Ένα εστιατόριο βγάζει το ψωμί του από το φαγητό και το περιθώριό του από τα ποτά. Κι όμως ο κατάλογος ποτών είναι η μόνη γραμμή του μαγαζιού που κανείς δεν κοστολογεί ποτέ: ο σεφ ξέρει στο λεπτό τι κοστίζει ένα πιάτο, και κανείς δεν ξέρει τι κοστίζει ένα ποτήρι.
Σε ένα μαγαζί 55 θέσεων τα ποτά είναι περίπου το ένα τρίτο του τζίρου και σχεδόν το μισό του μεικτού περιθωρίου. Είναι επίσης η μόνη γραμμή όπου το προϊόν μπορεί να εξαφανιστεί φυσικά ανάμεσα στην αγορά και στην πώληση: ένα πιάτο που φεύγει από την κουζίνα φτάνει στο τραπέζι, αλλά ένα μπουκάλι που ανοίγει δεν βγαίνει πάντα ολόκληρο.
Σε αυτό προστίθεται ότι τα τρία συχνότερα λογιστικά λάθη της εστίασης βρίσκονται όλα σε αυτή τη γραμμή. Να υπολογίζετε στην τιμή με ΦΠΑ. Να συμπυκνώνετε πέντε διαφορετικές κατηγορίες σε ένα ποσοστό. Και να υπολογίζετε αυτό το ποσοστό σε ό,τι πουλήθηκε αντί σε ό,τι σερβιρίστηκε.
Αυτός ο οδηγός περνάει τις επτά διαρροές μία μία, με τους αριθμούς μπροστά. Κάτω βάζετε τις δικές σας πέντε γραμμές: τιμή καταλόγου, τιμή αγοράς, μερίδες την εβδομάδα και τις απώλειές σας. Παίρνετε το κόστος ανά κατηγορία απέναντι στο εύρος όπου ανήκει, το συνολικό κόστος ποτών και, σε ευρώ τον χρόνο, όσα σερβίρετε χωρίς να τα πουλάτε.
Όλα υπολογίζονται στον δικό σας browser: τίποτα δεν στέλνεται και τίποτα δεν αποθηκεύεται. Τα εύρη είναι ενδεικτικά για ανεξάρτητα ευρωπαϊκά μαγαζιά — ο κατάλογός σας, η πόλη σας και οι προμηθευτές σας είναι ο τελικός κριτής.
Γιατί το κόστος ποτών φαίνεται καλύτερο απ' ό,τι είναι
Οι τιμές καταλόγου στην Ευρώπη περιλαμβάνουν ΦΠΑ — αυτό πληρώνει ο πελάτης και αυτό γράφει ο κατάλογος. Ο τζίρος σας είναι αυτό το ποσό μείον τον ΦΠΑ. Αν διαιρέσετε την τιμή αγοράς με την τιμή καταλόγου αντί με τον τζίρο, υποτιμάτε το κόστος ακριβώς κατά τον συντελεστή ΦΠΑ σας. Στο 24%, ένα πραγματικό 30% διαβάζεται ως ένα άνετο 25%. Δεν είναι διαφορά στρογγυλοποίησης, είναι όλη η συζήτηση.
Η δεύτερη στρέβλωση είναι ο μέσος όρος. Η βαρελίσια μπίρα, το κρασί σε ποτήρι, τα οινοπνευματώδη, τα αναψυκτικά και ο καφές έχουν το καθένα το δικό του εύρος, και αυτά τα εύρη απέχουν πολύ μεταξύ τους. Ένα συγκεντρωτικό ποσοστό μπορεί να φαίνεται απολύτως υγιές ενώ μία μόνο γραμμή αιμορραγεί: ο όγκος των άλλων τεσσάρων την κρύβει.
