Kundenkredit: Die 4 Zahlen Hinter dem Kredit, den Sie Verschenken

In diesem Artikel

1. Warum das mehr ist als ein Heft hinter der Theke
2. Die 4 Zahlen hinter dem Kundenkredit
3. Berechnen Sie das Risiko Ihrer eigenen Kundenkredite
4. Was Sie diese Woche, diesen Monat und dauerhaft tun können
5. Vertrauen und eine Zahl schließen sich nicht aus

"Schreiben Sie es einfach an, ich komme nächste Woche vorbei" ist der harmloseste Satz der Gastronomie — und genau der Moment, in dem Ihr Betrieb einen Kredit vergibt: ohne Vertrag, ohne Zinsen, ohne Fälligkeitsdatum und meist ohne jede Aufzeichnung. Vier Zahlen legen diesen Kredit offen: wie lange Ihr Geld wirklich aussteht, was Sie eine unbezahlte Rechnung an frischem Umsatz kostet, wo die Grenze liegt, bevor aus einem Stammgast ein unbeobachtetes Risiko wird, und was das inzwischen Ihre eigene Liquidität kostet.

Jeder unabhängige Betrieb bekommt die Frage früher oder später: ein Stammgast, der schon seit Jahren kommt, ein befreundeter Unternehmer von nebenan, das Büro drei Türen weiter, das jeden Donnerstag zu fünft zum Mittagessen kommt. "Schreiben Sie es einfach auf unsere Rechnung, wir regeln das am Monatsende" — und neun von zehn Mal sagen Sie ja, weil Nein zu jemandem zu sagen, den Sie schon kennen, sich wie ein unverdientes Misstrauen anfühlt.

Das ist keine Zahlungsfrist, wie sie ein Lieferant Ihnen gewährt oder Sie einem Cateringkunden gewähren — ein gesetzlicher Rahmen mit Fälligkeitsdatum, automatischem Verzugszins und, wie dieser Blog im Artikel über Zahlungsfristen bereits vorgerechnet hat, einem Regressrecht, falls es schiefgeht. Was hier passiert, heißt schlicht Kundenkredit: informell, per Handschlag vergeben, ohne Vertrag und ohne jede Garantie, dass das Geld je zurückkommt.

Das Problem ist nicht, dass Sie einem Stammgast vertrauen. Das Problem ist, dass fast niemand dieses Vertrauen jemals in Zahlen fasst — wie lange das Geld tatsächlich aussteht, was es kostet, wenn es schiefgeht, wo die Grenze liegt, und was es inzwischen mit Ihrer eigenen Liquidität macht. Dieser Artikel liefert Ihnen diese vier Zahlen, in der Reihenfolge, in der sie eine Entscheidung tatsächlich leiten sollten.

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Warum das mehr ist als ein Heft hinter der Theke

Eine Kartenzahlung ist morgen auf Ihrem Konto. Ein Kundenkredit steht im Schnitt 38 Tage aus — mehr als einen Monat, in dem Sie bereits in Vorleistung gegangen sind: die Ware, den Lohn der Bedienung, den Anteil an Gas und Strom des Abends. Sie haben das Gericht bereits bezahlt, bevor Sie es überhaupt kassiert haben. Das ist keine buchhalterische Spitzfindigkeit; das ist ein Kredit, und Sie sind die Bank, die keine Zinsen verlangt.

Warum das trotzdem überall passiert, ist leicht zu verstehen: Der Stammgast, der heute auf Rechnung isst, ist meist derselbe, der Ihren Umsatz das ganze Jahr über trägt. Das Risiko fühlt sich klein an, weil es fast nie schiefgeht — bis es einmal doch schiefgeht, und sich herausstellt, dass niemand je notiert hatte, wie viel genau offen stand, bei wem, und seit wann.

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Die 4 Zahlen hinter dem Kundenkredit

In der Reihenfolge, in der sie eine Entscheidung tatsächlich leiten sollten: erst wie lange das Geld weg ist, dann was es kostet, wenn es nie zurückkommt, dann wo die Grenze liegt, und schließlich was das inzwischen mit Ihrer eigenen Liquidität macht.

