Tässä artikkelissa
Tuloslaskelmasi kallein erä ei näy siellä yhtenä rivinä — se on hajautunut kahdeksaan pieneen suoraveloitukseen, joita kukaan ei enää tarkista.
Tuo toinen summa ei näy missään laskulla. Se piileskelee niissä kymmenessä sekunnissa, jotka kuluu kassalta toimitusalustalle vaihtamiseen — sata kertaa vuoron aikana. Varauksessa, joka näppäillään kolmesti, koska mikään järjestelmä ei välitä sitä seuraavalle. Puolessa tunnissa sunnuntai-iltana, joka kuluu kolmen tilityskoosteen vertailuun, kun mikään niistä ei näytä samaa summaa kuin kassa.
Jokainen järjestelmä erikseen tekee juuri sen, mitä se lupasi. Kassa hoitaa maksut, varausjärjestelmä muistaa vieraat, toimitussovellus toimittaa tilaukset. Ongelma ei koskaan ole yhdessä työkalussa — se on niiden välisessä saumassa, josta kukaan ei maksa ja jota kukaan ei huomaa, kunnes joku laskee sen yhteen.
Tässä oppaassa käydään läpi seitsemän kohtaa, joissa tuo sauma maksaa rahaa ja aikaa, luvut mukana. Alaosassa syötät omat järjestelmäsi laskuriin: kuinka monta kertaa vuoron aikana vaihdat näyttöä, kuinka paljon näppäilet päällekkäin, kuinka paljon aikaa viikoittainen täsmäytys vie ja mitä epäonnistunut synkronointi maksaa liikevaihdossa. Saat summan vuodessa, tunteina ja euroina.
Kaikki lasketaan omassa selaimessasi: mitään ei lähetetä eikä tallenneta. Luvut ovat suuntaa-antavia itsenäisesti pyörivälle ravintolalle — viimeinen tuomari on aina oma tiimisi, omat järjestelmäsi ja oma kiireesi.
Miksi ohjelmistolasku tuntuu pieneltä, mutta kitka ei
Tilauksella on summa ja päivämäärä. Se näkyy tiliotteella, tulee esiin joka kuukausi, ja jossain vaiheessa alat karsia sitä — juuri se on toisen tämän sivuston artikkelin aihe, joka käsittelee itse ohjelmistolaskun karsimista. Kitkalla ei ole summaa eikä päivämäärää. Se on levittäytynyt kymmenen ihmisen kesken, sata kertaa viikossa, palasina, jotka ovat liian pieniä, jotta kukaan koskaan huomaisi niitä erikseen.
Siksi hajanaisuus tuntuu harvoin ohjelmisto-ongelmalta. Se tuntuu siltä, että ”meillä on vain kiire”, tai ”sellaista tämä ala on”. Tietotyötä koskeva tutkimus osoittaa jotain täsmällisempää: Asanan Anatomy of Work Index -tutkimuksen mukaan keskivertotoimistotyöntekijä vaihtaa noin 25 kertaa päivässä kymmenen sovelluksen välillä — ja Gloria Markin tutkimus Kalifornian yliopistossa Irvinessä havaitsi, että keskeytyksen jälkeen kestää keskimäärin 23 minuuttia ja 15 sekuntia palata samalle keskittymisen tasolle. Nuo 23 minuuttia koskevat syvää, keskeytymätöntä pöytätyötä, eikä niitä voi suoraan siirtää vilkaisuun toimitustabletille kahden tilauksen välissä — mutta taustalla oleva mekanismi, huomion uudelleenrakentaminen jokaisen vaihdon jälkeen, tapahtuu aivan yhtä lailla vuoron aikana. Vain lyhyempänä ja useammin.
Eivätkä ravintolat ole poikkeus itse hajanaisuudesta. 7shiftsin ravintola-alan teknologiatutkimus osoittaa, että huomattava osa kasvavista itsenäisistä ravintoloista käyttää yhä laskentataulukoita ja ryhmäkeskusteluja saadakseen järjestelmät ”puhumaan”, mitä niiden pitäisi oikeasti tehdä itse. Se ei ole yrittäjän epäonnistuminen — se on seurausta siitä, että jokainen järjestelmä erikseen vaikutti oikealta valinnalta.
7 lukua ja mitä jokainen niistä maksaa sinulle
Ne on esitetty siinä järjestyksessä, jossa ravintola yleensä kohtaa ne: ensin itse järjestelmät, sitten niiden välillä vaihtamisen hinta, ja vasta sen jälkeen se, mitä tapahtuu, kun kukaan ei enää tiedä, mikä järjestelmä on oikeassa.
