Заведение, което пресмята хранителните си разходи до стотинка, но никога не пресмята храната на персонала си, гледа в грешната посока. Ястието, което екипът ви получава всяка смяна, не е най-скъпият ви проблем. Този, който вече го няма след три месеца — е.
Почти всяка кухня в Европа предлага хранене на персонала, и почти никоя не го бюджетира. Скалъпва се от каквото е останало от мизаансплас, появява се, когато има време за него, и никой не следи колко струва. Странно за ястие, което се сервира на всяка смяна, в заведение, където всяко друго ястие се калкулира до грам.
Това е и единственият момент от деня, в който кухнята и залата сядат на една маса. Изследванията върху комменсалността — съвместното хранене като социален акт — от десетилетия показват, че споделената трапеза сближава група по-бързо и по-силно от самата съвместна работа. Ресторантьорските екипи не правят изключение — просто рядко осъзнават, че вече разполагат с този инструмент.
Този наръчник смята в левове, не в усещания. Седем правила, всяко с това, което ви коства или ви носи, ако го нарушите или спазите. В края въвеждате собствените си цифри в калкулатора: колко души се хранят на смяна, колко струва порция, колко смени седмично и колко души са напуснали през последната година. Ще получите годишния разход за храненето на персонала, колко е това на човек от екипа и колко е спрямо това, което вече ви е коствало текучеството.
Всичко се изчислява във вашия браузър: нищо не се изпраща и нищо не се съхранява. Цифрите по-долу са ориентировъчни за самостоятелно управлявано европейско заведение — вашият екип, вашият град и вашите доставчици имат последната дума.
Защо храненето на персонала никога не стига до сметките
Всяка друга разходна позиция в кухнята си има отговорник и цифра. Хранителните разходи имат цел, разходът за напитки има диапазон, разходът за заплати стои в графика. Храненето на персонала няма нито едно от двете: сглобява се от обрезки и остатъци, приготвя се от този, който има свободна минута, и никога не се появява като отделен ред в счетоводството — заровено е някъде в общите доставки.
Това го прави единственото ястие в заведението, на което никой не казва „не“, когато е спокойно, и първото, което пада, когато парите станат оскъдни. Точно там е проблемът: разходна позиция, която никога не е имала цифра, се съкращава при първата вълна от икономии, без никой да знае колко всъщност е струвала — или колко е носила.
Това, което носи, не стои в счетоводството, а в текучеството на персонала ви. Екип, който никога не сяда заедно на масата, е екип, който се познава само от натоварения петъчен вечерен наплив. И именно това усещане за принадлежност — това, което организационните психолози наричат усещана подкрепа от организацията — според широката литература по управление на персонала е свързано с вероятността някой да остане.
7-те правила и какво ви коства нарушаването им
Подредени са в реда, в който обикновено ги открива една кухня: първо как се организира храненето, после защо съществува то, и едва накрая как се защитава при първата вълна от икономии.
1. Планирано е, не сглобено в движение
„Ще ядем, като стане спокойно“ е най-разпространеното правило за хранене на персонала и точно затова половината време то липсва. В натоварен петък никога не е спокойно, така че никой не се храни заедно, а в спокоен вторник всеки яде в различен момент — тогава няма хранене, има само откъснати хапки.
Фиксиран момент, всяка смяна, променя това напълно: петнайсет до двайсет минути, винаги на едно и също място в мизаансплас, на едно и също място, където всички сядат. Не е нужно да е дълго. Нужно е да го има винаги.
Това е първата икономия, която не струва нищо: планирано хранене от петнайсет минути отнема по-малко време от суетнята, която замества, при която всеки поред напуска поста си, за да си потърси нещо сам.
2. Има си отговорник
„Който има време, готви го“ е второто най-разпространено правило и изчезва по същата причина като първото: точно в дните, когато е най-нужно време за приготвянето му, никой няма такова. Задача без отговорник е задача, която изчезва в мига, в който стане напечено.
Сложете го в графика като истинска задача, за предпочитане на ротационен принцип между младшите готвачи. Това не е наказание — това е един от малкото моменти, в които комито може да готви свободно, без гост да чака чинията, и е точно видът отговорност, която учи младия готвач да планира, да импровизира и да е готов навреме.
