Actiekalender: plan je horecajaar op aanlooptijd
Elke actie heeft een aanlooptijd die niemand meetelt: drukwerk vraagt drie weken, de lokale krant plant nog verder vooruit, een e-mail wil vijf dagen. Zet hier je momenten van het jaar neer met het kanaal erbij, en de kalender rekent terug naar de dag waarop het werk begint. Zo wordt Moederdag in mei een taak van deze week — en zie je meteen welke rustige maand nog leeg staat.
Zo werkt het
- 1
Zet je momenten neer
Elke dag waarop iets te vieren, te verkopen of te vullen valt: feestdagen, de jaarmarkt, je eigen verjaardag, de week die altijd stil is. Eén klik zet de feestdagen van je land er in één keer bij.
- 2
Kies per actie een kanaal
Drukwerk, lokale pers, een samenwerking, een e-mail, een post, een briefing. Het kanaal bepaalt de aanlooptijd, dus je hoeft die nergens zelf in te vullen.
- 3
Lees de startdatum af
De kalender rekent terug: moment min aanlooptijd. Verschuift het moment, dan verschuift de hele aanloop mee — en dat is precies wat niemand uit het hoofd bijhoudt.
- 4
Markeer je rustige maanden
Klik een maand aan tot er 'rustig' staat. Een rustige maand zonder één actie erin is de vondst waarvoor deze kalender bestaat, en hij zegt het met zoveel woorden.
- 5
Print het jaar en de maand
Eén blad voor aan de muur met alle twaalf maanden, en één werklijst met alles wat de komende dertig dagen moet starten — met een vakje om af te vinken.
Aanlooptijd per kanaal
| Kanaal | Begint op |
|---|---|
| Samenwerking | 30 |
| Ticketevenement | 28 |
| Lokale pers | 21 |
| Drukwerk | 20 |
| Kaartwijziging | 10 |
| 5 | |
| Raam of stoepbord | 3 |
| Social post | 2 |
| Google-bericht | 1 |
| Briefing | 1 |
Vijf begrippen
De woorden die op deze kalender staan, kort uitgelegd.
- Actiekalender
- Een jaaroverzicht van alle momenten waarop je zaak iets doet naar gasten toe, met per actie het kanaal, de verantwoordelijke en de dag waarop het werk begint.
- Aanlooptijd
- Het aantal dagen tussen 'we beginnen eraan' en 'het staat er'. Drukwerk vraagt ongeveer twintig dagen, een e-mail vijf, een post twee. De aanlooptijd hoort bij het kanaal, niet bij het moment.
- Startdatum
- De dag waarop het werk moet beginnen: het moment min de aanlooptijd. Deze datum typ je nooit zelf; hij volgt uit de twee dingen die je wél kiest.
- Rustige maand
- Een maand die je zaak zelf als stil aanduidt. Precies de maand waarin er meestal niets gepland staat, omdat er in oktober niemand aan februari denkt.
- Kanaal
- De manier waarop het moment de gast bereikt: drukwerk, lokale pers, e-mail, social, je raam, een samenwerking. Elk kanaal heeft zijn eigen aanlooptijd, en dat is het hele verschil.
Veelgestelde vragen
Waarom niet gewoon een agenda?
Een agenda toont de dag zelf. Die dag heb je niet nodig — je weet allang dat het Moederdag is. Wat je nodig hebt, is de dag waarop het werk begint, en die verschilt per kanaal. Deze kalender rekent die terug en zet hem in het lijstje van deze week.
Hoe kloppen die aanlooptijden?
Het zijn dagen van kalender, niet van werk, en ze staan aan de voorzichtige kant. Drukwerk telt ontwerp, drukker en verdelen samen; lokale pers telt de planning van een weekblad. Ze zijn bewust wat ruim: te vroeg beginnen kost niets, te laat beginnen kost de actie.
Wat als ik toch te laat ben?
Dan schrapt de kalender de actie niet, maar zegt hij hoeveel dagen je over de startdatum bent en welk kanaal nog wél past in wat er rest. Een flyer die niet meer kan, is meestal nog een e-mail of een post.
Waarom die rustige maanden?
Omdat iedereen in december promotie doet en niemand in februari. December verkoopt zichzelf; de stille maand is degene die je jaar maakt. Een rustige maand zonder één actie erin komt bovenaan te staan.
Staan mijn gegevens ergens op een server?
Nee. De hele kalender staat in de opslag van deze browser en gaat nergens heen. Wis je je browsergegevens, dan is hij weg — print het jaarblad dus uit.
Kan ik de feestdagen automatisch toevoegen?
Ja. Eén knop zet de officiële feestdagen en de bekende vieringen van jouw land in de kalender, met de juiste datum voor dat jaar. Een dag die er al in staat wordt overgeslagen, dus je mag de knop gerust twee keer indrukken.
Dit is een huisplanning, geen reclamerecht. Wat je mag beloven, weggeven of afprijzen verschilt per land en per vergunning; kijk daarvoor naar je eigen voorwaarden en je boekhouder. De feestdagen komen uit onze eigen horecakalender en zijn een richtlijn, geen officiële bron.