In diesem Artikel
Samstagabend ist ausgebucht, zwei Köche haben sich krankgemeldet, und Sie rufen die Zeitarbeitsfirma an. Innerhalb einer Stunde steht jemand in Ihrer Küche. Es fühlt sich an wie der einfache Knopf — kein Vorstellungsgespräch, kein Vertrag, kein Risiko. Und für einen Abend ist es genau das auch.
Weniger einfach wird es im Monat danach, wenn derselbe Knopf drei-, vier-, fünfmal gedrückt wurde und niemand je zusammengerechnet hat, was das insgesamt gekostet hat. Der Stundensatz auf der Rechnung ist klar. Was nicht draufsteht — die Marge, die darin versteckt ist, die Mindestbuchung, die eine kurze Schicht still verdoppelt, die Verzögerung durch jemanden, der Ihre Küche zum ersten Mal sieht — zählt genauso mit, und niemand rechnet es aus.
Dieser Artikel rechnet es aus: den echten Satz gegenüber dem, was die Leihkraft netto behält, die zwei versteckten Aufschläge, die auf jeder Buchung liegen können, und die Zahl, die verrät, ab wann eine Festanstellung schon längst günstiger gewesen wäre als noch ein Anruf.
Die Zahlen unten beschreiben ein Beispielrestaurant. Weiter unten tragen Sie Ihre eigenen Sätze, Ihre Schichtlänge und die Buchungen pro Monat in den Rechner ein und erhalten Ihre eigene Gewinnschwelle statt dieses Beispiels.
Warum die Rechnung nie die ganze Geschichte erzählt
Zeitarbeitskosten verschwinden auf dieselbe Weise wie Geschirrbruch: nie als eigene Zeile, immer verteilt über einzelne Rechnungen, die erst am Quartalsende zusammengezählt werden — wenn überhaupt. Ein Inhaber, der monatlich seine Gewinn- und Verlustrechnung liest, hat „Zeitarbeitskosten“ selten als eigene Position gesehen, weil sie in den „Personalkosten“ verschwinden, direkt neben Löhnen, die ganz anders aufgebaut sind.
Der Stundensatz selbst macht es noch leichter zu übersehen. 24 € pro Stunde klingt neben einem Hauptgericht für 28 € nicht alarmierend — bis man merkt, dass dieser Satz ganz anders aufgebaut ist als der Stundenlohn der eigenen Stammbelegschaft, mit einer Marge, die nirgends als eigene Zeile ausgewiesen wird.
Und die zwei Aufschläge, die wirklich zählen — die Mindestbuchung und die Einarbeitungskosten von jemandem, der Ihre Küche zum ersten Mal sieht — schlagen nur bei kurzen, dringenden Buchungen zu. Genau jenen, die Sie in Panik machen, um 16 Uhr, für einen Abend, der schon aus dem Ruder läuft, wenn niemand Zeit hat, das Kleingedruckte zu lesen.
Die 7 Zahlen
Sieben Zahlen, in der Reihenfolge, in der Sie ihnen tatsächlich begegnen — vom Moment, in dem Sie die Zeitarbeitsfirma anrufen, bis zu dem Moment, in dem Sie erwägen, einfach jemanden fest einzustellen.
1. Die Marge, die Sie nie einzeln sehen
Ein Zeitarbeitssatz von 24 € pro Stunde wirkt auf den ersten Blick wie einfach ein höherer Lohn. Das ist er nicht. Der Satz, den Sie zahlen, teilt sich in drei Teile: was die Leihkraft tatsächlich auf dem Konto sieht, die Arbeitgeberanteile, die die Zeitarbeitsfirma noch schuldet — Sozialabgaben, Versicherung, Urlaubsgeldrückstellung, Kosten, die genauso real sind wie bei einer Festanstellung — und die Marge und Gemeinkosten der Firma selbst.
Bei einem typischen Koch oder Kellner auf Zeit in der Gastronomie sind das etwa 13 € netto pro Stunde für die Arbeitskraft, 6 € Arbeitgeberanteile, die die Firma trägt, und 5 € Marge für die Firma — zusammen der Satz von 24 €, den Sie auf der Rechnung sehen.
