В тази статия
Вашият бизнес няма мъртъв сезон и пиков сезон. Има крива между двете — и тази крива планирате всяка година наизуст, вместо по таблица с изчисления.
На морето, в планински курорт, около фестивален уикенд или просто на терасата на заведение в центъра на града през май: ако бизнесът Ви живее от сезона, знаете две числа наизуст. Колко хора са Ви нужни в тих вторник през февруари. Колко хора са Ви нужни в събота през август. Знаете тези две числа, защото ги преживявате всяка година.
Проблемът не е в тези две числа. Той е в седмиците между тях. Някъде между февруари и август трябва да преминете от четирима на единайсет души. Не с един скок — а на етапи, през седмици, които никога не сте разчертали предварително. И същите тези седмици трябва да бъдат отброени обратно през септември, без да се разделите по средата на август с някого, който все още Ви е бил нужен за последната натоварена седмица.
Повечето собственици решават този въпрос със свиване на рамене и съобщение в груповия чат: „ще видим колко натоварено ще стане“. Това работи, докато не проработи — а на морето, в планината или около фестивален уикенд всяка година някъде дава засечка. Или сте в средата на юли с кухня, която не смогва. Или вече през май плащате за състав, който няма да Ви трябва реално до юли.
Тази статия дава форма на тази крива. Седем грешки, които допуска почти всеки сезонен бизнес, всяка със стоящото зад нея число — и в края калкулатор, който изчислява Вашата собствена крива: колко Ви струва да поддържате постоянен състав на пиково ниво целогодишно, какво остава непокрито по време на пиковото натоварване, ако поддържате постоянен състав на нивото на мъртвия сезон, и колко всъщност спестява кривата между двете.
Защо кривата остава невидима
Отчетът за приходите и разходите показва оборота по месеци, не по седмици. Списъкът на персонала показва кой е нает, а не кога смяната му е започнала да нараства или намалява. Никой стандартен отчет в ресторантьорството не показва формата на Вашия сезон — броя на персонала, седмица по седмица, от най-тихата до най-натоварената. Без тази форма планирате по две точки вместо по линия, а именно линията е мястото, където нещата тръгват накриво.
Това не е небрежност. Това е сляпо петно, което споделя целият бранш: Евростат, статистическата служба на ЕС, действително проследява сезонните колебания в заетостта в туризма — по тримесечие, по държава — но тази цифра никога не се появява в отчет, който собственик реално вижда. Виждате собствената си крива едва когато сами я начертаете.
А именно това е нещото, което повечето заведения никога не правят. Запомнят едно пиково число и едно ниско число, а седмиците между тях оставят на онзи, който случайно е бил там миналата година.
Безплатно ръководство Всичко за Вашия персонал, в едно ръководство От график до текучество — пълното ръководство за числата зад Вашия екип. Прочетете ръководството7-те грешки в кривата
Всяка от тези грешки струва пари в различна част от годината — първите четири по време на нарастването, последните три по време на самия пик и последващото намаляване. Заедно те са причината, поради която почти никой сезонен бизнес не изгражда една и съща крива две години подред.
1. Измервате пика, не кривата
Попитайте собственик колко персонал му е нужен и ще получите едно число: пика. Настоявате повече и получавате второ: числото за мъртвия сезон. Попитайте за седмиците между тях и отговорът обикновено е свиване на рамене — „изграждаме го постепенно, в движение“.
Именно това „в движение“ е проблемът. Две точки не описват линия. Дали преминавате от четирима на единайсет души за четири седмици или за осем, дали разпределяте това нарастване равномерно или го събирате в един уикенд — нищо от това не е уловено в двете числа, които помните. А именно тази разлика решава дали сте готови за първата истински натоварена събота, или изоставате с две седмици.
2. Времето Ви за наемане е по-дълго от Вашето нарастване
Публикуването на обява отнема една вечер. Намирането на подходящ кандидат, насрочването на интервю, включването на първата му пробна смяна в графика и довеждането му до точката, в която може да води смяна без надзор — това отнема седмици, не дни. Наемането на служител на непълен работен ден или студент върви по-бързо от постоянен договор, но дори тогава обикновено става дума за четири до шест седмици между първото търсене и служител, който реално носи своята тежест.
Повечето собственици започват да наемат в момента, в който натовареността стане забележима. Точно това е моментът, в който вече е твърде късно: времето за наемане тогава тече успоредно с — или изостава от — седмиците, в които реално е трябвало да нараствате. Резултатът е екип, който достига пълна сила едва когато пикът вече е наполовина минал.
