Mazāk Strādāt Restorāna Īpašniekam: 5 Sistēmas

Ja tavs restorāns darbojas tikai tad, kad tu esi klāt, tev nav uzņēmuma — tev ir 80 stundu darba nedēļa, ko nekad nevari nolikt malā.

Pazīstami? No rīta atver pats, jo tikai tu zini, kā jākalibrē kafijas automāts. Atbildi uz katru zvanu, jo nokavēta rezervācija ir apgrozījums, kas aizplūst. Tu veido grafiku, veic pasūtījumus, palīdzi gan zālē, gan virtuvē, un pusnaktī vēl sēdi pie administrācijas. Doties atvaļinājumā? "Varbūt janvārī, kad būs mierīgāk." To saki jau trīs gadus.

Labā ziņa: tas nav jautājums par smagāku darbu vai stiprāku raksturu, bet par sistēmām. Restorānu īpašnieki, kuriem izdodas strādāt mazāk, nezaudējot kvalitāti, dara visi vienu un to pašu: izceļ savu zaru no galvas un pārnes to uz papīra, programmatūrā un komandas rokās. Šajā ceļvedī saņemsi 5 sistēmas, ar kurām to izveido soli pa solim — plus kalkulatoru, kas aprēķina, cik stundu nedēļā vari atgūt.

Kāpēc tavam restorānam jādarbojas arī bez tevis

Ir trīs iemesli, kāpēc deleģēšana nav greznība, bet nepieciešamība. Pirmais ir tava veselība: kurš gadiem strādā 80 stundas nedēļā bez atpūtas dienas, agrāk vai vēlāk par to samaksā. Kas attiecas uz tavu komandu, attiecas dubultā uz tevi — izlasi mūsu ceļvedi par personāla labklājību viesmīlībā: īpašnieks, kurš izdeg, ievelk sev līdzi visu zaru.

Otrais iemesls ir tava restorāna vērtība. Restorāns, kas pilnībā balstās uz vienu cilvēku, pircējam vai investoram ir maz vērts: nopērkot zaru, tu nopērc problēmu, tiklīdz īpašnieks aiziet. Zars ar rokasgrāmatām, ievadītu komandu un otro komandā ir uzņēmums — un šī atšķirība redzama katrā vērtējumā.

Trešais iemesls ir izaugsme. Kamēr katrs lēmums iet caur tevi, tu esi sava paša zara griesti. Kurš vēlas augt tālāk — otra vieta, catering pakalpojums, tiešsaistes veikals — vispirms jāpierāda, ka pirmais zars var darboties bez viņa. Paskaties, cik daudz nozīmē otra restorāna atvēršana: bez sistēmām pirmajā zarā labāk to nesāc.

Kur īsti pazūd tās 80 stundas? Lielākajai daļai īpašnieku nedēļa izskatās aptuveni šādi — un tāda pati ir nedēļa, tiklīdz darbojas pirmās sistēmas:

Pievērs uzmanību tam, kas mainās: telefons un rezervāciju administrēšana gandrīz pilnībā izzūd (šo darbu pārņem programmatūra), administrācija sarūk no 12 uz 5 stundām, un virtuvē un zālē tu vēl esi klāt — bet kā treneris un kvalitātes uzraugs, vairs ne kā tas, bez kura nekas nenotiek. Rezultāts: 28 stundas nedēļā, ko vari ieguldīt savā ģimenē, veselībā vai pašā uzņēmējdarbībā.

Galīgais ceļvedis Galīgais ceļvedis viesmīlības personālam Deleģēšana izdodas tikai ar spēcīgu komandu: piesaiste, apmācība, plānošana un noturēšana. Atvērt ceļvedi

5 sistēmas, kas atdod tev stundas

1. Dokumentē savu zaru rokasgrāmatās

Iemesls, kāpēc viss iet caur tevi, reti ir tas, ka komanda to nespēj — tas ir tāpēc, ka zināšanas ir tikai tavā galvā. Kā tu atver zaru? Kāda ir pareizā sagatave sestdienas vakaram? Kuram piegādātājam zvani, ja zivs nav piegādāta? Kamēr atbildes ir tikai pie tevis, katra prombūtne paliek risks. Pirmais solis tāpēc ir banāls, bet izšķirošs: pieraksti to.