Das bedeutet, Sie zahlen fast doppelt so viel wie das, was die Leihkraft tatsächlich behält — ein Unterschied von fast dem 1,85-Fachen. Nicht weil jemand unehrlich ist: Die Firma trägt echte Kosten und echtes Risiko. Aber es ist die erste Zahl, die den Vergleich mit einer Festanstellung weiter unten in diesem Artikel überhaupt erst ehrlich macht.
Ein Zeitarbeitssatz von 24 €/Stunde, aufgeteilt — typischer Koch oder Kellner auf Zeit in der Gastronomie
Die Leihkraft behält netto rund 54 % dessen, was Sie zahlen. Der Rest sind Arbeitgeberanteile, die die Firma trägt, und die Marge, die die Firma auf die Buchung nimmt.
2. Die Mindestbuchung, die eine kurze Schicht still verdoppelt
Zeitarbeitsfirmen rechnen in festen Blöcken ab, meist mit einem Vier-Stunden-Minimum — auch wenn Sie nur zwei oder drei Stunden brauchen. Buchen Sie jemanden für den Freitagsmittagsansturm von 11 bis 13:30 Uhr, zahlen Sie nicht für zweieinhalb Stunden. Sie zahlen für vier.
Bei 24 € pro Stunde ist das der Unterschied zwischen 60 €, die Sie tatsächlich gebraucht hätten, und 96 €, die auf der Rechnung stehen — ein Aufschlag von 36 €, über 60 % mehr als der eigentliche Bedarf, nur weil die Schicht kürzer war als das Minimum der Firma.
Es ist kein versteckter Kostenpunkt in dem Sinne, dass niemand ihn erwähnt — er steht meist ganz offen in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Es ist aber ein Kostenpunkt, der fast nie mitgedacht wird, wenn jemand in Panik anruft, um eine Lücke zu stopfen, genau dann, wenn niemand Zeit hat, diese Bedingungen nachzulesen.
3. Die Einarbeitungskosten von jemandem, der Ihre Küche zum ersten Mal sieht
Eine Leihkraft, die zum ersten Mal in Ihrer Küche oder an Ihrer Ausgabe steht, arbeitet nicht im Tempo Ihrer Stammbelegschaft — wie erfahren sie anderswo auch sein mag. Wo das Salz steht, welcher Teller zu welchem Gericht gehört, wie Ihre Kasse funktioniert, wo die Allergenliste liegt: All das kostet Zeit zu lernen, und diese Zeit zahlen Sie doppelt — im Lohn, und in den langsameren Tischen, den neu zubereiteten Gerichten und dem stockenden Service, die daraus folgen.
Untersuchungen zur Einarbeitung in der Gastronomie zeigen immer wieder dasselbe Muster: Eine neue Kraft läuft in der ersten Schicht nur mit einem Bruchteil des Tempos einer eingearbeiteten Fachkraft und erreicht erst nach ein paar Schichten volle Geschwindigkeit — vorausgesetzt, es bleibt dieselbe Person.
Und genau das garantiert eine Zeitarbeitsfirma selten. Fragen Sie dreimal nach einem Koch, bekommen Sie oft drei verschiedene Menschen, jeder wieder bei Schicht eins. Die Einarbeitungskosten sind also kein einmaliger Posten, den Sie einmal zahlen und dann hinter sich lassen — es ist ein Kostenpunkt, der sich bei jeder neuen Buchung wiederholt, außer Sie fragen ausdrücklich nach derselben Person zurück.
Produktivität je Schicht, im Vergleich zu einer eingearbeiteten Stammkraft (100 %)
Die Kurve steigt nur, wenn Sie immer wieder dieselbe Leihkraft zurückfordern. Bestellen Sie einfach „einen Koch“ ohne Namen, beginnt jede neue Buchung wieder bei Schicht 1.