Не гадаене — мащабът на сезонния модел, който споделя всеки бизнес, обърнат към туризма в Европа.
Първите две цифри идват от Евростат, третата — от американска статистика за пазара на труда като общ порядък на величина, а не точна цифра за ЕС, но реален сигнал, че проблемът е по-голям от който и да е отделен бизнес. Четвъртата цифра не е оценка: тя е точно това, което калкулаторът по-долу изчислява за началния пример.
3. Плащате за готовност за висок сезон при търсене от мъртъв сезон
Обратната грешка е също толкова скъпа и собствениците, които току-що са се опарили от грешка две, често попадат право в нея: от страх да не закъснеете отново, наемате твърде рано и твърде много. Четири седмици преди първата истински натоварена събота вече сте почти на пълен състав — и плащате три седмици разходи за заплати за тераса, която все още е наполовина празна.
И двете грешки струват пари на едната и същата страница: закъснялото наемане Ви струва оборот, който пропускате по време на пика, а прекалено ранното наемане Ви струва заплати за часове, от които никой не се е нуждаел. Калкулаторът по-долу поставя двете едно до друго, така че да не се налага да избирате между един вид гадаене и друг.
4. Седемдесет до осемдесет процента от екипа Ви няма да се върне
Ресторантьорството като цяло има едно от най-високите нива на текучество на персонал сред всички отрасли — американски данни за пазара на труда (Bureau of Labor Statistics) обичайно посочват 70–80% годишно за почасови позиции, и това е още преди да се вземе предвид допълнителният ефект от сезон, който просто приключва. Сезонна позиция в плажен бар или кухня в планински курорт може да смени почти целия си персонал от една година в друга: който напусне през септември, често се озовава някъде другаде до следващата пролет.
Това означава, че кривата на нарастване не е само проблем с планирането на графика — тя е и повтарящ се проблем с въвеждането в работа. Не изграждате само числа всяка година — изграждате наново едни и същи знания, до голяма степен с нови хора. Знаейки това, времето за наемане от грешка две трябва да предвижда повече пространство за новодошлите, и точно затова е толкова важно съзнателно да задържите ядро от хора, които наистина се връщат — често именно затова достойното настаняване за сезонен персонал (вижте свързаните статии по-долу) си струва вложението: хората, които имат къде добре да живеят, много по-вероятно ще се върнат следващата година.
5. Заетостта се удвоява в Гърция и Хърватия — не сте сами
Лесно е да си помислите, че Вашият бизнес случайно има необичайно труден сезонен модел. Евростат проследява заетостта в сектора на туристическото настаняване по тримесечия и крайностите не са скрити: в Гърция и Хърватия заетостта през най-натовареното тримесечие е почти двойна спрямо най-тихото. Къмпингите усещат пика най-силно, хотелите — най-слабо, което е логично, тъй като къмпингът често затваря напълно през зимата, докато хотелът остава отворен целогодишно.
Секторът като цяло — настаняване и хранителни услуги заедно — е наемал приблизително 9,9 милиона души в ЕС през 2021 г., или 6,3% от цялата стопанска икономика. Зад това едно годишно число стои крива, която варира значително от държава до държава, от крайбрежието до вътрешността. Въпросът не е, че Вашият сезон е необичайно труден — а че не сте единственият, който живее с него, и че формата на тази крива може да се планира и навсякъде другаде, а не просто да се търпи.
6. Пикът Ви струва повече, отколкото спестява тихата седмица
Поддържайте персонала си на ниво мъртъв сезон целогодишно и ще спестите разходи за заплати всяка тиха седмица. Но през първата истински натоварена събота ще имате недостиг на персонал за твърде много гости — а това Ви струва не само извънреден труд и изтощен екип, но и госта, който е чакал половин час поръчката си и на следващата година избира друго място.
Поставете трите сценария един до друг — постоянен състав на ниво пик целогодишно, постоянен състав на ниво мъртъв сезон целогодишно и кривата между тях — и моделът е ясен: постоянен състав на ниво пик е болезнено скъп, постоянен състав на ниво мъртъв сезон е евтин, но Ви оставя без достатъчно персонал точно през седмиците, които носят Вашата година. Кривата се намира между двете и разликата между „постоянен на ниво пик“ и „кривата“ е точно това, което спестява добре планирано нарастване.
Разход за заплати по сценарий, за 52 седмици — изчислен с примера-разчет по-горе.
Кривата винаги се разполага между двата постоянни сценария — това не е случайност, а произтича директно от математиката. Разликата спрямо „постоянен на ниво пик“ е това, което спестява планирано нарастване; разликата спрямо „постоянен на ниво мъртъв сезон“ е реалната цена на действителното осигуряване на персонал за Вашия пик.
