U ovom članku
Svaki neovisni ugostiteljski lokal prima pripravnike, i gotovo nitko ne izračuna što oni zapravo koštaju. Ne zato što je to komplicirano, nego zato što se račun sastoji od stavki koje nikad ne završe na istom listu.
Izračunajte, i postoje četiri druge stavke koje nitko ne pribraja naknadi: vrijeme mentoriranja iskusnog djelatnika, tjedni tijekom kojih pripravnik još ne radi punom brzinom, mjesta koja prestanu prije kraja, i pitanje koje odlučuje sve — koliko svojih pripravnika zapravo naknadno zaposlite?
Naknada je jedina stavka koja stoji na papiru, i zato je i jedina koju itko ikad zbroji. Ostale četiri skrivene su u rasporedu koji je već bio pun, u razdoblju uhodavanja kojem nitko ne daje ime, i u osipanju koje se primijeti tek kad sljedeći pripravnik već stigne.
Ovaj vodič prolazi kroz sedam brojki jednu po jednu, s računicom uz svaku. Na dnu unosite svoje vlastito mjesto u kalkulator — naknadu, sate, vrijeme mentoriranja, tempo uhodavanja i vjerojatnost zapošljavanja — i dobivate punu cijenu po mjestu i po odrađenom satu.
Sve se računa u vašem vlastitom pregledniku: ništa se ne šalje, ništa se ne pohranjuje. Brojke ispod primjer su izračuna za jedno pripravničko mjesto od dvanaest tjedana — vaš vlastiti lokal, vaš vlastiti raspored i vaša vlastita stopa konverzije stvarni su mjerodavci.
Zašto je 'besplatna pomoć' pogrešno pitanje
Pripravnik vas ne košta plaću, i to je jedino što većina vlasnika ikad zbroji. No 'bez plaće' nije isto što i 'bez troška': svaki sat koji pripravnik provede u kuhinji ili u sali, uz njega stoji iskusan djelatnik — nakratko, povremeno ili cijelu smjenu — a to je vrijeme koje se ne troši na nešto drugo. To se zove vrijeme mentoriranja, i ono ima svoju satnicu, iako se nikad ne pojavljuje na platnoj listi.
Drugo iskrivljenje tiče se brzine. Novi djelatnik koji već poznaje struku radi punom brzinom od prvog dana. Pripravnik ne — i to nije kritika, to je upravo smisao pripravništva. Svaki tjedan između prve smjene i trenutka kad pripravnik može obaviti otprilike ono što obavlja uvježbani djelatnik, ta pozicija zapravo radi s manjkom osoblja. Ta razlika zove se trošak uhodavanja, i ona je najveća od nevidljivih stavki.
A onda postoji i mjesto koje ne uspije. Dio svake generacije pripravnika prestane prije kraja — pogrešan spoj, fizička zahtjevnost struke, ili jednostavno obrazovanje koje krene drugim smjerom. Europsko praćenje strukovnog obrazovanja — vlastito praćenje Cedefopa i podaci o stopi dovršetka koje objavljuju nacionalna tijela — dosljedno pokazuje osipanje u dvoznamenkastim postocima, s rasponom koji se znatno razlikuje od zemlje do zemlje i od programa do programa. Ono što ostane nakon toga odlučuje koliko vas jedno mjesto stvarno košta — i hoće li konverzija u zapošljavanje ikad dobiti priliku dio toga vratiti.
Sveobuhvatni vodič Osoblje Restorana: 6 Koraka do Snažnog Tima Od zapošljavanja do zadržavanja: cjelokupni sustav upravljanja osobljem, u jednom vodiču. Otvorite vodič7 brojki, i što vas svaka od njih stvarno košta
Poredane su redoslijedom kojim postaju vidljive. Prva je jedina koja stoji zapisana bilo gdje; posljednje dvije vidite tek kad usporedite više generacija jednu do druge.
1. Naknada je najmanja stavka, ne cijeli račun
Naknada za pripravništvo u ugostiteljstvu obično je niska, a kod školskog pripravništva često iznosi nula. U primjeru računa ispod — dvanaest tjedana, trideset sati tjedno, naknada od 36 € tjedno — to iznosi 432 € za cijelo mjesto. To je iznos koji stoji na ugovoru, i to je ujedno i jedini iznos koji većina vlasnika ikad zbroji.
