Neste artigo
"Ponha na minha conta, passo lá para a semana" é a frase mais inofensiva do setor — e o momento exato em que o seu restaurante concede um empréstimo, sem contrato, sem juros, sem prazo e normalmente sem que fique nada registado. Quatro números colocam esse crédito em cima da mesa: quanto tempo o seu dinheiro está realmente fora, quanto lhe custa uma conta por pagar, onde está o limite antes de um cliente habitual se tornar um risco sem controlo, e o que isso está a fazer, entretanto, à sua própria tesouraria.
Todo o restaurante independente recebe o pedido mais cedo ou mais tarde: um cliente habitual que vem há anos, um empresário vizinho, o escritório a três portas de distância que aparece com cinco pessoas todas as quintas-feiras ao almoço. "Ponha na nossa conta, resolvemos isso no fim do mês" — e nove em cada dez vezes diz que sim, porque dizer não a alguém que já conhece parece uma desconfiança que essa pessoa não mereceu.
Isso não é um prazo de pagamento como o que um fornecedor lhe concede, ou como o que concede a um cliente de catering — um quadro legal com prazo, juros automáticos em caso de atraso e, como este blog já calculou no artigo sobre prazos de pagamento, um direito de recurso se algo correr mal. O que acontece aqui chama-se simplesmente fiado a clientes: crédito informal, concedido com um aperto de mão, sem contrato e sem qualquer garantia de que o dinheiro volte algum dia.
O problema não é confiar num cliente habitual. O problema é que quase ninguém coloca essa confiança em números — durante quanto tempo o dinheiro está realmente fora, quanto custa se correr mal, onde está o limite, e o que isso faz à sua própria tesouraria neste momento. Este artigo dá-lhe esses quatro números, na ordem em que deveriam realmente orientar uma decisão.
Tudo na calculadora abaixo funciona no seu próprio navegador; nada é enviado ou guardado.
Porque isto é mais do que um caderno atrás do balcão
Um pagamento por cartão está na sua conta amanhã. Um fiado a clientes fica em aberto, em média, 38 dias — mais de um mês durante o qual já adiantou a conta: os ingredientes, o salário de quem serviu, a parcela de gás e eletricidade daquela noite. Já pagou o prato antes mesmo de o cobrar. Isto não é um pormenor de contabilidade; é um empréstimo, e o senhor é o banco que não cobra juros.
Porque isto acontece em todo o lado apesar de tudo é fácil de perceber: o cliente habitual que come a crédito hoje é normalmente também aquele que sustenta o seu faturamento o ano todo. O risco parece pequeno porque quase nunca corre mal — até que, uma vez, corre, e descobre-se que ninguém alguma vez anotou exatamente quanto estava em aberto, em nome de quem, e desde quando.
O guia definitivo Finanças: o sistema completo por trás de um restaurante saudável Custeio, margem, tesouraria e indicadores numa única visão geral — o contexto por trás de cada número deste artigo. Abrir o guiaOs 4 números por trás do fiado a clientes
Na ordem em que deveriam realmente orientar uma decisão: primeiro durante quanto tempo o dinheiro está fora, depois quanto custa se nunca voltar, depois onde está o limite, e por fim o que isso faz à sua própria tesouraria entretanto.
1. Days Sales Outstanding: durante quanto tempo o seu dinheiro está realmente fora
O Days Sales Outstanding — DSO — é o número que indica quantos dias há, em média, entre o momento em que um cliente come e o momento em que vê esse dinheiro realmente na sua conta. Num pagamento por cartão isso é praticamente 1 dia: a transação liquida-se no dia útil seguinte, seja o cliente um desconhecido ou o seu habitual mais fiel. Numa fatura formal com prazo de pagamento — o tema do artigo sobre prazos de pagamento — isso ronda por lei muitas vezes os 30 dias, com contrato, prazo e juros por trás em caso de atraso.
Um fiado informal a clientes não tem nada disso, e na prática alonga-se sistematicamente por essa mesma razão: nenhum prazo a que recorrer, nenhum lembrete automático, e uma barreira social para cobrar a um cliente habitual que um devedor formal nunca desencadeia. Nos restaurantes que realmente acompanham isto, o fiado médio tende mais para os 38 dias do que para os 30 dias que todos têm em mente ao dizer "fim do mês" — e numa parte das contas isso torna-se silenciosamente dois ou três meses, porque ninguém traça nunca um limite.
A diferença entre estes dois números — um pagamento por cartão que chega amanhã, um fiado só saldado após mais de cinco semanas — é exatamente o tempo durante o qual carrega com o risco sem receber nada em troca. Sem juros, sem garantia, apenas a confiança de que o fim do mês chegará mesmo.
O número de dias entre o momento em que um cliente come e o momento em que realmente vê o dinheiro.
Os dois primeiros números são exigíveis: um pagamento por cartão liquida-se automaticamente, um prazo de pagamento tem um prazo e um direito de recurso (ver o artigo sobre prazos de pagamento). Os dois últimos não são — são intervalos típicos da prática, não valores legais, e sobem precisamente porque nada os retém.
