Rendezvény Minimumköltés: 7 Szám a Csoportos Foglalás Árazásához

Csörög a telefon, valaki a termedet szeretné lefoglalni egy húszfős buliba, és ez ajándéknak tűnik: egy hívás, és az egész szombat estéd megtelt.

Görgess végig bármelyik vendéglátós fórumon, és a panasz mindig ugyanaz, három formában. Első forma: „odaadtam a termet egy keresztelőnek 800 euróért, aztán utólag kiszámoltam, hogy ugyanazok az asztalok egy átlagos szombaton 1400 eurót hoztak volna.” Második forma: „a társaság húsz főt mondott, tizennégyen jöttek el, én pedig húszra vásároltam be és osztottam be a személyzetet.” Harmadik forma: „nem mertem minimumköltést kérni, mert féltem, hogy lelépnek — most pedig a saját éttermem finanszírozza a bulijukat.” Egy csoportos foglalás extra bevételnek tűnik, de egy szám nélkül a háttérben ugyanolyan könnyen egy elrejtett kedvezmény a hét legjobb estéjén.

A probléma nem az, hogy ne fogadj csoportokat — hanem az, hogy a legtöbb tulajdonos hasból saccolja a minimumköltést, holott ez egy olyan számítás, ami öt sorban elfér. Ez az útmutató megadja neked azt a 7 számot, amelyekből ez a számítás összeáll, plusz egy számológépet, ami a saját termedet, a saját estédet és a saját csoportodat azonnal azzá az összeggé alakítja, amit kérned kellene.

Miért nem garancia egy tele terem a jó estére

Egy csoportos foglalás kétféleképpen terhel meg, és pontosan ezért marad csendben veszteséges anélkül, hogy bárki észrevenné. Az első teher látható: a csoport egy megegyezett összeget fizet, általában fejenként, és ez az összeg bevételnek érződik, ami befut a kasszába. A második teher láthatatlan és sokkal nagyobb: azokat az asztalokat, azt a személyzetet és azokat a nyitvatartási órákat rendes vendégeknek is el lehetett volna adni — a normál árréseden, nem egy alkudozott csoportos áron. Amit egy csoport valójában kóstál, nem az, amit fizet, hanem a különbség aközött, amit fizet, és aközött, amit ugyanazok a helyek egyébként hoztak volna.

Ez az aránytalanság annál nagyobb, minél zsúfoltabb az este. Egy keddi délutánon, amikor amúgy is félig üres vagy, szinte bármilyen összeg tiszta nyereség — nem szorítasz ki semmit. Egy szombat estén, amikor rendesen kétszer tudnád megtölteni a termet, a hét legértékesebb vendégeit cseréled le egy fix, gyakran leharcolt összegre. Pontosan itt csúszik el a dolog: a tulajdonosok a csendes keddre számolják ki a minimumköltést, aztán ugyanezt a számot alkalmazzák a szombatra is, és a veszteség csak utólag bukkan fel a könyvelésben.

Fontos: a fenti és lenti számok szemléltető jellegűek, nem kutatási eredmények, és semmiképp sem ígéretek. Amit ezekkel tenned kell, az az, hogy pontosan ugyanezt a képet felvázolod a saját éttermedre — és pontosan itt kezdődik az 1. szám.

A 7 szám, amiből egy jól működő minimumköltés összeáll

1. A viszonyítási pontod: átlagos költés egy normál estén

Minden minimumköltés összehasonlítás valamivel, és ez a valami az az átlagos költés, amit ugyanazok a helyek normál esetben hoznak. Számold ki külön napszakonként: az adott turnus bevétele elosztva az adott turnus vendégszámával, néhány reprezentatív hét átlagában. Egy hétköznapi ebéd és egy szombat este gyakran kettő-háromszoros különbséget mutat, és aki ezt egy kalap alá veszi, rendszeresen rosszul árazza a csoportjait.

Ez a szám egyben az érved is a tárgyaláson: ha egy csoport „csak 35 eurót” akar fizetni fejenként, miközben a szombati átlagos költésed 48 euró, az gyakorlatilag azt kéri tőled, hogy a saját árréseden alul dolgozz. A vendéglátós mutatókról szóló útmutatónk megmutatja, hogyan vesd össze ezt az átlagos költést az iparági számokkal, a menüárak emelése pedig segít, ha kiderül, hogy maga a viszonyítási pontod is túl alacsony.

