Šajā rakstā
Kādu dienu šonedēļ kāds nepiezvanīs, nerakstīs un vienkārši neieradīsies maiņā, kas jau ir grafikā. Jautājums nav par to, vai tas notiek – jautājums ir par to, cik bieži, kāpēc un cik Jums patiesībā izmaksā aizpildīt šo robu tajā pašā vakarā.
Pastāv liela atšķirība starp darbinieku, kurš saslimst, un darbinieku, kurš vienkārši neierodas darbā. Slimībai ir vārds, datums un parasti arī iepriekšējs zvans – par to šī vietne jau rakstīja sadaļā par darbnespēju. Neierašanās gadījumā nekā no tā nav: pulksten 16:00 Jūs nezināt, vai darbinieks ir ceļā, slims, iestrēdzis sastrēgumā vai vienkārši aizmirsis par darba grafiku. Virtuve turpina strādāt, zāle piepildās, un Jūs zvanāt.
Tas nav rets negadījums. Ēdināšanas nozare strukturāli ir pakļautāka neierašanās gadījumiem nekā gandrīz jebkura cita nozare – fiziski smags darbs, mainīgs darba laiks, bieži otrs (vai vienīgais) darbs līdzās mācībām, un arvien lielākai daļai darbinieku – līguma veids, kas maiņu nepadara par obligātu saistību.
Šis raksts nav par darbinieku mainību un nav par pašu grafika sastādīšanu – par abām šīm tēmām šī vietne jau ir rakstījusi atsevišķi. Šeit ir runa par brīdi, kad jau publicētais grafiks vienkārši sabrūk.
Septiņi skaitļi šādā secībā: cik bieži tas patiešām notiek, divas ļoti atšķirīgas parādības, kuras abas sauc par ”neierašanos”, ko ar to dara Jūsu paša līguma veids, cik maksā aizvietošana tajā pašā vakarā, aprēķins, ko lielākā daļa restorānu nekad neveic, cik maksā profilakse salīdzinājumā ar to, cik tā ietaupa, un aste, ko neviens nenovērtē atsevišķi – vai ir vēl kāds, kurš var pārņemt šo posteni.
Kāpēc attieksme ”kaut kā jau tiksim galā” problēmu tikai uztur
Lielākajai daļai restorānu nav plāna neierašanās gadījumam – tā paša iemesla dēļ kā izpalikušam rēķina apmaksātājam: par to nekad nav līdz galam padomāts. Pirmo reizi, kad tas notiek, visi improvizē – virtuves vadītājs pats nostājas pie plīts, kolēģi izsauc no brīvdienas, vai visa stacija strādā ar pusi no nepieciešamā personāla.
Katru reizi šāda improvizācija šķiet izņēmums. Gada griezumā tā tas nav: tas ir atkārtots izdevums, kas nekur neparādās budžetā, jo katrs atsevišķais gadījums šķiet pārāk mazsvarīgs, lai to fiksētu.
Šā raksta atlikusī daļa balstās uz to, kas par šo tēmu tiešām ir zināms: cik bieži tas notiek, kāda ir atšķirība starp diviem ar vienu vārdu apzīmētiem jautājumiem, ko ar to dara Jūsu līguma veids, un kurš viens ieguldījums visātrāk aizpilda robu – ne papildu personāls, bet personāls, kas prot aizvietot cits citu.
Bezmaksas ceļvedis Viss par Jūsu komandu vienā ceļvedī No grafika līdz mainībai – pilnīgs ceļvedis par skaitļiem aiz Jūsu komandas. Lasīt ceļvedi7 skaitļi, ko lielākā daļa restorānu nekad nav apskatījusi
Katrs no šiem skaitļiem ir patiess pats par sevi. Kopā tie izskaidro, kāpēc neierašanās darbā nav vienkārši neveiksme, ko var aizmirst – tā ir izmaksu pozīcija, ko divi pareizi ieradumi lielā mērā notur kontrolē.
1. Cik bieži tas tiešām notiek
Precīzu Eiropas mēroga datu par personāla neierašanos darbā gandrīz nav – to oficiāli neseko līdzi neviena statistikas iestāde. Skaidrākie skaitļi nāk no ASV, kur to mēra nozares līmenī: ASV Darba statistikas birojs (Bureau of Labor Statistics) 2024. gadā fiksēja 3,8% prombūtnes rādītāju ēdiena gatavošanas un pasniegšanas profesijās, un nozarē tika novērots 146% pieaugums salīdzinājumā ar laiku pirms pandēmijas.