Και μετά υπάρχει η διαφορά που έχουν μόνο τα ποτά. Μια μερίδα φαγητού που φεύγει από την κουζίνα φτάνει στο τραπέζι. Μια μερίδα ποτού που φεύγει από το μπουκάλι, όχι πάντα. Το παραπάνω σερβίρισμα, ο αφρός, ένα μπουκάλι που μετά από τρεις μέρες πάει στον νεροχύτη, τα σπασίματα, ένα κέρασμα του μαγαζιού — αυτό είναι προϊόν που πληρώσατε και δεν πουλήσατε ποτέ. Ανεβάζει το κόστος χωρίς να αγγίζει τον τζίρο, και είναι η μόνη διαρροή που τα λογιστικά σας δεν θα σας δείξουν ποτέ.
Οι 7 διαρροές και τι κοστίζει η καθεμία
Είναι σε σειρά με βάση το πόσο εύκολα κλείνουν. Οι τρεις πρώτες είναι μια βραδιά υπολογισμών. Οι τέσσερις τελευταίες είναι συνήθειες, και αυτές κοστίζουν έναν μήνα.
1. Υπολογίζετε στην τιμή με ΦΠΑ
Ένα ποτήρι κρασί χύμα 150 ml είναι στον κατάλογο 5,05 €. Το μπουκάλι σας κοστίζει 6,25 € και βγάζει πέντε ποτήρια, άρα η αγορά είναι 1,25 € το ποτήρι. Ο υπολογισμός που κάνουν όλοι: 1,25 διά 5,05 είναι 24,8%. Ωραία, σκέφτεστε, το κρασί επιτρέπεται μέχρι το ένα τρίτο.
Μόνο που 5,05 € δεν είναι ο τζίρος σας. Με ΦΠΑ 24%, ο τζίρος είναι 4,07 €. Και 1,25 διά 4,07 δίνει 30,7% — σχεδόν έξι ολόκληρες μονάδες παραπάνω. Σε τζίρο ποτών 120.000 € τον χρόνο, έξι μονάδες είναι 7.200 €. Δεν είναι η διαφορά ανάμεσα σε καλό και κακό· είναι η διαφορά ανάμεσα σε έναν αριθμό που ισχύει και σε έναν που σας καθησυχάζει.
Ο κανόνας χωράει σε μια πρόταση: υπολογίστε κάθε δείκτη κόστους στην τιμή χωρίς ΦΠΑ. Και προσέξτε τον ίδιο τον συντελεστή — στις περισσότερες χώρες της ΕΕ το αλκοόλ που σερβίρεται στο τραπέζι έχει διαφορετικό, υψηλότερο συντελεστή από το φαγητό. Όποιος χρησιμοποιεί για τα ποτά τον συντελεστή του φαγητού, κάνει το λάθος δύο φορές.
2. Κοιτάτε έναν μέσο όρο αντί για πέντε εύρη
Τα ποτά δεν είναι μία κατηγορία, είναι πέντε, και η καθεμία ανήκει στο δικό της εύρος. Στη βαρελίσια μπίρα ένα υγιές κόστος είναι μεταξύ 18 και 24% του τζίρου χωρίς ΦΠΑ. Το κρασί σε ποτήρι μεταξύ 25 και 33% — το υψηλότερο απ' όλα, γιατί ένα ανοιγμένο μπουκάλι έχει ρολόι. Τα οινοπνευματώδη μεταξύ 12 και 18%. Αναψυκτικά και νερό μεταξύ 10 και 20%. Καφές και τσάι μεταξύ 8 και 18%.
Το συνολικό σας κόστος ποτών είναι σταθμισμένο, όχι μέσος όρος: το άθροισμα όλων των κοστών διά το άθροισμα όλου του τζίρου. Ένα μαγαζί που πουλάει κυρίως μπίρα και λίγα οινοπνευματώδη δεν πέφτει πουθενά κοντά στον μέσο όρο των δύο ποσοστών, και ο στόχος του δεν βρίσκεται ούτε εκεί. Αυτός ο στόχος προκύπτει από τη δική σας κατανομή πωλήσεων — ένας αριθμός αντιγραμμένος από βιβλίο ανήκει στον κατάλογο κάποιου άλλου.
