Selles artiklis
Sinu ettevõttel ei ole vaikset hooaega ja tipphetke. Tal on nende kahe vahel kõver — ja seda kõverat planeerid sa iga aasta uuesti peast, mitte tabelist.
Rannikul, suusakuurordis, festivalinädalavahetuse ümber või lihtsalt kesklinna kohviku terrassil mais: kui sinu ettevõte elab hooajast, tead sa peast kahte numbrit. Kui palju inimesi vajad vaiksel teisipäeval veebruaris. Ja kui palju inimesi vajad laupäeval augustis. Need kaks numbrit tead peast, sest kogesid neid iga aasta uuesti.
Probleem ei ole nendes kahes numbris. See on nädalates nende vahel. Kuskil veebruari ja augusti vahel pead minema neljalt inimeselt üheteistkümnele. Mitte ühe hüppega — vaid etapiti, nädalate jooksul, mida sa ette tegelikult kunagi läbi ei mõtle. Ja need samad nädalad tuleb septembris uuesti maha arvestada, ilma et kaotaksid augusti keskel kellegi, keda vajad veel viimasel kiirel nädalal.
Enamik omanikke lahendab selle õlakehitusega ja sõnumiga grupivestlusse: „vaatame, kui kiireks läheb.“ See toimib, kuni ei toimi enam — ja rannikul, mägedes või festivali ajal läheb see igal aastal kuskil kindlasti valesti. Kas seisad juuli keskel köögiga, mis ei suuda tempot pidada. Või maksad juba mais personali eest, keda tegelikult vajad alles juulis.
See artikkel annab sellele kõverale kuju. Seitse viga, mida teeb peaaegu iga hooajaline ettevõte, kõik oma numbriga taustal — ja lõpus kalkulaator, mis arvutab sinu enda kõvera: mis maksab sulle aastaringne tipptaseme personal, mis jääb katmata, kui hoiad aastaringselt vaikse hooaja taset, ja mida nendevaheline kõver tegelikult säästab.
Miks kõver jääb nähtamatuks
Kasumiaruanne näitab sulle käivet kuude, mitte nädalate kaupa. Personalinimekiri näitab, kes on tööl, mitte seda, millal tema vahetus hakkas kasvama või kahanema. Ükski toitlustuse standardaruanne ei näita sulle sinu hooaja kuju — töötajate arvu, nädal-nädalalt, vaiksemast kiireimani. Ilma selle kujuta planeerid sa kahe punkti, mitte joone järgi, ja just joonel läheb asi valesti.
See ei ole hoolimatus. See on pime laik, mida jagab kogu valdkond: Eurostat, ELi statistikaamet, jälgib küll turismisektori tööhõive hooajalisi kõikumisi — kvartalite ja riikide kaupa —, kuid see number ei jõua kunagi aruandesse, mida omanik reaalselt näeb. Oma kõverat näed alles siis, kui joonistad selle ise.
Ja just seda enamik ettevõtteid kunagi ei tee. Nad jätavad meelde tippnumbri ja madalaima numbri ning jätavad nendevahelised nädalad selle mälu hooleks, kes oli seal ka eelmisel aastal.
Tasuta juhend Kõik sinu personalist ühes juhendis Töögraafikust tööjõuvoolavuseni — täielik juhend sinu meeskonna taga peituvatest numbritest. Loe juhendit7 viga kõveras
Iga viga maksab raha aasta erinevas osas — esimesed neli suurenemise ajal, viimased kolm tippaja endaga ja sellele järgneva vähenemise ajal. Koos on need põhjus, miks peaaegu ükski hooajaline ettevõte ei ehita kaks aastat järjest sama kõverat.