2. A helyek, amikről lemondasz: hány normál vendég tűnik el

Egy húszfős társaság nem „húsz helyet” foglal el — hanem annyi helyet, amennyit egyébként betérő és foglalt vendégeknek adtál volna el, és ez egy másik szám abban a pillanatban, hogy különtermet, fix menüt vagy hosszabb asztalfoglalást használsz. Számold meg azokat a vendégeket, akiket normál esetben azon a helyen, abban az időpontban kiszolgálnál — ne a fizikailag ott álló székeket, hanem azokat a vendégeket, akik a szolgálat során ténylegesen átmentek volna azon a helyen.

Ez a különbség pontosan az oka annak, hogy egy különtermet magasabbra kell árazni, mint ugyanazokat az asztalokat a rendes étteremben: a teret mindenki elől lezárod, aki nem tartozik a csoporthoz, akkor is, ha maga a csoport kisebb, mint a terem befogadóképessége. Számold ki a kiszorított vendégeidet ingyenes bevétel-szimulátorunkkal, ami az asztalösszetételedet valós vendégszámmá és turnusonkénti bevétellé alakítja.

3. A fordulók, amiket elveszítesz, nem csak a helyek

Egy háromórás ültetett vacsora lefoglal egy asztalt, ami egyébként másfél-két fordulót is megélne egy zsúfolt estén. Ez az a szám, amit a legtöbb minimumköltés-számítás kihagy: az átlagos költést megszorozzák a helyek számával, és elfelejtik, hogy ugyanazok a helyek egy normál estén többször is megtelnek. Egyszerűen csak kérdezd meg magadtól: hány fordulót futna normál esetben ez a tér, ebben az időpontban? Ez a szám — általában valahol egy és kettő között — az a szorzó, ami a számításod többi részét is becsületessé teszi.

Minél gyorsabb a normál asztalfordulási sebességed, egy hosszú, ültetett csoportos vacsora annál drágábban jön ki valójában. A asztalforgás növelése útmutatónk elmagyarázza, hogyan mérd meg ezt a fordulási sebességet a saját éttermedben — pontosan az a szám, amire itt szükséged van.

4. Amibe a vendéglátás magán az ételen túl kerül

Egy csoport többe kerül, mint ami a tányérjukon van. Extra felszolgálók, fix vagy előre meghatározott menü, a terem berendezése és lebontása, extra mosogatás, néha dekoráció vagy külön kasszazárás — ezek olyan költségek, amiket egy normál turnus nem visel, tehát a normál átlagos költésed nem fedezi őket. Add hozzájuk egy fix összegként rendezvényenként, ne százalékban, mert alig skálázódnak a csoport méretével.

Ez egyben az a pillanat is, amikor a logisztikát magát is rendbe kell tenni, nem csak az árat: ki mit csinál, melyik fogás mikor megy ki, ki figyel az allergiákra. Ingyenes csoportos rendezvény forgatókönyvünk ezt a költségvetés mellé teszi, hogy maga az est ne tartogasson meglepetéseket.

5. A rés az ajánlat és a ténylegesen megjelenő létszám között

A csoportok szinte mindig zsugorodnak az ajánlat és maga az est között — néhányan mégsem tudnak jönni, egy család lemondja, egy kolléga megbetegszik. Ha a minimumköltésedet a megegyezett létszámra árazod, te fizeted a különbséget abban a pillanatban, hogy kevesebben jönnek el. A megoldás nem a vendég iránti bizalmatlanság, hanem egy fix biztonsági ráta, amit előre beépítesz az árba — jellemzően tíz-húsz százalék, attól függően, mennyire kiszámíthatatlan a nálad megforduló csoporttípus.

Emellett szabj meg egy szigorú határidőt, ameddig meg kell adni a végleges létszámot, egy előlegen keresztül, ami ezen létszám alatt nem jár vissza. A no-show csökkentéséről és az előleg- és lemondási szabályzatról szóló útmutatóink megadják az építőelemeket ehhez a szabályzathoz, hogy a biztonsági ráta a gyakorlatban is helytálljon.

6. Maga az este: milyen keresletet szorítasz ki valójában

Ugyanaz a csoport, egy másik estén, teljesen más szám. Egy céges buli egy szombat estén a hét legértékesebb vendégeit szorítja ki — itt a legmagasabb az elmaradt haszon. Ugyanaz a csoport egy keddi délutánon szinte semmit nem szorít ki, hiszen azok a helyek amúgy is üresen álltak volna. Dolgozz tehát egy napi szorzóval: egy tényezővel a számításodban, ami magasabb csúcsidőben és alacsonyabb — néha még az önköltség alatt is — azokban az időpontokban, amiket amúgy is próbálsz megtölteni.

