Ein kranker Posten-Koch kostet nicht seinen Lohn — der war ohnehin eingeplant. Er kostet das, was es braucht, um seinen Platz heute Abend zu füllen — und das ist eine ganz andere Summe.
Frag einen Betreiber, wann seine Küche zuletzt vollständig besetzt war, und die Antwort kommt zögerlich. Personalausfall fühlt sich an wie etwas, das einem einfach passiert — ein Anruf um 9 Uhr, eine Schicht, die kurzfristig umorganisiert wird, ein Kollege, der still einen zusätzlichen Posten übernimmt. Was selten passiert, ist, dass jemand hinterher ausrechnet, was diese eine Abwesenheit wirklich gekostet hat.
Das liegt nicht daran, dass es sich nicht berechnen ließe. Es liegt daran, dass das Gefühl — "wir haben es geregelt, die Schicht ist gelaufen" — den Eindruck erweckt, es sei nichts kaputtgegangen. Aber eine Schicht, die mit einem Paar Hände weniger "läuft", ist keine kostenlose Lösung: Sie kostet eine Prämie auf die Vertretungsstunden, sie erzielt weniger Umsatz als eine vollständig besetzte Schicht, und sie verbirgt ein Muster, das erst sichtbar wird, sobald man es misst.
Dieser Artikel geht sieben Zahlen durch, die zusammen bestimmen, was unerwartete Abwesenheit einen Gastronomiebetrieb kostet: die Prämie, die man zahlt, um eine Schicht kurzfristig zu besetzen, den Umsatz, den eine unterbesetzte Schicht nie zurückholt, die eigene Ausfallrate als Ausgangspunkt, den Bradford Factor, der erklärt, warum zehn einzelne Fehltage einen Dienstplan weit mehr stören als eine lange Abwesenheit, den Puffer, der nötig ist, um das strukturell aufzufangen, was es kostet, wenn nur eine Person einen Posten allein bedienen kann, und was es kostet, überhaupt keinen Plan zu haben.
Es ist keine Beratung zum Krankengeldrecht — das unterscheidet sich von Land zu Land und von Tarifvertrag zu Tarifvertrag, und dafür gibt es den eigenen Steuerberater oder die Lohnbuchhaltung. Es ist aber die Rechenarbeit, die jeder Betrieb selbst leisten kann: was eine unerwartete Abwesenheit heute Abend kostet, wie viel Puffer das erfordert, und wo sich dieses Muster im eigenen Dienstplan zeigt.
Warum das über einen Anruf hinausgeht
Der Reflex ist, Personalausfall als Personalthema zu sehen — etwas für ein Vier-Augen-Gespräch. Operativ ist es vor allem eine RECHENFRAGE: Jede unerwartete Abwesenheit setzt eine Kette von Entscheidungen in Gang, von "wen rufe ich jetzt an" bis "welches Gericht streiche ich heute Abend von der Karte", und jedes Glied dieser Kette hat einen Preis.
Das Problem ist, dass die meisten dieser Preise unsichtbar bleiben, weil sie nirgends separat gebucht werden. Die zusätzlichen Überstunden verschwinden in der allgemeinen Lohnsumme. Der langsamere Service verschwindet in einer Umsatzzahl, die ohnehin von Tag zu Tag schwankt. Der einzige Moment, in dem es sichtbar wird, ist, wenn man es explizit nebeneinanderstellt — was diese Schicht hätte kosten sollen, gegenüber dem, was sie tatsächlich gekostet hat.
Und das Muster ist vorhersehbar genug, um darauf zu planen, auch wenn jede einzelne Abwesenheit es nicht ist. Ein Betrieb, der weiß, wie viele Tage er pro Mitarbeiter und Jahr durchschnittlich durch Krankheit verliert, kann dafür einen Puffer aufbauen — statt jedes Mal aufs Neue vom gleichen Anruf überrascht zu werden.
Personal-Leitfaden Der komplette Personal-Leitfaden für dein Restaurant Vom Dienstplan bis zur Bindung: alles, was dein Team am Laufen hält, an einem Ort. Leitfaden lesenDie 7 Zahlen
Sieben Zahlen, in der Reihenfolge, in der sie eine Schicht tatsächlich treffen — vom morgendlichen Anruf bis zum Dienstplan des nächsten Jahres.
