Roger Fields brugte ti år som revisor, før han åbnede sine egne restauranter i New York, og Restaurant Success by the Numbers er den bog, han selv gerne ville have haft først. Hans pointe er ubekvem og nyttig på samme tid: de fleste restauranter, der lukker, var aldrig levedygtige på papiret, og ejeren kunne have vidst det, før lejekontrakten blev skrevet under. For alle, der planlægger at åbne en café, bistro eller bar i Europa, er det den klareste gennemgang, vi kender, af regnestykket mellem en drøm og en forretningsplan.
Den store idé
En restaurant er et sæt tal, der enten passer sammen eller ej: konceptet bestemmer det gennemsnitlige forbrug, beliggenheden bestemmer huslejen og fodgængertrafikken, menuen bestemmer food costen, og break-even fortæller dig, om det hele tilsammen kan betale dig en løn. Tjek om det passer, før du bygger.
Hvem bør læse den
Læs den, hvis du planlægger din første restaurant, overtager en eksisterende, eller driver et fyldt sted, hvor der alligevel aldrig er penge på kontoen. Den er skrevet til selvstændige, ikke kæder, og forudsætter ingen finansiel baggrund. Spring den over, hvis du søger inspiration til køkken, service eller indretning; denne bog køber du for tallenes skyld.
Vigtigste pointer
- Den berømte 90%-fejlrate er en myte; restauranter lukker af en kort, forudsigelig liste af grunde, og de fleste kan undgås.
- Koncept, målgruppe og beliggenhed skal stemme overens; at forelske sig i to af dem, før man tjekker den tredje, er begynderens klassiske fejl.
- Prognosticér salg nedefra og op (pladser, omsætning per bord, forbrug, dage), og skær derefter i resultatet; overvurdér omkostninger og undervurdér salg, aldrig omvendt.
- Break-even er de faste omkostninger divideret med det, der er tilbage af hver euro efter de variable omkostninger, og lader dig teste en lejekontrakt, en pris eller en ansættelse på et minut.
- De penge, du har brug for, er investeringen plus en buffer til det uforudsete plus flere måneders arbejdskapital; reserven er det sidste, du skærer, ikke det første.
90%-myten om fiasko, og hvad der reelt lukker restauranter
Tallet, alle gentager, at ni ud af ti restauranter fejler i det første år, har ingen seriøs forskning bag sig. Fields graver de akademiske studier frem og finder lukningsrater i det første år tættere på en fjerdedel eller en tredjedel, hvor overlevelsen forbedres markant, når et sted kommer forbi det tredje år. Myten gør dobbelt skade: den skræmmer de forsigtige væk, og den giver de uforsigtige en undskyldning – hvis det alligevel er lotteri, hvorfor så planlægge?
Det, der reelt lukker selvstændige, er ifølge hans erfaring som revisor for kunder i restaurationsbranchen, en kort, gentagende liste. En husleje, som salget aldrig kunne bære. For få kontanter til at overleve de første stille måneder. For meget lånt til indretningen, så afdragene æder overskuddet. Et koncept, der ikke passer til det kvarter, det lander i. Og ingen, der holder øje med mad-, drikke- og personaleomkostninger uge for uge. Franchiser fejler langt sjældnere, ikke fordi deres mad er bedre, men fordi nogen undersøgte beliggenhed og koncept, før pengene blev brugt.
Hans tilgang er nøgtern: start mindre end din drøm, sæt målbare mål, accepter at den kapital, du kan skaffe, definerer størrelsen på det sted, du kan åbne, og omgiv dig med folk, der kan det, du ikke kan. Resten af bogen er netop denne research, gjort op i tal, uden franchiseafgift.
Koncept, marked og beliggenhed skal stemme overens
Fields åbnede sin første restaurant, et mexicansk sted nær Times Square, med et sjovt koncept, et fuldt udstyret køkken og en lav husleje, og den kæmpede fra dag ét. Naboerne viste sig at være beboere i socialt boligbyggeri og teatergængere med konservativ smag og beskedne budgetter. Først da han genopbyggede konceptet omkring dem, der rent faktisk gik forbi døren, tog forretningen fart. Hans lektie: du må gerne forelske dig i et koncept eller en beliggenhed, men aldrig i begge, før du har tjekket, at det ene passer til det andet.
