: baidoties atkal nokavēt, tu pieņem darbiniekus pārāk agri un pārāk daudz. Četras nedēļas pirms pirmās patiesi noslogotās sestdienas tev jau ir gandrīz maksimāls sastāvs — un tu maksā trīs nedēļu algu izmaksas par terasi, kas vēl ir pustukša.
Abas kļūdas izmaksā naudu no viena un tā paša lapas puses: par vēlu pieņemts darbā izmaksā ieņēmumus, ko palaid garām kulminācijas laikā, par agru pieņemts darbā izmaksā algu par stundām, kas nevienam nebija vajadzīgas. Kalkulators tālāk šajā rakstā liek abas blakus, lai tev nebūtu jāizvēlas starp vienu minējumu un otru.
4. 70 līdz 80 procenti tavas komandas neatgriezīsies
Viesmīlības nozarei kopumā ir viens no augstākajiem personāla mainības rādītājiem starp visām nozarēm — ASV darba tirgus dati (Bureau of Labor Statistics) parasti norāda uz 70–80% gadā stundas algas amatiem, un tas vēl bez papildu efekta, ko rada sezona, kas vienkārši beidzas. Sezonāls amats pludmales bārā vai kalnu kūrorta virtuvē var gandrīz pilnībā mainīties no viena gada uz otru — kurš aiziet septembrī, nākamajā pavasarī bieži nonāk kaut kur citur.
Tas nozīmē, ka pieauguma līkne nav tikai grafiku problēma — tā ir atkārtota apmācības problēma. Tu ne tikai katru gadu no jauna palielini skaitļus — tu katru gadu no jauna veido tās pašas zināšanas, lielākoties ar jauniem cilvēkiem. Zinot to, tieši tāpēc otrās kļūdas darbā pieņemšanas laikam jaunpienācējiem jādod vairāk vietas, un tieši tāpēc tik svarīgi ir apzināti saglabāt kodolu cilvēku, kas TIEŠĀM atgriežas — bieži vien tieši tas ir patiesais iemesls, kāpēc pienācīgs sezonas darbinieku mājoklis (skat. saistītos rakstus zemāk) atmaksājas: cilvēki, kuriem ir laba vieta, kur dzīvot, daudz biežāk atgriežas nākamajā gadā.
5. Grieķijā un Horvātijā nodarbinātība dubultojas — tu neesi vienīgais
Ir viegli domāt, ka tieši tavam uzņēmumam gadās neparasti sarežģīts sezonas modelis. Eurostat seko nodarbinātībai tūrisma izmitināšanas nozarē pa ceturkšņiem, un galējības nav niecīgas: Grieķijā un Horvātijā nodarbinātība noslogotākajā ceturksnī ir gandrīz divreiz augstāka nekā klusākajā. Kempingi jūt kulmināciju visspēcīgāk, viesnīcas — vismazāk, kas ir loģiski, jo kempings ziemā bieži pilnībā aizveras, kamēr viesnīca paliek atvērta visu gadu.
Nozare kopumā — izmitināšana un ēdināšanas pakalpojumi kopā — 2021. gadā nodarbināja apmēram 9,9 miljonus cilvēku visā ES, 6,3% no visas uzņēmējdarbības ekonomikas. Aiz šī viena gada skaitļa slēpjas līkne, kas ievērojami atšķiras no valsts uz valsti, no piekrastes uz iekšzemi. Būtība nav tā, ka tava sezona ir neparasti smaga — būtība ir tā, ka tu neesi vienīgais ar to jāsaskaras, un ka arī visur citur tās līknes forma ir plānojama, nevis tikai jāpacieš.
6. Kulminācija izmaksā vairāk, nekā klusā nedēļa ietaupa
Turi sastāvu nemainīgu klusās sezonas līmenī visu gadu, un tu ietaupīsi algu izmaksas katrā klusajā nedēļā. Bet pirmajā patiesi noslogotajā sestdienā tev pietrūks darbinieku pārāk daudziem viesiem — un tas izmaksā ne tikai virsstundas un izsmeltu komandu, bet arī viesi, kurš gaidīja pusstundu uz savu pasūtījumu un nākamgad izvēlas kādu citu vietu.
Salīdzini trīs scenārijus blakus — visu gadu uz kulminācijas, visu gadu uz klusās sezonas līmeņa, un starp tiem esošo līkni — un modelis ir skaidrs: nemainīgs kulminācijas līmenis ir sāpīgi dārgs, nemainīgs klusās sezonas līmenis ir lēts, bet atstāj tevi bez darbiniekiem tieši tajās nedēļās, kas nes visu tavu gadu. Līkne atrodas pa vidu, un starpība starp "nemainīgu kulmināciju" un "līkni" ir tieši tas, ko labi plānots pieaugums tev ietaupa.
Algu izmaksas uz scenāriju, 52 nedēļu laikā — aprēķinātas ar iepriekš minēto sākotnējo piemēru.
Līkne vienmēr atrodas starp diviem nemainīgajiem scenārijiem — tā nav nejaušība, tas tieši izriet no matemātikas. Starpība ar "nemainīgu kulmināciju" ir tas, ko ietaupa plānots pieaugums; starpība ar "nemainīgu klusās sezonas līmeni" ir reālā cena par to, ka kulminācija tiešām tiek nodrošināta ar darbiniekiem.