Кухня, която приема това сериозно, дори включва храненето на персонала в обучението: който го изкара добре три месеца, се качва едно стъпало нагоре в бригадата. Това не струва нищо допълнително и превръща задължението във възможност.
3. Има бюджет, не бланков чек
Хранене на персонала без бюджет поскъпва по един от два начина. Или се приготвя от каквото случайно е останало — често продукт, който все още е можел да бъде продаден — или се купува отделно, и тогава незабелязано се разтваря в общите ви хранителни разходи.
Сметнете: при десет хранещи се на смяна, шест смени седмично и петдесет седмици годишно, разликата между 2,70 и 5,40 лева на порция е близо 8 000 лева на година. Тази разлика рядко е въпрос на качество — тя е въпрос на това дали някой предварително е помислил какво вече лежи в килера тази седмица.
Графиката по-долу поставя едно и също хранене три пъти едно до друго: без план, купено отделно и съзнателно бюджетирано от обрезки и остатъци. Целево число на порция — не нула, просто число — е единственото нужно, за да превърнете най-скъпия вариант в най-евтиния.
Десет хранещи се на смяна, шест смени седмично, петдесет седмици годишно. Само начинът, по който се набавя храната, се променя.
Разликата между най-скъпия и най-евтиния вариант е близо 8 000 лева годишно — за едни и същи петнайсет минути на масата. Заведение, което вече се справя с хранителните отпадъци, обикновено вече има наполовина изградена най-евтината версия.
4. Всички ядат едно и също, на една маса
В твърде много кухни залата се храни отделно от кухнята, в различен час, понякога дори с различно ястие. Изглежда като детайл, но е точно разделителната линия, която се завръща всеки натоварен петък: залата, която не разбира „кухнята“, кухнята, която не разбира „залата“.
Една маса, едно ястие, едни и същи петнайсет минути за този на печката и този на пасата. Това не решава всеки конфликт между кухня и зала — за това има други инструменти — но е най-евтиното нещо, което може да направи един собственик, за да ги накара всеки ден отново да започват като един екип.
Бригада, която възприема себе си като един екип, а не два лагера, се справя по-добре и в самия наплив: по-малко търкания на пасата, по-малко „това е ваш проблем, не наш“.
5. Платено работно време е, не вратичка
В повечето страни от ЕС хранене, сервирано по време на смяна, се брои за работно време, а не за почивка, и може да представлява облагаема облага в натура, която трябва да се отчита отделно. Това се различава по държава, по браншов колективен трудов договор и понякога по община.
Това не е правен съвет и не заменя вашия собствен счетоводител по труд и заплати — правилата за работно време, облаги в натура и колективни договори са твърде различни, за да ги представим тук като установен факт. Онова, което важи навсякъде: третирайте го съзнателно, а не като сива зона, за която се надявате никой да не забележи.
Уредете го веднъж със собствения си счетоводител или ТРЗ агенция, впишете го в наръчника за персонала, и повече никога не е разговор.
6. Тишината също е сигнал
Когато заведение трябва да пести, храненето на персонала обикновено пада първо — точно защото никога не е имало цифра, е най-лесно да се отреже. На хартия това е малка икономия. На масата е най-големият сигнал, който екипът получава онзи месец.
Екипът рядко забелязва точната сума, която отпада. Забелязва обаче, че храненето отпада, и го чете — основателно или не — като знак за това как стоят нещата. Това е несъразмерно спрямо реалната цена на храненето и точно затова рядко е правилното място за икономии.
Ако някъде трябва да се пести, пестете първо от формата — по-скромно, по-опростено ястие — преди да пестите от самото му съществуване. Сигналът „все още ядем заедно, само по-скромно“ е съвсем различен сигнал от „вече не ядем заедно“.
7. Мерите го спрямо текучеството, не спрямо хранителните разходи
Грешката, която най-често струва на храненето на персонала мястото му, е че се преценява като хранителна разходна позиция, вместо като това, което всъщност е. Сравнено с порция, която продавате на гост, всяко хранене на персонала е „загуба“. Сравнено с това, което ви коства едно напускане, е почти безплатно.