2. O ponto de equilíbrio do incobrável: o que uma conta por pagar custa em faturamento NOVO
Este é o número que torna tudo concreto, e surpreendentemente poucos negócios alguma vez o calcularam. Uma conta por pagar não lhe custa o seu valor — já gastou a maior parte dessa quantia em ingredientes, salários e custos fixos. Custa-lhe o que sobra depois de tudo isso: a sua margem líquida. E para recuperar esse mesmo lucro, precisa de um múltiplo desse valor em faturamento completamente novo.
Calcule com uma conta de 375 €, um valor mensal bastante típico para um cliente habitual ou um pequeno escritório que almoça semanalmente. Com uma margem líquida sólida de 8% — o topo da faixa que este blog estabeleceu no artigo sobre indicadores da restauração — precisa de 4688 € em faturamento completamente novo para recuperar esse mesmo lucro. Isso é 12,5 vezes o valor da conta original, e isto com uma margem SAUDÁVEL.
Com a margem mais realista que esse mesmo artigo indica para um negócio independente, à volta de 5%, isso sobe para 7500 €. E com uma margem fina de 3% — mais próxima do que muitos independentes efetivamente conservam — precisa de até 12 500 € para compensar essa única conta por pagar. Quanto mais baixa a sua margem, mais pesado é cada euro de incobrável — exatamente o oposto da intuição de que uma conta pequena não pode ser um grande problema.
É também por isso que um único incobrável raramente é um problema por si só: o verdadeiro problema é que ninguém coloca esse valor ao lado do faturamento que realmente teria de o compensar. A calculadora mais abaixo faz esse cálculo com os seus próprios números.
Quanto faturamento completamente novo dá o mesmo lucro que a conta que nunca cobrou, a três margens líquidas diferentes.
Quanto mais fina a sua margem, maior o múltiplo — a 3% de margem líquida são 33,3 vezes o valor da conta original. As margens são a faixa que este blog fixa no artigo sobre indicadores da restauração para um negócio independente, não uma garantia para o seu próprio resultado.
3. O teto de crédito que ninguém fixa
Pergunte a um dono de restaurante quanto crédito um único cliente habitual pode acumular antes de se tornar um problema, e a resposta é quase sempre silêncio, seguido de "depende". Esse é o verdadeiro risco — não o crédito em si, mas a ausência de um número. Um banco, um fornecedor e uma seguradora trabalham todos com um limite de crédito por cliente. Um restaurante que funciona à base de confiança normalmente não trabalha com nenhum.
Sem teto, um fiado a clientes cresce sem ser notado: um habitual que deixava acumular 375 € passa, ao fim de algum tempo, a deixá-lo correr por dois meses em vez de um, e ninguém repara porque nunca houve um momento em que alguém dissesse "até aqui e não mais". Quando se repara, o habitual com quem nunca teve um problema é subitamente aquele com o maior saldo em aberto da casa — e o mais incómodo de abordar, precisamente porque se conhecem há tanto tempo.
Um teto não precisa de ser rígido para ser útil. Mesmo uma regra simples — nunca mais do que um mês de valor em aberto por conta, e um limite fixo sobre a soma de todos os fiados juntos — dá-lhe algo com que medir. A calculadora mais abaixo mostra o que os seus próprios fiados a clientes representam hoje no total; esse número já é a primeira referência para um teto que ainda tem de fixar.
4. O custo do financiamento: o que essa conta em aberto custa à sua própria tesouraria
Cada euro parado num fiado a clientes é um euro que não está na sua caixa enquanto já está a pagar tudo o que está ligado a ele — o fornecedor, os salários, a renda. É exatamente o mesmo mecanismo já modelado pelo planeador de tesouraria deste site para o crédito de fornecedores, só que na direção contrária: aí é O SENHOR quem obtém 30 dias do seu próprio fornecedor; aqui é o senhor quem concede esse adiamento ao seu próprio cliente. Onde o crédito de fornecedores alivia a sua tesouraria, o crédito a clientes faz exatamente o oposto.
Num ano, não é um valor pequeno. Doze fiados a clientes de 375 € por mês cada um representam juntos 54 000 € de faturamento que adianta sem juros durante todo o ano — dinheiro que nenhum banco lhe emprestaria alguma vez de graça, e que aqui oferece sem que intervenha nunca uma taxa, um contrato, ou sequer uma decisão consciente.
Se já acompanha o seu plano de tesouraria com o planeador de cashflow, pode introduzir aí o saldo em aberto dos seus fiados a clientes como uma rubrica de sinal contrário — uma conta a receber em vez de uma dívida. Assim, esse financiamento deixa de viver num caderno atrás do balcão e passa a estar junto do resto da sua liquidez, onde deve estar.
Calcule a exposição dos seus próprios fiados a clientes
Indique quantos fiados a clientes permite, o valor médio mensal de cada um, a sua própria margem líquida e quanto tempo demora em média a receber. A ferramenta mostra o que está atualmente imobilizado em caixa, o que uma conta completamente por pagar lhe custa em faturamento novo, e quanto financiamento sem juros oferece por ano.