1. Kuinka monta järjestelmää sinulla oikeasti on
Kysy yrittäjältä, kuinka monta ohjelmistoa hän käyttää, ja vastaus on yleensä ”kolme, ehkä neljä”. Pyydä häntä oikeasti laskemaan — jokainen erillinen kirjautumisnäyttö, ei jokainen tilaus — ja luku nousee nopeasti kuuteen tai kymmeneen. Kassa. Erillinen varausjärjestelmä. Kaksi–kolme toimitusalustaa, kullakin oma tabletti ja oma hallintapaneeli. Kirjanpito-ohjelma. Työvuoro- tai työaikaseurantatyökalu, tai yksinkertaisesti Excel, joka toimii sen sijasta. Varastolista.
Yksikään näistä järjestelmistä ei ole tarpeeton — jokainen ratkaisee todellisen ongelman. Pointti on se, että ”kolme tai neljä tilausta” laskulla ja ”kahdeksan paikkaa, joihin sama tieto pitää syöttää erikseen” ovat kaksi täysin eri laskutapaa, ja jälkimmäinen on se, joka on tämän artikkelin loppuosan kannalta olennainen. Alla oleva laskuri kysyy juuri sitä.
2. Näyttöjen välillä vaihtaminen vuoron aikana
Joka kerta, kun joku katsoo kassalta toimitustablettiin, tai salista varausnäyttöön, se ei maksa 23 minuuttia — useimmat vaihdot vuoron aikana ovat lyhyitä, vilkaisu muutamasta sekunnista muutamaan minuuttiin. Mutta niitä tapahtuu usein: keskivertaisen, hieman kiireisen vuoron aikana niitä kertyy nopeasti viisitoista–kaksikymmentä kertaa.
Lasketaan tämä bistrolle, joka pyörittää kymmentä vuoroa viikossa, kahdeksantoista vaihtoa vuorossa ja puolitoista minuuttia per vaihto: se on 270 minuuttia viikossa, 13 500 minuuttia viidessäkymmenessä viikossa — 225 tuntia. 20 euron tuntipalkalla se on 4 500 € vuodessa — pelkästään katseiden vaihtamisesta näyttöjen välillä, jotka eivät tiedä toisistaan mitään.
3. Sama varaus, näppäiltynä useampaan kuin yhteen järjestelmään
Vieras soittaa varatakseen pöydän neljälle. Yhden järjestelmän ravintolassa varaus on kolmenkymmenen sekunnin kuluttua kaikkialla, missä sen pitääkin olla. Erillisten järjestelmien ravintolassa se näppäillään ensin varausjärjestelmään, sitten uudelleen paperiseen tai Excel-salisuunnitelmaan, koska nämä kaksi eivät syötä toisiaan, ja joskus kolmannen kerran kanta-asiakaslistalle. Sama näppäily kolmesti yhden puhelun takia.
Kuudellakymmenellä tällaisella varauksella ja tilauksella viikossa, kolme ylimääräistä minuuttia per kerta, 20 euron tuntipalkalla: 180 minuuttia viikossa, 9000 minuuttia vuodessa viidessäkymmenessä viikossa — 150 tuntia, 3 000 € vuodessa. Se on rahaa työstä, jota — järjestelmien jakaessa tietonsa — ei yksinkertaisesti olisi olemassa.
Sama puhelinvaraus: yhden järjestelmän ravintolassa, neljän erillisen järjestelmän ravintolassa ja seitsemän hajautetun järjestelmän ravintolassa. Korkeus kuvaa aikaa, jonka yksi varaus vie puhelusta vahvistukseen.
Lisäkustannus on laskettu kuudellekymmenelle varaukselle viikossa, 20 euron tuntipalkalla, viidessäkymmenessä viikossa. Jokainen ylimääräinen järjestelmä, johon sama tieto pitää syöttää erikseen, ei lisäänny — se kertautuu, sillä jokaisella järjestelmällä on oma näyttönsä, oma kirjautumisensa ja oma tapansa tehdä yksinkertaisesta asiasta kolme kertaa saman työn.
