Enamik restoranipidajaid oskab kasumiaruannet lugeda piisavalt, et näha, kas eelmine kuu oli hea või halb. Restaurant Financial Basics läheb kaugemale: see selgitab, miks bilanss on sama oluline kui kasumiaruanne, miks kasumlik kuu võib sind ikkagi jätta rahata üüri maksmiseks, ja kuidas numbrid, mida sa niigi iga õhtu kogud, näitavad täpselt, kust raha lekib. See on õpik, mitte mälestused, kirjutatud neile, kes lõpuks istuvad oma raamatupidajaga maha ja tahavad esitada teravamaid küsimusi.
Põhiidee
Restorani ellujäämise otsustab käputäis numbreid — bilanss, tasuvuspunkt, toorainekulu ja tööjõukulu protsendid ning lõhe kasumi ja raha vahel. Omanik, kes jälgib neid numbreid iganädalaselt, juhib äri; kes ootab aastaaruannet, saab ainult teada, mis on juba juhtunud.
Kes peaks seda lugema
Loe seda, kui avad oma esimest kohta, pärisid tabeli, mida sa täielikult ei usalda, või juhid alati täis köögiruumi, mille kontol siiski kunagi raha ei ole. See tasub end ära igaühele, kes on valmis veetma pärastlõuna kalkulaatoriga. Jäta see vahele, kui sul on juba controller, kes teeb iga kuu täieliku suhtarvude analüüsi ja ehitab tasuvuspunkti mudeli iga menüümuutuse jaoks — siis oled selle raamatu algtaseme juba ammu ületanud.
Olulisemad õppetunnid
- Kasum ja raha ei ole sama asi; restoran võib paberil näidata kasumit ja ikkagi mitte suuta palku maksta.
- Tasuvuspunkt on üks arvutus — püsikulud jagatud pärast muutuvkulusid jääva marginaaliga — ja see muudab küsimuse 'kas see on hea mõte' konkreetseks numbriks.
- Menüühinnad, mis on määratud fikseeritud sihtprotsendi järgi, on oletus; hinnad, mis on ehitatud katvusmarginaali ja prime costi peale, on plaan.
- Vahe hea ja halva kuu vahel peitub tavaliselt iganädalases toorainekulu ja tööjõukulu jälgimises, mitte aastaaruannetes.
- See, kes võtab vastu tellimuse, kes serveerib toidu ja kes käitleb raha, eraldamine on odavaim pettuse ennetus, mida väike restoran endale lubada saab.
Bilanss ja kasumiaruanne: kaks erinevat küsimust
Kasumiaruanne vastab ühele küsimusele: kas ma teenisin sel perioodil raha? See katab ajavahemiku — kuu, aasta — ja seab tulud kulude vastu. Bilanss vastab täiesti teisele küsimusele: mis mul on ja mida ma võlgnen täpselt praegu, sel hetkel? Üks on film, teine foto, ja restoran vajab mõlemat, et mõista oma tervist. Kasumiaruanne võib näida suurepärane kaksteist kuud järjest, samal ajal kui bilanss vaikselt näitab äri, mis upub lühiajalisse võlga.
Mõlemad aruanded tuginevad tekkepõhisele arvestusele: tulud ja kulud omistatakse perioodile, kuhu nad kuuluvad, mitte hetkele, mil raha füüsiliselt liigub. Ettemaks banketi eest kuue nädala pärast ei ole veel tulu — see on kohustus, sest restoran võlgneb sündmuse veel. Kombiahju kulum vähendab teatatud kasumit iga kuu, kuigi selle kuu eest ei väljastata ühtegi tšekki. Miski sellest pole raamatupidamislik pisiasi; see on vahe numbri, mis peegeldab tegelikkust, ja numbri, mis seda ei tee, vahel.