Sāc ar rutīnām, kas atkārtojas katru dienu: atvēršanas kontrolsarakstu, slēgšanas kontrolsarakstu, savas pastāvīgās ēdienkartes recepturas un porciju izmērus, un mājas noteikumus — kā sveicam viesus, kā rīkojamies ar sūdzību, kad piedāvājam kaut ko no restorāna puses. Labs sākumpunkts ir mise en place vadība: tas pēc definīcijas ir kontrolsarakstu darbs, un tieši šī joma visvairāk cieš, ja aizmirsts kāds solis.

Turi to praktiski: kopīga mape ar īsiem kontrolsarakstiem un fotogrāfijām darbojas labāk nekā astoņdesmit lappušu rokasgrāmata, ko neviens nelasa. Zelta likums: ja jauns darbinieks ar tavu rokasgrāmatu var uzdevumu izpildīt saprātīgi jau pirmajā reizē, tas ir pietiekami labi. Pilnveido to darot — rokasgrāmata nekad nav pabeigta, tā ik mēnesi kļūst nedaudz labāka.

2. Izveido atbildības matricu

Uzdevumu deleģēšana ir pirmais solis; lēmumu deleģēšana ir tur, kur tiešām iegūsti laiku. Kamēr komanda par katru atkāpi — viesis, kurš vēlas pārcelt rezervāciju, piegādātājs, kurš kavējas, kolēģis, kurš saslimst — zvana tev, tu joprojām esi mezgla punkts. Tāpēc padari skaidru, kurš ko izlemj: maiņas atbildīgais izlemj par galdu izkārtojumu un mazām uzmanības zīmēm viesiem, virtuve izlemj par dienas piedāvājumiem un aizvietojošiem produktiem, zāle izlemj par pārtraukumiem un uzdevumu sadali maiņas laikā.

Ieliec to vienkāršā matricā: katram lēmuma veidam viens atbildīgais, viena summas vai ietekmes robeža un vienošanās, kad tomēr zvana tev. Piemēram: kompensācijas pie galda līdz €50 izlemj pats maiņas atbildīgais; virs tā zvana tev. Tā tu nedod tukšu čeku, bet skaidru spēles laukumu — un tieši tas dod darbiniekiem pārliecību rīkoties.

Turklāt deleģēšana notiek pa līmeņiem, nevis vienā lēcienā. Zemāk redzamā kāpne palīdz katram uzdevumam un cilvēkam noteikt, kur tu esi šodien un kāds ir nākamais pakāpiens:

Lielākā daļa īpašnieku nejauši paliek 1. vai 2. līmenī: viņi dod uzdevumus, bet paši patur katru lēmumu — un tad brīnās, ka "neviens neuzņemas iniciatīvu". Mērķis ir, lai tavi svarīgākie cilvēki savā jomā atrastos 4. vai 5. līmenī. To sasniedz nevis ar sarunu, bet ar matricu, skaidrām robežām un laiku.

3. Automatizē to, kam nav vajadzīgs cilvēks

Ievērojama daļa tavas nedēļas sastāv no darba, kam vispār nav vajadzīgs īpašnieks — un bieži pat ne cilvēks. Rezervāciju pieņemšana, apstiprinājumu sūtīšana, atgādinājumu nosūtīšana, gaidīšanas saraksta uzturēšana, neierašanās uzraudzība: to programmatūra šodien dara bez kļūdām un 24/7. Tiešsaistes rezervāciju sistēma pārņem no tevis šo veselo bloku; mūsu ceļvedis par restorāna automatizāciju apkopo, kas viss ir automatizējams.

