Šajā rakstā
Reģistrēta kase, sertificēta kases programmatūra, fiskālais drošības modulis: tie ir pieci dažādi nosaukumi vienai un tai pašai idejai, ko noteikušas piecas dažādas ES valstis, ar pieciem dažādiem sodiem, ja kļūdīsies.
"Restorāna Kases Sistēma: 7 Izvēles Kritēriji" citviet šajā vietnē palīdz izvēlēties kases sistēmu: kādas funkcijas, kāda cena, kāds aprīkojums. Tā ir puse jautājuma. Otra puse ir mazāk redzama un daudz dārgāka, ja to palaid garām: vai šī kases sistēma ir arī fiskāli atbilstoša tās valsts likumiem, kurā to izmanto? Sistēmai var būt visas nepieciešamās funkcijas, taču tā vienalga var neatbilst tam, ko prasa nodokļu iestāde — un šī atšķirība kļūst redzama tikai pārbaudes laikā, nevis pirkuma brīdī.
Piecas ES valstis pēdējās desmitgades laikā katra ir ieviesusi savu paša versiju vienam un tam pašam likumam: kases sistēmu, kas neatgriezeniski reģistrē katru darījumu un lielākajā daļā gadījumu to nosūta nodokļu iestādei. Beļģija to sauc par reģistrētu kases sistēmu (GKS), Francija — par sertificētu kases programmatūru (NF525), Vācija — par tehnisku drošības ierīci (TSE), Austrija — par RKSV, Itālija — par registratore telematico. Pieci nosaukumi, viens un tas pats iemesls: skaidra nauda un kartes maksājumi, par kuriem nekad netika izsniegts čeks, nodokļu iestādei ir neredzami — un restorānu nozare ir tieši tā, kurā tas notiek visvieglāk.
Šis nav likuma teksts. Tie ir septiņi skaitļi, kas nosaka, vai jūsu uzņēmums iekrīt zem šā likuma, kāds ir termiņš un cik tas maksā, ja to palaidīsiet garām: apgrozījuma slieksnis, ko piemēro Beļģija, sods par katru nesertificētu kasi Francijā, soda maksimums Vācijā, dubultais slieksnis Austrijā un procentuālā daļa, ko Itālija piemēro PVN, kas nekad netika nosūtīts.
Zemāk izvēlieties savu valsti un ievadiet savu gada apgrozījumu — pārbaude pateiks, vai fiskālā sistēma ir obligāta, kopš kura brīža un kāds ir soda risks. Viss tiek aprēķināts jūsu pārlūkā; nekas netiek nosūtīts vai saglabāts. Galīgo atbildi joprojām sniedz jūsu grāmatvedis vai jūsu valsts nodokļu iestāde — šis ir ceļa karte, nevis pēdējais vārds.
Kāpēc "laba kases sistēma" nav tas pats, kas "fiskāla kases sistēma"
Izvēloties kases sistēmu, jūs skatāties uz funkcijām: vai tā spēj pārvaldīt galdus, vai tā strādā ar jūsu virtuves printeri, vai tā ir intuitīva jaunajiem darbiniekiem. Tas ir reāls, laikietilpīgs lēmums. Taču neviena no šīm funkcijām neko nepasaka par to, vai sistēma atbilst jūsu valsts fiskālajai likumdošanai.
Fiskālā atbilstība ir atsevišķs sertifikāts, atsevišķs modulis vai atsevišķa reģistrācija — neatkarīgi no tā, cik labi sistēma citādi darbojas. Francijas restorāns var izmantot labāko tirgū pieejamo kases sistēmu un tomēr riskēt ar sodu, jo piegādātājs nevar uzrādīt derīgu NF525 sertifikātu. Beļģijas uzņēmumam var būt sistēma, kas darbojas nevainojami, taču nav reģistrēta nodokļu iestādē kā GKS.
Rezultāts ir tāds, ka "man ir kases sistēma" un "esmu fiskāli kārtībā" ir divi atsevišķi kritēriji, nevis viens. Lielākā daļa pazīstamu kases sistēmu piegādātāju šobrīd piedāvā pareizo sertifikāciju — taču pienākums to pieprasīt un spēt pierādīt gulstas uz jums, uzņēmuma īpašnieku, nevis uz piegādātāju.