Usporedite tih 432 € s onim što ostatak članka izračunava — vrijeme mentoriranja i trošak uhodavanja za isto mjesto — i naknada je dosljedno najmanja od te tri stavke. Ne zato što nije bitna, nego zato što su druge dvije otprilike jednake veličine i zajedno teže više nego dvostruko.
To je bit ovog članka: 'besplatna pomoć' oduvijek je bilo pogrešno pitanje, jer naknada nikad nije bila cijeli račun. Ono što preostaje nije pitanje košta li pripravnik nešto, nego koliko — a nijedan ugovor na to ne odgovara.
2. Vrijeme mentoriranja posuđuje se s druge pozicije na sali
Svaka minuta koju iskusan djelatnik provede uz pripravnika, minuta je koja se ne troši na salu, na pass ili na blagajnu. Računajte dvanaest minuta mentoriranja po odrađenom satu — odgovaranje na pitanja, praćenje, ispravljanje, ponovno objašnjavanje — po satnici osobe koja mentorira, i za primjer iznad (dvanaest tjedana, trideset sati tjedno, 14 € na sat) to iznosi 986 €.
To je više od same naknade, i to je novac koji se nigdje ne knjiži kao 'trošak pripravnika' — nestaje u redovnom trošku plaće mentora, kao da bi ti sati ionako postojali. Nisu: taj je djelatnik prije toga radio nešto drugo s tim vremenom.
Kalkulator na dnu omogućuje vam da unesete i minute mentoriranja i satnicu mentora, upravo zato što je ovo prva od dvije najveće nevidljive stavke.
3. Tjedni uhodavanja koštaju proizvodnju, ne novac na računu
Pripravnik počinje od nule i postupno se približava tempu uvježbanog djelatnika. To nije specifičnost ugostiteljstva — to je uobičajen zaključak iz upravljanja operacijama da novi djelatnici na nepoznatom zadatku prate donekle predvidljivu, ali nelinearnu krivulju: brz napredak u početku, koji se izravnava kako se približavaju tempu iskusnog djelatnika.
Modelirajte tu krivulju kao ravnu liniju od nule do sto posto tijekom razdoblja uhodavanja, i prosječan manjak tijekom tog razdoblja izlazi točno na polovicu pune proizvodnje. Za primjer računa — razdoblje uhodavanja od šest tjedana, trideset sati tjedno, uz satnicu ekvivalentnu 11 € — to je 972 € proizvodnje koje u tim tjednima nije bilo.
Ta se brojka nigdje ne pojavljuje na računu. Skriva se u stolovima koji se okreću sporije, jelima koja sporije napuštaju pass, i kolegi koji tiho preuzima bez da itko tome da ime. Zajedno s vremenom mentoriranja, to je druga polovica računa koju sama naknada nikad ne pokriva.
Primjer računa: razdoblje uhodavanja od šest tjedana, trideset sati tjedno, uz satnicu ekvivalentnu 11 €. Osjenčani dio manjak je tog tjedna — ono što toj poziciji nedostaje u proizvodnji.
Tijekom šest tjedana manjak pada pravocrtno, od 83 % u prvom tjednu do nule u šestom. Prosječan manjak tijekom cijelog razdoblja izlazi točno na polovicu pune proizvodnje — upravo tu pretpostavku kalkulator na dnu koristi za trošak uhodavanja.
4. Ne stigne svako mjesto do kraja
Dio svake generacije pripravnika prestane prije kraja, a to nije samo neuspjeh vaše kuhinje. Cedefop i nacionalna tijela koja prate stope dovršetka po strukovnom programu dosljedno bilježe osipanje u dvoznamenkastim postocima — točan raspon uvelike se razlikuje po zemlji i po programu, ali red veličine dovoljno je dosljedan da se s njim planira.
Mjesto koje prestane prije kraja obično je već koštalo vrijeme mentoriranja i dio troška uhodavanja, a da nikad nije dalo potpuno produktivnog pripravnika zauzvrat. Taj trošak ne nestaje — tiho ga nose mjesta koja stvarno dovrše, i to je upravo ono što prikazuje grafika ispod.
To je i razlog zašto 'svake godine primimo nekoliko pripravnika' samo po sebi nije strategija, osim ako netko ne prati koliko ih zapravo dovrši mjesto. Bez tog broja računate s polovicom računa.
Primjer računa, raspoređen na mjesta koja stvarno dovrše put. Naknada, mentoriranje i trošak uhodavanja stvarna su cijena jednog mjesta; četvrti dio je ono što dodaju mjesta koja prestanu prije kraja.
