В тази статия
Регистриран касов апарат, сертифициран касов софтуер, фискален защитен модул: това са пет различни имена за абсолютно една и съща идея, наложена от пет различни държави от ЕС, с пет различни глоби, ако сгрешите.
„Касова Система за Ресторант: 7 Критерия за Правилен Избор“, другаде на този сайт, ви помага да изберете касова система: какви функции, каква цена, какъв хардуер. Това е половината от въпроса. Другата половина е по-малко видима и много по-скъпа, ако я пропуснете: дали тази касова система е и фискално изрядна съгласно закона на държавата, в която я използвате? Една система може да има всяка функция, от която се нуждаете, и въпреки това да не отговаря на изискванията на данъчната администрация — и тази разлика става видима едва при проверка, не при покупката.
Пет държави от ЕС са въвели през последните десет години всяка своя версия на един и същ закон: касова система, която записва всяка транзакция необратимо и в повечето случаи я предава на данъчната администрация. Белгия го нарича регистрирана касова система (GKS), Франция — сертифициран касов софтуер (NF525), Германия — техническо защитно устройство (TSE), Австрия — RKSV, Италия — registratore telematico. Пет имена, една и съща причина: плащане в брой или с карта, за което никога не е издадена касова бележка, е невидимо за данъчната администрация — а ресторантьорството е точно секторът, в който това се случва най-лесно.
Това не е законов текст. Това са седемте числа, които определят дали вашият бизнес попада под този закон, какъв е срокът и колко ще ви струва, ако го пропуснете: прагът на оборота, който прилага Белгия, глобата за всяка несертифицирана каса във Франция, таванът на глобата в Германия, двойният праг в Австрия и процентът, който Италия начислява върху ДДС, който никога не е бил предаден.
По-долу избирате своята държава и въвеждате годишния си оборот — проверката ви показва дали е задължителна фискална система, от кога важи задължението и какъв е рискът от глоба. Всичко се изчислява във вашия браузър; нищо не се изпраща и не се съхранява. За окончателния отговор източник остава вашият собствен счетоводител или данъчната администрация на вашата държава — това е картата, не последната дума.
Защо „добра касова система“ е различно от „фискална касова система“
Когато избирате касова система, гледате функциите: може ли да управлява маси, работи ли с принтера в кухнята, лесна ли е за нов персонал. Това е реално, отнемащо време решение. Но нито една от тези функции не казва нищо за това дали системата отговаря на фискалното законодателство на вашата държава.
Фискалното съответствие е отделен сертификат, отделен модул или отделна регистрация — независимо от това колко добре работи системата. Френски ресторант може да използва най-добрата касова система на пазара и въпреки това да рискува глоба, защото доставчикът не може да представи валиден сертификат NF525. Белгийски бизнес може да има система, която работи безупречно, но не е регистрирана в данъчната администрация като GKS.
Резултатът е, че „имам касова система“ и „фискално съм изряден“ са две отделни отметки, а не една. Повечето доставчици на познати касови системи вече предлагат правилната сертификация — но задължението да я поискате и да можете да я докажете е ваше, на собственика, а не на доставчика.
Пълното ръководство Пълното ръководство за дигиталното и данните Превърнете технологиите и данните в спестени часове и по-висок оборот. Отвори ръководството7-те числа зад вашата фискална каса
Подредени са в реда, в който засягат повечето бизнеси: първо защо изобщо съществуват тези закони, после държава по държава — Белгия, Франция, Германия, Австрия, Италия — и накрая колко дълго трябва да оцелее доказателството, след като го отпечатате.
1. €128 милиарда — дупката в ДДС, която тези закони се опитват да запушат
През 2023 г. разликата в събираемостта на ДДС в Европейския съюз възлиза на €128 милиарда — разликата между това, което държавите членки е трябвало да съберат от ДДС, и това, което реално е постъпило. Това е ръст от €27 милиарда спрямо 2022 г., когато разликата беше €101 милиарда.
