Reserveringsvoorwaarden voor je Restaurant
Twee vragen: welke groepsgroottes neem je aan, en wat geeft een gast hier gemiddeld uit? De tool leidt daar per groep uit af wat je vooraf vraagt, tot wanneer er geannuleerd mag worden en hoe lang je de tafel vrijhoudt — en schrijft er meteen de tekst bij die op je reservatiepagina mag.
Zo werkt het
- 1
Vink aan welke groepen je aanneemt
Van een tafel voor twee tot een gezelschap van dertig. Wat je niet aanneemt verdwijnt van het blad in plaats van er als een regel te blijven staan die niemand ooit gebruikt.
- 2
Zeg wat een gast hier gemiddeld uitgeeft
Daarmee weet de tool wat er per groep op het spel staat. Bij een lunch van €19 en bij een menu van €95 vraag je niet vanaf dezelfde tafelgrootte iets vooraf — precies daarom klopt elk gratis voorbeeldreglement dat je online vindt voor de helft van je zaal niet.
- 3
Vul in wat jullie aan de telefoon zeggen
Per groep één zin. Dat is het stuk dat niemand ooit opschrijft, en precies daarom klinkt het antwoord anders naargelang wie er opneemt.
- 4
Print het blad en kopieer de tekst
Eén A4 naast de telefoon, en dezelfde regels als kant-en-klare tekst voor je reservatiepagina en je bevestigingsmail. Uit hetzelfde model, dus je muur en je website kunnen nooit iets anders beweren.
Vier regels, uit één gegeven afgeleid
Alles op dit blad volgt uit één ding: hoe lang het duurt om die tafel opnieuw verkocht te krijgen. Een tweepersoonstafel die om 18 uur afbelt, vult zich vanzelf. Twaalf stoelen die om 18 uur afbellen, blijven twaalf lege stoelen — en geen enkel reglement, geen enkele boete en geen enkele verontschuldiging verandert daar iets aan.
De annuleringstermijn ís de hervultijd
Je vraagt precies zoveel op voorhand als je nodig hebt om de tafel opnieuw te verkopen, afgerond op iets wat je door de telefoon kan zeggen. Vraag je minder, dan geef je de tafel gratis weg. Vraag je meer, dan vraag je de gast om iets waar je niets aan hebt — en dat is de regel die je gastvrouw stilaan niet meer durft af te dwingen.
Wat je vooraf vraagt, volgt het bedrag
Niet de tafelgrootte, maar wat die tafel waard is: het aantal couverts maal je gemiddelde besteding. Vanaf een eerste drempel vraag je kaartgegevens, vanaf een tweede een voorschot. Daardoor komt een bistro pas bij een groep uit waar een fine-diningzaak al bij zes personen zit.
De wachttijd loopt de andere kant op
Een tweepersoonstafel geef je snel vrij, want er staat iemand aan de deur voor wie je ze kan gebruiken. Een tafel van twaalf geef je niet vrij, want er staat niemand voor klaar en vrijgeven levert je niets op — daar bel je. Dat is waarom één vaste "een kwartier voor iedereen" bij de helft van je zaal fout staat.
Wat elkaar tegenspreekt komt op papier
Boeken je gasten vijf dagen vooruit en vraag je twee weken opzeg, dan is je termijn al verstreken op het moment dat de reservatie binnenkomt. Die regel bijt nooit, of leest als een val. De tool noemt bij welke groepen dat gebeurt in plaats van het stil te laten.
De woorden die op je voorwaarden staan
Vijf begrippen die in elke reservatiediscussie terugkomen, en die op de meeste horecawebsites door elkaar gebruikt worden.
- No-show
- Een reservatie die niet komt opdagen en ook niet geannuleerd is. Anders dan een late annulering: bij een annulering weet je het en kan je nog iets doen, bij een no-show sta je op het moment zelf naar een lege tafel te kijken.
- Wachttijd
- Hoe lang je een gereserveerde tafel vrijhoudt na het afgesproken uur voordat je ze aan iemand anders geeft. Alleen zinvol als je er effectief iemand anders aan kan zetten — daarom is ze kort voor kleine tafels en lang voor grote.
- Annuleringstermijn
- Hoeveel op voorhand een gast kosteloos mag afzeggen. Zinvol gekozen is dat exact de tijd die jij nodig hebt om de tafel opnieuw verkocht te krijgen, niet een rond getal dat elders op het internet stond.
- Voorschot
- Een bedrag dat vooraf betaald wordt en van de rekening gaat. Het is geen boete en geen extra opbrengst: het is de reden dat iemand belt om te verzetten in plaats van gewoon niet te komen.
- Kaartgarantie
- Je bewaart kaartgegevens zonder iets af te houden, zodat je een no-show achteraf kan aanrekenen. Lichter dan een voorschot en daarom de tussenstap: je vraagt de gast geen geld, alleen een garantie.
Veelgestelde vragen
Zijn deze reserveringsvoorwaarden gratis?
Ja, volledig gratis, zonder account en zonder installatie. Je vult het in, print het en kopieert de tekst rechtstreeks uit je browser.
Waarom niet gewoon één regel voor iedereen?
Omdat één regel voor iedereen aan beide kanten fout staat. Dezelfde "48 uur op voorhand" is veel te streng voor een tafel voor twee die je moeiteloos opnieuw verkoopt, en veel te los voor een gezelschap van twintig dat je zelfs met een week niet meer gevuld krijgt. Hier hangt elke termijn aan de hervultijd van die tafel.
Mag ik een no-show effectief aanrekenen?
Dat verschilt per land, per betaalpartner en per manier waarop je het vooraf hebt gecommuniceerd, dus dit blad zegt daar bewust niets over. Wat het wél doet, is het bedrag en de groep bepalen waarop je die afspraak zinvol maakt — de juridische kant hoort in je eigen algemene voorwaarden en bij je betaalprovider.
Vijftien minuten wachten, klopt dat?
Voor een tafel voor twee wel: er staat iemand aan de deur en die vijftien minuten kosten je een couvert. Voor een tafel van twaalf niet, want er staat niemand voor klaar. Ze vrijgeven levert je niets op en de gast kwijtspelen kost je alles — daar bel je na tien minuten in plaats van te wachten.
Wat als ik geen voorschotten wil vragen?
Zet dat vinkje aan en de tool laat de hele garantiekolom weg. Wat je dan te zien krijgt is het bedrag dat je per groep op vertrouwen draagt, zodat het een keuze is en geen vergetelheid.
Vervangt dit mijn algemene voorwaarden?
Nee. Dit is een huisdocument: wat wíj doen, in de woorden waarin je gastvrouw het door de telefoon kan zeggen. Wat een gast wettelijk kan eisen hoort in je eigen voorwaarden.
Blijven mijn voorwaarden bewaard?
Ja, op dit toestel, in je eigen browser. Er wordt niets geüpload en er is geen account.
Dit is een huisdocument, geen consumentenrecht. Wat je mag aanrekenen bij een no-show, of een voorschot terugbetaalbaar is, hoe je kaartgegevens mag bewaren en wat een overeenkomst op afstand met zich meebrengt, verschilt per land en per betaalpartner — zet dat in je eigen algemene voorwaarden, niet op dit blad.