Indici del Ristorante: 9 Numeri sulla Norma UE

Ogni ristoratore conosce il proprio food cost fino al decimale. Quasi nessuno sa se quel numero sia buono.

Chiedi a un gestore quanto fa il suo food cost e ottieni una risposta esatta: 31,4 per cento. Chiedigli poi se sia un buon dato e cala il silenzio. Di solito arriva un «l'anno scorso era 32». Non è una risposta: è lo stesso numero, con un anno in più.

Una percentuale senza forbice è una curiosità. Un food cost del 31% è eccellente per una casa gastronomica, mediocre per una trattoria e allarmante per una pizzeria. Lo stesso 38% di costo del personale è normale a Copenaghen e letale a Sofia. Senza l'intervallo del tuo segmento e del tuo paese sai soltanto che il numero esiste, non cosa significhi.

E i dati che trovi online raramente ti riguardano. Gran parte dei benchmark in circolazione sono americani: altra IVA, altri contributi a carico dell'azienda, altra cultura della mancia, altro rapporto fra affitto e incassi. Mettere una norma americana del 28% di personale accanto a una busta paga italiana non è essere esigenti: è semplicemente sbagliato.

Questa guida affianca nove indici all'intervallo in cui rientrano in Europa, per segmento e corretti per il livello salariale e dei prezzi del tuo paese. In fondo inserisci i tuoi numeri e vedi, riga per riga, quanti euro all'anno separano il tuo locale dall'intervallo.

Perché «meglio dell'anno scorso» non dice nulla

Confrontarsi con l'anno precedente dà l'impressione di progredire e quasi mai lo è. Un locale che guadagna un punto di food cost all'anno mentre sta sei punti sopra il mercato non sta recuperando: sta solo perdendo più lentamente. Solo quando sai dove si trova l'intervallo sai se stai rimontando o scivolando.

C'è una seconda ragione. Un numero interno si muove per mille motivi: un inverno caro, un fornitore nuovo, un'estate con il dehors. L'intervallo non si muove. Per questo la tua distanza dall'intervallo è una misura molto più stabile della variazione rispetto al tuo passato, ed è l'unico dato utile quando devi decidere quale problema affrontare per primo.

Importante: una forbice è una forbice, non una legge. Starne fuori non vuol dire che il locale sia rotto, e starci dentro non vuol dire che stai lavorando bene. Vuol dire che qui c'è uno scostamento che chiede una spiegazione. A volte la spiegazione è ottima: uno chef che fa tutto in casa compra materia prima più cara e ha un food cost più alto del collega che lavora con semilavorati. È una scelta, non un errore. I numeri qui sotto ti dicono dove guardare; sei tu a decidere se ciò che trovi è un problema.

La guida definitiva La guida definitiva alle finanze della ristorazione Dal food cost al flusso di cassa: tutti i numeri che guidano il locale, in una guida. Apri la guida

I 9 numeri e l'intervallo a cui appartengono

Tutte le percentuali qui sotto usano incassi al netto dell'IVA, su entrambi i lati della divisione. Sembra ovvio ed è l'errore più diffuso del settore: mettere le fatture d'acquisto al netto contro gli incassi di cassa al lordo abbellisce il food cost di quattro-sei punti, e ci si crede per anni.

1. Food cost: quello che compri diviso quello che vendi

Il classico. Tutti gli acquisti di cibo e bevande di un periodo, divisi per gli incassi dello stesso periodo, entrambi al netto dell'IVA. Calcola il consumo, non gli ordini: quello che il 31 dicembre dorme in cella non è ancora un costo. Senza rimanenza iniziale e finale stai misurando le tue abitudini d'acquisto, non il tuo consumo.

L'intervallo cambia molto in base al concept: grosso modo 28–34% per una trattoria, 30–38% per l'alta cucina, 22–30% per un bar e 26–33% per una formula veloce. Separando cibo e bevande scopri spesso che uno dei due regge la media: le bevande dovrebbero stare fra il 18 e il 25%, e un margine bevande che crolla è quasi sempre un problema di mescita, non di acquisto.