1. Die Ersatzprämie
Wenn sich jemand krankmeldet, zahlst du seinen Lohn nicht doppelt — der war ohnehin eingeplant, egal ob er vom Betrieb oder über eine Krankengeldregelung ausgezahlt wird (und wie das genau abläuft, unterscheidet sich stark je nach Land und Tarifvertrag — das gehört zur eigenen Lohnbuchhaltung). Was du ZUSÄTZLICH zahlst, ist die Prämie, um diese Schicht kurzfristig zu besetzen: Überstunden für wer einspringt, oder der höhere Stundensatz einer Zeitarbeitskraft.
Für eine ausgefallene Schicht von 8 Stunden, bei einer Prämie von 50% auf den normalen Stundenlohn, sind das 64 € extra — allein um diese eine Schicht zu besetzen. Multipliziere das mit der Häufigkeit, wie oft das dieses Jahr schon vorgekommen ist, und es ist kein Rundungsfehler auf der Lohnabrechnung mehr.
2. Der Umsatz, den du nicht zurückbekommst
Eine unterbesetzte Schicht "läuft" weiter, weil das Team es hinbekommt — aber hinbekommen ist nicht dasselbe wie unverändert weiterlaufen. Ein Posten weniger bedeutet langsamere Tickets, Gerichte, die von der Karte verschwinden, sobald es voll wird, und ein Küchenchef, der lieber einen Gang vereinfacht, als die Küche ins Stocken geraten zu lassen.
Unten steht, wie sich das in der Praxis auswirkt — ein Samstagabend, vom Anruf um 9 Uhr bis zu den letzten abgewiesenen Gästen. Die Zahlen sind eine Illustration, keine gemessene Statistik: Jede Küche hat ihren eigenen Engpass, aber das Muster — langsamer, dann weniger, dann geschlossen — wiederholt sich überall, wo ein Posten unterbesetzt läuft.
Vom Anruf um 9 Uhr bis zu den letzten abgewiesenen Gästen — eine Illustration dessen, was eine unterbesetzte Schicht mit sich bringt.
Der Anruf
Der Koch am Grillposten meldet sich krank — zwei Stunden vor Schichtbeginn.
Die Türen öffnen
Der Küchenchef setzt die stärkste Kraft der kalten Küche an den Grill. Die kalte Karte läuft ab jetzt mit einem Paar Hände statt zwei.
Die Tickets werden langsamer
Die durchschnittliche Ticketzeit steigt um etwa 9 Minuten, während der Grill in Rückstand gerät.
Die Karte wird vereinfacht
Der Küchenchef stellt still die beiden Gerichte ein, die die volle Aufmerksamkeit des Grills brauchen — der Dessert- und Beilagen-Zusatzverkauf sinkt um etwa 15%.
Gäste werden abgewiesen
Die Gastgeberin fängt an, Laufkundschaft abzulehnen, statt ein 45-Minuten-Ticket zu riskieren — 6 Gedecke, die heute Abend nicht stattfinden.
Das ist eine Illustration des Musters, kein gemessener Durchschnitt — jede Küche hat ihren eigenen Engpass, aber "langsamer, dann weniger, dann geschlossen" wiederholt sich überall, wo ein Posten unterbesetzt läuft.
3. Deine eigene Ausfallrate
Fehltage pro Mitarbeiter pro Jahr ist die Zahl, auf der alle folgenden aufbauen — und es ist eine Zahl, die du selbst zusammenzählen musst, keine, die wir dir hier vorgeben. Die Gastronomie hat in der Regel eine höhere Ausfallrate als die Wirtschaft insgesamt, aber "höher als der Durchschnitt" ist keine Zahl, mit der man einen Puffer baut. Nur der eigene Dienstplan des vergangenen Jahres liefert das.
Zähl einfach die Krankheitstage des gesamten Teams über die letzten zwölf Monate zusammen und teile durch die Anzahl der Vollzeitkräfte (VZÄ). Diese eine Zahl — Tage pro VZÄ pro Jahr — ist alles, was der Rechner weiter unten braucht, um für deinen Betrieb statt für einen Durchschnitt zu rechnen.
4. Der Bradford Factor
Zehn Tage Abwesenheit sind nicht immer zehn Tage Abwesenheit. Eine Mitarbeiterin, die zehn aufeinanderfolgende Tage krank ist — eine Grippe, eine Operation — bedeutet einmal einen Dienstplan umorganisieren. Ein anderer Mitarbeiter, der zehnmal einen einzelnen Tag fehlt, bedeutet zehn Anrufe um 6 Uhr morgens, zehn Schichten, die noch zu besetzen sind.