Galīgais ceļvedis Galīgais ceļvedis digitālajam un datiem Pārvērt tehnoloģijas un datus ietaupītās stundās un lielākā apgrozījumā. Atvērt ceļvedi7 skaitļi aiz jūsu fiskālās kases
Tie ir sakārtoti secībā, kādā tie skar visvairāk uzņēmumu: vispirms — kāpēc šie likumi vispār pastāv, tad valsts pēc valsts — Beļģija, Francija, Vācija, Austrija, Itālija — un visbeidzot — cik ilgi pierādījumam jāsaglabājas pēc tā izdrukāšanas.
1. 128 miljardi € — PVN plaisa, ko šie likumi mēģina aizvērt
2023. gadā Eiropas Savienības PVN atbilstības plaisa sasniedza 128 miljardus € — tā ir starpība starp to, cik daudz dalībvalstīm bija jāiekasē PVN, un to, cik faktiski tika iekasēts. Tas ir 27 miljardu € kāpums salīdzinājumā ar 2022. gadu, kad plaisa bija 101 miljards €.
Restorānu nozare nevienā valstī nav vienīgais šīs plaisas iemesls, taču tā ir nozare, kurā tas notiek visvieglāk: skaidras naudas maksājums, par kuru nekad netika izsniegts čeks, nepamet nekādas pēdas, ja vien pati sistēma to nereģistrē neatgriezeniski. Tieši to dara fiskālā kases sistēma — tā tehniski padara neiespējamu "vienkārši nereģistrēt" darījumu, nevis tikai morāli nosodāmu.
Katrs zemāk minētais likums ir citas valsts atbilde uz to pašu problēmu. Skaitļi atšķiras — slieksnis, sods, termiņš —, taču motīvs visur ir identisks: čeks, kas vairs nevar pazust.
2. 25 000 € — Beļģijas apgrozījuma slieksnis, kas padara jūsu kasi fiskālu
Beļģijā reģistrēta kases sistēma (GKS) ir obligāta jebkuram restorānu uzņēmumam, kas piedāvā ēdienus uz vietas un kura gada apgrozījums no šiem ēdieniem pārsniedz 25 000 € bez PVN. Ja apgrozījums ir mazāks, klasiska kase joprojām ir atļauta — ja lielāks, katram ieņēmumam jāiziet caur reģistrētu sistēmu, izsniedzot čeku katram viesim.
2026. gads ir tieši tas gads, kad mainās pati sistēma: no 2026. gada 1. janvāra GKS 2.0 kļūst obligāta jauniem restorānu uzņēmumiem, ar pārejas periodu līdz 2026. gada 31. martam sertificēto ierīču trūkuma dēļ. Esošajiem uzņēmumiem ar vecāku GKS 1.0 sistēmu ir noteikts pakāpenisks termiņš — 2026. gada 1. jūlijs sistēmām, kas reģistrētas laikā no 2014. līdz 2017. gadam, un 2027. gada 1. jūlijs sistēmām, kas reģistrētas no 2018. līdz 2021. gadam.
Sods par neatbilstošu reģistrētu kases sistēmu ir no 1500 € līdz 5000 €. Ja neizsniedzat GKS čeku, sods sākas jau ar 50 € par pirmo pārkāpumu — summa, kas pieaug atkārtotu pārkāpumu gadījumā.
3. 7500 € — Francijas sods par katru nesertificētu kasi
Francija kopš 2018. gada pieprasa, lai katrs PVN maksātājs restorānu nozarē izmantotu sertificētu kases programmatūru — NF525 ir pazīstamākā sertifikācija, ko izsniedz AFNOR vai LNE. Kopš 2025. gada programmatūras piegādātāja pašdeklarācija vairs nav pietiekama: pierādījumu drīkst izsniegt tikai akreditēta sertifikācijas iestāde.
Sods pārbaudes gadījumā ir 7500 € par katru neatbilstošu kases sistēmu — un šī summa attiecas uz katru ierīci, nevis uz visu uzņēmumu. Restorāns ar trim kases punktiem, kas visi izrādās neatbilstoši, teorētiski riskē ar 22 500 €, ar sešdesmit dienu termiņu situācijas labošanai, pirms sods kļūst galīgs.