Lielākais laika aprītis ir telefons. Katra atbildēšana maksā ne tikai pašu sarunu, bet arī konteksta maiņu: tu tikko kaut ko darīji, un pēc tam atkal jāiedziļinās. Un neatbildēt ir vēl sliktāk — nokavēti zvani vienkārši ir zaudētas rezervācijas. MI administrators atbild, kamēr tu esi servisā, atbild uz biežāk uzdotajiem jautājumiem un uzreiz rezervē galdu. Apvieno to ar automātiskiem WhatsApp apstiprinājumiem un atgādinājumiem, un bloks "telefons & rezervācijas" no augšējā grafika sarūk no 8 stundām gandrīz līdz nullei.

Arī grafiks pieder pie šī saraksta. Stundu likšana kopā izklājlapā nav vadība, tā ir administrācija. Ar bezmaksas rīku, piemēram, mūsu darba grafika veidotāju, un pieeju no mūsu ceļveža par personāla plānošanu un grafikiem, tu pusstundā izveido grafiku, kas agrāk prasīja veselu vakaru — un ar laiku to var pilnībā pārņemt tavs maiņas atbildīgais.

4. Ievieš iknedēļas vadības ritmu

Daudzi īpašnieki ir klāt 60 stundas nedēļā, jo klātbūtne ir vienīgais informācijas avots: kurš nav klāt, nezina, kas notiek. Aizstāj to ar vadības ritmu: viena fiksēta 30 minūšu sanāksme nedēļā ar savu otro komandā un, ja vajag, ar virtuves šefu, ap trim fiksētiem jautājumiem. Kāda bija noslodze salīdzinājumā ar iepriekšējo nedēļu un ar plānu? Kā personāla un iepirkuma izmaksas izskatās attiecībā pret apgrozījumu? Un kas operatīvi neiet gludi?

Priekšnoteikums ir skaitļi, kas šo sarunu var pamatot. Tavs analītikas panelis parāda noslodzi, apgrozījumu par maiņu, neierašanos un tendences bez nepieciešamības kaut ko pierakstīt; blakus liec grafika un izmaksu skaitļus. Tā tava loma pāriet no "visur būt klāt" uz vadīšanu pēc atskaitēm: kritumu otrdienas vakara noslodzē tu redzi skaitļos, nevis pamani nejauši — un apspried to fiksētajā brīdī, nevis starp diviem galdiem.

Vadības ritms ir arī visas tavas deleģēšanas drošības josta: tas ir brīdis, kad apspriež atkāpes no rokasgrāmatas, komandas šaubas un lēmumus matricas robežās. Kurš vada nedēļā reizi, tam nav jāpārbauda katru dienu.

5. Apzināti apmāci savu otro komandā

Sistēmas un programmatūra atrisina daudz, bet galu galā katram zaram vajadzīgs viens cilvēks, kurš uzņemas galīgo atbildību, kad tevis nav — tavs otrais komandā. Bieži šis cilvēks jau strādā tavā zarā — zāles atbildīgais, kurš pats pārņem pārskatu, sous chef, kurš saglabā mieru, kad kaut kas noiet greizi. Izvēlies apzināti, padari to oficiālu un piedāvā kaut ko pretī: amatu, algas paaugstinājumu vai prēmiju, un galvenokārt — reālu lēmumu telpu.

Pēc tam veido to pakāpeniski, tieši tā, kā to nosaka deleģēšanas kāpne. Vispirms tavs otrais vada mierīgu maiņu, kamēr tu esi tuvumā, bet neiejaucies. Tad pilna diena bez tevis, ar īsu pārrunu pēc tam. Tad pilna nedēļas nogale. Katru soli apspried iknedēļas sanāksmē: kas izdevās labi, kur bija šaubas, kādu lēmumu tu būtu pieņēmis citādi — un kāpēc tas ir labi.

Paralēli ieguldi apmācībā: vadīšana, konfliktu risināšana, skaitļu lasīšana. Mūsu ceļvedis par personāla apmācību un attīstību parāda, kā no tā izveidot sistēmu, nevis vienreizēju kursu. Un pretojies lielākajai lamatai: iejaukties pie pirmās kļūdas. Kurš katru kļūdu tūlīt pats izlabo, māca savam otram komandā galvenokārt to, ka atbildības uzņemšanās nav vērta.