Kod ilustrativnog osipanja od 20% — negdje unutar raspona koji Cedefop i nacionalna obrazovna tijela objavljuju po zemlji i po programu — svako dovršeno mjesto nosi točno taj udio računa za ona koja nisu uspjela. Prva tri dijela stvarna su cijena jednog mjesta: naknada, mentoriranje i trošak uhodavanja. Četvrti dio nije proizvoljan dodatak — matematički je točno jednak stopi osipanja, koji god iznos stajao ispod njega.
5. Konverzija je jedina brojka koja ikad vrati račun
Sve gore navedeno trošak je. Postoji točno jedna stavka koja nešto vraća: udio pripravnika koje naknadno zaposlite. Bez konverzije, pripravničko mjesto je obrazovna subvencija za tuđi posao — vrijedna, možda, ali ništa za što vaša kuhinja ikad išta dobije zauzvrat.
Uzmite punu cijenu jednog mjesta (naknada plus mentoriranje plus trošak uhodavanja) i podijelite je svojom vlastitom stopom konverzije da dobijete cijenu po zapošljavanju koje to stvarno proizvede. U primjeru računa — ukupan trošak 2.390 €, stopa konverzije 30 % — to iznosi 7.968 € po zapošljavanju. Kod konverzije od 60 % ta se brojka prepolovi; kod 10 % gotovo se utrostruči.
Upravo je to razlog zašto je konverzija jedina brojka koju je vrijedno pratiti. Ne 'koliko smo pripravnika imali', nego 'koliko ih još radi ovdje' — kalkulator na dnu stavlja taj postotak izravno nasuprot ostatku računa.
6. Što vrijedi jedno konvertirano zapošljavanje u odnosu na hladno zapošljavanje
Zapošljavanje koje proizlazi iz uspješnog pripravništva počinje nečim što razgovor za posao nikad ne daje: dvanaest tjedana u kojima ste već vidjeli kako se netko ponaša u prometnom petku navečer, kako rješava pritužbu, i uklapa li se u ostatak tima. Hladno zapošljavanje propušta sve to, a na napetom tržištu rada pronalaženje ugostiteljskog osoblja samo po sebi već je nemali trošak.
Ne postoji jedinstvena brojka na razini EU-a koja govori koliko vas stvarno košta loše zapošljavanje ili dugotrajno slobodno radno mjesto — previše se razlikuje po funkciji, regiji i lokalu da bi se svelo na jednu brojku. Ono što znate jest cijena po zapošljavanju koja proizlazi iz uspješnog mjesta, brojka koju sami poznajete čim ispunite kalkulator iznad — i to je brojka koju treba usporediti s vlastitim troškom zapošljavanja, a ne s prosjekom iz tuđeg izvještaja.
Za neke kuhinje ta usporedba pokazuje da su pripravnička mjesta jeftinija od hladnog zapošljavanja. Za druge pokazuje suprotno — obično zato što je konverzija preniska da bi ikad vratila vrijeme mentoriranja i trošak uhodavanja. Oba su odgovora korisna; upravo se ta usporedba obično nikad ne napravi.
7. Izgradite trajni put umjesto improvizacije svaki semestar
Većina kuhinja tretira svakog novog pripravnika kao prvi pokušaj: raspored koji se iznova izmišlja, mentor koji je slučajno slobodan tog dana, i uvođenje koje ovisi o tome tko ima vremena tog tjedna. Upravo je to razlog zašto vrijeme mentoriranja i trošak uhodavanja iznad tako narastu — improvizacija uvijek košta više od puta koji je već promišljen.
Plan uvođenja koji unaprijed odredi tko što pokazuje, kojim redoslijedom i u kojoj smjeni, skraćuje razdoblje uhodavanja bez dodatnog vremena mentoriranja — zapravo ga štedi, jer nitko više ne improvizira ono što je prethodna generacija već morala naučiti.
Uz to, jednostavno bilježite koga zaposlite, a koga ne, po generaciji, s razlogom. Nakon dvije ili tri generacije imate vlastitu brojku konverzije umjesto dojma, a to je jedina brojka u cijelom ovom članku koju sami, sa sigurnošću, možete promijeniti.
