Work Clean: 9 lezioni di mise en place per il tuo ristorante

A chi è rivolto

Leggilo se gestisci un ristorante, un bar o un locale indipendente e la tua cucina è più tranquilla del tuo ufficio, o se sei un cuoco appena diventato titolare e hai scoperto che le scartoffie non rispondono agli ordini gridati. I capi sala e gli chef che formano il personale trovano già ripagato il prezzo del libro solo nei capitoli su comunicazione e coaching. Saltalo se cerchi ricette, aneddoti di servizio o un trucco veloce: è un libro sulle abitudini, e chiede trenta minuti della tua giornata, ogni giorno.

La tua cucina ha un sistema; il tuo ufficio no

Charnas apre con una scena che ogni titolare riconoscerà dal lato opposto: uno chef-docente in una scuola di cucina si trova con diciannove studenti che non hanno mai visto il suo menù, e già all'ora di pranzo escono piatti che un cliente pagante non distingue da quelli della classe precedente. Poi segue una responsabile d'ufficio brava e volenterosa lungo una giornata qualsiasi che finisce con un preventivo perso, venti presentazioni stampate male e una partita di calcio persa. Non per mancanza di impegno. Per mancanza di un sistema.

Per chi gestisce un ristorante il paragone colpisce da vicino. Dietro il pass non tollereresti mai un cuoco che non sa dove sono le pinze, che parte con il contorno prima della proteina, che dice sì a un ordine senza ripeterlo. In ufficio, la maggior parte di noi è proprio quel cuoco. Le fatture dei fornitori vivono in un cassetto, in una pila e in tre caselle di posta; il turno si scrive giovedì sera per una settimana che inizia lunedì; le domande del commercialista aspettano perché è squillato il telefono. Nessuno ha mai costretto l'ufficio a sviluppare ciò che la cucina ha dovuto sviluppare, perché in ufficio niente brucia se lo lasci lì un giorno in più.

Il libro riduce il sistema della cucina a tre valori. Preparazione: pensare in anticipo non interrompe il lavoro, ne è la prima metà. Processo: c'è quasi sempre un modo migliore per fare quasi tutto, e il compito è trovarlo e ripeterlo. Presenza: presentarsi, restare, essere pienamente dentro quello che si sta facendo. Ogni capitolo successivo descrive un comportamento che nasce da uno di questi tre valori; Charnas insiste che non sono ideali da ammirare, ma cose che o pratichi questa settimana o non pratichi.

Sii onesto con il tempo: la pianificazione viene prima

Un ristorante è una promessa: chi entra può ordinare qualsiasi cosa dal menù e riceverla in fretta e fatta bene. Per via di quella promessa una cucina non può improvvisare la sua preparazione; deve sapere, prima della prima comanda, di cosa ha bisogno, quanto tempo ci vuole per ogni cosa e in quale ordine. Gli chef mettono la pianificazione prima della cottura, sostiene Charnas, non perché siano più virtuosi del resto di noi, ma perché la loro carriera muore se non lo fanno. Il resto di noi rimanda la pianificazione proprio perché niente brucia in modo visibile quando lo facciamo.

Ciò che distingue la pianificazione di cucina da una lista di cose da fare è l'onestà verso l'orologio. Una lista di compiti è mezzo piano; l'altra metà è decidere quando avviene ciascuno e quanto dura davvero. Gli studenti di cucina imparano a scrivere una linea temporale, non una lista, e a lavorare a ritroso dal servizio fino al momento in cui si accende il forno. Quest'abitudine si trasferisce bene: se il commercialista ha bisogno del trimestre chiuso entro il quindici, quando devono arrivare le fatture dei fornitori, quando solleciti quelle mancanti, e dove finisce tutto questo nella tua agenda? La maggior parte dei titolari sa tutto questo a mente, eppure resta sorpresa ogni trimestre.

Il punto pratico più affilato è che un compito e un appuntamento sono la stessa cosa. Entrambi richiedono il tuo tempo e la tua presenza fisica; tenere l'uno su una lista e l'altro su un calendario ti lascia credere di avere un martedì libero mentre undici cose aspettano. Metti i compiti in agenda, accanto agli appuntamenti, e l'agenda dirà la verità che la lista nascondeva.