Ресторантьорството не е единствената причина за тази разлика в нито една държава, но е сектор, в който това се случва лесно: плащане в брой, за което никога не е издадена касова бележка, не оставя следа, освен ако самата система не го записва необратимо. Точно това прави фискалната каса — прави „просто да не се пробие бон“ технически невъзможно, а не само морално укоримо.
Всеки закон по-долу е отговорът на различна държава на един и същ проблем. Числата се различават — праг, глоба, срок — но мотивът е навсякъде идентичен: бон, който вече не може да изчезне.
2. €25 000 — белгийският праг на оборота, който прави касата ви фискална
В Белгия регистрирана касова система (GKS) е задължителна за всеки ресторантьорски бизнес, предлагащ храна на място, с годишен оборот от тази храна над €25 000, без ДДС. Под този праг обикновена каса остава разрешена — над него всяко постъпление трябва да минава през регистрирана система, с касова бележка за всеки гост.
2026 г. е точно годината, в която се променя самата система: GKS 2.0 става задължителна за нови ресторантьорски бизнеси от 1 януари 2026 г., с преходна толерантност до 31 март 2026 г. поради недостиг на сертифицирани устройства. Съществуващите бизнеси с по-стара система GKS 1.0 получават поетапен срок — 1 юли 2026 г. за системи, регистрирани между 2014 и 2017 г., и 1 юли 2027 г. за системи, регистрирани между 2018 и 2021 г.
Глобата за несъответстваща регистрирана касова система е между €1 500 и €5 000. Ако не издадете бележка GKS, глобата започва още от €50 при първо нарушение — сума, която нараства при повторение.
3. €7 500 — френската глоба за всяка несертифицирана каса
Франция изисква от 2018 г. всеки ресторантьорски бизнес, регистриран по ДДС, да използва сертифициран касов софтуер — NF525 е най-известният сертификат, издаван от AFNOR или LNE. От 2025 г. самодекларация от доставчика на софтуер вече не е достатъчна: само акредитиран сертифициращ орган може да издаде доказателството.
Глобата при проверка е €7 500 за всяка несъответстваща каса — и тази сума важи за всяко устройство, не за целия бизнес. Ресторант с три касови точки, всичките три от които се окажат несъответстващи, теоретично рискува €22 500, със срок от шестдесет дни за отстраняване, преди глобата да стане окончателна.
Доказателството, което ви трябва при проверка, е просто, но трябва наистина да е налично: сертификат (NF525 или LNE) или индивидуална атестация от доставчика на софтуер, съхранени и готови за представяне. Поискайте го изрично от доставчика си, защото „системата работи добре“ не е отговор на въпроса, който задава проверяващият.
4. €25 000 — германският таван на глобата за развален TSE
Германия изисква от 1 януари 2020 г. всяка електронна каса — компютърна каса, таблетна каса или класическа каса — да работи със сертифицирано от BSI техническо защитно устройство (TSE), което записва всяка транзакция необратимо. От 1 януари 2025 г. се добавя и задължение за регистрация: всяка каса трябва да е регистрирана при компетентната данъчна служба чрез ELSTER.
Общата разпоредба за глоби (§379 AO) допуска глоби до €25 000 за нарушения на касовите правила — таван, който важи еднакво за пекарна и за ресторант, независимо от размера на бизнеса. Няма праг на оборота: задължението важи за всяка електронна каса, колкото и малък да е бизнесът.
Това, което отличава Германия например от Белгия, е, че няма граница, под която все още може да се работи с обикновена каса — германският закон разсъждава от гледна точка на самата система, а не от оборота, който минава през нея.
Белгия и Австрия имат таван от €5 000. Франция начислява €7 500 на каса. Германия стига до €25 000 — пет пъти повече от белгийския таван.