Ακριβώς γι' αυτό ο μέσος όρος είναι επικίνδυνος: μπορεί να πέφτει τακτικά μέσα στο εύρος ενώ μία από τις πέντε γραμμές είναι πολύ πάνω από αυτό. Γι' αυτό η αριθμομηχανή παρακάτω δείχνει πάντα τις πέντε γραμμές χωριστά, με τον συνολικό αριθμό δίπλα — ποτέ στη θέση τους.
3. Μετράτε ό,τι πουλάτε, όχι ό,τι σερβίρετε
Το ταμείο μετράει πληρωμένες μερίδες. Η αποθήκη μετράει προϊόν που έφυγε. Η διαφορά τους είναι η απώλειά σας, και είναι ο μόνος αριθμός σε αυτή τη σελίδα που δεν μπορείτε να υπολογίσετε — πρέπει να τον μετρήσετε.
Ο κανόνας πίσω από αυτό είναι απλός αλλά βαρύς: αν το 12% όσων σερβίρετε δεν πουλιέται ποτέ, τότε ο αριθμός των μερίδων που πραγματικά φεύγουν από την αποθήκη δεν είναι οι πωλήσεις σας, αλλά οι πωλήσεις διά 0,88. Σε 130 ποτήρια κρασί την εβδομάδα, είναι σχεδόν 148 πληρωμένα. Δεκαοκτώ ποτήρια την εβδομάδα, εννιακόσια τον χρόνο.
Απώλεια κάτω από 3% είναι φυσιολογική και δεν αξίζει κυνήγι. Μεταξύ 3 και 8% δουλεύει μια συνήθεια. Πάνω από 10% υπάρχει συνήθως μία μόνο αιτία, και σχεδόν ποτέ δεν είναι η κλοπή — είναι η επόμενη διαρροή.
4. Το ποτήρι που είναι δεκαπέντε χιλιοστόλιτρα παραγεμάτο
Το να σερβίρετε ένα ποτήρι 150 ml με το μάτι βγαίνει σχεδόν πάντα υπέρ του πελάτη. Δεκαπέντε χιλιοστόλιτρα παραπάνω είναι ένα εκατοστό στο ποτήρι: κανείς δεν το βλέπει, κανείς δεν παραπονιέται, και είναι το 10% της μερίδας σας χαρισμένο.
Μαζεύεται αστραπιαία, γιατί συμβαίνει σε κάθε ποτήρι κάθε βάρδιας. Παρακάτω το ίδιο ποτήρι τρεις φορές, με το τι κοστίζει τον χρόνο στα 130 ποτήρια την εβδομάδα.
Η λύση δεν είναι συζήτηση περί γενναιοδωρίας αλλά μια γραμμή στο ποτήρι ή ένα μεζούρα πίσω από τον πάγκο: σερβίρετε μία φορά σωστά, βάλτε αυτό το ποτήρι δίπλα στα άλλα και δείξτε στην ομάδα πού είναι το όριο. Στα οινοπνευματώδη, ένα δοσομετρικό στόμιο κάνει την ίδια δουλειά για τα 40 ml.
Ένα κρασί χύμα 150 ml, 130 ποτήρια την εβδομάδα. Το γραμμοσκιασμένο μέρος είναι ό,τι πάει πάνω από τη μερίδα — ό,τι χαρίζετε χωρίς να το προσέξει κανείς.
Δεκαπέντε χιλιοστόλιτρα είναι το 10% της μερίδας — χαρίζετε ένα ποτήρι στα δέκα. Στα τριάντα χιλιοστόλιτρα σερβίρετε πάνω από διακόσια πενήντα μπουκάλια τον χρόνο που δεν φτάνουν ποτέ σε λογαριασμό. Μια γραμμή στο ποτήρι ή μια μεζούρα πίσω από τον πάγκο δεν κοστίζει τίποτα μία φορά και κλείνει εντελώς αυτή τη διαρροή.