Undersøgelsen er ikke særlig glamourøs. Hvem bor, arbejder og går forbi inden for gåafstand, hvad tjener de, hvad tager de travle steder i nærheden, og hvem sidder der, hvor mange restauranpladser findes der allerede per indbygger i området. I en dansk by betyder det at tælle udeserveringer en lørdag, læse menuerne hos de tre travleste konkurrenter og spørge den lokale erhvervsforening, hvem der har åbnet og lukket for nylig. Radiussen afhænger af konceptet: en specialiseret, dyrere restaurant kan tiltrække gæster helt fra tyve kilometers afstand, mens et frokoststed lever af nogle få gader.
Under det hele ligger det unikke værditilbud: én ting, din målgæst kan se og værdsætte, som stedet på den anden side af gaden ikke tilbyder. Et homogent koncept, endnu en pizzeria på en gade med fire i forvejen, konkurrerer på pris og kan ikke hæve den; et differentieret kan, og gæster vil rejse og betale for det.
Prognosticér salg konservativt: pladser, omsætning per bord, forbrug, dage
Gennemførlighedsanalysen begynder med en salgsprognose bygget nedefra og op, ikke ønsketænkning. For hver spisning skal du estimere antal pladser, hvor mange gange hver plads fyldes (omsætningen per bord), og hvad en gæst bruger på mad og drikke, hver for sig, for aftengæster bestiller vin og dessert, det gør frokostgæster ikke. Gang med antal åbningsdage, derefter med 4,33 for en måned og 52 for et år; tolv måneder af fire uger mister stille og roligt fire ugers lønninger.
Et bistro med 50 pladser i Gent, åbent fem aftener, med en bordomsætning på 1,5 til 283 kr per person, forudser omkring 106.200 kr om ugen; tilføj tre frokoster med én omsætning og 164 kr, og du nærmer dig 130.400 kr. Skær derefter i tallet, for salg tager måneder at bygge op, august tømmer byen, og en tirsdag er ikke en lørdag. Fields er ligeud: undervurdér salget og overvurdér omkostningerne, aldrig omvendt.
De gennemsnitlige udgifter per spisning fortsætter med at virke efter åbningen. Et faldende gennemsnitsforbrug til aften er din tidligste advarsel om et service- eller portionsproblem, uger før revisoren ser det i kvartalstallene.
Faste, variable, og et break-even du kan lege med
Omkostninger deler sig i to. Faste omkostninger løber, uanset om døren åbner eller ej: husleje, forsikring, afdrag på lån, lederens løn, skraldespanden. Variable omkostninger stiger og falder med salget: råvarer, drikke, de fleste køkken- og servicetimer, kortgebyrer, vaskeri. Mad, drikke og personale tilsammen, det branchen kalder prime cost, tager i de fleste restauranter cirka 60 til 65 øre af hver krone. Det er den dårlige nyhed; den gode er, at det netop er de omkostninger, du kan styre, mens huslejen er underskrevet i årevis.
Deraf følger break-even: divider dine faste omkostninger med den andel af hver krone, der er tilbage efter de variable omkostninger. Hvis faste omkostninger er 67.050 kr om måneden, og variable omkostninger æder 62% af salget, har du brug for 67.050 kr divideret med 0,38, cirka 176.500 kr om måneden, før den første krone overskud, eller cirka 7.080 kr om dagen over 25 åbningsdage. Sæt dette tal ved siden af din prognose, og du ved med det samme, om planen overhovedet har en margin.
Den reelle værdi ligger i hvad-nu-hvis. Hjørnelokalet med 5.215 kr mere i husleje kræver hver måned, for evigt, 13.780 kr mere i salg for at efterlade det samme overskud. At sænke den variable omkostning fra 62% til 59% sænker break-even med cirka 12.665 kr om måneden. Du kan teste en lejekontrakt, en prisændring eller en ekstra kok på et minut i stedet for at genopbygge hele planen.