4. Kassan, pankin ja alustojen viikoittainen täsmäytys
Jokaisella rahavirralla on oma rytminsä. Kassa laskee vuoro kerrallaan. Pankki kirjaa tallettamalla. Jokainen toimitusalusta maksaa oman aikataulunsa mukaan, oma komissionsa jo vähennettynä, koosteessa, joka ei koskaan käytä samaa järjestystä tai samoja nimiä kuin kassa. Se, joka haluaa verrata näitä viikoittain rinnakkain, tekee käytännössä saman laskutoimituksen neljästi neljällä eri ”kielellä”.
Neljällä täsmäytettävällä lähteellä — pankki ja kolme alustaa — kaksikymmentä minuuttia lähdettä kohti viikossa, 24 euron tuntipalkalla: 80 minuuttia viikossa, 4000 minuuttia vuodessa viidessäkymmenessä viikossa — 67 tuntia, 1 600 € vuodessa. Ja se on vain aikaa tarkistaa, ettei mikään mennyt pieleen — ei aikaa korjata sitä, jos niin kuitenkin kävi.
5. Annos, joka on loppu keittiössä mutta yhä ”myynnissä” näytöllä
Keittiö poistaa annoksen listalta heti, kun raaka-aine loppuu. Kassalla se tapahtuu välittömästi samalla. Toimitusalustalla se tapahtuu vasta, kun joku sammuttaa sen sielläkin erikseen — ja siihen asti vieras voi tilata sen ihan vain niin vain. Lopputulos on puhelu, pahoittelu, hyvitys, ja joskus arvostelu, joka jää näkyviin vuosiksi jostain, minkä yksi liitäntä olisi voinut estää.
Sama kaava toistuu kahdesti varatun pöydän kanssa: puhelinlista ja varausjärjestelmä eivät tunne toisiaan, ja kiireisenä iltana joku varaa jotain, joka on jo varattu. Molemmat ovat samaa virhetyyppiä — kaksi järjestelmää, jotka molemmat uskovat olevansa oikeassa.
Viidellä tällaisella mokalla kuukaudessa, keskimäärin 45 euron vahingolla kerralla — hyvitys, korjaamiseen kuluva aika ja pieni osa mainehaittaa mukaan laskettuna: 2 700 € vuodessa, jostain, mitä kirjanpidossa ei koskaan kirjata ”ohjelmistokuluksi”.
6. Perehdytysaika, joka kertautuu järjestelmä kerrallaan
Yhden järjestelmän opettelu vie yhden aamun. Kahdeksan järjestelmän opettelu ei vie kahdeksaa aamua — se vie kahdeksan kertaa uudelleen selvittämisen, missä mikäkin on, eri painikkeella eri paikassa eri värisenä. Uudelle työntekijälle se on ensivaikutelma ravintolasta: ei ruoka, ei tiimi, vaan tunne, että on seitsemän näyttöä, joita kukaan ei ole koskaan selittänyt.
Neljällä uudella työntekijällä vuodessa, seitsemällä järjestelmällä ensimmäisen lisäksi, neljälläkymmenelläviidellä ylimääräisellä perehdytysminuutilla järjestelmää kohti — molemmille osapuolille, sekä uudelle työntekijälle että perehdyttäjälle — 20 euron tuntipalkalla: 21 tuntia vuodessa, 420 € vuodessa. Pienin näistä seitsemästä luvusta, ja ainoa, joka ei koskaan katoa niin kauan kuin uusia ihmisiä tulee taloon.
7. Mihin esihenkilön viikko oikeasti kuluu
Laske edelliset kuusi lukua yhteen, ja saat summan. Katso, MISSÄ kohtaa viikkoa tuo summa piilee, ja näet jotain, mitä pelkkä summa ei paljasta: kuinka moni tunti, joka oli tarkoitettu vieraille ja keittiölle, kuluu näyttöjen ylläpitoon itse ammatin sijaan.
Havainnollistava viidenkymmenenviiden tunnin työviikko kolmella hajanaisuuden tasolla. Järjestelmät ja hallinto eivät kasva lineaarisesti järjestelmien määrän mukana — ne kasvavat nopeammin, koska jokainen lisäliitäntä tekee myös edellisten valvonnasta vaikeampaa.
Tämä on havainnollistava malli, ei mitattu tutkimus omasta ravintolastasi — mutta suunta pitää paikkansa lähes jokaisen yrittäjän kohdalla, joka siitä kertoo: mitä enemmän järjestelmiä, sitä suurempi osa viikosta kuluu itse järjestelmiin ja sitä pienempi osa siihen syyhyn, jonka takia aloitit tämän liiketoiminnan.