Se sabe, por experiência, que percentagem dos seus fiados a clientes nunca é totalmente recebida, indique também isso — a ferramenta calcula imediatamente o que esse incobrável lhe custa em média por ano. Tudo funciona no seu próprio navegador; nada é enviado ou guardado.
Calculadora de exposição de fiados a clientes
Para o número de contas, o valor médio e a margem do seu próprio restaurante.
Habituais, escritórios, empresários vizinhos — qualquer pessoa autorizada a comer a crédito.
Estime a média entre todos os seus fiados a clientes, não apenas o maior.
O que sobra depois de tudo pago — ingredientes, salários, renda, todos os custos fixos.
Desde o dia em que a refeição é feita até ao dia em que o valor chega realmente.
A percentagem do seu faturamento em fiado que nunca é totalmente recebida. Não sabe? Deixe em branco.
Caixa atualmente imobilizada
—
O que tem em aberto em fiados a clientes a qualquer momento, a este ritmo.
Faturamento necessário para cobrir um incobrável completo
—
À sua própria margem, com base no valor médio por conta.
Financiamento sem juros que oferece por ano
—
O total de todos os fiados a clientes juntos, ao longo de um ano completo.
Perda anual esperada com incobráveis
—
E o faturamento necessário para compensar exatamente essa perda.
Indique uma taxa de incobráveis para ver também a sua perda anual esperada.
Um cálculo baseado nos números que o próprio introduz — não é consultoria contabilística. Para os valores exatos em aberto dos seus próprios fiados a clientes, a sua própria contabilidade, ou uma conversa com o seu contabilista, continuam a ser a fonte mais fiável.
Encare o resultado como o início de uma reflexão consigo mesmo, não como um veredicto sobre os seus clientes habituais. Um pequeno valor em aberto hoje não é um problema — a questão é se existe um teto que o mantém assim, e se alguma vez o disse em voz alta.
O que pode fazer esta semana, este mês e de forma estrutural
Eliminar de um dia para o outro o crédito a clientes não é uma opção para a maioria dos restaurantes — é exatamente o tipo de confiança que fideliza os habituais. Esta ordem começa por ver com clareza, depois estabelece um ritmo, e só depois o integra no seu plano de tesouraria.
Esta semana: junte tudo o que já está em aberto numa única lista
- Reúna cada caderno, papel avulso e nota solta atrás do balcão numa única visão geral: quem está em aberto, desde quando, e por quanto.
- Preencha a calculadora acima com os seus próprios números para ver o que o total representa realmente hoje.
- Assinale à parte os dois ou três valores em aberto mais antigos — são as contas que merecem uma conversa primeiro.
Este mês: dê a cada fiado a clientes um ritmo e um teto
- Combine com cada habitual ou escritório um dia fixo de pagamento — semanal ou mensal, mas sempre um dia concreto, nunca "em breve".
- Fixe para si mesmo um teto de crédito simples por conta, por exemplo nunca mais do que um mês em aberto de cada vez.
- Envie, ao atingir esse teto, um único lembrete educado e padronizado — o mesmo texto sempre, para que nunca pareça um ataque pessoal.
De forma estrutural: deixe-o alimentar o seu plano de tesouraria
- Introduza o total dos seus fiados a clientes em aberto como conta a receber no planeador de tesouraria, junto das suas outras rubricas correntes.
- Reveja a sua própria margem líquida através do artigo sobre indicadores da restauração — quanto mais fina essa margem, mais rigoroso deveria na verdade ser o seu teto de crédito.
- Para os seus maiores clientes estruturais (um escritório que vem semanalmente), considere um acordo real por escrito com um prazo de pagamento fixo, como no artigo sobre prazos de pagamento — isso não é desconfiança, é simplesmente a mesma proteção que já dá a um fornecedor.
Confiança e um número não se excluem mutuamente
Nenhum dos quatro números acima diz que deve deixar de permitir que os seus habituais comam a crédito. Dizem que é uma decisão financeira — com uma duração, um custo se correr mal, e um teto — e que, por isso, não deveria simplesmente ser deixada a um caderno e à memória de quem estava de serviço nessa noite.
Um pagamento por cartão de 375 € não lhe custa nada além da comissão de transação habitual. Esse mesmo valor de 375 € num fiado a clientes pode, se correr mal, custar-lhe rapidamente 4688 € em faturamento novo para o compensar. A diferença entre estes dois valores é exatamente a confiança que oferece hoje de graça — por vezes com razão, por vezes não, mas quase sempre sem que alguma vez lhe tenha sido atribuído um número.
Atribua esse número, acompanhe os seus maiores fiados a clientes, e deixe o total alimentar o seu plano de tesouraria. Assim, o crédito a clientes continua a ser o que deve ser — um favor para quem o mereceu — em vez de um empréstimo que ninguém alguma vez aprovou realmente.