Dobavljači: 3 broja koja određuju koga si ne možete priuštiti izgubiti

U ovom članku

1. Ovo se ne odnosi na pregovaranje
2. Prvi broj: vrijeme zamjene
3. Drugi broj: udio u nabavi
4. Treći broj: koji kvadrant Kraljicove matrice
5. Kartirajte svoje vlastite dobavljače
6. Što s time učiniti danas

Pregovaranje s dobavljačima uvijek se odnosi na isto: bolju cijenu, dulji rok plaćanja, fiksni popust. No postoji pitanje koje prethodi svemu tome, a gotovo nitko ga ne postavlja dok ne bude prekasno: ako bi ovaj dobavljač sutra nestao — bankrotirao, bio preuzet, ili jednostavno radije zadržao drugog kupca umjesto vas — koliko dugo biste trebali da ga zamijenite, i koliko bi vas to stajalo? Tri broja daju iskren odgovor na to pitanje: koliko zapravo traje zamjena, koliki udio vaše nabave leži kod tog jednog dobavljača, i o kakvoj se vrsti odnosa zapravo radi. Taj posljednji broj ne dolazi iz ugostiteljstva, nego iz struke koja na to pitanje odgovara već četrdeset godina: upravljanja nabavom.

Ovo se ne odnosi na pregovaranje

Sedam pregovaračkih taktika objavljenih negdje drugdje na ovoj stranici pretpostavljaju da već znate s kim sjedite za stolom — i da ste uopće u poziciji za pregovaranje. Upravo tu ovaj članak počinje: prije nego što pregovarate, vrijedi znati koliko je zapravo jaka vaša vlastita pozicija, i koji dobavljači uopće ne dopuštaju pregovaranje jer ne postoji alternativa. Razina zaliha je rezerva koju si kupujete dok tražite zamjenu — no koliko vam je rezerve potrebno, u potpunosti ovisi o tome koliko dugo traje ta potraga. Taj broj slijedi u nastavku.

Prvi broj: vrijeme zamjene

Nije svakog dobavljača jednako lako zamijeniti. Nestanak dobavljača svježeg povrća ili ribe stoji nekoliko telefonskih poziva i jedan dan premošćen veletrgovcem. Specijalizirani uvoznik nečega što definira vaš jelovnik — određenog vina, maslinovog ulja, mješavine začina — može zahtijevati tjedne do mjeseci da se zamijeni, a ponekad znači da samo jelo mora sići s jelovnika. Vrijeme zamjene je broj koji određuje koliko rezerve, i koliko panike, nestanak dobavljača doista uzrokuje.

Kategorija	Tipično vrijeme zamjene	Zašto
Svježe povrće & riba	1–3 dana	Mnogi veletrgovci pokrivaju isti asortiman; kvaliteta i cijena variraju, ali vrata su otvorena
Meso & plodovi mora	3–10 dana	Kvaliteta i odnos s mesarom/ribarnicom grade se s vremenom; novom dobavljaču treba vremena da zadobije povjerenje
Piće & suhi program	1–2 tjedna	Širok izbor veletrgovaca, no uvjete ugovora i učestalost dostave potrebno je ponovno dogovoriti
Specijalizirani uvoz (vino, maslinovo ulje, sir)	4–12 tjedana	Često samo jedan uvoznik po marki u državi; pronalaženje alternative iste kvalitete i podrijetla zahtijeva vrijeme
Oprema & ugovori o servisiranju	2–6 mjeseci	Ponude, instalacija, prijenos jamstva, a ponekad i lista čekanja kod jedinog dobavljača koji servisira tu marku

Taj raspon — od dana do mjeseci — upravo je razlog zašto „samo pronađite drugog dobavljača” nije strategija koja jednako dobro djeluje za svaku stavku nabave. Za povrće to je telefonski poziv. Za jedinog uvoznika vašeg kućnog vina to je projekt.

Drugi broj: udio u nabavi

Najjednostavniji od tri broja: koliki postotak vašeg ukupnog nabavnog proračuna odlazi vašem najvećem dobavljaču? Nikakva komplicirana formula, ništa na kvadrat — samo udio. Taj broj postaje značajan tek u kombinaciji s trećim brojem u nastavku: dobavljač koji drži 60% vašeg proračuna za piće posve je druga situacija ako se radi o kućnom vinu (lako zamjenjivo) nego ako je riječ o vašem jedinom uvozniku marke oko koje je izgrađen vaš jelovnik (gotovo nemoguće).

Brzo to sami izračunajte: uzmite račune posljednja tri mjeseca, zbrojite po dobavljaču i podijelite s ukupnim iznosom. Većina vlasnika taj broj nikada zapravo nije izračunala — samo osjećaju da „puno kupujemo kod njih”, ne znajući je li to 25% ili 70%.

