In dit artikel
Een geregistreerd kassasysteem, een gecertificeerde kassasoftware, een fiscale beveiligingsmodule: het zijn vijf verschillende namen voor exact hetzelfde idee, opgelegd door vijf verschillende EU-landen, met vijf verschillende boetes als je het fout hebt.
"Kassasysteem Horeca: 7 Criteria om Goed te Kiezen", elders op deze site, helpt je een kassasysteem kiezen: welke functies, welke prijs, welke hardware. Dat is de helft van de vraag. De andere helft is minder zichtbaar en veel duurder om te missen: is dat kassasysteem ook fiscaal in orde volgens de wet van het land waarin je het gebruikt? Een systeem kan elke functie hebben die je nodig hebt en toch niet voldoen aan wat de fiscus eist — en dat verschil wordt pas zichtbaar bij een controle, niet bij de aankoop.
Vijf EU-landen hebben in de voorbije tien jaar elk hun eigen versie van dezelfde wet ingevoerd: een kassasysteem dat elke transactie onveranderbaar registreert en, in de meeste gevallen, doorstuurt naar de fiscus. België noemt het een geregistreerd kassasysteem (GKS), Frankrijk een gecertificeerde kassasoftware (NF525), Duitsland een technische beveiligingseinrichting (TSE), Oostenrijk de RKSV, Italië een registratore telematico. Vijf namen, één zelfde reden: contant en kaartgeld dat nooit een kassaticket kreeg, is voor een fiscus onzichtbaar — en horeca is precies de sector waar dat het makkelijkst gebeurt.
Dit is geen wetstekst. Het zijn de zeven cijfers die bepalen of jouw zaak eronder valt, wat de deadline is, en wat het je kost als je het mist: de omzetdrempel die België hanteert, de boete per niet-gecertificeerde kassa in Frankrijk, het boeteplafond in Duitsland, de dubbele drempel in Oostenrijk, en het percentage dat Italië aanrekent op btw die nooit werd doorgestuurd.
Onderaan kies je je eigen land en vul je je eigen jaaromzet in — de check vertelt je of een fiscaal systeem verplicht is, sinds wanneer, en wat het boeterisico is. Alles rekent in je browser; er wordt niets verstuurd of bewaard. Voor het definitieve antwoord blijft je eigen boekhouder of de fiscus van je land de bron — dit is de kaart, niet het laatste woord.
Waarom 'een goed kassasysteem' iets anders is dan 'een fiscaal kassasysteem'
Wanneer je een kassasysteem kiest, kijk je naar functies: kan het tafels beheren, werkt het met je keukenprinter, is het intuïtief voor nieuw personeel. Dat is een reële, tijdrovende beslissing. Maar geen van die functies zegt iets over of het systeem voldoet aan de fiscale wetgeving van jouw land.
Fiscale conformiteit is een apart certificaat, een aparte module, of een aparte registratie — los van hoe goed het systeem functioneert. Een Frans restaurant kan het beste kassasysteem van de markt gebruiken en toch een boete riskeren omdat de leverancier geen geldig NF525-certificaat kan voorleggen. Een Belgische zaak kan een systeem hebben dat perfect werkt, maar dat niet geregistreerd staat bij de FOD Financiën als GKS.
Het gevolg is dat "ik heb een kassasysteem" en "ik ben fiscaal in orde" twee aparte vinkjes zijn, niet één. De meeste leveranciers van bekende kassasystemen bieden intussen de juiste certificering aan — maar de plicht om het na te vragen en te kunnen bewijzen ligt bij jou, de uitbater, niet bij de leverancier.
De ultieme gids De ultieme gids voor digitaal & data Zet technologie en data om in tijdwinst en hogere omzet. Open de gidsDe 7 cijfers achter je fiscale kassa
Ze staan in de volgorde waarin ze de meeste zaken raken: eerst waarom deze wetten er überhaupt zijn, dan land per land — België, Frankrijk, Duitsland, Oostenrijk, Italië — en tot slot hoelang je het bewijs moet bewaren nadat je het hebt afgedrukt.
1. €128 miljard — het btw-gat dat deze wetten proberen te dichten
In 2023 bedroeg de btw-compliance-kloof in de Europese Unie €128 miljard — het verschil tussen wat lidstaten aan btw hadden moeten innen en wat er effectief binnenkwam. Dat is een stijging van €27 miljard tegenover 2022, toen de kloof €101 miljard bedroeg.
Horeca is in geen enkel land de enige oorzaak van die kloof, maar het is wel een sector waar het makkelijk gebeurt: een contante betaling die nooit een kasticket kreeg, laat geen spoor na, tenzij het systeem zelf onveranderbaar registreert. Dat is precies wat een fiscaal kassasysteem doet — het maakt "gewoon niet aanslaan" technisch onmogelijk in plaats van enkel moreel afkeurenswaardig.
Elke wet hieronder is het antwoord van een ander land op datzelfde probleem. De cijfers verschillen — drempel, boete, deadline — maar het motief is overal identiek: een kassaticket dat niet meer kan verdwijnen.