Nozares standarti labi vadītam uzņēmumam nosaka 3–5% robežu, salīdzinot ar tipisko 5–8% – vairāk nekā divkārt augstāku nekā parastā biroja vidē. Tā nav vienas valsts specifika: fiziski smags darbs, mainīgs darba laiks un liels jauna vai īslaicīga personāla īpatsvars ir vienāda realitāte visā Eiropas ēdināšanas nozarē.
Aprēķiniet paši: pie 70 plānotām maiņām nedēļā un pat piesardzīga 3% rādītāja tas nozīmē vairāk nekā divas neaizpildītas maiņas nedēļā. Tas vairs nav izņēmuma gadījums – tam nepieciešams ieradums, nevis improvizācija.
2. Divas ļoti atšķirīgas parādības, kuras abas sauc par ”neierašanos”
Pirmā ir jauns darbinieks, kurš pazūd pirms pirmās maiņas. ASV veiktā Click Boarding aptauja starp ēdināšanas, mazumtirdzniecības un pasākumu nozares darbiniekiem atklāja, ka 52% kādā savas karjeras posmā ir ”pazuduši” no darba devēja – vienkārši pārstājuši atbildēt, bez atteikuma. No šīs grupas 60% to izdarīja pēc oficiāla darba piedāvājuma, un 31% pat pēc tā pieņemšanas – citiem vārdiem sakot, jau atrodoties darba grafikā.
Tas izmaksā vairāk, nekā šķiet: 75–90% no personāla atlases ieguldījuma tiek zaudēti tieši šajā brīdī – pēc piedāvājuma, pirms pirmās darba dienas. Tā pēc būtības ir personāla atlases problēma, nevis grafika problēma, un risinājums slēpjas nevis pašā grafikā, bet gan tajā, cik ātri un cik personiski Jūs uzturat kontaktu pēc piedāvājuma.
Otrā ir darbinieks, kurš strādā jau mēnešiem un kādā parastā otrdienā vienkārši neierodas. Tas ir jautājums, uz kuru koncentrējas pārējā raksta daļa: ne kļūda atlasē, bet robs, kas jāaizpilda tajā pašā vakarā.
Click Boarding veikta aptauja starp ēdināšanas, mazumtirdzniecības un pasākumu nozares darbiniekiem – katrs skaitlis uz sava pamata, katru reizi izskaidrots atsevišķi.
Tā ir ”neierašanās” jaunā darbinieka puse – pilnīgi cita problēma nekā 7. skaitlis zemāk, kur esošs darbinieks palaiž garām plānotu maiņu.
3. Ko ar to dara Jūsu paša līguma veids
Šis ir uzņēmuma iekšējs dokuments, nevis juridiska konsultācija – darba tiesības dažādās valstīs atšķiras būtiski, un tieši tāpēc šis skaitlis ir svarīgs. Standarta darba līguma gadījumā neatļauta prombūtne ietekmē disciplinārlietu: brīdinājums, saruna, sliktākajā gadījumā – atlaišanas process. Šis svars rada reālu slieksni, kas attur no vienkāršas neierašanās.
Ar epizodiska vai izsaukuma darba līgumu – kas veido arvien lielāku daļu no ēdināšanas nozares personāla dažādās Eiropas valstīs, tostarp Beļģijā, kur to sauc par ”flexi-job” – situācija ir citāda. Katra atsevišķa maiņa faktiski ir sava, atsevišķi apstiprināma vienošanās, nevis daļa no ilgtermiņa saistošas nodarbinātības. Maiņa, kas nekad nav bijusi atsevišķi apstiprināta, strukturāli nes mazāku disciplinārsvaru nekā maiņa standarta darba līgumā.
Tas nepadara epizodiskā darba veicēju par neuzticamu darbinieku – lielākā daļa ierodas bez problēmām. Tomēr tas nozīmē, ka, pieaugot šāda veida līgumu īpatsvaram Jūsu personālā, Jums strukturāli vairāk jāpaļaujas uz kaut ko citu, nevis disciplināru pasākumu, lai maiņas tiktu aizpildītas: labas attiecības, savlaicīga saziņa un – skatiet 7. skaitli – pietiekams skaits cilvēku, kas prot aizvietot cits citu.