La trappola: il food cost non si legge da solo. Comprare semilavorati significa scambiare costo del personale con costo d'acquisto. Un locale può stare benissimo al 36% di food cost ed essere più sano del vicino al 29%. Per questo il numero non sta mai da solo: leggilo sempre insieme al punto 3. Per sapere piatto per piatto dove finisce il centesimo, la scheda tecnica di cucina fa il conto.

2. Costo del personale: tutto quello che costa la brigata, non quello che c'è in busta

Il numero che viene abbellito più spesso. Il costo del personale non è il netto e nemmeno il lordo: è il lordo più i contributi a carico dell'azienda, ferie, tredicesima, buoni pasto, assicurazioni, extra, studenti e somministrati. In molti paesi il costo reale supera il lordo del 25-45 per cento.

E poi il punto su cui inciampano quasi tutti gli autonomi: il tuo stipendio va incluso, a valore di mercato. Se fai sessanta ore a settimana senza pagarti, stai finanziando il tuo stesso locale e stai misurando una finzione. Calcola quanto dovresti pagare a un sostituto per coprire le tue ore. Se dopo non resta nulla, hai appena imparato qualcosa di importante.

L'intervallo si muove con il paese. Una trattoria danese al 38% di personale è perfettamente in linea; lo stesso 38% in Romania segnala un problema strutturale, perché lì sia gli stipendi sia i prezzi di menu sono più bassi. Il modulo di calcolo qui sotto sposta automaticamente questo intervallo secondo il livello salariale del tuo mercato. Per stringere i turni, usa la pianificazione turni.

3. Prime cost: l'unico numero confrontabile con chiunque

Food cost più costo del personale, in percentuale sugli incassi. È il numero più importante di tutto l'articolo, per una ragione: assorbe lo scambio fra i due. Fare tutto in casa abbassa gli acquisti e alza gli stipendi; i semilavorati fanno il contrario. Il prime cost resta confrontabile in entrambi i casi, ed è quindi l'unica percentuale con cui una pizzeria può misurarsi utilmente con una casa gastronomica.

L'intervallo è la somma dei due intervalli precedenti: è esattamente così che lo costruisce il grafico qui sotto, e non come un dato a sé che finirebbe per contraddire le proprie componenti. Per una trattoria significa all'incirca 58–70%. Se stai sopra, ogni altra riga della tua contabilità combatte una battaglia persa: quello che sopravvive al prime cost deve ancora reggere affitto, energia, assicurazioni, manutenzione, ammortamenti e la tua remunerazione.

Un punto di prime cost su € 442.000 di incassi vale circa € 4.420 all'anno. È per questo che il dato pesa più di ogni altro nel punteggio qui sotto. Per approfondire, vedi l'articolo dedicato al prime cost.

4. Costo di occupazione: l'unica voce che non puoi lavorare via

Affitto più tutti gli oneri fissi legati al locale — IMU, spese condominiali, assicurazione del fabbricato — diviso gli incassi. L'intervallo sta grosso modo fra il 6 e il 10%. Sopra il 12% diventa strutturale: un affitto caro non si risparmia, si può solo superare crescendo oppure lasciarlo.

È il numero che fa fallire in silenzio la maggior parte delle rilevazioni d'azienda. Un locale al 14% di incidenza dell'affitto significa che quasi un mese e mezzo di incassi all'anno va al proprietario prima di aver comprato un grammo di merce. Quanto puoi ancora trattare dipende dagli anni residui del contratto: in una rilevazione è, insieme al prezzo, la domanda più importante, e la valutazione la considera.

Se sei troppo alto e non puoi spostarti, resta solo il denominatore: più incassi dagli stessi metri quadri. Il che porta ai punti da 6 a 8.

5. Margine netto: quello che resta davvero, con il tuo stipendio dentro

Incassi meno tutto, diviso gli incassi, dopo esserti assegnato uno stipendio di mercato. Per un locale gestito dal proprietario l'intervallo sta all'incirca fra il 3 e l'8%. È più basso di quanto quasi tutti immaginino, e spiega perché un locale che «va bene» non costruisce comunque nessun cuscinetto.