Pierādījums, kas nepieciešams pārbaudes laikā, ir vienkāršs, taču tam patiešām jābūt: sertifikāts (NF525 vai LNE) vai individuāla programmatūras piegādātāja apliecība, saglabāta un gatava uzrādīšanai. Prasiet to no sava piegādātāja skaidri, jo "sistēma darbojas labi" nav atbilde uz jautājumu, ko uzdod inspektors.
4. 25 000 € — Vācijas soda maksimums par bojātu TSE
Vācija kopš 2020. gada 1. janvāra pieprasa, lai katra elektroniskā kases sistēma — datora kase, planšetes kase vai klasiska kase — darbotos ar BSI sertificētu tehnisku drošības ierīci (TSE), kas neatgriezeniski fiksē katru darījumu. Kopš 2025. gada 1. janvāra tam pievienojas ziņošanas pienākums: katrai kasei jābūt reģistrētai kompetentajā nodokļu iestādē caur ELSTER sistēmu.
Vispārīgais soda noteikums (§379 AO) pieļauj sodus līdz 25 000 € par kases noteikumu pārkāpumiem — maksimums, kas vienlīdz attiecas gan uz maiznīcu, gan uz restorānu, neatkarīgi no uzņēmuma lieluma. Nav apgrozījuma sliekšņa: pienākums attiecas uz katru elektronisko kases sistēmu, lai cik mazs būtu uzņēmums.
Tas, kas šo likumu atšķir, piemēram, no Beļģijas, ir tas, ka nav robežas, zem kuras vēl varētu strādāt ar parastu kasi — Vācijas likums balstās uz pašu sistēmu, nevis uz apgrozījumu, kas caur to plūst.
Beļģija un Austrija abas ierobežo līdz 5000 €. Francija piemēro 7500 € par kasi. Vācija sniedzas līdz 25 000 € — piecas reizes vairāk nekā Beļģijā.
Itālija šeit nav iekļauta: tās sods nav fiksēta summa, bet 90 % no PVN par nedeklarēto summu — jo lielāks slēptais apgrozījums, jo lielāks sods, bez ierobežojuma.
5. 7500 € un 15 000 € — divi Austrijas sliekšņi, kas nosaka, vai kase vispār ir nepieciešama
Austrija izmanto dubultu slieksni. Reģistrēta kase (saskaņā ar RKSV — kases drošības regulu) kļūst obligāta tikai tad, kad uzņēmums pārsniedz gan vairāk nekā 7500 € skaidras naudas apgrozījuma, gan vairāk nekā 15 000 € kopējā gada apgrozījuma. Abiem nosacījumiem jāizpildās vienlaikus — nevis tikai vienam.
Lielākajai daļai restorānu uzņēmumu tas ir teorētisks jautājums: restorāns ar parastu kartes apgrozījumu sasniedz šos rādītājus jau pirmajos mēnešos. Taču šo loģiku ir vērts zināt, jo tā izskaidro, kāpēc mazs pārtikas furgona projekts vai pop-up pasākums ar dažiem tūkstošiem eiro skaidras naudas apgrozījuma gadā var patiešām palikt ārpus šī pienākuma, kamēr katrs izveidots restorāns automātiski iekrīt zem tā.
Ja pārsniedzat abus sliekšņus un tomēr strādājat bez reģistrētas kases, vai neizsniedzat čeku, jūs riskējat ar sodu līdz 5000 € — gan par trūkstošo kasi, gan par neizsniegto čeku.
6. 90 % — Itālijas sods no PVN par čeku, ko jūsu kase nekad nenosūtīja
Itālija kopš pakāpeniskās ieviešanas, kas sākās 2019. gadā, pieprasa registratore telematico: kases sistēmu, kas katra darījuma laikā automātiski izsniedz klientam "komerciālu dokumentu" un elektroniski nosūta dienas apgrozījumu Agenzia delle Entrate. No 2026. gada tam pievienojas obligāta kases un maksājumu termināļa saistīšana.
