Conditions de Réservation pour Votre Restaurant
Deux questions : quelles tailles de groupe acceptez-vous, et combien un client dépense-t-il chez vous en moyenne ? L'outil en déduit, groupe par groupe, ce que vous demandez à l'avance, jusqu'à quand on peut annuler et combien de temps la table reste réservée — et rédige au passage le texte de votre page de réservation.
Comment ça marche
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Cochez les groupes que vous acceptez
De la table de deux au groupe de trente. Ce que vous n'acceptez pas disparaît de la fiche au lieu d'y rester comme une règle que personne n'utilise jamais.
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Indiquez la dépense moyenne par client
C'est ainsi que l'outil sait ce qui est en jeu par groupe. À 19 € le déjeuner et à 95 € le menu dégustation, on ne commence pas à demander de l'argent à la même taille de table — et c'est exactement pourquoi tous les modèles de règlement trouvés en ligne sont faux pour la moitié de votre salle.
- 3
Écrivez ce que vous dites au téléphone
Une phrase par groupe. C'est la partie que personne ne note jamais, et précisément pour cela la réponse change selon qui décroche.
- 4
Imprimez la fiche et copiez le texte
Un A4 près du téléphone, et les mêmes règles en texte prêt à coller pour votre page de réservation et votre e-mail de confirmation. Même modèle : votre mur et votre site ne peuvent jamais dire deux choses différentes.
Quatre règles, déduites d'un seul fait
Tout part d'une seule chose : le temps qu'il faut pour revendre cette table. Une table de deux qui annule à dix-huit heures se remplit toute seule. Douze couverts qui annulent à dix-huit heures restent douze chaises vides — et aucun règlement, aucune pénalité, aucune excuse n'y change quoi que ce soit.
Le délai d'annulation EST le temps de revente
Vous demandez exactement le préavis dont vous avez besoin pour revendre la table, arrondi à quelque chose qui se dit au téléphone. Moins, et vous offrez la table. Plus, et vous réclamez au client un préavis qui ne vous sert à rien — c'est la règle que votre maître d'hôtel finit par ne plus oser appliquer.
Ce que vous demandez à l'avance suit le montant
Pas la taille du groupe, mais ce que ce groupe vaut : le nombre de couverts multiplié par votre ticket moyen. Au-delà d'un premier seuil vous demandez les données de carte, au-delà d'un second un acompte. Un bistrot n'y arrive donc qu'à partir d'un groupe, là où une table gastronomique y est déjà à six personnes.
Le délai de tolérance va dans l'autre sens
Une table de deux se libère vite, parce que quelqu'un attend à la porte pour la prendre. Une table de douze ne se libère pas : personne n'attend derrière et la libérer ne vous rapporte rien — là, vous téléphonez. Voilà pourquoi un « quinze minutes pour tout le monde » est faux pour la moitié de votre salle.
Ce qui se contredit passe sur le papier
Si vos clients réservent cinq jours à l'avance et que vous exigez deux semaines de préavis, votre délai est déjà expiré au moment où la réservation arrive. Cette règle ne mord jamais, ou se lit comme un piège. L'outil nomme les groupes concernés au lieu de laisser le problème sous silence.
Les mots de vos conditions
Cinq notions qui reviennent dans toutes les discussions de réservation, et que la plupart des sites de restaurants emploient l'une pour l'autre.
- No-show
- Une réservation qui ne se présente pas et n'a pas été annulée. Différent d'une annulation tardive : avec une annulation vous êtes prévenu et pouvez encore agir ; avec un no-show vous regardez une table vide sur le moment même.
- Délai de tolérance
- Le temps pendant lequel vous gardez une table réservée après l'heure convenue avant de la donner à quelqu'un d'autre. Utile uniquement si vous pouvez effectivement y installer quelqu'un d'autre — d'où sa brièveté pour les petites tables et sa longueur pour les grandes.
- Délai d'annulation
- Le préavis avec lequel un client peut annuler sans frais. Bien choisi, c'est exactement le temps qu'il vous faut pour revendre la table, et non un chiffre rond trouvé ailleurs sur internet.
- Acompte
- Une somme versée à l'avance et déduite de l'addition. Ce n'est ni une amende ni une recette supplémentaire : c'est la raison pour laquelle quelqu'un appelle pour décaler au lieu de simplement ne pas venir.
- Garantie par carte
- Vous conservez les données de carte sans rien prélever, afin de pouvoir facturer un no-show après coup. Plus léger qu'un acompte, d'où sa place d'étape intermédiaire : vous ne demandez pas d'argent au client, seulement une garantie.
Questions fréquentes
Ces conditions de réservation sont-elles gratuites ?
Oui, entièrement gratuites, sans compte et sans installation. Vous remplissez, vous imprimez et vous copiez le texte directement depuis votre navigateur.
Pourquoi pas une seule règle pour tout le monde ?
Parce qu'une règle unique est fausse des deux côtés. Le même « 48 heures à l'avance » est bien trop sévère pour une table de deux que vous revendez sans y penser, et bien trop souple pour un groupe de vingt que même une semaine ne vous permettrait plus de remplacer. Ici chaque délai découle du temps de revente de cette table-là.
Ai-je vraiment le droit de facturer un no-show ?
Cela dépend du pays, du prestataire de paiement et de la manière dont vous l'avez communiqué à l'avance ; cette fiche n'en dit donc volontairement rien. Ce qu'elle fait, c'est déterminer le montant et la taille de groupe à partir desquels l'accord a du sens — le volet juridique relève de vos conditions générales et de votre prestataire.
Quinze minutes d'attente, c'est juste ?
Pour une table de deux, oui : quelqu'un attend à la porte et ces quinze minutes vous coûtent un couvert. Pour une table de douze, non, car personne n'attend derrière. La libérer ne rapporte rien et perdre le client coûte tout — là, vous appelez après dix minutes au lieu d'attendre.
Et si je ne veux pas demander d'acompte ?
Cochez la case et l'outil retire toute la colonne des garanties. Vous voyez alors le montant que vous portez sur la confiance, groupe par groupe : cela devient un choix et non un oubli.
Cela remplace-t-il mes conditions générales ?
Non. Ceci est un document de maison : ce que nous faisons, dans les mots que votre maître d'hôtel peut dire au téléphone. Ce qu'un client peut exiger légalement relève de vos propres conditions.
Mes conditions sont-elles conservées ?
Oui, sur cet appareil, dans votre propre navigateur. Rien n'est téléversé et il n'y a pas de compte.
Ceci est un document de maison, pas du droit de la consommation. Ce que vous pouvez facturer en cas de no-show, le caractère remboursable d'un acompte, la manière dont les données de carte peuvent être conservées et ce qu'impose un contrat à distance varient selon le pays et le prestataire de paiement — cela relève de vos propres conditions générales, pas de cette fiche.