1. Days Sales Outstanding: wie lange Ihr Geld wirklich aussteht

Days Sales Outstanding — DSO — ist die Zahl, die angibt, wie viele Tage im Schnitt zwischen dem Moment liegen, in dem ein Gast isst, und dem Moment, in dem Sie dieses Geld tatsächlich auf Ihrem Konto sehen. Bei einer Kartenzahlung ist das praktisch 1 Tag: Die Transaktion wird am nächsten Werktag abgerechnet, egal ob der Gast fremd oder Ihr treuester Stammgast ist. Bei einer formellen Rechnung mit Zahlungsfrist — dem Thema des Artikels über Zahlungsfristen — liegt das gesetzlich oft bei 30 Tagen, mit Vertrag, Fälligkeitsdatum und Verzugszins, falls es sich verzögert.

Ein informeller Kundenkredit hat nichts davon, und läuft in der Praxis genau deshalb systematisch länger: kein Fälligkeitsdatum, auf das man verweisen kann, keine automatische Erinnerung, und eine soziale Hemmschwelle, einen Stammgast zu mahnen, die bei einem formellen Schuldner nie auftritt. Bei Betrieben, die das wirklich nachverfolgen, driftet der durchschnittliche Kundenkredit eher Richtung 38 Tage als zu den 30 Tagen, die alle im Kopf haben, wenn sie "Ende des Monats" sagen — und bei einem Teil der Konten werden daraus stillschweigend zwei oder drei Monate, weil nie jemand eine Grenze zieht.

Der Unterschied zwischen diesen beiden Zahlen — eine Kartenzahlung, die morgen da ist, ein Kundenkredit, der erst nach über fünf Wochen ausgeglichen wird — ist genau die Zeit, in der Sie das Risiko tragen, ohne etwas dafür zu bekommen. Keine Zinsen, keine Sicherheit, nur das Vertrauen, dass das Monatsende auch wirklich kommt.

Die Anzahl Tage zwischen dem Moment, in dem ein Gast isst, und dem Moment, in dem Sie das Geld tatsächlich sehen.

1

Bar oder Karte

30

Formelle Rechnung, Zahlungsfrist

38

Kundenkredit, im Schnitt

60

Kundenkredit ohne Nachverfolgung

Die ersten beiden Zahlen sind durchsetzbar: Eine Kartenzahlung wird automatisch abgerechnet, eine Zahlungsfrist hat ein Fälligkeitsdatum und ein Regressrecht (siehe den Artikel über Zahlungsfristen). Die letzten beiden sind das nicht — sie sind typische Praxisspannen, keine gesetzlichen Zahlen, und sie driften gerade deshalb nach oben, weil nichts sie aufhält.

2. Die Ausfallschwelle: was eine unbezahlte Rechnung an NEUEM Umsatz kostet

Das ist die Zahl, die es konkret macht, und erstaunlich wenige Betriebe haben sie je durchgerechnet. Eine unbezahlte Rechnung kostet Sie nicht deren Betrag — den haben Sie größtenteils bereits für Ware, Löhne und Fixkosten ausgegeben. Sie kostet Sie, was danach übrig bleibt: Ihre Nettomarge. Und um diesen Gewinn erneut hereinzuholen, brauchen Sie ein Vielfaches dieses Betrags an ganz neuem Umsatz.

Rechnen Sie mit einer Rechnung von 525 €, einem durchaus typischen Monatsbetrag für einen Stammgast oder ein kleines Büro, das wöchentlich zu Mittag isst. Bei einer soliden Nettomarge von 8% — dem oberen Ende der Spanne, die dieser Blog im Artikel über Gastro-Kennzahlen festgelegt hat — brauchen Sie 6.563 € an ganz neuem Umsatz, um denselben Gewinn zurückzuverdienen. Das ist das 12,5-Fache des ursprünglichen Rechnungsbetrags, und das bei einer GESUNDEN Marge.

Bei der realistischeren Nettomarge, die derselbe Artikel für einen unabhängigen Betrieb nennt, rund 5%, steigt das auf 10.500 €. Und bei einer dünnen Marge von 3% — näher an dem, was viele Unabhängige tatsächlich behalten — brauchen Sie sogar 17.500 €, um diese eine unbezahlte Rechnung wettzumachen. Je niedriger Ihre Marge, desto härter trifft jeder Euro Forderungsausfall — genau umgekehrt zur Intuition, dass eine kleine Rechnung kein großes Problem sein kann.

Das ist auch, warum ein einzelner Zahlungsausfall selten für sich allein ein Problem ist: Das eigentliche Problem ist, dass niemand diesen Betrag je neben den Umsatz legt, der tatsächlich dagegenstehen müsste. Der Rechner weiter unten macht diese Rechnung mit Ihren eigenen Zahlen.

Wie viel ganz neuer Umsatz denselben Gewinn liefert wie die Rechnung, die Sie nie bekommen haben, bei drei verschiedenen Nettomargen.

