V tem članku
Vprašajte gostinca, koliko ga stane programska oprema, in odgovor pride v dveh sekundah: seznam naročnin, seštet v mesečni znesek. Vprašajte, koliko stane to, da te naročnine ne govorijo druga z drugo, in nastopi tišina.
Ta drugi znesek ne stoji na nobenem računu. Skrit je v desetih sekundah, ki jih potrebujete za preklop z blagajne na aplikacijo za dostavo, stotič na izmeno. V rezervaciji, ki jo vpišete trikrat, ker je noben sistem ne preda naslednjemu. V pol ure v nedeljo zvečer, ki gre za primerjavo treh izplačilnih poročil, od katerih se nobeno ne ujema z zneskom na blagajni.
Vsak sistem posebej naredi točno to, kar je obljubil. Blagajna obračuna, rezervacijski sistem si zapomni goste, aplikacija za dostavo dostavi naročila. Težava nikoli ni v enem orodju — je v šivu med njimi, za katerega nihče ne plača in na katerega nihče ne pazi, dokler ga nekdo ne sešteje.
Ta vodnik prešteje sedem mest, kjer ta šiv stane denar in čas, s številkami zraven. Spodaj v kalkulator vnesete svoje lastne sisteme: kolikokrat na izmeno preklopite ekran, koliko podvojeno vnašate, koliko časa stane tedensko usklajevanje in koliko vas izgubljena sinhronizacija stane v prometu. Dobite znesek na leto, v urah in v evrih.
Vse se izračuna v vašem brskalniku: nič se ne pošilja in nič se ne shranjuje. Številke so okvirne vrednosti za samostojno vodeno restavracijo — vaša ekipa, vaši sistemi in vaša gneča imajo zadnjo besedo.
Zakaj se račun za programsko opremo zdi majhen, trenje pa ne
Naročnina ima znesek in datum. Stoji na bančnem izpisku, vidite jo vsak mesec, in nekoč začnete rezati — to je prav tema drugega članka na tej strani, o krčenju vašega računa za programsko opremo. Trenje nima ne zneska ne datuma. Razpršeno je po desetih ljudeh, stokrat na teden, v koščkih, premajhnih, da bi jih kdo kdaj posebej zabeležil.
Zato se razdrobljenost redko zdi kot težava s programsko opremo. Zdi se kot "pač smo zasedeni" ali "taka je že gostinska panoga". Raziskave o pisarniških delavcih kažejo nekaj bolj natančnega: po Asaninem indeksu Anatomy of Work povprečen pisarniški zaposleni preklopi približno 25-krat na dan med desetimi aplikacijami — raziskava Glorije Mark s Kalifornijske univerze v Irvineu pa je pokazala, da po prekinitvi v povprečju traja 23 minut in 15 sekund, da se koncentracija vrne na isto raven. Teh 23 minut velja za globoko, neprekinjeno pisarniško delo in ni neposredno prenosljivo na pogled na tablico za dostavo med dvema računoma — a temeljni mehanizem, pozornost, ki jo je treba po vsakem preklopu znova zgraditi, se med izmeno dogaja enako. Le krajše in pogosteje.
In restavracije niso izjema pri sami razdrobljenosti. Iz raziskave gostinske tehnologije podjetja 7shifts izhaja, da precejšen del rastočih samostojnih lokalov še vedno uporablja preglednice in skupinske klepete, da bi sistemi "govorili" med seboj, kar bi pravzaprav morali početi sami. To ni napaka gostinca — je posledica tega, da se je vsak sistem posebej zdel pravilna izbira.
7 številk in kaj vas vsaka stane
Naštete so v vrstnem redu, v katerem jih lokal ponavadi sreča: najprej sami sistemi, nato koliko stane preklapljanje med njimi, in šele nato, kaj gre narobe, ko nihče več ne ve, kateri sistem ima prav.
1. Koliko sistemov pravzaprav imate
Vprašajte gostinca, koliko programske opreme uporablja, in odgovor je ponavadi "tri, morda štiri". Naj resnično prešteje — vsak ločen prijavni zaslon, ne vsako naročnino — in hitro pride do šest do deset. Blagajna. Rezervacijski sistem, ločen od nje. Dve do tri platforme za dostavo, vsaka s svojo tablico in svojo nadzorno ploščo. Računovodski paket. Orodje za razpored ali evidenco delovnega časa, ali preprosto Excel, ki to nadomešča. Seznam zalog.
Noben od teh sistemov ni odveč — vsak rešuje pravo težavo. Bistvo je, da sta "tri ali štiri naročnine" na računu in "osem mest, kjer je treba isti podatek vnesti posebej" dve povsem različni šteti stvari, in druga je tista, ki šteje za preostanek tega članka. Kalkulator spodaj sprašuje prav po drugi.