5. Το ανοιγμένο μπουκάλι που κανείς δεν τελειώνει
Το κρασί σε ποτήρι είναι η ακριβότερη γραμμή του καταλόγου σας, και σπάνια φταίει η τιμή αγοράς. Φταίει ότι ένα ανοιγμένο μπουκάλι αντέχει δύο με τρεις μέρες, και ένας κατάλογος με δώδεκα κρασιά σε ποτήρι ανοίγει δώδεκα μπουκάλια μια ήσυχη Τρίτη.
Υπάρχουν μόνο τρεις μοχλοί, και δουλεύουν και οι τρεις. Βάλτε λιγότερα κρασιά σε ποτήρι στον κατάλογο — έξι που γυρίζουν κερδίζουν περισσότερα από δώδεκα που περιμένουν. Βάλτε τη σάλα να προτείνει ενεργά ένα κρασί μόλις ανοίξει ένα μπουκάλι, ώστε να τελειώσει το ίδιο βράδυ που άρχισε. Και ό,τι μένει ανοιχτό, κρατήστε το υπό αέριο ή κενό, που μετακινεί το ρολόι από τρεις μέρες σε πάνω από μία εβδομάδα.
Υπολογίστε το μία φορά για το δικό σας μαγαζί: ένα μπουκάλι 6,25 € που καταλήγει μισό στον νεροχύτη σας κοστίζει 3,13 €. Αν συμβαίνει τρεις φορές την εβδομάδα, είναι πάνω από 480 € τον χρόνο — για κρασί που κανείς δεν ήπιε ποτέ.
6. Η γραμμή με το καλύτερο περιθώριο δεν είναι αυτή που νομίζετε
Ρωτήστε έναν επαγγελματία ποιο ποτό αποδίδει περισσότερο και η απάντηση είναι σχεδόν πάντα το κρασί ή τα κοκτέιλ: αυτές είναι οι υψηλότερες τιμές του καταλόγου. Αλλά περιθώριο δεν είναι η τιμή, είναι ό,τι μένει αφού φύγουν ο ΦΠΑ, το προϊόν και η απώλεια.
Παρακάτω βλέπετε πού πηγαίνει πραγματικά ένα ευρώ από τρία διαφορετικά ποτά. Ίδιος κατάλογος, ίδια σάλα, τρία εντελώς διαφορετικά αποτελέσματα.
Δεν είναι επιχείρημα για να κόψετε τη λίστα κρασιών — το κρασί πουλάει φαγητό και κρατάει τους πελάτες περισσότερο στο τραπέζι. Είναι επιχείρημα για να ξέρετε ποια γραμμή σηκώνει το περιθώριό σας, ώστε να ξέρετε ποια να προωθείτε όταν έχει ησυχία. Ο καφές μετά το επιδόρπιο είναι ο φθηνότερος τζίρος του μαγαζιού, και είναι ο μόνος που σχεδόν κανείς δεν προτείνει ενεργά.
Τρία ποτά από τον ίδιο κατάλογο, το καθένα ως 100% της δικής του τιμής. Πρώτα ο ΦΠΑ, μετά το προϊόν, μετά ό,τι σερβίρετε αλλά δεν πουλάτε — ό,τι μένει είναι το περιθώριό σας.
Το ακριβότερο ποτό του καταλόγου κρατάει τα λιγότερα, και το φθηνότερο προϊόν τα περισσότερα. Μη διαβάζετε λοιπόν ποτέ τον κατάλογο ποτών μόνο μέσα από την τιμή: αυτό που προτείνει η σάλα ένα ήσυχο βράδυ πρέπει να είναι η γραμμή με την πιο μακριά πράσινη μπάρα, όχι με τον μεγαλύτερο αριθμό στον κατάλογο.
