Darbo Laiko Apskaita: 4 Nutekėjimai, Kurių Niekas Nemato

Šiame straipsnyje

1. Kodėl tai ne viršvalandžių, o apskaitos klausimas
2. 4 nutekėjimai, kiekvienas su savo skaičiavimu
3. Apskaičiuokite nutekėjimą savo komandoje
4. Jūsų veiksmų planas kitam komandos susirinkimui
5. Išvada: keturi maži nutekėjimai, vienas metinis skaičius

Grafikas sako, kad pamaina prasideda 18:00 ir baigiasi 23:00. Kas iš tikrųjų vyksta, beveik niekada tiksliai su tuo nesutampa.

Padavėjas atvyksta jau 17:52, kad neturėtų stovėti eilėje prie laikrodžio. Virėjas atsiregistruoja tik 23:24, nuplovus paskutinį puodą. Kažkas daro penkiolikos minučių pertrauką, bet retai paspaudžia atskirą pertraukos mygtuką, todėl tas laikas toliau skaičiuojamas kaip dirbtas. O įtemptą penktadienį kažkas tiesiog pamiršta atsiregistruoti — sistema skaičiuoja toliau, kol kažkas ryte tai rankiniu būdu pataiso, jei apskritai pataiso.

Nė vienas iš šių keturių dalykų nėra vagystė, ir nė vienas nepatenka į antraštes taip, kaip struktūriniai viršvalandžiai. Bet kartu tai keturi nutekėjimai laiko apskaitoje, kurie atskirai retai pastebimi — o susumavus per metus ir visą komandą, jie vis dėlto duoda skaičių. Šis straipsnis pateikia jums tą skaičių: keturis nutekėjimus, kiekvieną su savo skaičiavimu, ir skaičiuoklę, kuri juos susumuoja jūsų komandai.

Kodėl tai ne viršvalandžių, o apskaitos klausimas

Viršvalandžiai — tai valandos VIRŠ grafiko — įtemptas savaitgalis, festivalis, užsitęsęs uždarymas. Tas skaičiavimas pateiktas mūsų gide apie viršvalandžius maitinimo sektoriuje. Šis straipsnis nagrinėja kažką mažesnio ir daug įprastesnio: skirtumą tarp to, kas SUPLANUOTA, ir to, kas iš tikrųjų UŽREGISTRUOTA, visiškai eilinėje pamainoje be jokio piko.

Šis skirtumas atsiranda ne todėl, kad kažkas pažeidžia taisyklę. Jis atsiranda todėl, kad niekas niekada neparašė taisyklės, kas vyksta prieš suplanuotą pradžią, po suplanuotos pabaigos ar per pertrauką, kuri niekada neregistruojama atskirai. Be susitartos taisyklės — apvalinti iki 15 minučių, pertrauką visada registruoti atskirai, visada atsiregistruoti prieš išeinant iš įmonės — kiekvienas tą spragą užpildo savaip, ir retai kada įmonės naudai.

Keturi žemiau pateikti nutekėjimai remiasi tuo pačiu pavyzdžiu: vienas darbuotojas, 14 €/val. atlyginimas, penkios pamainos per savaitę, 48 dirbtos savaitės per metus. Atskirai kiekvienas nutekėjimas atrodo mažas. Kartu — 30 minučių per pamainą — jie sudaro 1680 € vienam darbuotojui per metus, kaip rodo grafikas žemiau.

Vienas dalykas nepriklauso skaičiavimams ir yra tiesiog įstatymas: nuo Europos Sąjungos Teisingumo Teismo sprendimo byloje CCOO prieš Deutsche Bank (C-55/18, 2019 m. gegužės 14 d.) visos ES valstybės narės privalo įpareigoti darbdavius sukurti sistemą, kuri objektyviai, patikimai ir prieinamai fiksuotų kiekvieno darbuotojo kasdienį darbo laiką — ne grafiką su suplanuotu laiku, o įrašą apie tai, kas iš tikrųjų įvyko. Tikslus būdas, kaip kiekviena šalis šią pareigą įgyvendina — skaitmeniniu būdu ar popieriuje, ką baudžia patikrinimas — skiriasi priklausomai nuo valstybės narės. Šis straipsnis neaiškina jokios konkrečios šalies įstatymo; jis parodo, kur valandos iš tikrųjų nuteka, kai apskaitos sistema jau veikia, ir kiek tas nutekėjimas kainuoja.