1. Sa mõõdad tippu, mitte kõverat
Küsi omanikult, kui palju personali ta vajab, ja saad ühe numbri: tipptaseme. Küsi edasi ja saad teise: vaikse hooaja numbri. Küsi nendevaheliste nädalate kohta ja vastus on tavaliselt õlakehitus — „ehitame selle üles jooksvalt.“
See „jooksvalt“ ongi probleem. Kaks punkti ei kirjelda joont. Olgu sa neljalt üheteistkümnele inimesele üleminekul nelja nädala või kaheksa nädala peale — olgu see kasv jaotatud ühtlaselt või surutud ühte nädalavahetusse —, ei kajasta seda erinevust need kaks numbrit, mis sul meeles on. Ja just see erinevus otsustab, kas oled esimeseks tõeliselt kiireks laupäevaks valmis või jääd sellest kaks nädalat maha.
2. Sinu värbamise aeg on pikem kui sinu kasvuperiood
Töökuulutuse üleslaadimine võtab õhtu. Sobiva kandidaadi leidmine, intervjuu kokkuleppimine, esimese proovivahetuse ajastamine ja see, et inimene jõuaks punkti, kus ta suudab vahetust ilma järelevalveta juhtida — see võtab nädalaid, mitte päevi. Osalise tööajaga töötaja või õpilastöö läheb kiiremini kui alaline leping, kuid isegi siis kulub tavaliselt neli kuni kuus nädalat esimesest otsingust töötajani, kes reaalselt oma osa kannab.
Enamik omanikke alustab värbamist hetkel, mil kiirus muutub märgatavaks. See ongi täpselt hetk, mil see on juba liiga hilja: värbamise aeg kulgeb siis paralleelselt — või hiljem — nädalatega, mille jooksul sa tegelikult pidid personali suurendama. Tulemuseks on meeskond, mis jõuab täisjõule alles siis, kui tipphetk on juba pooleldi läbi.
Mitte oletus — hooajalise mustri ulatus, mida jagab iga turismile suunatud ettevõte Euroopas.
Kaks esimest arvu pärinevad Eurostatilt, kolmas USA tööturustatistikast üldise suurusjärguna — mitte täpse Euroopa arvuna, kuid see on reaalne signaal, et probleem on suurem kui üks ettevõte. Neljas arv ei ole hinnang: see on täpselt see, mida allolev kalkulaator arvutab lähtenäite jaoks.
3. Maksad kõrghooaja valmisoleku eest madalhooaja nõudluse ajal
Vastupidine viga on sama kulukas ja omanikud, kes on äsja teise vea peale kõrbenud, kukuvad sellesse tihti otsejoones: kartuses jälle hiljaks jääda, värbad liiga vara ja liiga palju. Neli nädalat enne esimest tõeliselt kiiret laupäeva oled juba peaaegu tippjõul — ja maksad kolm nädalat palgakulu terrassi eest, mis on ikka veel poolik.
Mõlemad vead maksavad raha samal lehel: hiline värbamine maksab sulle käivet, mille tipuhooajal kaotad, varajane värbamine maksab sulle palka tundide eest, mida keegi ei vajanud. Allpool olev kalkulaator seab need kõrvuti, et sul ei tuleks valida ühe ja teise ebamäärasuse vahel.
4. Seitsekümmend kuni kaheksakümmend protsenti sinu meeskonnast ei tule tagasi
Toitlustus kannab tervikuna üht kõrgeimatest tööjõuvoolavuse määradest üldse — USA tööturuandmed (Bureau of Labor Statistics) märgivad tunnipalgaliste ametikohtade puhul tavaliselt 70–80% aastas, ja seda ilma arvestamata lisamõju, mida hooaja lihtne lõppemine kaasa toob. Hooajaline töökoht rannabaaris või suusakuurordi köögis võib ühelt aastalt teisele vahetuda peaaegu täielikult: kes lahkub septembris, jõuab järgmiseks kevadeks tihti hoopis mujale.
See tähendab, et kasvukõver ei ole ainult ajaplaneerimise probleem — see on ka korduv sisseelamisprobleem. Sa ei ehita igal aastal ainult numbreid uuesti üles — sa ehitad iga aastaga uuesti üles sama teadmise, valdavalt uute inimestega. Just see teadmine tähendab, et teise vea juures kirjeldatud värbamisajal on esmakordsete jaoks vaja rohkem ruumi, ja just seetõttu tasub teadlikult hoida sisemist tuumikut inimestest, kes tõesti tagasi tulevad — sageli on just see põhjus, miks korralik eluase hooajatöötajatele (vaata allpool seotud artikleid) ennast ära tasub: kellel on hea koht elamiseks, tuleb palju tõenäolisemalt järgmisel aastal tagasi.