Der Bradford Factor, entwickelt an der Bradford University School of Management, erfasst genau diesen Unterschied: B = S² × D, wobei S die Anzahl der EINZELNEN Abwesenheitsphasen ist und D die Gesamtzahl der Tage. Bei zehn einzelnen Tagen ergibt das 10² × 10 = 1000. Bei einer zehntägigen Phase ergibt das 1² × 10 = 10 — hundertmal niedriger, bei exakt derselben Anzahl an Tagen. Es ist keine gesetzliche Schwelle, sondern eine Faustregel, um zu erkennen, welches Muster einen Dienstplan wirklich stört.
Dieselben zehn Tage Abwesenheit — aber ein hundertmal höherer Bradford Factor, je nachdem, wie sie fallen.
Beide Mitarbeiter haben genau zehn Tage gefehlt. Aus Planungssicht sind sie nicht vergleichbar: zehn einzelne Tage sind zehn Anrufe um 6 Uhr morgens, eine lange Phase ist einmal ein Dienstplan zum Umorganisieren.
5. Der Puffer, den du wirklich brauchst
Wenn du weißt, wie viele Tage das gesamte Team im Schnitt pro Jahr fehlt, kannst du ausrechnen, wie viel Dienstplan-Spielraum du dafür strukturell brauchst — nicht als Notlösung bei jeder Abwesenheit, sondern als festen Bestandteil der Planung.
Nimm die Gesamtzahl der Ausfalltage des Teams und teile sie durch die Anzahl der Arbeitstage, die eine Vollzeitkraft im Schnitt pro Jahr leistet (etwa 225, nach Wochenenden, Feiertagen und eigenem Urlaub). Für ein Team von 14 Personen mit je 9 Ausfalltagen sind das 0,56 VZÄ — etwa 21 Stunden pro Woche, verteilt über den Dienstplan. Keine zusätzliche Einstellung, sondern ein Puffer, den du bewusst einplanst statt zu improvisieren.
6. Die Kosten einer einzigen Person, die es allein kann
Manche Abwesenheiten kosten keine Prämie, sie kosten die Schicht selbst. Wenn nur eine Person den Saucenposten bedienen kann, oder nur eine das Reservierungssystem kennt, oder nur eine die Allergenkarte wirklich versteht, dann schrumpft diese Schicht bei ihrer Abwesenheit nicht — sie hört an diesem Punkt auf.
Genau das macht die Qualifikationsmatrix sichtbar: welche Posten in deinem Betrieb auf genau einem Paar Hände laufen. Jeder dieser Posten ist eine Abwesenheit, die du nie mit einer Prämie löst, weil es niemanden gibt, den man zu welchem Tarif auch immer einstellen könnte.
7. Die Kosten, keinen Plan zu haben
Die teuerste Form von Personalausfall ist die Abwesenheit, die nie eine wird: jemand Krankes, der trotzdem arbeiten kommt, weil niemand einspringen kann. Kurzfristig kostet das nichts Sichtbares — die Schicht ist besetzt —, aber es verlängert die Genesung, und in einer Küche ist es auch ein reales Risiko für die Lebensmittelsicherheit.
Die EU-Verordnung (EG) Nr. 852/2004 ist da eindeutig: Wer ein Kontaminationsrisiko darstellt, darf nicht in Bereichen arbeiten, in denen mit Lebensmitteln umgegangen wird, bis dieses Risiko beseitigt ist. Was deinem Team im Krankheitsfall genau zusteht — welcher Prozentsatz des Lohns, ab welchem Tag, ausgezahlt von wem — unterscheidet sich stark je nach Land und Tarifvertrag; das gehört in deine eigenen Verträge und zu deiner Lohnbuchhaltung, nicht in diesen Artikel. Was überall gilt: Ein Betrieb ohne Plan überlässt diese Entscheidung dem kranken Mitarbeiter selbst — und diese Entscheidung fällt selten zugunsten der Küche aus.
Rechne es für dein eigenes Team aus
Die Zahlen oben sind ein Beispiel — dein Team, dein Stundenlohn und deine eigene Ausfallrate sind es nicht. Trag unten deine eigenen Zahlen ein und sieh sofort, was ein Jahr an Notfallersatz kostet und wie viel Puffer du brauchst, um das strukturell aufzufangen.