Perché quei pochi punti contano tanto: sono i soldi con cui il locale paga il proprio futuro. Un forno misto si rompe, una cella cede di sabato, il dehors va rifatto, la sala va ridipinta ogni otto anni. All'1% di margine netto ognuno di quei momenti esce da un finanziamento. Al 6% esce dalla cassa. Quella differenza decide se sei imprenditore o pompiere — vedi anche perché la cella cede sempre di sabato.

Attento a cosa c'è dentro «tutto»: gli ammortamenti sì, i tuoi prelievi personali no. Confondere le due cose è il motivo per cui utile contabile e saldo in banca si somigliano così poco.

6. Scontrino medio per coperto

Incassi diviso coperti. Il numero più semplice della lista e di gran lunga la leva più rapida, perché funziona senza un cliente in più, senza un'ora di apertura in più e senza una persona in più in organico.

Fai il conto: 400 coperti a settimana sono 20.800 all'anno. € 2 in più a coperto — un aperitivo suggerito più spesso, un caffè con qualcosa a fianco, una bottiglia invece di due calici — sono € 41.600 di incassi in più all'anno, che in gran parte cadono direttamente nel margine perché i costi fissi non si muovono. Non c'è nessun'altra riga in questo articolo dove così poco sforzo renda così tanto.

Se stai sotto l'intervallo, guarda prima il menu e solo dopo la squadra. Il menu engineering e la riscrittura delle descrizioni rendono di solito più di un corso di vendita; il calcolatore del prezzo di menu mostra cosa fa un ritocco di prezzo al tuo margine.

7. RevPASH: incasso per posto disponibile all'ora

L'indicatore che l'hotellerie usa da trent'anni e che la ristorazione conosce appena. Dividi gli incassi per il numero di posti moltiplicato per le ore di apertura. La risposta è in euro per posto all'ora, ed è l'unico numero capace di smascherare un «pieno ma non rende».

Una sala strapiena il giovedì a pranzo con scontrini da 14 € rende meno per posto all'ora della stessa sala mezza piena il venerdì sera a 48 € a testa. L'occupazione da sola quindi non dice nulla: puoi essere sold out e restare sotto il tuo intervallo. Il RevPASH combina le due cose, ed è per questo il numero con cui decidi quali servizi ampliare e quali togliere.

Cosa farci: orari di apertura strutturalmente sotto l'intervallo ti costano stipendi ed energia senza restituirli. Calcola quanto rende togliere o spostare un servizio con il simulatore di ricavi, e leggi il dettaglio nell'articolo sul RevPASH.

8. Occupazione della sala: quanti dei tuoi posti vendi davvero

Coperti diviso i posti offerti — sedie per servizi. Per una trattoria l'intervallo sta fra il 45 e il 65%.

Il cento per cento non è affatto l'obiettivo. Oltre il 75% circa cominci a perdere denaro invece di guadagnarlo: rifiuti chi passa senza prenotare, non riesci più a girare un tavolo se una comitiva si allunga, e una sola disdetta tardiva non è più assorbibile. Stare strutturalmente troppo in alto è il segnale che hai poca capacità o pochi servizi, non che stai facendo bene.

Due cose divorano questo numero in silenzio. I no-show, ovviamente, ma anche l'incastro dei tavoli: due persone a un tavolo da quattro vendono due posti e ne bloccano quattro. Chi non adatta il mix dei tavoli alla dimensione delle comitive perde occupazione che nei conti non appare mai. Una piantina della sala e una politica sui no-show risolvono ciascuna metà del problema.

9. Margine di sicurezza: di quanto possono calare gli incassi prima della perdita

L'ultimo numero, e l'unico che parla di sopravvivenza invece che di redditività. Calcoli il tuo fatturato di pareggio — il punto in cui copri esattamente i costi — e guardi di quanti punti percentuali il fatturato attuale lo supera. Sotto il 12% si fa stretto; sotto il 5% sei a un trimestre storto dal rosso.

Perché è separato dal margine netto: due locali con lo stesso utile possono avere margini di sicurezza completamente diversi. Chi lavora molto con extra e chiamate riduce in fretta quando gli incassi deludono. Chi porta una squadra fissa numerosa e un affitto caro non può, e scende sotto il pareggio molto prima a parità di calo. Il modulo qui sotto assume che circa il 35% del monte salari segua davvero gli incassi: il resto lo porti che entri qualcuno o no.