Die unbezahlte Rechnung selbst525 €

Neuer Umsatz nötig — bei 8% Nettomarge6.563 €

Neuer Umsatz nötig — bei 5% Nettomarge10.500 €

Neuer Umsatz nötig — bei 3% Nettomarge17.500 €

Je niedriger Ihre Nettomarge, desto größer das Vielfache — bei 3% Nettomarge ist das das 33,3-Fache des ursprünglichen Rechnungsbetrags. Die Margen entsprechen der Spanne, die der Artikel über Gastro-Kennzahlen für einen unabhängigen Betrieb festlegt, keine Garantie für Ihr eigenes Ergebnis.

3. Die Kreditgrenze, die niemand festlegt

Fragen Sie einen Betreiber, wie viel Kredit ein einzelner Stammgast höchstens aufbauen darf, bevor es zum Problem wird, und die Antwort ist fast immer Schweigen, gefolgt von "kommt drauf an". Das ist das eigentliche Risiko — nicht der Kredit selbst, sondern das Fehlen einer Zahl. Eine Bank, ein Lieferant und ein Versicherer arbeiten alle mit einem Kreditlimit pro Kunde. Ein Restaurant, das auf Vertrauen läuft, arbeitet in der Praxis meist mit keinem.

Ohne Grenze wächst ein Kundenkredit unbemerkt: Ein Stammgast, der monatlich 525 € auflaufen ließ, lässt es nach einer Weile zwei Monate statt einem stehen, und niemand bemerkt es, weil es nie einen Moment gab, in dem jemand "bis hierhin und nicht weiter" gesagt hat. Bis es auffällt, ist der Stammgast, mit dem Sie nie ein Problem hatten, plötzlich derjenige mit dem höchsten offenen Betrag im Haus — und der unangenehmste, ihn darauf anzusprechen, gerade weil man sich schon so lange kennt.

Eine Grenze muss nicht streng sein, um nützlich zu sein. Schon eine einfache Faustregel — nie mehr als ein Monatsbetrag pro Konto offen, und eine feste Obergrenze für die Summe aller Kundenkredite zusammen — gibt Ihnen etwas zum Messen. Der Rechner weiter unten zeigt, was Ihre eigenen Kundenkredite aktuell insgesamt darstellen; diese Zahl ist bereits der erste Anhaltspunkt für eine Grenze, die Sie noch selbst festlegen müssen.

4. Der Float: was die offene Rechnung Ihre eigene Liquidität kostet

Jeder Euro, der auf einem Kundenkredit steht, ist ein Euro, der nicht in Ihrer Kasse liegt, während Sie bereits alles bezahlen, was daran hängt — den Lieferanten, die Löhne, die Miete. Das ist genau derselbe Mechanismus, den der Cashflow-Planer dieser Seite bereits für Lieferantenkredit modelliert, nur in die andere Richtung: Dort bekommen SIE 30 Tage von Ihrem eigenen Lieferanten; hier gewähren Sie diesen Aufschub Ihrem eigenen Kunden. Wo Lieferantenkredit Ihre Liquidität entlastet, tut Kundenkredit genau das Gegenteil.

Auf ein Jahr gerechnet ist das kein kleiner Betrag. Zwölf Kundenkredite von je 525 € pro Monat stellen zusammen 75.600 € an Umsatz dar, den Sie das ganze Jahr über zinsfrei vorschießen — Geld, das Ihnen keine Bank je kostenlos leihen würde, und das Sie hier verschenken, ohne dass je ein Zinssatz, ein Vertrag oder auch nur eine bewusste Entscheidung im Spiel war.

Wer seinen Kassenplan schon mit dem Cashflow-Planer führt, kann den offenen Betrag der eigenen Kundenkredite dort einfach als gegenläufigen Posten eintragen — eine Forderung statt einer Schuld. So verschwindet dieser Float nicht länger in einem Heft hinter der Theke, sondern steht neben dem Rest Ihrer Liquidität, wo er hingehört.

Berechnen Sie das Risiko Ihrer eigenen Kundenkredite

Geben Sie ein, wie viele Kundenkredite Sie zulassen, was im Schnitt pro Monat und Konto anfällt, Ihre eigene Nettomarge und wie lange es durchschnittlich bis zur Zahlung dauert. Das Tool zeigt, was aktuell an Bargeld aussteht, was Sie eine vollständig unbezahlte Rechnung an frischem Umsatz kostet, und wie viel zinsfreie Finanzierung Sie pro Jahr verschenken.