4 nutekėjimai, kiekvienas su savo skaičiavimu

1. Ankstyvas prisiregistravimas: 6 minutės, kurių niekas neskaičiuoja kaip darbo

Nekalčiausias iš keturių ir dažniausias. Darbuotojas mieliau atvyksta anksčiau nei vėluoja, prisiregistruoja vos peržengęs slenkstį — dažnai iš įpročio, kartais kad išvengtų eilės prie laikrodžio prieš pat pamainos pradžią — ir tas laikas be svarstymų skaičiuojamas kaip dirbtas, nors pati pamaina dar neprasidėjo.

Esant 6 minutėms per pamainą, 14 €/val. atlyginimui, penkioms pamainoms per savaitę ir 48 dirbtoms savaitėms per metus, tai yra 6 ÷ 60 × 14 € = 1,40 € per pamainą, 7,00 € per savaitę ir 336,00 € vienam darbuotojui per metus — už laiką, kai pagal grafiką dar niekas iš tikrųjų nedirbo. Šį nutekėjimą išsprendžia paprastas susitarimas: prisiregistruoti tik suplanuotu pradžios laiku, kad ir kas vyktų anksčiau.

2. Pavėluotas atsiregistravimas: 8 minutės, kurios gali būti tvarkymasis — arba ne

Pirmojo nutekėjimo atspindys, dažniausiai šiek tiek brangesnis, nes mažiau matomas: pamainos pabaiga neturi tokios aiškios ribos kaip pradžia. Sutvarkyti paskutinį stalą, suskaičiuoti kasą, ištuštinti indaplovę — visa tai atrodo kaip "tik baigti tvarkytis", ir niekas nežiūri į laikrodį prieš pradedant šiuos paskutinius darbus.

Esant 8 minutėms per pamainą, tai yra 8 ÷ 60 × 14 € = 1,87 € per pamainą, 9,33 € per savaitę ir 448,00 € vienam darbuotojui per metus. Skirtumas nuo pirmojo nutekėjimo nėra atsitiktinis: tvarkymasis po pamainos beveik visada užtrunka ilgiau nei pasiruošimas prieš ją, ir būtent todėl pamainos pabaigoje susikaupia daugiausia neapmokamų minučių.

3. Pertrauka, kuri vis dar skaičiuojama

Didžiausias iš keturių nutekėjimų ir mažiausiai matomas. Darbuotojas daro penkiolikos minučių pertrauką, bet sistemoje nėra atskiro pertraukos mygtuko — arba yra, bet niekas jo nuosekliai nepaspaudžia, nes "tai tik ketvirtis valandos". Rezultatas: laikas skaičiuojamas toliau, tarsi būtų dirbama, nors iš tikrųjų dvylika iš šių penkiolikos minučių jokios darbo pareigos nebuvo.

Esant 12 minučių per pamainą, tai yra 12 ÷ 60 × 14 € = 2,80 € per pamainą, 14,00 € per savaitę ir 672,00 € vienam darbuotojui per metus — daugiau nei pirmieji du nutekėjimai kartu sudėjus. Tai taip pat vienintelis iš keturių nutekėjimų, kurio paprastas grafikas neišspręs: reikia sistemos, kurioje pertraukos registravimas būtų toks pat automatiškas kaip prisiregistravimas ir atsiregistravimas, ir taisyklės, kurios iš tikrųjų visi laikosi.

4. Pamirštas atsiregistravimas: vaiduoklinis laikas, kurio niekas nepataiso

Rečiausias iš keturių nutekėjimų, bet brangiausias kiekvienu atveju. Įtemptą vakarą kažkas tiesiog pamiršta atsiregistruoti išeidamas. Sistema skaičiuoja toliau — kartais iki vidurnakčio, kartais iki kito prisiregistravimo — ir jei kažkas kitą dieną to rankiniu būdu nepataiso, algalapyje staiga atsiranda keturiolikos ar penkiolikos valandų pamaina už darbą, kurio niekada nebuvo.

Jei tai vidutiniškai nutinka vieną kartą iš dešimties pamainų ir prideda 40 papildomų vaiduoklinių minučių, kurios nepataisomos, paskirsčius tai sudaro 4 minutes per pamainą — 4 ÷ 60 × 14 € = 0,93 € per pamainą, 4,67 € per savaitę ir 224,00 € vienam darbuotojui per metus. Vidutiniškai mažai, bet tai taip pat vienintelis nutekėjimas, galintis vienu ypu prie algalapio pridėti visą papildomą pamainą, jei niekas to nepastebi — būtent todėl verta laiko apskaitą tikrinti kas savaitę, o ne tik skaičiuojant atlyginimus.