Ko kā īpašnieks nekad nedeleģē

Deleģēšana nenozīmē, ka atlaid visu. Daži jautājumi paliek pie tevis: vīzija un koncepts, viesmīlības standarts, lielie cenu un investīciju lēmumi, pieņemšana darbā uz atslēgas amatiem un skaitļu iknedēļas uzraudzība. Atšķirība ir starp izpildi un atbildību: grāmatvedība nav jāievada pašam, bet katru nedēļu tev jāzina, kā klājas tavam zaram.

Padomā arī par brīžiem, kas ir simboliski smagi: gada beigu sarunu ar pastāvīgajiem darbiniekiem, pastāvīgo viesi, kurš svin savu četrdesmito kāzu jubileju, krīzi, kas nonāk presē. Tur pieder stāvēt īpašniekam — tieši tāpēc, ka pārējā laikā tev nav obligāti jābūt klāt, šie brīži iegūst svaru.

Aprēķini, cik stundu tu atgūsi

Interesē, ko tas nozīmētu tavai nedēļai? Ievelc zemāk savas stundas un uzreiz redzi, cik daudz laika šī ceļveža sistēmas tev dod — gan nedēļā, gan gadā:

Procenti ir apzināti piesardzīgi novērtējumi — tavs rezultāts atkarīgs no tā, cik konsekventi ieviesīsi sistēmas. Bet pat puse no standarta rezultāta ir viena pilna brīva diena nedēļā, katru nedēļu, gadu pēc gada.

Praktisks rīcības plāns

Tas nav jāizdara uzreiz. Šādi to izveido trīs posmos:

1. solis — 1. mēnesis: dokumentē un mēri

• Nedēļas garumā pieraksti visu, ko dari pats, un cik daudz laika tas prasa
• Uzraksti atvēršanas un slēgšanas kontrolsarakstu, savas galvenās recepturas un mājas noteikumus
• Iestati automātisku tiešsaistes rezervēšanu, apstiprinājumus un gaidīšanas sarakstu

2. solis — 2. un 3. mēnesis: deleģē lēmumus

• Izvēlies savu otro komandā un padari lomu oficiālu, ar skaidru lēmumu telpu
• Izveido atbildības matricu: kurš ko izlemj, līdz kādai robežai
• Sāc iknedēļas 30 minūšu vadības sanāksmi ap noslodzi, izmaksām un plānošanu

3. solis — no 4. mēneša: atlaid pakāpeniski

• Vispirms maiņa bez tevis, tad pilna diena, tad nedēļas nogale
• Brīvajā dienā pāradresē telefonu maiņas atbildīgajam (vai ļauj MI administratoram atbildēt)
• Izvērtē katru soli iknedēļas sanāksmē un katram uzdevumam virzies vienu pakāpienu augstāk deleģēšanas kāpnē

Secinājums: veido uzņēmumu, nevis mūža ilgu maiņu

Mazāk strādāt kā restorāna īpašniekam nav jautājums par atslēgšanos vai veiksmi, bet par piecām sistēmām: rokasgrāmatas, kas fiksē tavas zināšanas, matrica, kas liek lēmumus komandas rokās, automatizācija, kas pārņem administrāciju, vadības ritms, kas klātbūtni aizstāj ar skaitļiem, un apzināti apmācīts otrais komandā. Katra sistēma pati par sevi atdod tev stundas; kopā tās atdod tev tavu dzīvi — un padara tavu zaru stiprāku, vērtīgāku un gatavu izaugsmei.

HappyChef pārņem no tevis visu rezervāciju bloku: tiešsaistes rezervēšanu, WhatsApp apstiprinājumus, gaidīšanas sarakstus, MI administratoru telefonam un paneli, ar kuru vadi attālināti. Izmēģini to 14 dienas bez maksas un uzzini, cik daudz stundu jau šomēnes vari atgūt.