7. Изграждате кривата наново от нулата всяка година
Седмата грешка всъщност е сборът от първите шест: без записана крива — колко хора, коя седмица, колко седмици предварително наемане преди това — всеки сезон започва със същите въпроси, на които вече сте отговорили миналата година. Опитът от миналата година живее в главата на онзи, който тогава е бил там, и ако този човек не се върне (вижте грешка четвърта), започвате отново от нулата.
Крива, която начертаете веднъж — Вашия собствен състав за мъртъв и пиков сезон, Вашите собствени седмици на нарастване, Вашето собствено време за наемане — трябва само да се повтаря и коригира следващата година. Това е цялата разлика между сезон, който Ви се случва, и сезон, който планирате.
Изчислете своята собствена крива
Въведете собствения си състав на персонала — мъртъв сезон, пиков сезон, колко седмици продължава пикът, колко седмици са Ви нужни за нарастване и колко седмици предварително наемане отнема това — и инструментът поставя три сценария един до друг: постоянен състав на ниво пик целогодишно, постоянен състав на ниво мъртъв сезон целогодишно и кривата между тях.
Числата по-долу са начален пример: четирима души в мъртвия сезон, единайсет на пика, осем седмици пълен пик, четири седмици нарастване (и четири седмици намаляване), шест седмици предварително наемане и среден разход за заплата 650 лв. на човек-седмица. Заменете ги със собствените си стойности.
Калкулаторът на кривата на персонала
Шест полета, три сценария, един отговор: колко Ви спестява кривата спрямо постоянен състав на ниво пик.
—
Приема се, че нарастването и намаляването отнемат еднакво дълго и протичат линейно — средният състав на персонала през всяка половина на кривата е средната стойност между числата Ви за мъртъв и пиков сезон.
Това е модел на човек-седмици × среден разход за заплата, а не счетоводен съвет. Използвайте го, за да сравните формата на собствената си крива, а не като точна прогноза за ведомостта.
Стойността „спестява“ никога не е отрицателна: по своята същност кривата никога не може да струва повече от постоянен състав на ниво пик целогодишно и никога по-малко от постоянен състав на ниво мъртъв сезон. Това, което се променя, е колко от тази икономия реално постигате — а това зависи изцяло от това дали започвате наемането навреме.
Стойността „непокрити седмици персонал“ съзнателно не е преобразувана в лева. Това би изисквало допускане колко оборот Ви струва всяка непокрита седмица, а това допускане варира твърде много от бизнес до бизнес, за да бъде честно. Самата цифра — колко седмици персонал бихте пропуснали по време на пика, ако никога не увеличите състава — е точна, и оттам поема Вашата собствена преценка.
Какво да направите с това тази седмица, това тримесечие и следващата година
Самата крива не се променя много от година на година. Това, което се променя, е дали я записвате веднъж — или я преоткривате всяка пролет.
Тази седмица
- Запишете собствения си състав за мъртъв и пиков сезон и преценете колко седмици отнемат Вашето нарастване и намаляване.
- Пресметнете собствената си крива чрез калкулатора по-горе и отбележете числото „започнете наемане“.
- Поставете тази дата за наемане директно в календара си — като твърд краен срок, а не като неясно напомняне.
Това тримесечие
- Изградете ядро от служители, които се връщат всеки сезон — настаняването и справедливата оферта тежат тук повече от няколко допълнителни лева на час.
- Определете за всяка позиция кой има право да одобрява пробна смяна, за да не се забавя времето за наемане заради календар, в който няма място.
Следващия сезон
- Сравнете кривата, която реално сте следвали, с тази, която сте начертали предварително, и коригирайте седмиците си на нарастване и намаляване въз основа на видяното.
- Пазете кривата като документ, не като спомен — така че следващата година тя да е повторение, а не нов пъзел.
Сезонът не Ви се случва — Вие го изграждате
Всеки сезонен бизнес в Европа споделя една и съща форма: тиха база, нарастване, пик, намаляване. Различава се дали тази форма съществува на хартия, или само в главата на онзи, който случайно е бил там миналата година.
Калкулаторът по-горе дава конкретен отговор на тази форма: колко Ви спестява кривата спрямо постоянен състав на ниво пик, колко седмици персонал бихте пропуснали, ако никога не увеличите състава, и колко седмици преди пика трябва да започнете наемане, за да го постигнете.
Този отговор се променя много малко от година на година. Единственото, което се променя, е дали вече го знаете, когато пролетта отново настъпи.