Kur Beļģija un Francija izmanto fiksētu soda summu, Itālija aprēķina proporcionāli: ja apgrozījums paliek nereģistrēts vai nenosūtīts, sods ir 90 % no PVN, kas bija jāmaksā par šo summu. Ja rodas kļūme, ko nekavējoties nenovēršat, bet tomēr turpināt pārdot bez rezerves reģistra, administratīvais sods ir no 250 € līdz 2000 €.
No 2026. gada tam pievienojas vēl atsevišķa sodu virkne par pašu saistīšanu: 1000–4000 €, ja kase nav savienota ar maksājumu termināli, un 100–1000 € par ceturksni par elektronisko maksājumu datu nenosūtīšanu.
Austrija bija pirmā, 2016. gadā. Beļģija ir pēdējā — un 2026. gadā atrodas tieši savas pārejas uz GKS 2.0 vidū.
Datums vienmēr apzīmē brīdi, kad stājās spēkā pamatpienākums, nevis sistēmas pēdējais atjauninājums — Vācija 2025. gadā pievienoja ziņošanas pienākumu, Itālija 2026. gadā — maksājumu termināļa saistīšanu, un Beļģijas pašas GKS 2.0 pāreja turpinās pakāpeniski līdz 2027. gadam.
7. 10 gadi — cik ilgi pierādījumam jāpastāv pēc tā izdrukāšanas
Reģistrēta vai sertificēta kases sistēma atrisina "fiksēšanas" problēmu, bet ne "glabāšanas" problēmu. Vācijā GoBD — noteikumi par pareizu digitālo grāmatvedību — pieprasa, lai kases dati, tāpat kā citi grāmatvedības dokumenti, tiktu glabāti 10 gadus, digitāli un neatgriezeniski pieejami pārbaudei.
Šis skaitlis nav tikai Vācijas savdabība: lielākā daļa ES valstu piemēro 7 līdz 10 gadu glabāšanas termiņu fiskāliem dokumentiem, un kases sistēmai, kas šodien ir atbilstoša, jāspēj uzrādīt šie dati visus šos gadus — pat pēc sistēmas maiņas, pārņemšanas vai programmatūras piegādātāja bankrota.
Tas ir jautājums, ko iegādājoties kases sistēmu vislielākā mērā izlaiž: nevis "vai tā šodien ir atbilstoša", bet "vai pēc deviņiem gadiem es joprojām varēšu tieši parādīt, kas šodien bija uz šī čeka". Pajautājiet savam piegādātājam pirms parakstīšanas, nevis pēc tam, kad to jautā nodokļu iestāde.
Pārbaudiet savu valsti
Izvēlieties valsti, kurā darbojas jūsu uzņēmums, un ievadiet savu gada apgrozījumu bez PVN, eiro — visas piecas zemāk minētās valstis izmanto eiro, tāpēc nekas netiek pārrēķināts. Lauks jau ir aizpildīts ar piemēra apgrozījumu, lai jūs uzreiz redzētu, kā tas izskatās.
Jūs redzēsiet, vai fiskālā kase jums ir obligāta, kopš kura brīža šis pienākums attiecīgajā valstī ir spēkā un kāds ir soda risks, ja to neievērosiet.
Valsts pārbaude: fiskālā kase
Viena valsts, jūsu apgrozījums un atbilde trīs paneļos.
—
Šī pārbaude sniedz katras valsts pamatnoteikumu, balstoties uz šodien spēkā esošo likumdošanu — tā neaizstāj jūsu grāmatveža vai jūsu valsts nodokļu iestādes padomu, jo īpaši attiecībā uz pārejas noteikumiem, piemēram, Beļģijas GKS 2.0 pakāpenisko ieviešanu. Viss tiek aprēķināts jūsu pārlūkā; nekas netiek nosūtīts vai saglabāts.
Kas izceļas, izejot cauri visām piecām valstīm pēc kārtas: tikai Beļģijai un Austrijai ir apgrozījuma slieksnis, zem kura vēl var strādāt bez reģistrētas kases. Francija, Vācija un Itālija pieprasa sistēmu no pirmā eiro — tur uzņēmuma lielumam nav nozīmes.