Италия не е включена тук: нейната глоба не е фиксирана сума, а 90% от ДДС върху недекларираната сума — колкото по-голям е скритият оборот, толкова по-голяма е глобата, без таван.
5. €7 500 и €15 000 — двата австрийски прага, които определят дали изобщо ви трябва каса
Австрия работи с двоен праг. Регистрирана каса (по RKSV, наредбата за защита на касовите апарати) става задължителна едва когато бизнесът надхвърли едновременно и €7 500 оборот в брой, и €15 000 общ годишен оборот. И двете условия трябва да са изпълнени заедно — не само едното.
За повечето ресторантьорски бизнеси това е теоретичен въпрос: ресторант с нормален оборот от карти надхвърля тези прагове през първите няколко месеца. Но логиката си струва да се знае, защото обяснява защо малък проект за фуудтрък или временно заведение с няколко хиляди евро оборот в брой годишно може реално да остане извън задължението, докато всеки установен ресторант попада под него автоматично.
Ако надхвърлите и двата прага и продължите да работите без регистрирана каса, или не издавате бележка, рискувате глоба до €5 000 — както за липсата на самата каса, така и за неиздаването на бележка.
6. 90% — италианската глоба върху ДДС за бон, който касата ви никога не е изпратила
Италия изисква, от поетапното въвеждане от 2019 г. насам, registratore telematico: касова система, която автоматично издава „търговски документ“ на клиента при всяка транзакция и предава електронно дневния оборот на Agenzia delle Entrate. От 2026 г. се добавя и задължителна връзка между касата и терминала за плащания.
Докато Белгия и Франция работят с фиксирана сума на глобата, Италия начислява пропорционално: ако сума остане незаписана или непредадена, глобата възлиза на 90% от ДДС, дължим върху тази сума. При повреда, която не отстранявате веднага, докато продължавате да продавате без резервен регистър, административната глоба е между €250 и €2 000.
От 2026 г. се добавя и отделна серия глоби за самата връзка: от €1 000 до €4 000, ако касата не е свързана с терминала за плащания, и от €100 до €1 000 на тримесечие за непредаване на електронни данни за плащания.
Австрия беше първа, през 2016 г. Белгия е последна — и през 2026 г. е точно по средата на собствения си преход към GKS 2.0.
Датата винаги е моментът, в който е влязло в сила основното задължение, а не последната актуализация на системата — Германия добави задължение за регистрация през 2025 г., Италия — връзка с терминала за плащания през 2026 г., а собственият GKS 2.0 на Белгия преминава на фази до 2027 г.
7. 10 години — колко дълго трябва да оцелее доказателството, след като го отпечатате
Регистрирана или сертифицирана касова система решава проблема със „записването“, но не и проблема със „съхраняването“. В Германия GoBD — правилата за коректно цифрово счетоводство — изисква касовите данни, както всеки друг счетоводен документ, да се съхраняват 10 години, цифрово и достъпни необратимо за проверка.
Тази цифра не е германска особеност: повечето държави от ЕС прилагат срок на съхранение от 7 до 10 години за фискални документи, а касова система, която днес е съответстваща, трябва да може да показва тези данни през всички тези години — дори след смяна на системата, поглъщане на бизнеса или фалит на доставчика на софтуер.
Това е въпросът, който най-лесно се пропуска при покупката на касова система: не „съответства ли днес“, а „мога ли след девет години все още точно да покажа какво е било изписано на този бон днес“. Проверете това при доставчика си, преди да подпишете, а не след като данъчната администрация го поиска.
Проверете своята държава
Изберете държавата, в която работи вашият бизнес, и въведете годишния си оборот, без ДДС и в евро — петте държави по-долу всички използват еврото, така че нищо не се преизчислява. Полето е предварително попълнено с примерен оборот, за да видите веднага как изглежда.
Ще видите дали фискална каса е задължителна за вас, от кога важи това изискване в тази държава и какъв е рискът от глоба, ако не спазите изискванията.