Vertaa omiin järjestelmiisi
Syötä, kuinka monta järjestelmää käytät, kuinka usein tiimisi vaihtaa niiden välillä, kuinka paljon näppäilet päällekkäin, kuinka paljon aikaa viikoittainen täsmäytys vie ja kuinka usein jotain menee pieleen kahden järjestelmän välillä. Kentät on täytetty valmiiksi kahdeksan järjestelmän bistron esimerkillä — ylikirjoita ne omilla luvuillasi.
Hajanaisuustesti
Viisi kohtaa, joissa järjestelmien välinen sauma maksaa rahaa, ja mitä ne yhdessä ovat vuodessa.
—
Luvut ovat suuntaa-antavia itsenäisesti pyörivälle ravintolalle, eivätkä ne huomioi konseptiasi tai tiimiäsi. Kaikki lasketaan selaimessasi; mitään ei lähetetä eikä tallenneta.
Mitä teet tällä viikolla, tässä kuussa ja tässä vuosineljänneksessä
Viittä saumaa ei pysty tukkimaan kukaan yhtä aikaa. Tämä järjestys sen sijaan toimii, koska jokainen askel tekee seuraavasta mitattavan.
Tällä viikolla — laske se, minkä pystyt jo laskemaan
- Kirjoita yhdelle paperille, mitä järjestelmiä oikeasti käytät — jokainen erillinen kirjautumisnäyttö, ei jokainen tilaus.
- Pyydä tiimiäsi kirjaamaan yhden vuoron ajan, kuinka usein he vaihtavat näyttöä saman varauksen tai tilauksen takia.
- Etsi se yksi liitäntä, joka sattuu useimmin — yleensä varausten ja salin välillä, tai toimitusalustojen ja kassan välillä.
- Täytä yllä oleva laskuri omilla luvuillasi, vaikka ne olisivat vain karkeita arvioita.
Tässä kuussa — mittaa arvaamisen sijaan
- Laske kuukauden ajan, kuinka usein myydään annos, jota ei enää ole, tai pöytä varataan kahdesti.
- Kirjaa ylös aika, jonka viikoittainen täsmäytys oikeasti vie, sen sijaan että arvaisit sen.
- Katso, missä kohtaa järjestelmäpinoasi sama tieto on tallennettuna useampaan kuin yhteen paikkaan, ja voisiko jonkin niistä tehdä tarpeettomaksi.
Tässä vuosineljänneksessä — yhdistä se yksi kalleimmaksi tuleva sauma
- Ratkaise ensin se liitäntä, jonka nimesit ensimmäisessä vaiheessa kipeimmäksi — ei kalleinta järjestelmää, vaan eniten tuntuvaa saumaa.
- Mittaa kuukauden kuluttua, paljonko se säästää aikaa, ja etene vasta sitten.
- Vertaa ohjelmistolaskuasi kitkakustannukseesi: usein toinen summa on suurempi kuin ensimmäinen, ja juuri siksi pelkkä tilausten karsiminen ratkaisee harvoin tunteen ”liikaa näyttöjä”.
Kustannus ei ole järjestelmäpinossasi, vaan saumoissa
Lähes jokainen yrittäjä, joka kertoo tästä, tunnistaa saman kaavan: jokainen järjestelmä on erikseen ollut hyvä valinta, ja silti loppusumma tuntuu liialliselta. Se ei ole ristiriita. Seitsemän hyvää päätöstä, jotka eivät koskaan ole oppineet puhumaan keskenään, on juuri sitä, mitä hajanaisuus on.
Hyvä uutinen on, ettei sinun tarvitse korvata kaikkea kerralla tehdäksesi jotain asialle. Yhden liitännän ratkaiseminen — se sauma, jonka tiimisi tuntee useimmin — vie yleensä vähemmän aikaa kuin kitka, jonka se aiheuttaa joka viikko. Ratkaise se, mittaa mitä se säästää, ja siirry sitten seuraavaan. Näin hajanaisuus ei katoa kerralla, mutta se katoaa mitattavasti, sauma saumalta.
Jos haluat käydä tämän läpi perusteellisemmin, aloita siitä, mitä sinulla jo tänään on: kassajärjestelmäsi, varausjärjestelmäsi ja toimitusalustasi ovat kolme paikkaa, joissa useimmat saumat syntyvät, ja kolme paikkaa, joissa yksi yhdistetty liitäntä palauttaa eniten aikaa.