4. Cik tiešām maksā maiņas aizvietošana tajā pašā vakarā
Maiņa, kas neizdodas, nemaksā algu, kas tai tik un tā jau bija budžetēta – tā tāpat būtu jāmaksā. Tā maksā to, kas nepieciešams, lai aizpildītu robu tajā pašā vakarā: kolēģis, kurš strādā virsstundas ar paaugstinātu likmi, pagaidu darbaspēka aģentūras darbinieks īsā termiņā, vai virtuves vadītājs, kurš pats pārņem posteni, kamēr paša pienākumi paliek neizpildīti.
Bieži izmantots nozares īkšķa likums: personāls, kas tiek piesaistīts pēdējā brīdī caur virsstundām vai aģentūru, viegli var izmaksāt pusotru līdz divas reizes vairāk nekā parastā stundas likme. Tas ir ilustratīvs skaitlis, nevis grāmatvedības garantija – Jūsu paša virsstundu piemaksa un aģentūras tarifs var atšķirties, un zemāk esošais kalkulators ļauj Jums ievadīt savus skaitļus.
Reti tiek ieskaitīts: vadītāja laiks, kas pavadīts zvanot, un pašas apkalpošanas kvalitāte, kamēr visi pārņem papildu posteni. Tāpēc reālais skaitlis parasti ir augstāks par to, kas parādās algas lapā.
5. Aprēķins, ko lielākā daļa restorānu nekad neveic
Maiņas nedēļā, reizinātas ar gadījumu procentu, reizinātas ar papildu izmaksām, lai aizvietotu vienu maiņu: tā ir gada riska ekspozīcija, un lielākā daļa īpašnieku nekad nav to aprēķinājuši, jo katrs atsevišķais gadījums šķiet pārāk mazs, lai par to uztrauktos.
Aprēķiniet to zemāk ar saviem skaitļiem. Būtība nav precīzā summā – būtība ir tajā, ka neliels procents, izklāstīts pa visu gada maiņu skaitu, reti paliek tikpat mazs, kā šķita atsevišķais gadījums.
6. Cik maksā profilakse salīdzinājumā ar to, ko tā ietaupa
Divi ieguldījumi samazina problēmu, un neviens no tiem nav ”pieņemt darbā vairāk cilvēku”. Pirmais ir neliela dežūras piemaksa tam, kurš piekrīt būt sasniedzams kā rezerve – fiksēta, neliela summa mēnesī apmaiņā pret to, ka ir kāds, kam piezvanīt.
Otrais, un ilgtermiņā lētākais: savstarpējā apmācība. Par to šī vietne jau ir rakstījusi atsevišķi – darbinieks, kurš var strādāt divos vai trīs posteņos, pats ir aizvietotājs kolēģim, kurš neierodas, un nav nepieciešams pieaicināt kādu papildu.
Salīdziniet šīs mēneša izmaksas ar gada riska ekspozīciju no 5. skaitļa. Lielākajai daļai restorānu ar dažiem desmitiem maiņu nedēļā šis salīdzinājums nav pat tuvu vienlīdzīgs – pārbaudiet to iepriekš minētajā kalkulatorā ar saviem skaitļiem.
7. Aste, ko neviens nenovērtē atsevišķi: kurš var pārņemt šo posteni
Neierašanās postenī, kuru var pārņemt trīs cilvēki, ir nepatīkama, bet pārvaldāma: kāds ieņem vietu, un vakars turpinās. Neierašanās postenī, kuru prot tikai viens cilvēks, ir cita lieta – šis postenis vienkārši paliek tukšs, vai arī Jums ievērojami dārgāk jāpiesaista kāds no ārpuses.
Tas ir tieši tas scenārijs, ko šīs vietnes prasmju matrica sauc par ”vienīgo neaizvietojamo posteni” – uzdevumu, kuru precīzi prot tikai viens cilvēks. Tas pats rīks automātiski norāda uz katru posteni, kur šī situācija pastāv jau šodien, pirms vēl noticis kāds neierašanās gadījums.
Praktiskā mācība: neierašanās reālās izmaksas nav atkarīgas no tā, kurš nav ieradies, bet gan no tā, kurš ir palicis, lai to pārņemtu. Uz šo jautājumu Jūs varat atbildēt jau šodien, nevis tikai vakarā, kad situācija sabrūk.