A legcsendesebb napszakaidban egy alacsony minimumköltésű csoport gyakran pontosan az, amire szükséged van. A holtidők feltöltéséről és a csúcsidők kezeléséről szóló útmutatóink megmutatják, hogyan használd tudatosan mindkét szélsőséget, ahelyett hogy mindenhol ugyanazt az árat kérnéd.

7. A szám, amit végül ajánlasz

A fentiek mind egy képletben futnak össze: (átlagos költés × helyek × elveszett fordulók + rendezvényköltség) ÷ (1 − biztonsági ráta), elosztva a vendégszámmal a fejenkénti összegért. Ez nem bonyolult számítás, de számítás — nem egy megérzés arról, hogy legutóbb hogy érezted magad. Számold újra minden megkeresésnél, mert a helyek, a fordulók és a napi szorzó csoportonként változnak.

Az eredményt írásban rögzítsd az ajánlatodban, az előleggel és a végleges létszám határidejével együtt. A private dining kialakításáról szóló útmutatónk megmutatja, hogyan csomagold be ezt a számot egy olyan ajánlatba, ami meggyőzi az ügyfelet anélkül, hogy te engednél az árréseden.

Számold ki a minimumköltést a termedhez

Add meg a saját éttermed számait: az átlagos költésedet egy normál estén, hány helyet foglal el a csoport, hány fordulót futnál ott normál esetben, mibe kerül extra a rendezvény, és milyen biztonsági rátát szeretnél beépíteni arra az esetre, ha a csoport a megbeszéltnél kisebb létszámmal jelenne meg.

A fenti alapértelmezett értékekkel — 42 eurós átlagos költés, húsz hely, másfél forduló és 150 euró extra költség — 1410 eurós fedezeti pontra jutsz arra az estére. Add hozzá a 15%-os biztonsági rátát, és körülbelül 83 euró/fő javasolt minimumköltésnél kötsz ki, azaz összesen 1659 eurónál. Ez az összeg fedezi mind a normál bevételedet, mind annak esélyét, hogy az este folyamán néhány vendéggel kevesebb jön el — pontosan a különbség egy csoport között, amelyik megtölti az éttermedet, és amelyik kiüríti.

A cselekvési terved a következő ajánlathoz

Nem kell ezt egy lépésben vízhatlanná tenned. Ez a ritmus szinte minden étteremnél működik:

1. lépés — Számold ki (ma):

• Rendezd össze az átlagos költésedet napszakonként — ebéd és vacsora külön
• Töltsd ki a fenti számológépet a következő megkeresésedhez, és jegyezd fel az összeget
• Hasonlítsd össze ezt az összeget azzal, amit eddig hasból kértél

2. lépés — Rögzítsd (ezen a héten):

• Írd le fekete-fehéren a minimumköltésedet, az előleget és a végleges létszám határidejét
• Határozz meg egy napi szorzót: mely időpontok kapnak magasabb, melyek alacsonyabb minimumköltést
• Tájékoztasd a csapatodat: ki térhet el az összegtől, és meddig

3. lépés — Finomíts (negyedévente):

• Hasonlítsd össze az ajánlatot azzal, amit a csoport végül ténylegesen elköltött
• Élesítsd a biztonsági rátádat aszerint, hány csoport zsugorodott ténylegesen
• Vizsgáld felül a napi szorzódat, ha a holtidőid strukturálisan jobban — vagy rosszabbul — telnek meg

Konklúzió: egy tele terem csak akkor jó este, ha a szám kijön

A panasz, ami minden évben visszatér, valójában sosem magáról a csoportról szól. Arról az érzésről szól, hogy egy tele terem automatikusan jó estét jelent, holott ez csak akkor igaz, ha a foglalás mögötti összeg kijön. Számold ki a viszonyítási pontodat, számold meg a kiszorított vendégeket és fordulókat, add hozzá a rendezvényköltséget és a biztonsági rátádat, és igazítsd az egészet az estéhez — ekkor egy csoportos foglalás megszűnik szerencsejáték lenni, és olyan számmá válik, amit előre ismersz.

A HappyChefnél ez a saját számaid átláthatóságával kezdődik: egy 0%-os jutalékú foglalási rendszer, ahol az átlagos költés, az asztalkihasználtság és a csoportos megkeresések egy felületen találkoznak — hogy amikor legközelebb csörög a telefon, már tudd, mit kell kérned. Olvasd el a foglalásokról szóló átfogó útmutatónkat, vagy próbáld ki ingyen 30 napig.