È il numero da mettere accanto al saldo bancario prima di firmare un investimento. Il piano di cassa mostra quando si stringe; l'analisi del punto di pareggio spiega il calcolo.

Metti i tuoi numeri accanto

Scegli il segmento, inserisci quello che conosci dalla contabilità e il modulo affianca i tuoi nove numeri all'intervallo del tuo mercato. Tutto si calcola su base annua e al netto dell'IVA. Nulla lascia il tuo dispositivo: non c'è nessun server e non viene salvato niente.

Se non conosci un importo con precisione, stimalo. Una stima sbagliata del dieci per cento cambia raramente la conclusione; quello che conta è la distanza dall'intervallo, non il terzo decimale.

Leggi il risultato dal basso verso l'alto: non il punteggio, ma l'anello più debole. Un 71 su 100 con una riga molto fuori fascia è un'indicazione assai più chiara di un 71 con tutte e nove appena fuori — ed è quasi sempre il primo caso.

Due cose restano volutamente fuori dal divario di costi. Il prime cost è acquisti più personale, e ci sono già entrambi; margine netto e margine di sicurezza sono la conseguenza del resto. Includerli sommerebbe lo stesso denaro tre volte e ti darebbe un importo che non esiste da nessuna parte.

Cosa farne questa settimana, questo mese e questo trimestre

Nessuno sistema nove numeri insieme. Questo ordine invece funziona, perché ogni passo rende sostenibile il successivo.

Questa settimana — misurare una volta bene

• Metti acquisti e incassi entrambi al netto dell'IVA. Se è la prima volta, aspettati un food cost dai quattro ai sei punti più alto di quanto pensavi.
• Conta rimanenza iniziale e finale, altrimenti stai misurando ordini e non consumo. Il modulo magazzino fa il conteggio al posto tuo.
• Assegnati uno stipendio di mercato dentro il costo del personale. Senza quel numero non c'è una sola riga sotto che sia corretta.
• Compila il modulo qui sopra e annota soltanto il tuo anello più debole. Nient'altro.

Questo mese — affrontare l'anello più debole

• Food cost fuori fascia: calcola i tuoi dieci piatti più venduti nella scheda tecnica. In pratica due o tre piatti sono molto fuori e reggono da soli tutta la media.
• Costo del personale fuori fascia: metti i turni accanto agli incassi orari invece che accanto alla tua sensazione. Di solito la differenza sta in un singolo servizio sovradimensionato, non in tutta la squadra.
• Scontrino medio fuori fascia: riscrivi le descrizioni del menu e inserisci due suggerimenti voluti. Costa una serata e funziona dal servizio successivo.
• Occupazione fuori fascia: tira fuori il contratto di locazione e cerca gli anni residui. Sono loro a decidere se tratti o se ti sposti.

Questo trimestre — ricostruire il cuscinetto

• Ripeti la misurazione dopo tre mesi con lo stesso metodo. Solo così misuri un cambiamento e non il tuo errore di misura.
• Metti il margine di sicurezza accanto al saldo bancario nel piano di cassa prima di firmare qualsiasi cosa.
• Guarda al secondo anello più debole solo quando il primo è dentro l'intervallo — o è dimostrato che non può muoversi.
• Allinea i nove numeri una volta a trimestre. Più spesso è rumore; una volta l'anno è troppo tardi per farci qualcosa.

Un numero diventa utile solo accanto a un intervallo

I nove indici qui sopra sono già nella tua contabilità. Quello che mancava non erano più dati, ma la fascia accanto — e la consapevolezza che prime cost e margine di sicurezza sono le due righe che comandano le altre sette.

Imposta la misurazione bene una volta, scegli l'anello più debole e per ora lascia stare il resto. Un locale che ogni trimestre riporta una riga dentro l'intervallo, dopo un anno si trova in una posizione radicalmente diversa da uno che prova a sistemare nove numeri insieme e non ne muove nessuno.

E non contare che migliori da solo quando si riempie. Più coperti con un prime cost sopra la fascia sono più lavoro per lo stesso risultato — che è esattamente ciò che il locale A qui sopra fa da anni.