Darunter befindet sich ein separater Bradford-Factor-Rechner: Trag die Anzahl der einzelnen Phasen und die Gesamttage für eine Mitarbeiterin ein und sieh sofort, ob dieses Muster ein Gespräch verdient oder einfach zum Leben gehört.
Der Personalausfall-Kostenrechner
Trag dein eigenes Team ein — die Zahlen sind mit einem Beispiel vorbelegt, aber vollständig anpassbar.
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Alle Beträge sind die ZUSÄTZLICHEN Kosten, oben auf den ohnehin eingeplanten Lohn — nie der volle Lohn der Vertretungskraft. Was ein abwesender Mitarbeiter selbst ausbezahlt bekommt, unterscheidet sich je nach Land und Tarifvertrag und ist nicht Teil dieser Zahl.
Bradford Factor für eine Mitarbeiterin
Trag die Anzahl der einzelnen Phasen und die Gesamttage ein.
Das ist eine Planungs-Faustregel der Bradford University School of Management — keine gesetzliche Schwelle und kein Instrument, um jemanden zu bewerten. Sie sagt etwas über den DIENSTPLAN aus, nicht über den Grund der Abwesenheit.
Der "Puffer" oben ist ein Durchschnitt, keine Garantie — er verteilt ein Jahr an Ausfällen gleichmäßig über den Dienstplan, während ein echtes Jahr in Wellen kommt (eine Grippewelle, ein Magen-Darm-Infekt, der die Runde macht). Genau deshalb steht der Bradford Factor daneben: Er erfasst die Häufung, die ein Jahresdurchschnitt nie zeigt.
Bewahre den Jahresbetrag der Ersatzprämie irgendwo auf, wo du ihn leicht wiederfindest. Es ist die Zahl, die den Unterschied macht zwischen "wir kriegen das schon hin" und einem strukturellen Puffer, den du bewusst in den Dienstplan einplanst.
Dein Aktionsplan gegen Personalausfall
Drei Schritte, von dieser Woche bis zum nächsten Jahresdienstplan.
Diese Woche
- Zähl die Krankheitstage des gesamten Teams über die letzten zwölf Monate zusammen und teile durch die Anzahl VZÄ — das ist deine eigene Ausfallrate.
- Notiere für jede Abwesenheit diesen Monat, wie sie gelöst wurde: Überstunden, eine Zeitarbeitskraft, oder ein Kollege, der einen zusätzlichen Posten übernommen hat.
- Schau dir die Qualifikationsmatrix an und markiere jeden Posten, der auf genau einem Paar Hände läuft.
Diesen Monat
- Berechne den Bradford Factor für alle mit mehr als zwei Abwesenheiten dieses Jahr, und plane ein Gespräch mit allen über 400.
- Rechne den Dienstplan-Puffer mit dem Rechner oben aus, mit deinen eigenen Zahlen statt dem Beispiel.
- Lege fest, wer in deinem Team bei einer Abwesenheit als Erstes angerufen wird — und einen zweiten Namen, falls der Erste auch nicht kann.
Dieses Jahr
- Bau den Puffer, den der Rechner anzeigt, strukturell in deinen Dienstplan ein, statt ihn jedes Mal neu zu improvisieren.
- Vergleiche den Jahresbetrag der Ersatzprämien mit dem, was eine feste Abrufkraft kosten würde — ab einem bestimmten Puffer ist das oft günstiger.
- Wiederhole diese Berechnung jährlich: eine Ausfallrate, die du vor fünf Jahren notiert hast, sagt nichts über dein heutiges Team.
Zum Schluss
Personalausfall fühlt sich wie ein Problem des jeweiligen Tages an — jemand sagt ab, jemand anderes regelt es. Aber die damit verbundenen Kosten sind keine tägliche Überraschung: Es ist ein jährlicher, addierbarer Betrag, sobald man ihn nebeneinanderstellt.
Die gute Nachricht: Es ist Rechenarbeit, kein Rätselraten. Sobald du deine eigene Ausfallrate kennst, ist der Rest eine Frage der richtigen Formeln — eine Prämie pro Schicht, ein Bradford Factor pro Mitarbeiter, ein Puffer pro Team.
Dieser Artikel ersetzt weder eine Personalpolitik noch eine Rechtsberatung zum Krankengeldrecht. Was er aber tut, ist dir die Fragen zu geben, die du deinem eigenen Dienstplan stellen musst: Was hat meine letzte unerwartete Abwesenheit mich wirklich gekostet, und wer ist die einzige Person, die diesen Posten bedienen kann?