2. Preklapljanje med zasloni med izmeno
Vsakič, ko nekdo pogleda z blagajne na tablico za dostavo ali iz restavracije na zaslon za rezervacije, to ne stane 23 minut — večina preklopov med izmeno je kratkih, pogled od nekaj sekund do nekaj minut. A dogajajo se pogosto: pri povprečni izmeni z nekaj gneče hitro pride do petnajst do dvajsetkrat.
Preračunajte to za bistro, ki vodi deset izmen na teden, osemnajst preklopov na izmeno in minuto in pol na preklop: to je 270 minut na teden, 13.500 minut v petdesetih tednih — 225 ur. Pri € 20 na uro je to € 4.500 na leto, samo za poglede med zasloni, ki ne vedo drug za drugega.
3. Ista rezervacija, vnesena v več kot en sistem
Gost pokliče za mizo za štiri. V lokalu z enim sistemom ta rezervacija po tridesetih sekundah stoji povsod, kjer mora biti. V lokalu z ločenimi sistemi gre najprej v rezervacijski sistem, nato še enkrat na papirnat ali Excelov razpored restavracije, ker se ta dva ne napajata drug iz drugega, včasih pa še tretjič na seznam stalnih gostov. Isti podatek vnesen trikrat zaradi enega telefonskega klica.
Pri šestdesetih takih rezervacijah in naročilih na teden, tri dodatne minute na primer, pri € 20 na uro: 180 minut na teden, 9.000 minut na leto v petdesetih tednih — 150 ur, € 3.000 na leto. To je denar za delo, ki bi s sistemi, ki si delijo, kar vedo, preprosto ne obstajalo.
Ista telefonska rezervacija, v lokalu z enim sistemom, s štirimi ločenimi sistemi in s sedmimi razpršenimi sistemi. Višina je čas, ki ga zahteva ena rezervacija, od telefonskega klica do potrditve.
Doplačilo je izračunano na šestdeset rezervacij na teden, pri € 20 na uro, v petdesetih tednih. Vsak dodaten sistem, v katerega je treba isti podatek vnesti posebej, se ne sešteva — se množi, ker ima vsak sistem svoj zaslon, svojo prijavo in svoj način, da nekaj preprostega postane trikratno delo.
4. Tedensko usklajevanje blagajne, banke in platform
Vsak vir denarja ima svoj ritem. Blagajna šteje po izmenah. Banka knjiži po nakazilih. Vsaka platforma za dostavo izplačuje po svojem urniku, s svojo provizijo že odšteto, v poročilu, ki nikoli ne uporablja istega vrstnega reda ali istih imen kot blagajna. Kdor to želi tedensko primerjati, dejansko štirikrat naredi isti seštevek v štirih različnih jezikih.
Pri štirih virih za usklajevanje — banki in treh platformah — dvajset minut na vir na teden, pri € 24 na uro: 80 minut na teden, 4.000 minut na leto v petdesetih tednih — 67 ur, € 1.600 na leto. In to je le čas za preverjanje, da ni šlo nič narobe, ne čas za odpravo, če je.
5. Jed, ki je v kuhinji "pošla", na zaslonu pa še vedno "naprodaj"
Kuhinja umakne jed z jedilnika, takoj ko zmanjka sestavine. Na blagajni se to zgodi takoj. Na platformi za dostavo šele, ko jo nekdo tam posebej izklopi — do takrat jo gost lahko preprosto naroči. Rezultat je telefonski klic, opravičilo, vračilo denarja, včasih pa tudi ocena, ki ostane vidna še leta zaradi nečesa, kar bi povezava lahko preprečila.
Enak vzorec se ponovi pri dvojno rezervirani mizi: telefonski seznam in rezervacijski sistem se ne poznata, in v prometnem večeru nekdo rezervira, kar je že zasedeno. Obe napaki sta iste vrste — dva sistema, ki oba mislita, da imata prav.
Pri petih takih spodrsljajih na mesec, v povprečju € 45 škode na primer — vračilo denarja, čas za popravilo, z majhnim deležem škode za ugled: € 2.700 na leto, za nekaj, kar v knjigovodstvu nikjer ni zabeleženo kot "strošek programske opreme".
6. Čas uvajanja, ki se sešteva po sistemu
En sistem se naučite v enem dopoldnevu. Osem sistemov se ne naučite v osmih dopoldnevih — potrebujete osemkrat znova ugotoviti, kje kaj je, z drugim gumbom na drugem mestu v drugi barvi. Za novega sodelavca je to prvi vtis o lokalu: ne hrana, ne ekipa, ampak občutek, da obstaja sedem zaslonov, ki jih nihče nikoli ni razložil.