7. Tu katru gadu būvē līkni no jauna
Septītā kļūda patiesībā ir pirmo sešu summa: bez pierakstītas līknes — cik cilvēku, kurā nedēļā, ar cik nedēļu darbā pieņemšanas laika pirms tam — katra sezona sākas ar tiem pašiem jautājumiem, uz kuriem jau atbildēji pagājušajā gadā. Pagājušā gada pieredze mīt tā cilvēka galvā, kurš tobrīd bija klāt, un ja šis cilvēks neatgriežas (skat. ceturto kļūdu), tu sāc no nulles.
Līkne, ko izzīmē vienreiz — savs klusās un maksimuma sezonas sastāvs, savi pieauguma nedēļu skaitļi, savs darbā pieņemšanas laiks — nākamgad ir tikai jāatkārto un jāpielāgo. Tā ir visa atšķirība starp sezonu, kas ar tevi notiek, un sezonu, ko tu plāno.
Aprēķini savu līkni
Ievadi savu sastāvu — klusā sezona, kulminācija, cik nedēļas ilgst kulminācija, cik nedēļas nepieciešamas pieaugumam un cik nedēļas darbā pieņemšanas laika tas prasa — un rīks liek trīs scenārijus blakus: visu gadu uz kulminācijas, visu gadu uz klusās sezonas līmeņa, un starp tiem esošo līkni.
Zemāk redzamie skaitļi ir sākotnējs piemērs: četri cilvēki klusajā sezonā, vienpadsmit kulminācijā, astoņas nedēļas pilnas kulminācijas, četras nedēļas pieauguma (un četras nedēļas samazinājuma), sešas nedēļas darbā pieņemšanas laika, un 650 € vidējās algu izmaksas uz darbinieku nedēļu. Aizstāj tos ar saviem skaitļiem.
Personāla līknes kalkulators
Seši lauki, trīs scenāriji, viena atbilde: cik daudz līkne tev ietaupa salīdzinājumā ar nemainīgu kulmināciju.
—
Tiek pieņemts, ka pieaugums un samazinājums ilgst vienlīdz ilgi un norit lineāri — vidējais darbinieku skaits katrā līknes pusē ir vidus punkts starp taviem klusās un maksimuma sezonas skaitļiem.
Šis ir darbinieku nedēļu × vidējo algu izmaksu modelis, nevis grāmatvedības padoms. Izmanto to, lai salīdzinātu savas līknes formu, nevis kā precīzu algu prognozi.
"Ietaupa" skaitlis nekad nav negatīvs: pēc būtības līkne nekad nevar izmaksāt vairāk kā nemainīga kulminācija visu gadu, un nekad mazāk kā nemainīgs klusās sezonas līmenis visu gadu. Mainās tas, cik lielu daļu no šī ietaupījuma tu patiešām iegūsti — un tas pilnībā ir atkarīgs no tā, vai sāc pieņemt darbā laikus.
"Nesegto darbinieku nedēļu" skaitlis apzināti netiek pārvērsts eiro. Tas prasītu pieņēmumu par to, cik daudz ieņēmumu izmaksā katra nesegtā nedēļa, un šis pieņēmums pārāk atšķiras no uzņēmuma uz uzņēmumu, lai būtu godīgs. Pats skaitlis — cik darbinieku nedēļu tev pietrūktu kulminācijas laikā, ja nekad nepalielinātu sastāvu — ir precīzs, un tieši no šejienes sākas tavs paša vērtējums.
Ko ar to darīt šonedēļ, šoceturksnī un nākamgad
Pati līkne no gada uz gadu daudz nemainās. Mainās tas, vai to pieraksti vienreiz — vai izgudro no jauna katru pavasari.
Šonedēļ
- Pieraksti savu klusās un kulminācijas sezonas sastāvu, un novērtē, cik nedēļas aizņem pieaugums un samazinājums.
- Aprēķini savu līkni ar iepriekš minēto kalkulatoru un pieraksti "sāc pieņemt darbā" skaitli.
- Ieliec šo darbā pieņemšanas datumu tieši savā kalendārā — kā stingru termiņu, nevis kā neskaidru atgādinājumu.
Šoceturksnī
- Veido kodolu darbinieku, kas atgriežas katru sezonu — mājoklis un godīgs piedāvājums šeit sver vairāk nekā pāris eiro stundā virs vidējā.
- Nosaki pēc amata, kurš drīkst apstiprināt pārbaudes maiņu, lai darbā pieņemšanas laiks neapstātos kalendārā, kurā nav vietas.
Nākamā sezona
- Salīdzini līkni, ko tu patiešām nostrādāji, ar to, ko iepriekš izplānoji, un pielāgo pieauguma un samazinājuma nedēļas, ņemot vērā to, ko redzēji notiekam.
- Glabā līkni kā dokumentu, nevis kā atmiņu — lai nākamgad tā būtu atkārtošana, nevis jauna mīkla.
Sezona ar tevi nenotiek — tu to uzbūvē
Katram sezonālam uzņēmumam Eiropā ir tā pati forma: kluss pamats, pieaugums, kulminācija, samazinājums. Atšķiras tas, vai šī forma dzīvo uz papīra, vai tikai tā cilvēka galvā, kurš gadījās būt klāt pagājušajā gadā.
Iepriekš minētais kalkulators dod šai formai konkrētu atbildi: cik daudz līkne ietaupa salīdzinājumā ar nemainīgu kulmināciju, cik darbinieku nedēļu tu palaistu garām, ja nekad nepalielinātu sastāvu, un cik nedēļas pirms kulminācijas jāsāk pieņemt darbā, lai to sasniegtu.
Šī atbilde no gada uz gadu mainās ļoti maz. Vienīgais, kas mainās, ir tas, vai tu to jau zini, kad atkal pienāk pavasaris.