Ordina lo spazio, riduci i movimenti

La parola place in mise en place non è decorazione. Un cuoco non può lasciare la sua postazione durante il servizio, quindi tutto ciò di cui ha bisogno deve stare a portata di mano, nell'ordine in cui lo usa, sempre nello stesso punto ogni giorno, nel contenitore più piccolo che basta allo scopo. Charnas descrive cuochi che trattano la loro postazione come un triangolo da cui non escono mai, che prendono due piatti perché hanno due mani, e che non vanno mai in cella senza portare via qualcosa di sporco lungo il tragitto. Non si tratta di ordine; si tratta di eliminare l'attrito, così il movimento diventa automatico e la mente resta libera per ciò che serve davvero.

Ora guarda il tuo ufficio con gli stessi occhi. Dov'è la stampante rispetto alla scrivania dove firmi le bolle? Quanti clic separano l'apertura del computer dal file che apri ogni mattina? Il suggerimento di Charnas è di una semplicità quasi infantile: disegna in cinque minuti la tua postazione ideale, tu al centro, poi confrontala con quello che c'è davvero e chiediti perché ogni oggetto in più sia lì.

Il secondo regalo del capitolo è la checklist. I cuochi interiorizzano i movimenti semplici con la ripetizione e esternalizzano quelli complessi sotto forma di ricette, che non sono altro che checklist con un nome. Tutto quello che fai regolarmente, che conta più di cinque passaggi e in cui ogni tanto sbagli, ne merita una: la chiusura mensile, un nuovo fornitore, il giro di apertura, l'allestimento del dehors ad aprile. Scrivila, usala tre volte, correggila, tienila. Un ufficio con ricette scritte può affidare il giro in banca del venerdì a qualcuno che non sei tu.

Pulisci mentre lavori, anche in ufficio

Ogni chef del libro dice una versione della stessa cosa: un cuoco che non riesce a tenere pulita la propria postazione non sa cucinare, e quella pulizia deve avvenire di continuo, non alla fine. Charnas lo chiama il vero banco di prova della mise en place. Mettere su un bel sistema è facile; il lavoro sta nel mantenerlo mentre le comande continuano ad arrivare. Un tagliere pieno di scarti è la fotografia di una testa che ha perso il filo, e gli chef esperti guardano la postazione di un cuoco in difficoltà prima ancora di guardare il suo piatto.

Gli uffici non hanno bisogno di pulire perché nessuno si ammala per una scrivania in disordine, quindi quasi nessuno lo fa. Il costo del caos non è mai prevedibile. In un ristorante spunta fuori come l'acconto che hai dimenticato di fatturare, la nota sugli allergeni su un tovagliolo, il fornitore pagato due volte perché la fattura era finita in due pile diverse. Il rimedio proposto dal libro viene dallo yoga: tornare a zero tra un compito e l'altro. File chiusi, attrezzi rimessi a posto, scrivania in ordine, prima che inizi il prossimo compito.

L'idea più utile per un titolare è quella che Charnas chiama igiene di progetto. Non aprire il prossimo lavoro sopra l'ultimo. Chiudi il turno prima di aprire l'ordine; chiudi l'ordine prima di rispondere alla chiamata per il matrimonio. Costa pochi secondi e compra l'unica cosa che un ufficio disordinato non ha mai: un'idea chiara di a che punto sia ogni cosa. E mette fine anche alla bugia comoda secondo cui una pila di documenti aperti significa che si sta lavorando.

Inizia subito, finisci quello che inizi

Due capitoli formano una coppia e insieme descrivono il ritmo di un buon servizio. Il primo parla di iniziare: il riflesso di uno chef indaffarato quando arriva una comanda è mettere una padella sul fuoco prima di ogni altra cosa, perché quella padella richiede comunque due minuti, e quei minuti sono gratis se si sovrappongono al condire, e persi se non lo fanno. Charnas ne ricava una distinzione che ogni titolare dovrebbe tenere a mente: c'è lavoro che ha bisogno delle tue mani in ogni istante, e lavoro che ha solo bisogno di essere avviato prima di proseguire da solo o tramite altre persone. Il secondo tipo vale molto più di quanto sembri, e rimandarlo costa giorni in silenzio.