Pri štirih novih sodelavcih na leto, sedmih sistemih nad prvim, petinštirideset dodatnih minut usposabljanja na sistem — za obe strani, novega sodelavca in tistega, ki razlaga — pri € 20 na uro: 21 ur na leto, € 420 na leto. Najmanjša številka od sedmih, in edina, ki nikoli ne izgine, dokler prihajajo novi ljudje.
7. Kam pravzaprav gre teden vodje
Seštejte prejšnjih šest številk in dobite znesek. Poglejte, kje v tednu je ta znesek, in videli boste nekaj, česar znesek sam ne pokaže: koliko ur, namenjenih gostom in kuhinji, gre za vzdrževanje zaslonov namesto za stroko.
Ilustrativen delovni teden petinpetdesetih ur, pri treh stopnjah razdrobljenosti. Sistemi in administracija ne rastejo linearno s številom sistemov — rastejo hitreje, ker vsaka dodatna povezava oteži tudi nadzor nad prejšnjimi.
To je ilustrativen model, ne izmerjena študija o vašem lokalu — a smer drži pri skoraj vsakem gostincu, ki to pripoveduje: več sistemov kot je, več tedna gre za same sisteme, in manj za razlog, zaradi katerega ste lokal sploh začeli.
Postavite ob to svoje lastne sisteme
Vnesite, koliko sistemov uporabljate, kako pogosto vaša ekipa preklaplja med njimi, koliko podvojeno vnašate, koliko časa stane tedensko usklajevanje in kako pogosto gre kaj narobe med dvema sistemoma. Polja so izpolnjena s primerom bistroja z osmimi sistemi — prepišite jih s svojimi.
Sken razdrobljenosti
Pet mest, kjer šiv med sistemi stane denar, in koliko znašajo skupaj na leto.
—
Številke so okvirne vrednosti za samostojno vodeno restavracijo in ne upoštevajo vašega koncepta ali vaše ekipe. Vse se izračuna v vašem brskalniku; nič se ne pošilja ali shranjuje.
Kaj s tem narediti ta teden, ta mesec in to četrtletje
Petih šivov hkrati ne zapre nihče. Ta vrstni red pa deluje, ker vsak korak naslednjega naredi merljivega.
Ta teden — preštejte, kar že zdaj lahko preštejete
- Na en list zapišite, katere sisteme res uporabljate — vsak ločen prijavni zaslon, ne vsako naročnino.
- Prosite ekipo, naj eno izmeno beleži, kolikokrat preklopi zaslon zaradi iste rezervacije ali naročila.
- Poiščite tisto eno povezavo, ki najpogosteje boli — ponavadi med rezervacijami in restavracijo, ali med platformami za dostavo in blagajno.
- V kalkulator zgoraj vnesite svoje lastne številke, tudi če so grobo ocenjene.
Ta mesec — merite, namesto da ocenjujete
- En mesec štejte, kolikokrat se proda jed, ki je ni več, ali kolikokrat je miza dvojno rezervirana.
- Zabeležite čas, ki ga tedensko usklajevanje res stane, namesto da ga ocenjujete.
- Poglejte, kje v vašem naboru orodij isti podatek stoji na več kot enem mestu, in ali lahko enega od njih naredite odvečnega.
To četrtletje — povežite tisti en šiv, ki stane največ
- Najprej rešite povezavo, ki ste jo v prvem koraku prepoznali kot najbolj bolečo — ne najdražji sistem, ampak šiv, ki ga najbolj občutite.
- Po mesecu dni izmerite, koliko to prihrani časa, in šele nato nadaljujte.
- Postavite svoj račun za programsko opremo ob strošek trenja: drugi znesek je pogosto večji od prvega, in prav zato samo krčenje naročnin redko reši občutek "preveč zaslonov".
Strošek ni v vašem naboru orodij, ampak v šivih
Skoraj vsak gostinec, ki to pripoveduje, prepozna isti vzorec: vsak sistem je bil sam po sebi dobra izbira, seštevek pa se vseeno zdi prevelik. To ni protislovje. Sedem dobrih odločitev, ki se nikoli niso naučile govoriti druga z drugo, je natanko to, kar je razdrobljenost.
Dobra novica je, da vam za ukrepanje ni treba zamenjati vsega naenkrat. Rešitev ene povezave — šiva, ki ga vaša ekipa najpogosteje občuti — ponavadi stane manj časa kot trenje, ki ga povzroča vsak teden. Rešite jo, izmerite, koliko prihrani, in šele nato nadaljujte z naslednjo. Tako razdrobljenost ne izgine naenkrat, izgine pa merljivo, šiv za šivom.
Če se želite tega lotiti temeljiteje, začnite pri tem, kar že danes imate: vaš blagajniški sistem, vaš rezervacijski sistem in vaše platforme za dostavo so tri mesta, kjer nastane največ šivov, in tri mesta, kjer ena povezava vrne največ časa.