5. Kreekas ja Horvaatias kahekordistub tööhõive — sa ei ole üksi
Kerge on arvata, et just sinu ettevõttel on erakordselt keeruline hooajaline muster. Eurostat jälgib tööhõivet turismimajutuse sektoris kvartalite kaupa, ja äärmused ei ole kerged: Kreekas ja Horvaatias on tööhõive kõige kiiremas kvartalis peaaegu kaks korda kõrgem kui kõige vaiksemas. Laagriplatsid tunnetavad tippu kõige teravamalt, hotellid kõige vähem — mis on loogiline, sest laagriplats sulgeb talvel sageli täielikult, samas kui hotell jääb aastaringselt avatuks.
Kogu sektor — majutus ja toitlustus kokku — andis ELis 2021. aastal tööd umbes 9,9 miljonile inimesele, mis on 6,3% kogu ärimajandusest. Selle ühe aastanumbri taga peitub kõver, mis erineb riigiti ja rannikult sisemaale märkimisväärselt. Asi ei ole selles, et sinu hooaeg on ebatavaliselt raske — asi on selles, et sa pole ainus, kes sellega elab, ja et selle kõvera kuju on kõikjal mujal võimalik ka planeerida, mitte ainult taluda.
6. Tipphetk maksab sulle rohkem kui vaikne nädal säästab
Hoia oma personal aastaringselt madalhooaja tasemel ja säästad palgakulu igal vaiksel nädalal. Kuid esimesel tõeliselt kiirel laupäeval on sul liiga vähe personali liiga paljude külaliste jaoks — ja see maksab sulle mitte ainult ületunde ja väsinud meeskonda, vaid ka külalist, kes ootas oma tellimust pool tundi ja valib järgmisel aastal mõne teise koha.
Sea kolm stsenaariumit kõrvuti — aastaringselt tippjõul, aastaringselt madalhooajal ja nendevaheline kõver — ja muster on selge: aastaringselt tippjõul olemine on karmilt kallis, aastaringselt madalhooajal olemine on odav, kuid jätab sind ilma personalita täpselt nendel nädalatel, mis kannavad su aastat. Kõver jääb nende vahele, ja vahe „aastaringse tipu“ ja „kõvera“ vahel on täpselt see, mida hästi planeeritud kasv sulle säästab.
Palgakulu stsenaariumi kohta 52 nädala jooksul — arvutatud eespool toodud arvutusnäitega.
Kõver jääb alati kahe sirge stsenaariumi vahele — see ei ole juhus, vaid tuleneb otseselt arvutusest. Vahe „aastaringse tipuga“ on see, mida planeeritud kasv sulle säästab; vahe „aastaringse madalhooajaga“ on tegelik hind selle eest, et tipphetk on tõesti piisava personaliga kaetud.
7. Ehitad kõvera igal aastal nullist uuesti üles
Seitsmes viga on tegelikult esimese kuue summa: ilma kirja pandud kõverata — kui palju inimesi, mis nädal, mitme nädala pikkuse värbamisajaga enne seda — algab iga hooaeg samade küsimustega, millele vastasid juba eelmisel aastal. Eelmise aasta kogemus elab selle inimese peas, kes tookord kohal oli, ja kui see inimene tagasi ei tule (vaata neljandat viga), alustad uuesti nullist.
Kõverat, mille korra üles joonistad — oma vaikse ja tipphooaja personali, oma kasvunädalad, oma värbamisaja — tuleb järgmisel aastal ainult korrata ja kohandada. See ongi kogu vahe hooaja vahel, mis sinuga lihtsalt juhtub, ja hooaja vahel, mida sa planeerid.
Arvuta oma kõver
Sisesta enda personaliarv — madalhooaeg, kõrghooaeg, mitu nädalat tipp kestab, mitu nädalat kulub kasvuks ja mitu nädalat kulub selleks värbamisele — ning tööriist seab kolm stsenaariumit kõrvuti: aastaringselt tippjõul, aastaringselt madalhooajal, ja nendevaheline kõver.