Ja darbojaties vairākās valstīs — piemēram, otra uzņēmuma vieta tieši aiz robežas — katrai atrašanās vietai attiecas tās valsts likums, kurā tā atrodas. Beļģijas GKS sertifikātam nav nekādas vērtības Francijas inspektoram, un otrādi.
Ko ar to darīt šonedēļ, šomēnes un šo ceturksni
Fiskālā atbilstība nav projekts, ko atzīmējat vienreiz — tas ir jautājums, ko uzdodat no jauna ik reizi, mainot sistēmu, atverot jaunu vietu vai mainoties likumam. Trīs soļi, ar ko sākt.
Šonedēļ — pieprasiet pierādījumu no sava piegādātāja
- Skaidri pajautājiet savam pašreizējam kases piegādātājam par sertifikātu vai reģistrāciju, kas ir spēkā jūsu valstī — NF525 apliecību, GKS reģistrācijas numuru, TSE atbilstības apliecinājumu.
- Pārbaudiet, vai šim pierādījumam ir derīguma termiņš vai vai tas ir saistīts ar konkrētu programmatūras versiju — vecākas versijas sertifikāts automātiski nesedz atjauninātu sistēmu.
- Ja jau tā salīdzināt variantus, izskatiet arī jūsu kases sistēmas funkcionālo pusi — fiskālā atbilstība un sistēma, ko jūsu komanda labprāt izmanto, ir divi atsevišķi kontrolsaraksti.
Šomēnes — ielieciet termiņu savā kalendārā
- Ja esat Beļģijas uzņēmums ar vecāku GKS 1.0 sistēmu, pierakstiet, kurš posms uz jums attiecas — 2026. gada 1. jūlijs vai 2027. gada 1. jūlijs — un plānojiet pāreju krietni pirms šī datuma.
- Glabājiet katru sertifikātu, katru apliecību un katru reģistrācijas apstiprinājumu vietā, kur to var atrast arī jūsu grāmatvedis, nevis tikai pasta kastītē.
- Salīdziniet augstāk redzamajā pārbaudē norādīto apgrozījuma slieksni ar saviem jaunākajiem gada rādītājiem — uzņēmums, kas pakāpeniski aug, reti to laikus pamana.
Šo ceturksni — sasaistiet to ar pārējo PVN lietu
- Apskatiet savu fiskālo kasi kopā ar savām PVN likmēm — abas lietas skar tās pašas attiecības ar valsti un pieder pie vienas gada pārbaudes.
- Sazinieties ar savu grāmatvedi, lai apstiprinātu, ka jūsu kases datu glabāšanas termiņš — parasti 7 līdz 10 gadi — ir arī tehniski patiešām nodrošināts ar jūsu sistēmu, nevis tikai piegādātāja solījumu.
- Atkārtojiet augstāk esošo pārbaudi, kad atverat otru uzņēmuma vietu, jo īpaši citā valstī — katra atrašanās vieta ir pakļauta savas valsts likumam, nevis tam, ko jau ir sakārtojis jūsu pirmais uzņēmums.
Pieci likumi, viens un tas pats jautājums
Katra no šīm piecām sistēmām galu galā uzdod jūsu kasei vienu un to pašu jautājumu: vai eiro, kas ienāk, jebkad var pazust bez pēdas? Atbilde, ko juridiski uzliek katra valsts, ir nē — un atšķirība ir vienīgi tajā, cik stingri, kopš kura brīža un ar kādu sodu.
Tas padara fiskālo atbilstību par kaut ko citu nekā tikai patīkamu jūsu kases sistēmas funkciju: tas ir nosacījums, lai sistēmu drīkstētu likumīgi izmantot, neatkarīgi no tā, cik labi tā citādi darbojas. Kases sistēmas izvēle joprojām ir jautājums, kas nosaka jūsu gaumi un darba procesu — šī lapa ir jautājums, kas nosaka jūsu atļauju.
Pajautājiet savam piegādātājam, grāmatvedim vai savas valsts nodokļu iestādei pirms jaunas sistēmas iegādes — sertifikāts, ko pārbaudāt iepriekš, maksā vienu telefona zvanu. Tāds, kura trūkumu atklājat tikai pārbaudes laikā, maksā sodu.