4. Das Risiko, dass die Buchung nicht — oder nicht rechtzeitig — besetzt wird
Eine Zeitarbeitsfirma garantiert einen Namen, keine Garantie, dass dieser Name auch tatsächlich erscheint. Branchenzahlen zu Besetzungsquoten in der Gastronomie-Zeitarbeit deuten auf eine Ausfallquote von grob 1 von 11 Buchungen hin — ein Nichterscheinen, ein zu später Ersatz, oder schlicht kein gefundener Kandidat.
Diese Zahl ist für sich genommen klein. Das Problem ist, wann sie zuschlägt: genau an dem Abend, an dem Sie ohnehin schon knapp besetzt sind, weil die eigene Belegschaft bereits krank ist oder die Reservierungen ohnehin über dem Normalmaß liegen. Ein leerer Posten dort, wo Sie eine Leihkraft erwartet haben, ist der teuerste Abend, um eine zu verpassen.
5. Die Stornoklausel, die Sie trotzdem zahlen lässt
Planen Sie zu viel Personal ein und stornieren eine Buchung zu spät, zahlen Sie meist trotzdem. Die meisten Zeitarbeitsfirmen in der Gastronomie arbeiten mit einer 24-Stunden-Frist; stornieren Sie innerhalb dieser Frist, wird der komplette gebuchte Block berechnet, auch wenn niemand erscheint.
Es ist das Spiegelbild der Mindestbuchung oben: Wo diese Sie für Stunden zahlen lässt, die Sie nicht brauchten, lässt die Stornoklausel Sie für Stunden zahlen, die am Ende gar nicht geleistet wurden. Beides lässt sich vermeiden, indem man früh genug einschätzt, wie viel Personal ein Dienst tatsächlich braucht — genau wofür das Gästeprognose-Tool auf dieser Seite gedacht ist.
6. Die Gewinnschwelle: wann sich eine Festanstellung längst gelohnt hätte
Zählt man alle vorigen Zahlen zusammen, ergibt sich eine klare Schwelle. Eine Festanstellung kostet einmalig etwas — Rekrutierung, Einarbeitung, Papierkram — nehmen wir 900 € als realistischen Durchschnitt an. Diese Kosten verdienen Sie sich zurück aus der Differenz zwischen dem, was eine Zeitarbeitsschicht kostet, und dem, was eine feste Schicht kostet.
Für das Beispielrestaurant dieses Artikels — eine Sechs-Stunden-Schicht, ein Zeitarbeitssatz von 24 € pro Stunde gegenüber Vollkosten von 21,50 € pro Stunde für eine Festanstellung (Lohn plus Arbeitgeberanteile, ohne Vermittlungsmarge) — liegt diese Gewinnschwelle bei fünf Buchungen im Monat. Rufen Sie öfter für dieselbe Rolle an, hätte sich eine Festanstellung bereits gelohnt.
Unter dieser Zahl gilt auch das Umgekehrte: Weniger als fünfmal im Monat, und die Leihkraft ist tatsächlich die günstigere Wahl, weil die einmaligen Rekrutierungskosten dann schwerer wiegen als der Unterschied im Stundensatz. Das ist kein Plädoyer gegen Zeitarbeit — es ist die Zahl, die verrät, wann der einfache Knopf der Zeitarbeitsfirma aufhört, die bequeme Wahl zu sein, und still zur teuren Gewohnheit wird.
7. Die Haftung, die niemand liest, bis eine Kontrolle danach fragt
In mehreren EU-Ländern — darunter Belgien, die Niederlande, Deutschland und Frankreich — gilt eine Form der gesamtschuldnerischen Haftung: Ist die von Ihnen beauftragte Zeitarbeitsfirma nicht ordnungsgemäß registriert oder zugelassen, können Sie als entleihendes Unternehmen für nicht abgeführte Sozialabgaben auf den Lohn dieser Leihkraft mithaftbar gemacht werden.