Pensa a cosa, nella tua attività, è una padella sul fuoco. Il messaggio al birrificio che conferma l'ordine della prossima settimana. La risposta di due righe che permette al tuo commercialista di andare avanti. Nessuna delle due richiede cinque minuti; ognuna, lasciata a domani, blocca in silenzio il lavoro di qualcun altro per colpa tua. Charnas propone di iniziare la giornata con un blocco breve dedicato esattamente a questo tipo di sblocco, prima del lavoro profondo, perché il lavoro profondo sarà lì anche più tardi e le persone sbloccate non aspetteranno.

Il secondo capitolo parla del finire, e la sua regola è la legge ferrea del pass: un piatto finito al novanta per cento vale quanto uno non iniziato, perché nessuno può mangiarlo. L'amministrazione incompiuta obbedisce alla stessa legge. Un turno quasi scritto, una pratica assicurativa compilata a metà, un food cost del menù a cui mancano tre piatti: tutto questo continua a occupare la tua testa senza restituire niente. Il consiglio più pratico riguarda il caso in cui davvero non riesci a finire: chiudi il pacco. Raccogli i pezzi, annota a che punto eri arrivato, fissa il momento per riprendere.

Gli chef non corrono

Una delle idee più citabili del libro viene da un docente che fa notare che i suoi studenti non vedono mai uno chef correre. Non perché gli chef siano pigri, ma perché correre è ciò che fai quando non sei dove dovresti essere. La fretta produce movimenti sciatti, il panico fa dimenticare i passaggi, ed entrambi generano più ritardo di quanto ne evitassero.

C'è una ragione fisiologica: la ripetizione fissa quello che ripeti, precisione o sciatteria, e aggiungere velocità a un movimento sciatto non lo rende mai preciso. Per questo ogni buona cucina insegna il taglio prima del ritmo. Per un titolare la lezione morde più forte nel sabato in cui due persone si danno malate e il POS smette di funzionare. L'istinto è muoversi, parlare e decidere più in fretta. Il consiglio del libro è l'opposto: fermati, respira, pulisci qualcosa, e fai il passo successivo con calma. Diversi chef raccontano che pulire la propria postazione è la prima cosa che fanno quando sentono di stare per perdere il controllo, perché quel gesto costringe a respirare e a guardarsi intorno.

Qui vale la pena rubare due strumenti. Scrivi una checklist di crisi per le situazioni che si ripetono e che ti fanno regolarmente perdere la testa, così la prossima volta prendi in mano una scheda invece di improvvisare male. E per un lavoro che continui a rimandare, invece di rifugiarti nel telefono, fallo deliberatamente piano, un piccolo movimento alla volta. Mantieni il controllo, continui ad andare avanti, e la riluttanza spesso si rivela più piccola del compito stesso.

Ricevuto: occhi, orecchie e conferma

Chiunque abbia lavorato su una linea conosce il rituale: lo chef chiama una comanda, la postazione la ripete con le quantità, e niente conta come capito finché non è stato detto due volte. Charnas dedica due capitoli a questo, uno sull'attenzione e uno sulla comunicazione, e vanno insieme. Un cuoco deve essere in due posti contemporaneamente, immerso nel proprio compito e pienamente presente nella sala, sintonizzato sulle voci che contano e sordo al resto; e la conferma trasforma una sala piena di individui in un unico sistema nervoso.

I titolari perdono tutto questo nel momento in cui lasciano la cucina. In sala e in ufficio riceviamo messaggi per telefono, sms, e-mail, un bigliettino al bancone, una parola al volo, e non ne confermiamo quasi nessuno. Quindi: una prenotazione telefonica va ripetuta con data, ora, coperti e nome. Una richiesta di un collaboratore riceve un sì o un no concreto, non un cenno del capo. La regola secondo cui una conferma deve dire cosa è stato sentito, non solo che qualcosa è stato sentito, merita un posto sul muro.

Altre due idee trovano posto in un piccolo ristorante. Meno canali: ogni casella di posta in più è un posto dove una prenotazione o una fattura può nascondersi, e il libro difende l'idea di accorpare e di rifiutare con educazione di essere reperibili ovunque. E la brevità, per rispetto del tempo altrui: un ristoratore citato nel libro gestisce diciannove locali quasi senza riunioni, sostenendo che sul lavoro bisogna lavorare e che i problemi si risolvono di persona. Il tuo briefing pre-servizio dovrebbe essere una sessione di conferme, non un discorso.