Hvor mange penge du reelt har brug for
Hvor meget koster det at åbne en restaurant? For Fields er det det forkerte første spørgsmål, for svaret afhænger af dem, der kommer før: hvilken type, hvor, hvor stor, hvordan indrettet. Når konceptet er fastlagt, lister kapitalbudgettet alt, hvad der betales, før den første gæst sætter sig: depositum og første husleje, design og byggearbejde, tilladelser, licenser og juridiske omkostninger, forsikring, udstyr, service, startlager, den første lønudbetaling og åbningsmarkedsføring.
Så kommer to poster, som førstegangsejere typisk springer over. En buffer på cirka en femtedel af totalen, for ved renovering findes der altid noget bag væggen, og hver uges forsinkelse betyder husleje og løn uden noget salg. Og arbejdskapital: kontanter til at dække mindst tre måneders faste omkostninger, mens forretningen bygges op. Hans eget første budget endte 223.500 kr for lavt. En indretning til 1.862.500 kr, der åbner med en tom konto, er den mest almindelige måde, et godt koncept dør på sin første vinter.
Budgettet er også det, du viser investorer, så det skal kunne klare mødet med virkeligheden; at gå tilbage og bede om flere penge er den hurtigste måde at miste deres tillid på. Hvis pro forma viser 670.500 kr i nettooverskud på en investering på 2.086.000 kr, er det et troværdigt oplæg. Den samme plan med bufferen stille slettet er det ikke.
Lejekontrakten og pengene: læs det med småt
Huslejen er den ene faste omkostning, du ikke kan genforhandle bagefter, så den fortjener den største mistillid før underskrift. Fields' benchmark for bordservice er en samlet årlig husleje på ikke mere end cirka 10 til 12% af det forudsete salg; ved 4.470.000 kr om året loftfæster det huslejen til cirka 37.250-44.700 kr om måneden, uanset hvad mægleren siger, gaden er værd. Derefter vil han have, at ejeren forstår hver klausul: hvornår huslejen reelt starter (aldrig før lokalet er brugbart), faste versus indekserede forhøjelser, hvad en netto-lejekontrakt overfører i skatter og fælles udgifter, om du må sælge eller fremleje, og om du personligt garanterer hele perioden.
Han er lige så direkte om finansiering. Egne penge først, for ingen bakker op om en ejer, der selv intet risikerer; derefter familie og investorer, der forventer et reelt afkast for en reel risiko; og først derefter banken, som for en europæisk opstart typisk betyder et lån mod personlig kaution eller en offentlig garantiordning. Udlejerens bidrag og huslejefri måneder er også penge, og ofte de billigste. Leasing af udstyr giver plads, når banken siger nej, men læs først det samlede beløb, der skal tilbagebetales: leasingaftaler tillader sjældent tidlig exit.
Og én regel, han gentager, til den sidder fast: skriv ikke under på lejekontrakten, før finansieringen er bekræftet. En underskrevet lejekontrakt uden penge bagved er personlig gæld med en restaurants logo på.
Fra åbningsdagen og fremad: overvåg tallene ugentligt
Fyldte borde er ikke overskud. Hvis kassen er fuld, og bankkontoen ikke er, er diagnosen næsten altid den samme: fire lækager, fordærv, spild, tyveri og overbemanding, og den fælles årsag er, at ingen tæller. Fem øre tabt på hver salgskrone lyder som ingenting, indtil du ganger det med 3.725.000 kr om året i ti år.
Værktøjerne er enkle og ugentlige. Minimumsniveauer for hvert emne, forventet ugeforbrug plus et lille sikkerhedslager divideret med antal leverancer, holder lageret lavt, friskt og optælleligt. Vareforbrug er startlager plus indkøb minus slutlager, holdt op mod den uges salg, og enhver afvigelse på to point eller mere fra målet undersøges samme dag. Standardopskrifter og en portionsvægt, for nogle få gram for meget på én ret løber let op i over 11.175 kr om året. Hver drink slås ind, før den hældes, og en anden end bartenderen tæller baren.