2. €25.000 — de Belgische omzetgrens die je kassa fiscaal maakt
In België is een geregistreerd kassasysteem (GKS) verplicht voor elke horecazaak die maaltijden ter plaatse aanbiedt met een jaaromzet uit die maaltijden boven €25.000, exclusief btw. Zit je daaronder, dan blijft een klassieke kassa toegelaten — zit je erboven, dan moet elke ontvangst via een geregistreerd systeem lopen, met een kassaticket voor elke gast.
2026 is precies het jaar waarin het systeem zelf verandert: GKS 2.0 wordt verplicht voor nieuwe horecazaken sinds 1 januari 2026, met een overgangstolerantie tot 31 maart 2026 wegens een tekort aan gecertificeerde toestellen. Bestaande zaken met een ouder GKS 1.0-systeem krijgen een gefaseerde deadline — 1 juli 2026 voor systemen geregistreerd tussen 2014 en 2017, 1 juli 2027 voor systemen geregistreerd tussen 2018 en 2021.
De boete voor een niet-conform geregistreerd kassasysteem ligt tussen €1.500 en €5.000. Geef je geen GKS-kasticket af, dan begint dat al bij €50 voor een eerste overtreding — een bedrag dat oploopt bij herhaling.
3. €7.500 — de Franse boete per niet-gecertificeerde kassa
Frankrijk verplicht sinds 2018 elke btw-plichtige horecazaak om een gecertificeerde kassasoftware te gebruiken — NF525 is de bekendste certificering, uitgegeven door AFNOR of LNE. Sinds 2025 volstaat een zelfverklaring van de softwareleverancier niet meer: alleen een erkend certificeringsorgaan mag het bewijs afleveren.
De boete bij controle is €7.500 per niet-conform kassasysteem — en dat bedrag geldt per toestel, niet per zaak. Een restaurant met drie kassapunten die alle drie niet-conform blijken, riskeert in theorie €22.500, met een termijn van zestig dagen om het recht te zetten voor de boete definitief wordt.
Het bewijs dat je nodig hebt bij een controle is simpel maar moet er wél liggen: een certificaat (NF525 of LNE) of een individuele attestatie van de softwareleverancier, bewaard en klaar om voor te leggen. Vraag het je leverancier expliciet, want "het systeem werkt goed" is geen antwoord op de vraag die een controleur stelt.
4. €25.000 — het Duitse boeteplafond voor een kapotte TSE
Duitsland verplicht sinds 1 januari 2020 elk elektronisch kassasysteem — computerkassa, tabletkassa of klassieke kassa — om te draaien met een door het BSI gecertificeerde technische beveiligingseinrichting (TSE), die elke transactie onveranderbaar vastlegt. Sinds 1 januari 2025 komt daar een meldplicht bovenop: elke kassa moet geregistreerd staan bij de bevoegde belastingdienst via ELSTER.
De algemene boetebepaling (§379 AO) laat boetes toe tot €25.000 voor overtredingen op de kassaregels — een plafond dat evengoed geldt voor een bakkerij als voor een restaurant, ongeacht de grootte van de zaak. Er is geen omzetdrempel: de plicht geldt voor elk elektronisch kassasysteem, hoe klein de zaak ook is.
Wat dit onderscheidt van bijvoorbeeld België is dat er geen grens bestaat waaronder je nog met een gewone kassa mag werken — de Duitse wet redeneert vanuit het systeem zelf, niet vanuit de omzet die erdoor loopt.
België en Oostenrijk plafonneren allebei op €5.000. Frankrijk rekent €7.500 per kassa. Duitsland gaat tot €25.000 — vijf keer zo hoog als België.
Italië staat hier niet bij: de boete is er geen vast bedrag maar 90% van de btw op het niet-aangegeven bedrag — hoe groter de verzwegen omzet, hoe hoger de boete, zonder plafond.
5. €7.500 en €15.000 — de twee Oostenrijkse grenzen die bepalen of je überhaupt een kassa nodig hebt
Oostenrijk werkt met een dubbele drempel. Een geregistreerde kassa (onder de RKSV, de kassa-beveiligingsverordening) is pas verplicht zodra een zaak zowel meer dan €7.500 aan contante omzet als meer dan €15.000 totale jaaromzet haalt. Beide voorwaarden moeten samen kloppen — niet slechts één.
Voor de meeste horecazaken is dat een theoretische vraag: een restaurant met een normale kaartomzet haalt die grenzen binnen de eerste maanden. Maar de logica is de moeite waard om te kennen, want ze verklaart waarom een klein foodtruck-project of een pop-up met een paar duizend euro aan contante omzet per jaar wél buiten de verplichting kan blijven, terwijl elk gevestigd restaurant er automatisch onder valt.
Overschrijd je beide grenzen en werk je toch zonder geregistreerde kassa, of geef je geen kasticket af, dan riskeer je een boete tot €5.000 — zowel voor het ontbreken van de kassa zelf als voor het niet afgeven van een bon.
