В тази статия
Попитайте един ресторантьор колко му струва софтуерът и отговорът идва за две секунди: списък от абонаменти, събрани в сума на месец. Попитайте колко струва фактът, че тези абонаменти не си говорят помежду си, и настъпва тишина.
Тази втора сума не стои никъде във фактура. Тя се крие в десетте секунди, които отнема превключването от касата към платформата за доставка, сто пъти на смяна. В резервацията, преписвана три пъти, защото никоя система не я предава на следващата. В половин час в неделя вечер, който отива в сравняването на три отчета за изплащане, никой от които не показва същата сума като касата.
Всяка система поотделно прави точно това, което е обещала. Касата пресмята сметката, системата за резервации помни гостите, приложението за доставка предава поръчките. Проблемът никога не е в един инструмент — той е в процепа между тях, за който никой не плаща и на който никой не обръща внимание, докато някой не го събере.
Това ръководство изброява седемте места, където този процеп струва пари и време, с числата насреща. По-долу въвеждате собствените си системи в калкулатора: колко пъти на смяна превключвате екран, колко пъти въвеждате нещо двойно, колко време отнема седмичното равняване и какво ви коства пропуснатата синхронизация в оборот. Получавате сума на година, в часове и в левове.
Всичко се изчислява във вашия собствен браузър: нищо не се изпраща и нищо не се съхранява. Числата са ориентировъчни стойности за самостоятелно управлявано заведение — вашият екип, вашите системи и вашата натовареност имат последната дума.
Защо фактурата за софтуер изглежда малка, а триенето — не
Абонаментът има сума и дата. Стои в извлечението ви, виждате го да минава всеки месец и в един момент започвате да режете — точно това е темата на друга статия на този сайт, за подрязването на самата фактура за софтуер. Триенето няма нито сума, нито дата. То е разпръснато между десет души, сто пъти седмично, на парчета твърде малки, за да ги отбележи някой поотделно.
Точно затова раздробеността рядко се усеща като софтуерен проблем. Усеща се като „просто сме заети“ или „такъв е ресторантьорският бизнес“. Изследванията върху служителите на знанието сочат нещо по-конкретно: според индекса Anatomy of Work на Asana средният офис служител превключва около 25 пъти на ден между десетина приложения — а изследване на Глория Марк от Калифорнийския университет в Ървайн установи, че след прекъсване са нужни средно 23 минути и 15 секунди, за да се върнете на същото ниво на концентрация. Тези 23 минути важат за дълбока, непрекъсната офис работа и не се пренасят едно към едно към поглед към таблет за доставки между две бонове — но основният механизъм, вниманието, което трябва да изградите наново след всяко превключване, се проявява по същия начин и по време на смяна. Само по-кратко и по-често.
И ресторантите не са изключение от самата раздробеност. От проучване на 7shifts за технологиите в ресторантьорството става ясно, че значителна част от растящите самостоятелни заведения все още използват електронни таблици и групови чатове, за да накарат системите да си „говорят“ — нещо, което всъщност системите трябва да правят сами. Това не е провал на ресторантьора — това е резултатът, когато всяка система поотделно е изглеждала правилният избор.
7-те числа и какво ви коства всяко от тях
Подредени са в реда, в който едно заведение обикновено се сблъсква с тях: първо самите системи, после какво струва превключването между тях, и едва след това какво се обърква, когато никой вече не знае коя система е права.
1. Колко системи наистина имате
Попитайте един ресторантьор колко софтуер използва и отговорът обикновено е „три, може би четири“. Накарайте го наистина да преброи — всеки отделен екран за вход, не всеки абонамент — и бързо се стига до шест до десет. Каса. Отделна система за резервации. Две до три платформи за доставка, всяка със свой таблет и свое табло. Счетоводен софтуер. Инструмент за график или отчитане на часовете, или просто Excel файл, който върши тази работа. Списък със складовите наличности.
Нито една от тези системи не е излишна — всяка решава реален проблем. Въпросът е, че „три или четири абонамента“ във фактурата и „осем места, където една и съща информация трябва да се въвежда отделно“ са две съвсем различни бройки, и втората е бройката, която има значение за останалата част от тази статия. Калкулаторът по-долу пита именно за втората.