Hvert år, hæv priserne stille med et par procent i stedet for højlydt med ti; en ret til 108 kr, der bliver 111 kr, lægger ingen mærke til. Ejere, der ser på mad-, drikke- og personaleomkostninger hver uge, er ifølge Fields konsekvent mere profitable end dem, der gør det månedligt, for tabt overskud kan ikke genvindes, kun stoppes.
Sådan kommer du i gang
- Skriv en gennemførlighedsanalyse på én side: pladser, bordomsætning, forbrug per spisning, faste og variable omkostninger, break-even og den kapital, du har brug for, inklusive en buffer på 20% og tre måneders faste omkostninger.
- Undersøg konkurrenterne ordentligt: spis på de tre travleste steder nær din placering, saml deres menuer, og notér priser, gennemsnitligt ophold og hvem gæsterne er.
- Genberegn dine ti bedst sælgende retter med rigtige fakturapriser og reelt udbytte, og tjek hver mod en målsat food cost-procent og dens bidrag i kroner.
- Tag din udkastede lejekontrakt til nogen, der læser erhvervslejekontrakter professionelt, og sæt et huslejeloft som en andel af forudset salg, før du forhandler.
- Start en ugentlig taltradition: tæl det mest værdifulde lager, beregn mad-, drikke- og personaleomkostninger som en andel af salget, og undersøg enhver afvigelse på to point eller mere.
Hvor bogen kommer til kort
Bogen er amerikansk, og det ses. Finansieringskapitlet er bygget op om lån garanteret af den amerikanske stat, licensafsnittet om delstaternes alkohollovgivning, og tallene er i dollar, ounce og pund, så hvert regneeksempel skal oversættes. Marketingkapitlet er fra før sociale medier og læser sådan. For Europa forskyder forholdene sig også: personale vejer tungere i salget i Danmark eller Belgien end i Fields' New York, menupriser inkluderer moms, så hver omkostningsprocent skal beregnes på omsætning ekskl. moms, og bogen siger stort set intet om momstiming eller likviditet, hvor mange selvstændige i EU rent faktisk løber tør for penge. Intet af dette ugyldiggør metoden; du skal bare bringe dine egne tal.
Vores dom
Køb den, hvis du åbner, køber eller refinansierer en restaurant og vil forstå det regneark, din revisor kommer til at bygge. Det er den mest tålmodige forklaring af restaurantregnestykker, vi har læst, og lektionerne overlever de forældede eksempler.
Ofte stillede spørgsmål
Er Restaurant Success by the Numbers stadig relevant for en europæisk restaurant?
Metoden er; eksemplerne er ikke. Break-even, food cost-baseret prissætning, arbejdskapital og læsning af lejekontrakter fungerer på samme måde i København som i New York, men du skal indsætte europæiske lønninger, priser ekskl. moms og din egen banks lånevilkår.
Skal jeg have en regnskabsbaggrund for at læse den?
Nej. Roger Fields skriver til førstegangsejere og forklarer hver udregning med et gennemregnet eksempel. Kan du dividere to tal, kan du følge med i hele bogen.
Hvad er det mest nyttige tal i bogen?
Break-even: dine faste omkostninger divideret med den andel af hver salgskrone, der er tilbage efter de variable omkostninger. Det fortæller dig det daglige salg, du skal bruge, før noget overskud, og lader dig teste en husleje, en pris eller en ansættelse på et minut.
Handler den kun om at åbne en restaurant?
Mest, men det sidste kapitel om minimumsniveauer, ugentligt vareforbrug, portionskontrol og tyveri gælder for ethvert allerede kørende sted, og det er den del, travle ejere typisk har mest brug for.
Dette er vores egen læsning af bogen, ikke en erstatning for den. Køb bogen hos din lokale boghandel.