7. Μετράτε μία φορά τον χρόνο, και μάλιστα σε λάθος μέρα
Χωρίς απογραφή, όλα τα παραπάνω είναι θεωρία. Αλλά μια ετήσια απογραφή για τον λογιστή δεν σας λέει τίποτα χρήσιμο: μέχρι να δείτε τη διαφορά, κανείς δεν θυμάται ποιος μήνας την προκάλεσε.
Μία φορά τον μήνα αρκεί, με την προϋπόθεση ότι είναι πάντα η ίδια μέρα, η ίδια ώρα και πριν την παράδοση. Αλλιώς συγκρίνετε ένα πρωί Δευτέρας με ένα βράδυ Σαββάτου και μετράτε το δικό σας πρόγραμμα αντί για τις απώλειες. Μετρήστε μόνο τις πέντε παραπάνω γραμμές· μια απογραφή που θέλει να τα περιλάβει όλα σταματά να γίνεται μετά από δύο μήνες.
Δεν ψάχνετε τέλειο αριθμό αλλά τάση. Δύο μήνες στη σειρά με 4% απώλεια στη μπίρα είναι θόρυβος. Τέσσερις μήνες από το 4 στο 9 είναι άνθρωπος, εγκατάσταση ή συνήθεια — και τότε ξέρετε ακριβώς πού να κοιτάξετε.
Βάλτε δίπλα τις δικές σας πέντε γραμμές
Συμπληρώστε τι έχετε στον κατάλογο, τι πληρώνετε γι' αυτό, πόσες μερίδες πουλάτε την εβδομάδα και πόσο νομίζετε ότι χάνετε. Οι πέντε γραμμές είναι συμπληρωμένες με τα νούμερα ενός μαγαζιού 55 θέσεων, ώστε να δείτε αμέσως πώς διαβάζεται — γράψτε από πάνω τα δικά σας.
Κάθε γραμμή παίρνει το δικό της κόστος απέναντι στο δικό της εύρος. Από κάτω υπάρχουν τρεις αριθμοί: το συνολικό κόστος ποτών απέναντι στον στόχο που προκύπτει από τη δική σας κατανομή πωλήσεων, όσα σερβίρετε τον χρόνο χωρίς να τα πουλάτε, και όσα λείπουν από τις γραμμές σας σε τιμή.
Σάρωση περιθωρίου ποτών
Πέντε γραμμές, ο δικός σας συντελεστής ΦΠΑ και η διαφορά σε ευρώ τον χρόνο.
—
Τα εύρη είναι ενδεικτικά για ανεξάρτητα ευρωπαϊκά μαγαζιά και ισχύουν επί τζίρου χωρίς ΦΠΑ. Δεν λαμβάνουν υπόψη το concept σας, την πόλη σας ή τους όρους των προμηθευτών σας. Όλα υπολογίζονται στον browser σας· τίποτα δεν στέλνεται ή αποθηκεύεται.
Δύο πράγματα κατά την ανάγνωση. Οι απώλειες και το έλλειμμα τιμής είναι δύο διαφορετικά ευρώ και επομένως μπορούν να προστεθούν: το πρώτο είναι προϊόν αγορασμένο και ποτέ πουλημένο, το δεύτερο είναι ο τζίρος που λείπει από μια γραμμή ακόμη κι αν δεν χαθεί σταγόνα. Ζητούν και διαφορετική απάντηση — το ένα το λύνετε πίσω από τον πάγκο, το άλλο στον κατάλογο.
Και το ποσοστό που εξακολουθεί να ξεπερνά το εύρος είναι η συνέπεια αυτών των δύο, όχι τρίτο πρόβλημα. Μην το προσθέτετε από πάνω, αλλιώς μετράτε τα ίδια χρήματα τρεις φορές.
Τι κάνετε με αυτό αυτή την εβδομάδα, αυτόν τον μήνα και αυτό το τρίμηνο
Κανείς δεν κλείνει επτά διαρροές ταυτόχρονα. Αυτή η σειρά λειτουργεί, γιατί κάθε βήμα κάνει το επόμενο μετρήσιμο.