Raamatu näited järgivad algusest lõpuni Ameerika GAAP formaati ning Ameerika maksu- ja palgaterminoloogiat. Euroopa lugejad peaksid struktuuri ja loogikat käsitlema universaalsena, kuid asendama üksikasjad: käibemaks toimib erinevalt Ameerika sales tax'ist selle poolest, kuidas see käivet mõjutab, sinu kontoplaan järgib sinu enda riigi tavasid ja sotsiaalmaksude mehaanika erineb märkimisväärselt — ära kopeeri Ameerika numbreid, kopeeri distsipliini.
Numbrite muutmine diagnoosiks: suhtarvud ja võrdlused
Paljas eurosumma ei ütle üksi peaaegu midagi. Eelmise kuu toorainekulu 18 400 € ei ütle midagi, kuni sa seda millegagi ei võrdle: sama kuu toidumüügiga, sama kuuga eelmisel aastal, või selle aasta eelarvega. Raamatu vastus on ehitada protsentaruandeid — iga rida väljendatud müügi protsendina —, et 4 miljoni euro suurust restorani ja 400 000 € suurust kohvikut saaks võrrelda võrdsetel alustel, ja et juht näeks kohe, et toorainekulu kasvas 31%-lt 34%-le müügist, isegi kui eurosumma näib stabiilne.
Käputäis suhtarve teeb enamiku tõeliselt kasulikust tööst iseseisva omaniku jaoks: toorainekulu protsent, tööjõukulu protsent, ja prime cost (mõlemad kokku) kui ainus number, mis kõige rohkem otsustab, kas kontseptsioon suudab ellu jääda. Lisa käibekordaja — käibevara jagatud lühiajaliste kohustustega — kiire likviidsustestina, sest restoran võib olla täiesti kasumlik ja ikkagi mitte suuta selle kuu arveid maksta, kui see suhtarv on halvenenud.
Raamatu aus hoiatus tasub korrata: suhtarv annab probleemist märku, ei diagnoosi seda. Kaks restorani võivad näidata täpselt sama 34% toorainekulu — üks seetõttu, et portsjonid on märkamatult kasvanud, teine seetõttu, et tarnija tõstis kolm kuud varem vaikselt hindu. Suhtarv ütleb, kuhu vaadata, mitte mida sa leiad.
Miks kasumlik kuu võib sind ikkagi rahata jätta
See on kõige kasulikum eristus, mida raamat omanikule pakub: tulemuse voog ja rahavoog mõõdetakse täiesti erinevalt ning need lähevad regulaarselt lahku. Pangalaen suurendab raha selle saabumise päeval, kuid ei ilmu kunagi kasumiaruandes tuluna. Kulum vähendab teatatud kasumit iga kuu, ilma et kontolt lahkuks ühtegi eurot. Laenu tagasimakse jaguneb intressiks (tõeline kulu) ja põhiosaks (tõeline rahaväljavool, mis pole üldse kulu). Restoran võib teatada terve puhaskasumi ja ikkagi jääda samal kuul rahata, lihtsalt sellepärast, et ükski neist erinevustest ei ilmu kasumiaruandes.
Rahavoogude aruanne jagab ettevõttes liikuva raha kolme rühma — äritegevus, investeerimine ja finantseerimine — ning muster, mis peaks omanikku muretsema panema, on restoran, mille raha tuleb peamiselt laenamisest, mitte igapäevasest tegevusest. Terved restoranid teenivad oma raha äri juhtides, mitte seda pidevalt refinantseerides.
Igapäevaste otsuste jaoks on ajaloolisest aruandest kasulikum rahaeelarve: jooksev prognoos eeldatavatest raha sisse- ja väljavooludest tulevatel nädalatel. See on tööriist, mis avastab puudujäägi ajal, mil on veel aega tegutseda — nihutada tarnija makse, kiirendada aeglaselt maksva kliendi tasumist, lükata edasi mitte-kiireloomulist ostu —, selle asemel et avastada probleem hommikul, kui tuleb palgad maksta.