2. Превключването между екрани по време на смяна
Всеки път, когато някой погледне от касата към таблета за доставки, или от залата към екрана за резервации, това не струва 23 минути — повечето превключвания по време на смяна са кратки, поглед от няколко секунди до няколко минути. Но се случват често: при средна натоварена смяна бързо стигат до петнайсет до двайсет пъти.
Пресметнете го за бистро, което работи десет смени седмично, осемнайсет превключвания на смяна и минута и половина на превключване: това прави 270 минути седмично, 13 500 минути за петдесет седмици — 225 часа. При 39 лв. на час това са 8 775 лв. годишно, само за поглеждания между екрани, които не знаят какво прави другият.
3. Едно и също резервиране, въведено в повече от една система
Гост се обажда за маса за четирима. В заведение с една система тази резервация стои навсякъде, където трябва, след трийсет секунди. В заведение с разделени системи тя първо отива в системата за резервации, после отново в хартиения или Excel план на залата, защото двете не се захранват една друга, а понякога и трети път в списък за постоянни клиенти. Три пъти едно и също въвеждане за едно обаждане.
При шейсет такива резервации и поръчки седмично, по три допълнителни минути всеки път, при 39 лв. на час: 180 минути седмично, 9 000 минути годишно за петдесет седмици — 150 часа, 5 850 лв. годишно. Това са пари за работа, която при системи, споделящи наученото, просто не би съществувала.
Едно и също телефонно резервиране — в заведение с една система, с четири разделени системи и със седем разпръснати системи. Височината е времето, което отнема едно резервиране, от обаждането до потвърждението.
Допълнителният разход е изчислен на шейсет резервирания седмично, при 39 лв. на час, за петдесет седмици. Всяка допълнителна система, в която трябва отделно да се въвежда една и съща информация, не се събира — тя се умножава, защото всяка система има свой екран, свой вход и свой начин да превърне нещо просто в усещане за три пъти една и съща работа.
4. Седмичното равняване на каса, банка и платформи
Всеки източник на пари има свой собствен ритъм. Касата брои по смени. Банката осчетоводява по вноски. Всяка платформа за доставка изплаща по свой собствен график, с вече приспадната своя комисиона, в отчет, който никога не използва същия ред или същите имена като касата. Който иска седмично да ги сравнява, на практика прави четири пъти една и съща сметка на четири различни езика.
При четири източника за равняване — банката и три платформи — по двайсет минути на източник седмично, при 47 лв. на час: 80 минути седмично, 4 000 минути годишно за петдесет седмици — 67 часа, 3 133 лв. годишно. И това е само времето да проверите, че нищо не се е объркало — не времето, за да го оправите, ако все пак се е объркало.
5. Ястието, което е „свършило“ в кухнята, а на екрана още е „за продажба“
Кухнята маха ястието от менюто веднага щом свърши съставката. На касата това се случва веднага заедно с това. На платформата за доставка се случва едва когато някой го изключи отделно и там — а дотогава гостът спокойно може да го поръча. Резултатът е обаждане, извинение, възстановяване на сума, а понякога и отзив, който остава с години заради нещо, което една връзка между системите би могла да предотврати.
Същият модел се повтаря при двойно резервирана маса: телефонният списък и системата за резервации не се познават, и в натоварена вечер някой резервира нещо, което вече е заето. И двете са грешки от един и същи тип — две системи, всяка от които мисли, че тя е истината.
При пет такива пропуски месечно, средно по 88 лв. щети всеки път — възстановяването, времето да се оправи, плюс малка част репутационни щети: 5 280 лв. годишно, за нещо, което никъде в счетоводството не е записано като „софтуерен разход“.
6. Времето за въвеждане в работа, което се събира за всяка система
Научаването на една система отнема една сутрин. Научаването на осем системи не отнема осем сутрини — отнема осем пъти повторно откриване къде какво стои, с друг бутон на друго място в друг цвят. За нов служител това е първото впечатление от заведението: не храната, не екипът, а усещането, че има седем екрана, които никой никога не е обяснил.