Αυτή την εβδομάδα — υπολογίστε μία φορά σωστά
- Βρείτε τον συντελεστή ΦΠΑ που αποδίδετε για τα ποτά και ξαναϋπολογίστε τις πέντε γραμμές στην τιμή χωρίς ΦΠΑ.
- Βάλτε δίπλα σε κάθε γραμμή το εύρος της. Μία ή δύο θα βγουν εκτός· σημειώστε ποιες και προς το παρόν μην κάνετε τίποτε άλλο.
- Μετρήστε μια βραδιά πόσα κρασιά σε ποτήρι έχετε ανοιχτά και πόσα τελειώνουν πραγματικά εκείνο το βράδυ.
- Βάλτε μια γραμμή ή μια μεζούρα στο ποτήρι που φεύγει πιο συχνά: συνήθως το κρασί χύμα ή τα οινοπνευματώδη.
Αυτόν τον μήνα — μετρήστε αντί να εκτιμάτε
- Μετρήστε το απόθεμα σε σταθερές μέρες: ίδια μέρα, ίδια ώρα, πριν την παράδοση. Μόνο τις πέντε παραπάνω γραμμές.
- Συγκρίνετε ό,τι έφυγε με ό,τι πουλήθηκε και βάλτε τα πραγματικά ποσοστά απωλειών στη σάρωση παραπάνω.
- Περπατήστε τη γραμμή με τη μεγαλύτερη απώλεια και βρείτε την αιτία φυσικά: δόση, αφρός, σπασίματα ή μπουκάλια ανοιχτά για πολύ.
- Κλαδέψτε τη λίστα κρασιών σε ποτήρι σε ό,τι πραγματικά γυρίζει, και κρατήστε τα υπόλοιπα υπό αέριο ή κενό.
Αυτό το τρίμηνο — εδραιώστε και μόνο μετά τιμές
- Βάλτε τις τρεις μηνιαίες απογραφές δίπλα δίπλα και διαβάστε την τάση, όχι έναν μεμονωμένο αριθμό.
- Ξαναδείτε την τιμή αγοράς των δύο μεγαλύτερων γραμμών σας: στον όγκο, εκεί έχει τη μεγαλύτερη μόχλευση η συζήτηση.
- Προσαρμόστε τιμές μόνο τώρα, και μόνο σε γραμμές που είναι πάνω από το εύρος τους ακόμη και χωρίς απώλειες.
- Βάλτε τη σάρωση στον τριμηνιαίο σας ρυθμό μαζί με το prime cost — τα ποτά και η κουζίνα ανήκουν στην ίδια συζήτηση.
Το περιθώριο δεν είναι στον κατάλογο, είναι στο ποτήρι
Σχεδόν κάθε επαγγελματίας που το υπολογίζει βρίσκει το ίδιο μοτίβο: οι τιμές είναι σωστές, η εκτέλεση όχι. Ο κατάλογος είναι αρκετά αιχμηρός, οι αγορές λογικές, και όμως ανάμεσα σε δέκα και είκοσι τοις εκατό μιας γραμμής εξαφανίζεται ανάμεσα στο μπουκάλι και τον λογαριασμό.
Αυτό είναι καλό νέο, γιατί η αύξηση τιμών σας κοστίζει πελάτες και το καλύτερο σερβίρισμα δεν σας κοστίζει τίποτα. Μια γραμμή σε ένα ποτήρι, έξι κρασιά σε ποτήρι αντί για δώδεκα, και μία απογραφή τον μήνα σε σταθερή μέρα — αυτή είναι όλη η συνταγή, και σε μαγαζί μέσου μεγέθους αξίζει συνήθως μερικές χιλιάδες ευρώ τον χρόνο.
Μετά κάντε το ίδιο με το άλλο μισό των αγορών σας. Το food cost λειτουργεί ακριβώς με τον ίδιο τρόπο, και μαζί σχηματίζουν το prime cost σας — τον μόνο αριθμό που πραγματικά κρίνει αν στο τέλος της χρονιάς μένει κάτι.