Allolevad numbrid on lähtenäide: neli inimest madalhooajal, üksteist tipphetkel, kaheksa nädalat täistippu, neli nädalat kasvu (ja neli nädalat kahanemist), kuus nädalat värbamisaega ning keskmine palgakulu 650 € töötaja kohta nädalas. Asenda need enda numbritega.
Personalikõvera kalkulaator
Kuus välja, kolm stsenaariumit, üks vastus: mida kõver sulle säästab võrreldes aastaringse tippjõuga.
—
Eeldatakse, et kasv ja kahanemine kestavad võrdselt kaua ja kulgevad lineaarselt — keskmine personal iga kõvera poole ajal on sinu madal- ja kõrghooaja numbrite keskpunkt.
See on personalinädalate × keskmise palgakulu mudel, mitte raamatupidamislik nõuanne. Kasuta seda enda kõvera kuju võrdlemiseks, mitte täpse palgaprognoosina.
"Säästab" number ei ole kunagi negatiivne: kõver ei saa oma olemuselt kunagi maksta rohkem kui aastaringne tipptase ega kunagi vähem kui aastaringne madalhooaeg. Muutub see, kui palju sellest säästust sa reaalselt kätte saad — ja see sõltub täielikult sellest, kas alustad värbamist õigel ajal.
"Katmata personalinädalate" number ei teisendata teadlikult eurodesse. See eeldaks, kui palju käivet iga katmata nädal sulle maksab, ja see eeldus erineb ettevõtete lõikes liiga palju, et olla aus. Number ise — mitu personalinädalat jääd tipphetkel puudu, kui kunagi ei kasvata — on täpne, ja siit alates võtab ohjad üle sinu enda hinnang.
Mida sellega teha sel nädalal, sel kvartalis ja järgmisel aastal
Kõver ise ei muutu aastast aastasse palju. See, mis muutub, on see, kas kirjutad selle korra üles — või leiutad iga kevad uuesti.
Sel nädalal
- Kirjuta üles oma enda madal- ja kõrghooaja personaliarv ning hinda, mitu nädalat sinu kasv ja kahanemine kestavad.
- Arvuta oma kõver ülaloleva kalkulaatoriga läbi ning märgi üles „alusta värbamist“ number.
- Pane see värbamiskuupäev kohe kalendrisse — kindla tähtajana, mitte ähmase meeldetuletusena.
Sel kvartalis
- Ehita üles personali tuumik, kes tuleb tagasi igal hooajal — eluase ja aus pakkumine kaaluvad siin rohkem kui paar eurot tunnis rohkem.
- Otsusta iga ametikoha kohta, kes tohib proovivahetust heaks kiita, et värbamisaeg ei jääks kinni kalendrisse, kus pole ruumi.
Järgmine hooaeg
- Võrdle kõverat, mille tegelikult läbi elasid, sellega, mille eelnevalt visandasid, ja kohanda kasvu- ja kahanemisnädalaid vastavalt sellele, mida nägid.
- Hoia kõverat dokumendina, mitte mälestusena — et see oleks järgmisel aastal kordus, mitte uus mõistatus.
Hooaeg ei juhtu sinuga — sa ehitad selle
Igal hooajalisel ettevõttel Euroopas on sama kuju: vaikne alus, kasv, tipp, kahanemine. Erinevus on selles, kas see kuju elab paberil, või ainult selle inimese peas, kes oli seal ka eelmisel aastal.
Ülaltoodud kalkulaator annab sellele kujule konkreetse vastuse: kui palju kõver sulle säästab võrreldes aastaringse tipuga, mitu personalinädalat jääksid puudu, kui kunagi ei kasvata, ja mitu nädalat enne tippu pead alustama värbamist, et seda saavutada.
See vastus muutub aastast aastasse väga vähe. Ainus, mis muutub, on see, kas sa tead seda juba siis, kui kevad taas kätte jõuab.