Ispeziona, correggi e non sprecare niente, persone comprese

Il pass esiste perché uno chef che non cucina più deve comunque guardare ogni piatto. Charnas descrive chef che assaggiano tutta la sera, mettono tre paia di occhi su ogni piatto, e girano lungo la linea ore prima del servizio per controllare la preparazione. Le cucine migliori, sostiene, sono scuole: lo chef insegna, il cuoco impara, e il feedback è informazione, non un insulto.

L'ufficio non ha un pass. Nessuno controlla il turno prima che venga affisso, nessuno assaggia l'ordine dal fornitore, nessuno legge la risposta a una recensione negativa prima che venga pubblicata. La risposta di Charnas è costruirsene uno da soli: metti i tuoi standard per iscritto, tieni una breve checklist di qualità per i prodotti che realizzi (il menù, l'ordine settimanale e le buste paga sono prodotti), e fai controllare da un secondo paio d'occhi tutto ciò che conta. Il suo suggerimento di contare per una giornata i propri errori insieme alle loro conseguenze è umiliante e liberatorio insieme: gli errori sono comuni, la maggior parte è evitabile, e si evitano cambiando la ricetta, non sentendosi in colpa.

L'ultimo capitolo allarga lo spreco a tutto ciò che una cucina conserva: spazio, movimento, tempo, ingredienti e, soprattutto, persone. Uno chef licenzia un cuoco in difficoltà, si rende conto che l'errore stava nella postazione in cui l'aveva messo, lo sposta, e lo tiene per sei anni: una lezione su come collocare le persone invece di sostituirle. Eric Ripert nota che un ordine gridato fa tremare la mano di un cuoco e peggiora il piatto, ricostruisce la sua cucina attorno alla calma, e accetta che la gentilezza abbia un costo sul conto economico. La rabbia spreca persone, e le persone sono l'ingrediente più costoso che acquisti.

La meeze quotidiana di trenta minuti

Tutto nel libro converge in un'unica raccomandazione, e Charnas è chiaro: se non porti a casa nient'altro, porta a casa questa: una mezz'ora fissa, ogni giorno, per riordinare la tua postazione e pianificare la successiva. La chiama Daily Meeze, dal gergo di cucina, ed è l'equivalente da ufficio di ciò che ogni cuoco fa prima e dopo il servizio senza che glielo si chieda. Svuota tasche, borsa, casella di posta e scrivania da tutto ciò che richiede un'azione; registra quelle azioni dove poi le controllerai; imposta l'agenda per domani; riordina la superficie; raccogli ciò che servirà domani. Poi fermati. La sera è tua.

Attorno a quest'abitudine costruisce un sistema leggero anziché pesante. Un numero gestibile di grandi obiettivi per l'anno, ognuno con un elenco ordinato di passaggi; solo il prossimo passaggio immediato di ciascuno riceve la tua attenzione, il resto aspetta dietro, come le padelle aspettano in fondo al piano cottura. E la settimana viene disegnata come blocchi di tempo ricorrenti prima ancora che vi entri qualsiasi compito: tempo personale, appuntamenti, blocchi per il lavoro profondo, e blocchi brevi e frequenti per il piccolo lavoro di processo che altrimenti divora ogni spazio libero.

Ciò che rende quella mezz'ora più di un altro rituale sulla produttività è la sua misura. Trenta minuti bastano per tenere sotto controllo una vita lavorativa e sono abbastanza brevi da reggere ogni giorno; le sessioni più lunghe, sostiene Charnas, tendono ad assecondare le cattive abitudini invece di correggerle. La tratta con franchezza come una pratica, nel senso in cui usa questa parola un insegnante di yoga: fallo senza giudicare la sessione di oggi, mantienilo ininterrotto per quaranta giorni, e lascia che siano i risultati a parlare. Chi gestisce un ristorante sa già cosa si prova con una routine quotidiana non negoziabile. Si chiama servizio. Questo è il servizio per la parte dell'attività che non ne ha mai avuto uno.