Изследване на университета Корнел изчислява средна цена на подмяна от около 5 300 лева на служител — набиране, обучение и загубата от екип, който все още наваксва. Един екип от осемнайсет души, от който през последната година са напуснали петима, е похарчил за това около 26 500 лева, без някога да е имало отделен ред за това в сметките.
Сложете годишния разход за съзнателно бюджетирано хранене на персонала до тази сума — в примера по-долу по-малко от една трета от нея — и въпросът се променя. Не „можем ли да си позволим това“, а „колко напускания трябва да избегнем тази година, за да си изплати то само себе си“. Пресметнете го сами в инструмента по-долу.
Едно и също заведение: десет хранещи се на смяна, цяла година, спрямо пет напускания за дванайсет месеца.
Храненето на персонала струва по-малко от една трета от това, което екипът вече е похарчил за подмяна през тази година — и то преди да е отчетен ефектът от съвместното хранене. Вижте текучеството на персонала за пълните изчисления зад тази цифра.
Сложете собствените си цифри до тези
Въведете колко души се хранят на смяна, колко струва порция, колко смени седмично и колко души са напуснали през последните дванайсет месеца. Полетата тръгват от цифрите на екип от осемнайсет души, за да видите веднага как изглежда — презапишете ги с вашите.
Ще получите годишния разход за храненето на персонала, колко е това на човек от екипа, колко вече ви е коствало текучеството миналата година и колко напускания трябва да избегнете тази година, за да си изплати храненето само себе си.
Скенер за хранене на персонала
Вашите цифри, вашият екип, разликата в левове на година.
—
Разходът за подмяна е ориентировъчна стойност от изследване на университета Корнел върху текучеството на персонала в ресторантьорството; вашата собствена цифра е по-висока, колкото по-специализирана е позицията. Всичко се изчислява във вашия браузър; нищо не се изпраща и не се съхранява.
Две цифри, които си струва да разграничавате. Годишният разход е това, което храненето ви коства, точка. Точката на самоизплащане не е прогноза, че храненето ще предотврати точно толкова напускания — този модел не може да знае това. Тя е прагът: колко малко трябва да помогне съвместното хранене, за да си изплати само себе си.
При повечето екипи този праг е под едно напускане годишно. Това е целият аргумент в едно изречение: не е нужно да свърши много, за да докаже стойността си.
Какво правите с това тази седмица, този месец и това тримесечие
Никой не въвежда седем правила наведнъж. Този ред работи, защото всяка стъпка прави следващата по-лесна.
Тази седмица — вкарайте го в графика
- Изберете фиксиран момент на смяна, включително в най-натоварената вечер от седмицата.
- Определете отговорник, за предпочитане на ротационен принцип между младшите готвачи.
- Проследете колко струва за една седмица, дори и все още да се случва без план.
Този месец — бюджетирайте го съзнателно
- Определете целево число на порция и планирайте менюто предварително спрямо това, което вече е в килера.
- Накарайте кухнята и залата да сядат на една маса в един и същи момент поне три пъти седмично.
- Уредете данъчната и трудовоправната страна веднъж със своята ТРЗ агенция или счетоводител.
Това тримесечие — мерете го спрямо текучеството
- Попълвайте скенера по-горе наново всяко тримесечие с актуалните си цифри.
- Сложете годишния разход до това, което текучеството е коствало през тримесечието, не до хранителните ви разходи.
- Запазете формата при вълна от икономии — сменете ястието, преди да съкратите момента. Вижте и пълните разходи за текучество за по-голямата картина.
Храненето е евтино. Екипът, който остава, не е.
Почти всеки собственик, който пресметне това, открива същия модел: храненето на персонала никога не е разходната позиция, която вкарва заведението в проблеми. Текучеството е — и то до голяма степен е разходната позиция, която никой не е пресмятал до днес.
Планирано хранене, постоянен отговорник, съзнателен бюджет и една маса за всички струват заедно по-малко от няколко хиляди лева годишно в заведение със средна големина — и това е най-евтината стъпка срещу проблем, който средно струва десетки хиляди лева годишно.
После направете същото с останалата част от екипа си. Брифингът преди смяна е другият ежедневен момент, който изгражда екип, и заедно двата до голяма степен решават дали някой все още е тук след три месеца.