Püsikulud, muutuvkulud ja tasuvuspunkt
Kulud käituvad kolmel viisil. Püsikulud — üür, palgaline juht, kindlustus — jäävad samaks, olenemata sellest, kas serveerid täna õhtul kümme või kakssada külalist. Muutuvkulud — toit, tunnitasuline köögi- ja saalipersonal, mis on otseselt seotud mahuga — tõusevad ja langevad koos teenindatud külaliste arvuga. Segakulud on nende vahel: rendileping fikseeritud baasiga pluss protsent käibest, või kommunaalarve fikseeritud liitumistasu ja tarbimisest sõltuva osaga. Teadmine, millisesse kasti kulu kuulub, teeb võimalikuks iga järgmise arvutuse selles jaotises.
Katvusmarginaal on müügihind miinus muutuvkulu külalise kohta — summa, mida iga toidukord tegelikult panustab püsikuludesse ja lõpuks kasumisse. Tasuvuspunkt on siis üks jagamine: püsikulud jagatud katvusmarginaaliga. Restoranil, mille kuised püsikulud on 9000 €, keskmine arve 15 € ja muutuvkulu külalise kohta 6 €, on katvusmarginaal 9 €, mis tähendab, et sellel on vaja 1000 külalist kuus — umbes 33 päevas — lihtsalt arvete katmiseks, enne kui ilmub kas või üks euro kasumit.
Kui tasuvuspunkt on teada, muudab ohutusvaru — kui palju praegune müük ületab seda punkti — ähmase mure konkreetseks numbriks ja võimaldab testida otsust minutitega arvamise asemel: mida teeb tasuvuspunktile veel ühe osalise tööajaga kokka palkamine? Mis juhtub, kui 5% hinnatõus liigutab kaks külalist päevas konkurendi juurde? Arvutus vastab mõlemale enne, kui kumbki otsus on tehtud.
Tegevuseelarve kui kasumiplaan, mitte paberimajandus
Raamatu ümbermõtestamine väärib mõtlemist: kasum ei ole see, mis jääb pärast kulude maksmist üle, see on kulu, mida omanik ette planeerib, täpselt nagu üür või kindlustus. Tulu miinus kulud võrdub kasum on matemaatiliselt sama väide mis kasum pluss kulud võrdub vajalik tulu — kuid teine versioon sunnib omanikku küsima, millist tulu peab äri tegelikult teenima, enne kui üldse vaatab, mis üle jääb.
Eelarve ehitamine tähendab kõigepealt tulu prognoosimist müügiajaloo ja teadaolevate trendide põhjal ning seejärel eeldatavate kulude ehitamist selle peale — ja raamat juhib tähelepanu tõelisele lõksule tavapärastes lühiteedes: eelmise aasta kulude tõstmine fikseeritud protsendi võrra, või kuluprotsentide konstantsena hoidmine, mõlemad kannavad vaikselt edasi mistahes ebaefektiivsust, mis oli eelmise aasta numbritesse juba sisse küpsetatud. Aeglasem, ausam lähenemine ehitab kulukategooria nullist uuesti üles ja põhjendab iga eurot, vähemalt kõige olulisemate kategooriate puhul.
Kui eelarve on olemas, saab sellest standard, millega tegelikke tulemusi iga kuu võrreldakse, kusjuures kokkulepitud künnist ületavaid kõrvalekaldeid uuritakse, mitte ei eirata. Üks piire, mida tasub meeles pidada: eelarvestandard peab olema saavutatav ja seda ei tohiks kunagi saavutada portsjonite vaikse vähendamise või odavama koostisosa vahetamise kaudu — see pole kulukontroll, see on nähtamatu maks külalisele.