Проверка по държави: фискална каса
Една държава, вашият собствен оборот, и отговорът в три плочки.
—
Тази проверка представя основното правило по държави въз основа на действащото днес законодателство — тя не заменя съвета на вашия собствен счетоводител или данъчната администрация на вашата държава, особено около преходни правила като белгийското поетапно въвеждане на GKS 2.0. Всичко се изчислява във вашия браузър; нищо не се изпраща и не се съхранява.
Това, което прави впечатление, когато преминете през петте държави една по една: само Белгия и Австрия имат праг на оборота, под който все още можете да работите без регистрирана каса. Франция, Германия и Италия налагат системата от първото евро — размерът на бизнеса ви няма никакво значение там.
Ако работите в повече от една държава, например второ заведение точно от другата страна на границата, за всеки обект важи законът на държавата, в която се намира — белгийски сертификат GKS няма никаква стойност пред френски проверяващ, и обратното важи също толкова.
Какво да направите с това тази седмица, този месец и това тримесечие
Фискалното съответствие не е проект, който се отмята веднъж — то е въпрос, който задавате отново при всяка смяна на системата, всяко ново заведение и всяка промяна в закона. Три стъпки, с които да започнете.
Тази седмица — поискайте доказателството от доставчика си
- Поискайте изрично от настоящия си доставчик на каса сертификата или регистрацията, приложими във вашата държава — атестация NF525, регистрационен номер GKS, декларация за съответствие TSE.
- Проверете дали това доказателство има срок на валидност или е обвързано с конкретна версия на софтуера — сертификат за по-стара версия не покрива автоматично актуализирана система.
- Прегледайте функционалната страна на касовата си система, докато сравнявате — фискалното съответствие и система, която екипът ви наистина харесва да използва, са два отделни списъка за проверка.
Този месец — поставете срока в календара си
- Ако сте белгийски бизнес с по-стара система GKS 1.0, отбележете коя фаза важи за вас — 1 юли 2026 г. или 1 юли 2027 г. — и планирайте смяната достатъчно рано преди тази дата.
- Съхранявайте всеки сертификат, всяка атестация и всяко потвърждение за регистрация на място, което и счетоводителят ви може да намери, а не само в имейл кутия.
- Сравнете прага на оборота от проверката по-горе с най-новите си годишни данни — бизнес, който постепенно расте, рядко забелязва навреме, че го е надхвърлил.
Това тримесечие — свържете го с останалата част от ДДС досието си
- Разгледайте фискалната си каса заедно със ставките на ДДС — и двете досиета се отнасят до една и съща връзка с държавата и принадлежат на една и съща годишна проверка.
- Свържете се със счетоводителя си, за да потвърдите, че срокът на съхранение на касовите ви данни — обикновено 7 до 10 години — е наистина технически гарантиран от системата ви, а не само обещан от доставчика.
- Повторете проверката по-горе всеки път, когато отваряте второ заведение, особено в друга държава — всеки обект попада под закона на своята собствена държава, а не под това, което вече е уредено за първото ви заведение.
Пет закона, един и същ въпрос
Всяка от тези пет системи в крайна сметка задава един и същ въпрос на касата ви: може ли едно постъпило евро някога да изчезне безследно? Отговорът, който всяка държава налага по закон, е не — а разликата е само в това колко строго, от кога и с каква глоба.
Това прави фискалното съответствие нещо различно от приятна функция на касовата ви система: то е условието, за да ви е разрешено да използвате системата законно, независимо колко добре работи тя иначе. Изборът на касова система остава въпросът, който определя вкуса и работния ви процес — тази страница е въпросът, който определя вашето разрешително.
Проверете при доставчика си, счетоводителя си или данъчната администрация на вашата държава, преди да закупите нова система — сертификат, който проверявате предварително, струва едно телефонно обаждане. Такъв, който откриете, че липсва, едва при проверка, струва глоба.