Treći broj: koji kvadrant Kraljicove matrice

Godine 1983. Peter Kraljic objavio je u Harvard Business Reviewu model koji je od tada temelj za način na koji velike tvrtke organiziraju nabavu: svaki dobavljač — ili svaka linija proizvoda — smješta se na dvije osi. Opskrbni rizik: koliko je teško zamijeniti tog dobavljača? I utjecaj na profit: koliko taj proizvod znači za vaš jelovnik, vašu maržu ili vaš identitet kao objekta? Kombinacija daje četiri kvadranta, a svaki zahtijeva drugačiji pristup — to je pogreška koju čini većina neovisnih ugostitelja: primjena iste taktike (oštro pregovaranje o cijeni) na svakog dobavljača, bez obzira u koji kvadrant zapravo spada.

Kvadrant	Obilježje	Pristup
Rutinski	Nizak rizik, nizak utjecaj — uredski materijal, standardna sredstva za čišćenje	Na ovo trošite što manje vremena; naručujte učinkovito, mijenjajte bez razmišljanja
Poluga	Nizak rizik, visok utjecaj — kućno vino, standardno povrće u velikim količinama	Ovdje pregovarajte oštro: mnogo alternativa, stoga je vaša tržišna moć stvarna
Usko grlo	Visok rizik, nizak utjecaj — određeni dio za jedan stroj, niche sastojak za jedno jelo	Nemojte pregovarati, nego se osigurajte: rezervna zaliha, drugi kontakt, ili preispitivanje jela
Strateški	Visok rizik, visok utjecaj — vaš uvoznik kućnog vina, vaš jedini dobavljač proizvoda koji definira vaš objekt	Ulažite u odnos: višegodišnji ugovor, osobni kontakt, rano upozorenje kod problema — to nije dobavljač, to je partner

Najčešća pogreška: tretirati dobavljača uskog grla kao dobavljača poluge. Vlasnik koji oštro pregovara o cijeni s jedinim dobavljačem dijela koji treba njegova jedina kombi pećnica prijeti riječima „onda ću to kupiti negdje drugdje” dobavljaču koji jednako dobro kao i on zna da nema nikud drugdje. Taj razgovor uvijek gubite.

Kartirajte svoje vlastite dobavljače

Unesite do četiri dobavljača — ime, opskrbni rizik koji nose i utjecaj na profit — i pogledajte u koji kvadrant svaki od njih dospijeva, s pripadajućim pristupom.

Četiri kvadranta, četiri različita ponedjeljna razgovora — dobavljač uskog grla dobiva drugi kontakt, strateški dobiva poziv da se provjeri kako stvari stoje, a rutinski dobavljač ne dobiva nikakvu pažnju sve dok narudžba ne izostane.

Što s time učiniti danas

Matrica nije izvještaj koji se odlaže — svaki kvadrant zahtijeva konkretan sljedeći korak.

Usko grlo: osigurajte se, ne pregovarajte

Za svakog dobavljača koji spada u kvadrant uskog grla: potražite već sada, dok ništa nije problem, drugi kontakt ili rezervno rješenje. Čekanje da dobavljač doista nestane upravo je trenutak kada više nemate vremena mirno tražiti.

Strateški: osigurajte ono što imate

Za dobavljače koji visoko ocjenjuju i na riziku i na utjecaju: višegodišnji ugovor, osoban razgovor o njihovom vlastitom kontinuitetu (prodaju li tvrtku? odlaze li u mirovinu?), i dogovor o tome što se događa kada nastanu problemi — rano znanje da problem dolazi pola je rješenja.

Poluga: iskoristite svoju moć sada

To su dobavljači kod kojih sedam pregovaračkih taktika doista djeluje — ovdje imate alternative, stoga vas primjena pritiska ne stoji ništa.

Plan djelovanja

Ovaj tjedan: izračunajte udio u nabavi za tri najveća dobavljača — račune posljednja tri mjeseca, zbrojene po dobavljaču, podijeljene s ukupnim iznosom.

Ovaj mjesec: smjestite svakog dobavljača na Kraljicovu kartu iznad. Za svakog dobavljača uskog grla: pronađite drugi kontakt, ili utvrdite koliko je rezervne zalihe razumno s obzirom na vrijeme zamjene.

Ovaj kvartal: za svoje strateške dobavljače — visok rizik I visok utjecaj — zakažite razgovor koji se ne odnosi na cijenu: kako im ide posao, kakvi su njihovi vlastiti planovi, i što bi voljeli da sljedeći put znate ranije.

Zaključak

Pregovaranje je razgovor koji vodite kada već znate s kim razgovarate. Tri broja iznad — vrijeme zamjene, udio u nabavi i Kraljicov kvadrant — razgovor su koji dolazi prije toga: znati koga si zaista ne možete priuštiti izgubiti, prije nego što vas taj dobavljač natjera da to saznate u najgorem mogućem trenutku.