При четирима нови служители годишно, седем системи над първата, по четирийсет и пет допълнителни минути обучение на система — за двете страни, новия служител и този, който обяснява — при 39 лв. на час: 21 часа годишно, 819 лв. годишно. Най-малкото от седемте числа и единственото, което никога не изчезва, докато идват нови хора.
7. Къде наистина отива една управленска седмица
Съберете предишните шест числа и получавате сума. Погледнете къде в седмицата се крие тази сума и ще видите нещо, което самата сума не показва: колко от часовете, предвидени за гостите и кухнята, отиват за поддържане на екрани вместо за занаята.
Илюстративна работна седмица от петдесет и пет часа, при три нива на раздробеност. „Системи & администрация“ не расте линейно с броя на системите — расте по-бързо, защото всяка допълнителна връзка прави и предишните по-трудни за следене.
Това е илюстративен модел, а не измерено проучване за вашето заведение — но посоката е вярна за почти всеки ресторантьор, който го разказва: колкото повече системи, толкова повече от седмицата отива за самите системи и толкова по-малко за причината, поради която сте започнали бизнеса.
Приложете собствените си системи
Въведете колко системи използвате, колко често екипът ви превключва между тях, колко пъти въвеждате нещо двойно, колко време отнема седмичното равняване и колко често нещо се обърква между две системи. Полетата са попълнени с примера на бистро с осем системи — заменете ги със собствените си.
Скенер на раздробеността
Пет места, където процепът между системите струва пари, и колко правят заедно на година.
—
Числата са ориентировъчни стойности за самостоятелно управлявано заведение и не отчитат вашата концепция или вашия екип. Всичко се изчислява във вашия браузър; нищо не се изпраща и не се съхранява.
Какво да направите с това тази седмица, този месец и това тримесечие
Никой не успява да затвори пет процепа наведнъж. Този ред обаче работи, защото всяка стъпка прави следващата измерима.
Тази седмица — пребройте това, което вече можете да преброите
- Напишете на един лист кои системи наистина използвате — всеки отделен екран за вход, не всеки абонамент.
- Помолете екипа си да отбелязва през една смяна колко пъти превключва екран заради едно и също резервиране или поръчка.
- Намерете онази една връзка, която боли най-често — обикновено между резервациите и залата, или между платформите за доставка и касата.
- Попълнете калкулатора по-горе със собствените си числа, дори ако са грубо приблизителни.
Този месец — измервайте вместо да предполагате
- Пребройте през месец колко пъти се продава ястие, което вече го е нямало, или маса се резервира двойно.
- Измерете реалното време, което отнема седмичното равняване, вместо да го предполагате.
- Проверете къде в стека ви една и съща информация стои на повече от едно място и дали някое от тях може да отпадне.
Това тримесечие — свържете точно онзи процеп, който струва най-много
- Решете първо връзката, която в стъпка първа сте посочили като най-болезнена — не най-скъпата система, а най-усещания процеп.
- Измерете след месец каква е разликата във времето и едва тогава продължете нататък.
- Сложете фактурата си за софтуер до цената на триенето: често втората сума е по-голяма от първата, и точно затова само подрязването на абонаменти рядко решава усещането за „твърде много екрани“.
Разходът не е в стека ви, а в процепите
Почти всеки ресторантьор, който разказва това, разпознава един и същ модел: всяка система сама по себе си е бил добър избор, а въпреки това сборът се усеща като твърде много. Това не е противоречие. Седем добри решения, които никога не са се научили да си говорят помежду си, са точно това, което е раздробеността.
Добрата новина е, че не се налага да замените всичко наведнъж, за да предприемете нещо. Решаването на една връзка — процепа, който екипът ви усеща най-често — обикновено отнема по-малко време от триенето, което причинява всяка седмица. Решете го, измерете разликата и после продължете към следващия. Така раздробеността не изчезва наведнъж, но изчезва измеримо, процеп по процеп.
Ако искате да подходите по-задълбочено, започнете от това, което вече имате днес: касовата ви система, системата ви за резервации и платформите ви за доставка са трите места, където възникват най-много процепи, и трите, при които една връзка връща най-много време.