Apskaičiuokite nutekėjimą savo komandoje

Įveskite, kiek darbuotojų registruoja laiką, kiek minučių vidutiniškai nuteka per pamainą (susumuokite keturis aukščiau nurodytus nutekėjimus — 30 minučių yra realus vidurkis, jei dar neturite susitartų taisyklių), vidutinį valandinį atlyginimą, pamainų skaičių per savaitę vienam darbuotojui ir dirbtų savaičių skaičių per metus. Skaičiuoklė tai paverčia tuo, ką tai kainuoja visai jūsų komandai.

Su numatytosiomis reikšmėmis — 8 darbuotojai, 30 minučių nutekėjimas per pamainą, 14 €/val., 5 pamainos per savaitę ir 48 dirbtos savaitės per metus — tai sudaro 13 440 € per metus, arba 120 papildomų 8 valandų pamainų, kurias už šią sumą būtų buvę galima apmokėti. Tai nėra vagystė ir nėra dėl ko pykti: tai procesas be susitartų taisyklių, ir būtent todėl žemiau pateiktas veiksmų planas prasideda susitarimu, o ne sunkiu pokalbiu su komanda.

Jūsų veiksmų planas kitam komandos susirinkimui

Nebūtina viską sutvarkyti iš karto. Ši tvarka veikia:

1 žingsnis — Apskaičiuokite (šią savaitę):

• Užpildykite aukščiau esančią skaičiuoklę su savo komanda, atlyginimu ir realiu nutekėjimo įvertinimu
• Patikrinkite paskutinių dviejų savaičių laiko apskaitą: kiek minučių vidutiniškai yra prieš suplanuotą pradžią ir po suplanuotos pabaigos?
• Patikrinkite, ar jūsų sistemoje yra atskiras pertraukos mygtukas ir ar juo iš tikrųjų naudojamasi

2 žingsnis — Susitarkite dėl taisyklių (per dvi savaites):

• Viena taisyklė kiekvienam nutekėjimui: prisiregistruoti tik suplanuotu pradžios laiku, pertrauką visada registruoti atskirai, kas savaitę tikrinti pamirštus atsiregistravimus
• Užsirašykite atidarymo ir uždarymo ratą naudodami mūsų nemokamą atidarymo ir uždarymo kontrolinį sąrašą, kad būtų aišku, kurios užduotys priklauso prieš ir po suplanuotos pamainos — taigi turi būti registruojamas laikas
• Nustatykite, kas kas savaitę tikrina laiko apskaitą, o ne tik atlyginimų skaičiavimo metu

3 žingsnis — Kartokite (kas ketvirtį):

• Po kelių mėnesių iš naujo apskaičiuokite nutekėjimą — įsitvirtinusi taisyklė savaime sumažina skaičių
• Palyginkite tai su grafiku naudodami mūsų nemokamą personalo grafiko generatorių: grafikas, atitinkantis tikrą atidarymo ir uždarymo tvarką, palieka mažiau vietos nutekėjimui
• Peržiūrėkite ir mūsų gidą apie viršvalandžius, jei nutekėjimas kaupiasi labiau piko savaitėmis, o ne eilinėje pamainoje

Išvada: keturi maži nutekėjimai, vienas metinis skaičius

Nė vienas iš keturių šio straipsnio nutekėjimų atskirai neatrodo kaip problema. Šešios minutės ankstyvo prisiregistravimo nėra sukčiavimas, pertrauka, kuri vis dar skaičiuojama, nėra tinginystė, o vienas pamirštas atsiregistravimas iš dešimties pamainų yra žmogiška. Skaičius atsiranda tik susumavus visus keturis per pamainą, savaitę ir metus — ir tada trisdešimt nepastebimų minučių per pamainą virsta 1680 € vienam darbuotojui per metus, už laiką, kurio niekas sąmoningai neregistravo.

„HappyChef“ tai prasideda nuo aiškumo: rezervacijų sistema su 0% komisiniu, kurioje personalo planavimas rodomas šalia apyvartos, kad suplanuota ir registruota pamaina priartėtų viena prie kitos. Skaitykite mūsų gidą apie viršvalandžius arba išbandykite nemokamai 30 dienų.