Kus toorainekulu ja tööjõukulu tegelikult kontrollitakse
Iga euro toorainekulu läbib sama ahela: ost, vastuvõtt, ladustamine ja väljastamine, ning igal sammul on vaja oma paberil (või digitaalset) jälge, et keegi ei saaks vaikselt teenida teel. Kuidas laoseisu hinnatakse — vanim kulu, uusim kulu, tegelik kulu artikli kohta, või kaalutud keskmine — muudab tegelikult teatatud toorainekulu ja sellega koos teatatud kasumit, seega meetod on oluline ja peaks jääma perioodist perioodi järjepidevaks.
Kuuaruande ootamine, et teada saada toorainekulu protsenti, tähendab probleemi avastamist neli nädalat liiga hilja. Igapäevane või jooksev toorainekulu — kallid laoartiklid jälgituna väljastuslehtede kaudu, kõik muu tarnearvete kaudu, mõlemad võrrelduna päeva tuluga — toob esile kõrvale kalduva protsendi juba kuu esimestel päevadel, mitte viimastel. Laoringlus (mitu korda laoseis perioodi jooksul ära kasutatakse ja täiendatakse) on samas vaimus kasulik varajane hoiatusmärk: liiga aeglane viitab liigsele varule ja riknemisohule, liiga kiire võib tähendada ebamugavalt sagedasi laopuudujääke.
Personal töötab samamoodi, jagunedes fikseeritud tööjõukuluks (palgaline personal, suures osas väljaspool igapäevast kontrolli) ja muutuvaks tööjõukuluks (tunnipersonal, planeeritud vastavalt eeldatavale mahule, tugevasti juhi kontrolli all). Prime cost — toit ja personal koos — on number, millest sõltub enamiku restoranide ellujäämine, ja seda kontrollitakse, ehitades järgmise nädala graafiku tõelise müügiprognoosi ümber, mitte harjumusest või lihtsalt eelmise nädala graafikut kopeerides.
Raha kaitsmine: kontrollid, mis ei vaja suurt meeskonda
Pettuseks on vaja kolme asja: vajadust, võimalust ja viisi selle õigustamiseks. Omanik saab teiste rahalise surve või südametunnistuse osas vähe ära teha, kuid võimalus on täielikult juhi kontrolli all — just seetõttu keskendub raamat sisekontrollile, mitte personali iseloomu hindamisele.
Keskne põhimõte on tööülesannete lahutamine: tellimuse vastuvõtja, selle valmistaja, makse vastuvõtja ja kassa kokkuleppija ei tohiks olla sama inimene, isegi kui see väikeses restoranis tähendab, et omanik täidab isiklikult ühte neist rollidest, selle asemel et delegeerida need kõik ühele töötajale. Levinud vargusmustrid väikestes restoranides tulenevad otseselt sellest lünkast — serveeritud toode, mida kunagi kassasse ei löödud, makstud arve, mis vaikselt hävitatakse ja uuesti kasutatakse, müük, mis tühistatakse kassas pärast seda, kui külaline on juba lahkunud —, ning precheck/postcheck süsteem, kus köök ei väljasta toitu ilma registreeritud tellimuseta ja kassa lõppsumma kontrollitakse selle vastu, mida tegelikult serveeriti, sulgeb enamiku neist lünkadest korraga.
Ettevõtte jaoks, mis on liiga väike, et kõiki ülesandeid täielikult lahutada, on mõned minimaalsed kontrollid siiski olulised: keegi teine kui igapäevaselt sularahaga tegelev inimene peaks pangaväljavõtte kokku leppima, usaldusametikohtadel olev personal peaks võtma päris puhkust (et ajutisel asendajal oleks võimalus midagi kummalist märgata), ja igapäevaseid kassaerinevusi tuleks jälgida varajase hoiatusmärgina, mitte ainult ettekäändena kassiiri hiljem sõidelda.
Vii ellu
- Võta eelmise kuu bilanss koos kasumiaruandega ja kontrolli, kas käibevara katab tegelikult lühiajalised kohustused.