Es ist die am wenigsten sichtbare der sieben Zahlen in diesem Artikel, gerade weil sie selten zuschlägt — bis eine Prüfung der Sozialbehörde die Zulassung der Firma überprüft und feststellt, dass sie nicht in Ordnung ist. Eine einfache Prüfung vor der ersten Buchung — ist diese Firma als Zeitarbeitsunternehmen in dem Land zugelassen, in dem Sie tätig sind? — dauert fünf Minuten und schließt ein Risiko aus, das, sollte es eintreten, jede andere Zahl in diesem Artikel weit übersteigt.
Die genauen Regeln zur gesamtschuldnerischen Haftung unterscheiden sich stark von Land zu Land und ändern sich regelmäßig. Verstehen Sie dies nicht als Rechtsberatung — fragen Sie bei der Firma selbst nach oder bei Ihrem Steuerberater oder Anwalt, bevor Sie erstmals mit einer neuen Firma zusammenarbeiten.
Berechnen Sie Ihre eigene Gewinnschwelle
Die Standardwerte unten entsprechen dem Beispiel, das sich durch den ganzen Artikel zieht: eine Sechs-Stunden-Schicht, ein Zeitarbeitssatz von 24 € pro Stunde, Vollkosten von 21,50 € pro Stunde für eine Festanstellung und einmalige Rekrutierungskosten von 900 €. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Zahlen, und alles wird sofort neu berechnet.
„Mindestbuchung“ ist der kürzeste Block, den die Firma abrechnet — setzen Sie die Schichtlänge unter dieses Minimum, und Sie sehen sofort, was der Mindestbuchungs-Aufschlag mit den Kosten pro Schicht macht.
Rechner: Leihkraft vs. Festanstellung
Passen Sie die Standardwerte unten an Ihr eigenes Restaurant an
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Die Einarbeitungskosten, die Ausfallquote der Buchungen und das Haftungsrisiko sind in dieser Zahl nicht enthalten — sie kommen zusätzlich zu dem hinzu, was hier gezeigt wird. Lesen Sie das Ergebnis als Untergrenze.
Zwei Dinge lohnen sich mit Ihrer eigenen Zahl. Erstens: Halten Sie fest, wie oft Sie tatsächlich pro Monat eine Leihkraft für dieselbe Rolle buchen — die meisten Inhaber unterschätzen diese Zahl, gerade weil sie nie als eigene Zeile geführt wird. Zweitens: Liegt diese Zahl über Ihrer Gewinnschwelle, ist der nächste Schritt nicht „weniger anrufen“, sondern „jetzt einstellen“ — jeder Monat, den Sie warten, kostet die Differenz, die der Rechner oben zeigt.
Der Rechner bepreist bewusst nur den Stundensatz und die Gewinnschwelle — die Einarbeitungskosten, die Ausfallquote der Buchungen und das Haftungsrisiko aus den Schritten 3, 4 und 7 sind nicht enthalten, genau wie sie in den meisten Buchhaltungen auch nirgends als eigene Zeile stehen. Lesen Sie die erhaltene Zahl also als Untergrenze, nicht als vollständiges Bild.
Das Fazit
Eine Zeitarbeitsfirma anzurufen ist nicht der Fehler — für einen einzelnen kranken Kollegen, einen unerwarteten Ansturm, eine Lücke, die Sie wirklich nicht anders schließen können, ist genau dafür Zeitarbeit da, und unter der Gewinnschwelle ist es schlicht auch die günstigere Wahl.
Der Fehler ist, es nie zusammenzuzählen. Der Stundensatz, die Mindestbuchung, die Einarbeitungskosten bei jedem neuen Namen und das Risiko einer nicht zugelassenen Firma ergeben zusammen eine Zahl, die die meisten Inhaber nie berechnet haben — und genau diese Zahl entscheidet, ob die Zeitarbeitsfirma noch die einfache Lösung ist, oder still zur teuersten Gewohnheit im Betrieb geworden ist.
Rechnen Sie es einmal für Ihr eigenes Restaurant durch, halten Sie die Gewinnschwelle gegen Ihre tatsächliche Anrufhäufigkeit, und die nächste Entscheidung — noch einmal anrufen oder endlich einstellen — trifft sich von selbst.