Usporedite svoje vlastito mjesto
Unesite što vaš pripravnik prima, koliko sati radi, koliko to mentoriranja zahtijeva i koliko brzo očekujete da dosegne punu brzinu. Polja su unaprijed ispunjena primjerom računa iznad, kako biste odmah vidjeli kako se čita — prepišite ih vlastitim brojkama.
Ispod se nalazi puna cijena jednog mjesta, cijena po odrađenom satu, i — uz vašu vlastitu stopu konverzije — cijena po zapošljavanju koje to stvarno proizvede.
Skener troška pripravništva
Osam polja, i cijeli račun od naknade do konverzije.
—
Ovo je model, ne računovodstveni standard: trošak uhodavanja pretpostavlja pravocrtan rast od nule do pune brzine, a stopa konverzije vaša je vlastita brojka, ne prosjek EU-a. Sve se računa u vašem pregledniku; ništa se ne šalje niti pohranjuje.
Dvije stvari za pamćenje. Vrijeme mentoriranja i trošak uhodavanja oba su troška koje već nosite, bez obzira zbraja li ih itko ikad — njihovim izračunom se ne mijenjaju, samo postaju vidljivi. A cijena po zapošljavanju nije fiksna: pada čim vaša konverzija raste, i ništa u ovom modelu to ne mijenja brže od bolje promišljenog puta.
Usporedite brojku koju ovdje dobijete s onim što vas obično košta slobodno radno mjesto i krug zapošljavanja. To je stvarna usporedba — ne 'besplatan pripravnik' nasuprot 'skupom zapošljavanju', nego dva troška koja oba zaslužuju brojku.
Što s time napraviti ove generacije, ove godine i sljedeće godine
Nitko ne popravlja četiri brojke odjednom. Ovaj redoslijed djeluje, jer svaki korak sljedeći čini mjerljivim.
Ova generacija — izračunajte jednom
- Ispunite kalkulator iznad brojkama svog trenutačnog ili posljednjeg pripravnika.
- Zapišite tri stavke odvojeno: naknadu, mentoriranje i trošak uhodavanja — i, ako znate, je li taj pripravnik dovršio mjesto.
- Pitajte svog mentora koliko minuta po satu stvarno na to troši; gotovo uvijek je više nego što je itko unaprijed pretpostavio.
- Usporedite konačnu brojku s onim što vas obično košta slobodno radno mjesto i krug zapošljavanja.
Ove godine — mjerite umjesto da nagađate
- Za svaku generaciju pratite koliko pripravnika dovrši mjesto i koliko ih naknadno zaposlite.
- Uspostavite stalni plan uvođenja, kako bi svaka generacija koštala manje vremena mentoriranja od prethodne.
- Pitajte one koji mentoriraju što bi skratilo razdoblje uhodavanja — obično je to jasniji prvi tjedan, ne duže pripravništvo.
- Izračunajte vlastitu stopu konverzije nakon dvije ili tri generacije, umjesto da se oslanjate na dojam.
Sljedeće godine — odlučujte brojkama, ne navikom
- Usporedite vlastitu stopu konverzije s cijenom po zapošljavanju i odlučite jesu li pripravnička mjesta jeftinija od hladnog zapošljavanja za vašu kuhinju.
- Prilagodite broj mjesta godišnje onome što vaš kapacitet mentoriranja stvarno može podnijeti, a ne broju škola koje se jave.
- Stavite ovaj model uz svoje ostale troškove osoblja u godišnjem planiranju — pripravnik pripada u isti račun kao i svaka druga stavka na platnoj listi.
Pripravnik je ulaganje, ne usluga
'Besplatna pomoć' nikad nije bio točan opis. Pripravnik košta vrijeme vaših najboljih ljudi, razdoblje uhodavanja u kojem pozicija radi s manjkom osoblja, i — za dio generacija — put koji se nikad ne dovrši. To nije razlog da prestanete primati pripravnike; to je razlog da ih računate onako kako računate sve ostalo.
Naknada je oduvijek bila najmanja stavka. Čim uračunate preostale dvije, pitanje se mijenja: ne 'je li ovaj pripravnik besplatan', nego 'koliko stvarno košta zapošljavanje koje iz njega proizlazi, i je li to manje od hladnog zapošljavanja'.
Napravite tu računicu prije nego što počne sljedeća generacija, ne nakon toga. Svaka brojka u kalkulatoru iznad nešto je što danas možete pitati vlastiti tim — vrijeme mentoriranja, tempo uhodavanja i udio onih koji ostanu.