- Arvuta oma restorani tasuvuspunkt külalistes ja eurodes, kasutades eelmise kuu püsikulusid ja tegelikku keskmist katvusmarginaali.
- Arvuta oma viis enimmüüdud rooga uuesti tegelike tarnijahindade ja portsjoni väljatulekuga, seejärel hinnasta need uuesti katvusmarginaali põhjal — mitte toorainekulu protsendi oletuse põhjal.
- Ehita 8-nädalane rahavoo prognoos, et puudujääk ilmneks ajal, mil on veel aega tegutseda, mitte hommikul, mil tuleb palgad maksta.
- Rakenda sel kuul üks tööülesannete lahutamise kontroll — kes loeb kassat kokku, ei tohiks olla sama inimene, kes lepib kokku pangaväljavõtte.
Kus raamat alt veab
See on hotelli- ja toitlustuskooli õpik, mitte raamat, mille neelad ühe hingetõmbega, ja nii see loeb ka: kohati tihe, ehitatud lahendatud näidetest, valemitest ja iga peatüki lõpus olevatest kontrollnimekirjadest, mis eeldavad, et sa oled tõesti valmis mõnda aega kalkulaatoriga istuma. See on ka läbinisti Ameerika oma — GAAP-stiilis vormindus, Ameerika sotsiaalmaksuterminid nagu FICA ja W-2 vormid, ning iga näide arvutatud dollarites — nii et Euroopa omanik peab tegema tõelist teisendustööd: sales tax muutub käibemaksuks teistsuguse mehaanikaga, kontoplaan järgib kohalikke tavasid ja maksuspetsiifilised taktikad ei kandu otse üle. Selle tehnoloogilised viited, alates faksipõhistest tellimustest kuni varajase kassasüsteemi tarkvarani, on nähtavalt aegunud; kulukontrolli, hinnastamise ja eelarvestamise aluseks olev loogika seda pole.
Meie hinnang
Väärt ostmist, kui tahad tegelikku mehaanikat numbrite taga, mida su raamatupidaja sulle niigi annab — valemeid, lahendatud näiteid ja kontrollnimekirju, mida see kokkuvõte saab ainult visandada. Kui vajad ainult mõisteid, et sel kuul oma restorani paremini juhtida, viib see kokkuvõte koos HappyChefi tasuta tööriistadega sind juba päris kaugele.
Korduma kippuvad küsimused
Kas Restaurant Financial Basics on kasulik Euroopa restoranipidajale?
Mõisted — bilanss, tasuvuspunkt, menüü hinnastamine, rahavoog — kanduvad otse üle. Konkreetsed numbrid, alates Ameerika sotsiaalmaksudest kuni GAAP terminoloogia ja dollarinäideteni, tuleb asendada sinu enda riigi käibemaksu, tööjõukulu ja raamatupidamistavadega.
Kas selle lugemiseks on vaja raamatupidamistausta?
Ei. See on kirjutatud restoranijuhtidele, mitte raamatupidajatele, ja ehitub üles põhimõistetest, kusjuures igas peatükis on läbivalt lahendatud restorani näited.
Mis on raamatu kõige kasulikum idee?
See, et kasum ja rahavoog on kaks erinevat asja, mõõdetud kahel erineval viisil. Restoran võib olla paberil kasumlik ja ikkagi palkade maksmisel läbi kukkuda — ainult rahavoogude aruanne või ettevaatav rahaeelarve hoiatab sind õigel ajal.
Kas see käsitleb menüü hinnastamist üksikasjalikult?
Jah — terve peatükk võrdleb mitmeid objektiivseid, kuludel põhinevaid hinnastamismeetodeid, sealhulgas katvusmarginaali ja prime cost'i põhist hinnastamist, pluss menüüinseneeria raamistikku, mis sorteerib road tähtedeks, veoloomadeks, mõistatusteks ja koerteks.
See on meie enda lugemus raamatust, mitte selle asendus. Osta raamat oma kohalikust raamatupoest.