Wissen Sie aus Erfahrung, welcher Anteil Ihrer Kundenkredite letztlich nie vollständig beglichen wird, tragen Sie das ebenfalls ein — das Tool berechnet dann sofort, was dieser Ausfall Sie im Schnitt pro Jahr kostet. Alles läuft in Ihrem eigenen Browser; nichts wird gesendet oder gespeichert.

Nehmen Sie das Ergebnis als Ausgangspunkt für ein Gespräch mit sich selbst, nicht als Urteil über Ihre Stammgäste. Ein kleiner offener Betrag ist heute kein Problem — die Frage ist, ob es eine Grenze gibt, die ihn klein hält, und ob Sie diese Grenze je laut ausgesprochen haben.

Was Sie diese Woche, diesen Monat und dauerhaft tun können

Kundenkredit von heute auf morgen komplett abzuschaffen, ist für die meisten Betriebe keine Option — es ist genau die Art von Vertrauen, die Stammgäste bindet. Diese Reihenfolge beginnt mit Überblick, setzt dann einen Rhythmus und verankert es erst danach in Ihrem Kassenplan.

Diese Woche: alles, was aktuell offen steht, auf eine Liste

• Sammeln Sie jedes Heft, jeden Zettel und jede lose Notiz hinter der Theke in einer Übersicht: wer steht offen, seit wann, und für wie viel.
• Füllen Sie den Rechner oben mit Ihren eigenen Zahlen, um zu sehen, was die Summe heute tatsächlich darstellt.
• Markieren Sie die zwei oder drei ältesten offenen Beträge gesondert — das sind die Rechnungen, die zuerst ein Gespräch verdienen.

Diesen Monat: geben Sie jedem Kundenkredit einen Rhythmus und eine Grenze

• Vereinbaren Sie mit jedem Stammgast oder Büro einen festen Zahlungstag — wöchentlich oder monatlich, aber immer ein konkretes Datum, nie "bald".
• Legen Sie sich selbst eine einfache Kreditgrenze pro Konto fest, zum Beispiel nie mehr als ein Monatsbetrag gleichzeitig offen.
• Senden Sie beim Erreichen dieser Grenze eine einzige, höfliche Standarderinnerung — jedes Mal derselbe Wortlaut, damit es nie wie ein persönlicher Angriff wirkt.

Dauerhaft: lassen Sie es in Ihren Kassenplan einfließen

• Tragen Sie die Summe Ihrer offenen Kundenkredite als Forderung in den Cashflow-Planer ein, neben Ihren übrigen laufenden Posten.
• Überprüfen Sie Ihre eigene Nettomarge über den Artikel zu Gastro-Kennzahlen — je dünner diese Marge, desto strenger sollte Ihre Kreditgrenze eigentlich sein.
• Erwägen Sie bei Ihren größten, strukturellsten Kunden (ein Büro, das wöchentlich kommt) eine echte schriftliche Vereinbarung mit fester Zahlungsfrist, wie im Artikel über Zahlungsfristen — das ist kein Misstrauen, sondern schlicht derselbe Schutz, den Sie einem Lieferanten längst gewähren.

Vertrauen und eine Zahl schließen sich nicht aus

Keine der vier Zahlen oben sagt, dass Sie aufhören müssen, Stammgäste auf Rechnung essen zu lassen. Sie sagen, dass es eine finanzielle Entscheidung ist — mit einer Laufzeit, einem Kosten bei Ausfall und einer Grenze — und deshalb nicht einfach einem Heft und dem Gedächtnis dessen überlassen werden sollte, wer an diesem Abend Dienst hatte.

Eine Kartenzahlung über 525 € kostet Sie nichts außer der üblichen Transaktionsgebühr. Dieselben 525 € auf einem Kundenkredit können Sie, wenn es schiefgeht, schnell 6.563 € an frischem Umsatz kosten, um es wettzumachen. Der Unterschied zwischen diesen beiden Beträgen ist genau das Vertrauen, das Sie heute kostenlos verschenken — manchmal zu Recht, manchmal nicht, aber fast immer, ohne dass je eine Zahl daran gehängt wurde.

Hängen Sie diese Zahl dran, behalten Sie Ihre größten Kundenkredite im Blick, und lassen Sie die Summe in Ihren Kassenplan einfließen. Dann bleibt Kundenkredit, was er sein sollte — eine Gefälligkeit für die, die sie verdient haben — statt ein Kredit, den nie jemand tatsächlich genehmigt hat.