Tā pati neierašanās, trīs dažādi rēķini – atkarībā no tā, cik cilvēku var pārņemt šo posteni.
Ilustratīva proporcija, nevis precīzs mērījums: ar vienu rezervi kolēģis vienkārši ieņem vietu; bez nevienas rezerves Jūs maksājat pilnu ārējās aizvietošanas piemaksu – vai postenis vienkārši apstājas.
Aprēķiniet to savam restorānam
Ievadiet savus skaitļus. Gadījumu procents pēc noklusējuma ir piesardzīga aplēse 1. skaitļa nozares diapazonā – brīvi pielāgojiet to Jūsu pašu pieredzei.
Šis nav grāmatvedības rīks, bet gan pārdomu instruments: būtība nav precīzā summā, bet gan tajā, vai kolonna ”risks” pārsniedz kolonnu ”profilakse”.
Gada riska ekspozīcija salīdzinājumā ar tās novēršanas izmaksām
Ievadiet savus skaitļus – pārējo aprēķina rīks.
—
Noklusējuma gadījumu procents: 3% no plānotajām maiņām – piesardzīga aplēse nozares ziņotā 3–8% diapazonā.
Šis ir pārdomu instruments, kas izmanto Jūsu pašu skaitļus, nevis grāmatvedības garantija – brīvi aizstājiet jebkuru pieņēmumu ar savu pieredzi.
Ko kalkulators nedara: neatšķir jauna darbinieka pazušanu no esoša darbinieka maiņas kavējuma. Skatieties 2. skaitli iepriekš, lai noskaidrotu, kuru no abiem Jūs patiesībā mērāt – risinājums atšķiras.
Un ko tas nekad neaizstās: 7. skaitlis paliek spēkā neatkarīgi no tā, ko rāda aprēķins – postenim ar tikai vienu rezervi katra neierašanās izmaksā vairāk, lai ko arī rādītu kalkulators.
Kā to risināt jau rīt, bez pilnīgi jaunas sistēmas
Trīs soļi šādā secībā – ne tāpēc, ka pārējais nav svarīgs, bet tāpēc, ka šie trīs visātrāk maina to, ko neierašanās Jums patiesībā izmaksā.
1. Nošķiriet abas problēmas
- Sekojiet līdzi jaunā darbinieka pazušanai atsevišķi: cik daudz pieņemtu darba piedāvājumu nekad nesasniedz pirmo maiņu?
- Sekojiet līdzi esošā personāla neierašanās gadījumiem atsevišķi: cik plānoto maiņu faktiski neizdodas?
- Divi dažādi skaitļi prasa divus dažādus risinājumus – skatiet 2. skaitli iepriekš.
2. Samaziniet robu vismazāk aizsargātajos posteņos
- Noskaidrojiet, kurus posteņus prot vadīt tikai viens cilvēks – skatiet 7. skaitli un prasmju matricu iepriekš.
- Sāciet savstarpējo apmācību tieši tur, nevis nejauši izvēlētā vietā – tur neierašanās izmaksā visdārgāk.
- Salīdziniet savstarpējās apmācības izmaksas ar 5. skaitļa gada riska ekspozīciju, nevis ar šodienas gadījumu.
3. Aprēķiniet to reizi gadā, nevis pēc katra gadījuma
- Izmantojiet iepriekš minēto kalkulatoru ar saviem maiņu skaitļiem un aizvietošanas izmaksām.
- Salīdziniet šo summu ar to, ko izmaksā dežūras piemaksa vai savstarpējā apmācība.
- Atkārtojiet šo aprēķinu, kad ievērojami mainās Jūsu epizodisko līgumu īpatsvars vai personāla sastāvs.
Īsā atbilde
Personāla neierašanās nav vienkārši neveiksme, ko var norakstīt – tas ir atkārtots skaitlis ar diviem patiesi atšķirīgiem cēloņiem, no kuriem katram nepieciešams savs risinājums.
Risinājums ir neliels salīdzinājumā ar to, ko tas novērš: zināt, kura no abām problēmām Jums ir, un nodrošināt pietiekami daudz cilvēku, kas var aizvietot cits citu tajos posteņos, kur tas šobrīd vēl nav iespējams.
Sāciet ar visneaizsargātāko posteni, nevis ar nākamo gadījumu – tur neierašanās izmaksā visvairāk, un tur savstarpējā apmācība visātrāk maina rezultātu.