6. 90% — de Italiaanse boete op btw voor een bon die je kassa nooit verstuurde
Italië verplicht sinds de gefaseerde invoering vanaf 2019 een registratore telematico: een kassasysteem dat bij elke transactie automatisch een "commercieel document" aflevert aan de klant en de dagomzet elektronisch doorstuurt naar de Agenzia delle Entrate. Vanaf 2026 komt daar de verplichte koppeling tussen de kassa en de betaalterminal bovenop.
Waar België en Frankrijk met een vast boetebedrag werken, rekent Italië proportioneel: blijft een omzet onaangetekend of niet doorgestuurd, dan bedraagt de boete 90% van de btw die op dat bedrag verschuldigd was. Bij een storing die je niet meteen laat herstellen terwijl je toch verder verkoopt zonder noodregister, ligt de administratieve boete tussen €250 en €2.000.
Sinds 2026 komt daar nog een aparte reeks boetes bovenop voor de koppeling zelf: €1.000 tot €4.000 als de kassa niet gekoppeld is aan de betaalterminal, en €100 tot €1.000 per kwartaal voor het niet doorsturen van elektronische betaalgegevens.
Oostenrijk was het eerst, in 2016. België is het laatst — en zit in 2026 middenin de eigen overgang naar GKS 2.0.
De datum is telkens wanneer de kernverplichting inging, niet de laatste update van het systeem — Duitsland voegde in 2025 nog een meldplicht toe, Italië in 2026 een koppeling met de betaalterminal, en België's eigen GKS 2.0 loopt in fases door tot 2027.
7. 10 jaar — hoelang het bewijs moet overleven nadat je het afdrukt
Een geregistreerd of gecertificeerd kassasysteem lost het probleem van "vastleggen" op, maar niet het probleem van "bewaren". In Duitsland vereist de GoBD — de regels voor correcte digitale boekhouding — dat kassagegevens net als andere boekhoudkundige documenten 10 jaar bewaard blijven, digitaal en onveranderbaar toegankelijk voor een controle.
Dat cijfer is geen Duitse eigenaardigheid: de meeste EU-landen hanteren een bewaartermijn van 7 tot 10 jaar voor fiscale documenten, en een kassasysteem dat vandaag conform is, moet die data over al die jaren blijven kunnen tonen — ook na een systeemwissel, een overname, of een faillissement van de softwareleverancier.
Dat is de vraag die bij de aankoop van een kassasysteem het makkelijkst wordt overgeslagen: niet "is het vandaag conform", maar "kan ik binnen negen jaar nog exact tonen wat er vandaag op dit kasticket stond". Vraag het na bij je leverancier vóór je tekent, niet nadat de fiscus erom vraagt.
Check je eigen land
Kies het land waarin je zaak draait en vul je jaaromzet in, exclusief btw en in euro — de vijf landen hieronder gebruiken allemaal de euro, dus er wordt niets omgerekend. Het veld staat ingevuld met een voorbeeldomzet, zodat je meteen ziet hoe het leest.
Je krijgt te zien of een fiscaal kassasysteem voor jou verplicht is, sinds wanneer die verplichting geldt in dat land, en wat het boeterisico is als je er niet aan voldoet.
Land-check fiscale kassa
Eén land, je eigen omzet, en het antwoord in drie tegels.
—
Deze check geeft de kernregel per land op basis van de wetgeving zoals ze er vandaag staat — hij vervangt geen advies van je eigen boekhouder of de fiscus van je land, zeker niet rond overgangsregels zoals de Belgische GKS 2.0-fasering. Alles rekent in je browser; er wordt niets verstuurd of bewaard.
Wat opvalt als je de vijf landen na elkaar doorloopt: enkel België en Oostenrijk kennen een omzetdrempel waaronder je nog zonder geregistreerde kassa mag werken. Frankrijk, Duitsland en Italië verplichten het systeem vanaf de eerste euro — de grootte van je zaak speelt daar geen rol.
Werk je in meerdere landen, bijvoorbeeld een tweede zaak net over de grens, dan geldt voor elke vestiging de wet van het land waarin ze staat — een Belgisch GKS-certificaat heeft geen enkele waarde voor een Franse controleur, en omgekeerd.
Wat je er deze week, deze maand en dit kwartaal mee doet
Fiscale conformiteit is geen project dat je één keer afvinkt — het is een vraag die je opnieuw stelt bij elke systeemwissel, elke nieuwe vestiging en elke wetswijziging. Drie stappen om te beginnen.
Deze week — vraag het bewijs op bij je leverancier
- Vraag je huidige kassaleverancier expliciet naar het certificaat of de registratie die in jouw land geldt — een NF525-attest, een GKS-registratienummer, een TSE-conformiteitsverklaring.
- Check of dat bewijs een vervaldatum heeft of gekoppeld is aan een specifieke softwareversie — een certificaat voor een oudere versie dekt een bijgewerkt systeem niet automatisch.
- Loop de functionele kant van je kassasysteem na als je toch aan het vergelijken bent — fiscale conformiteit en een systeem dat je team graag gebruikt, zijn twee aparte checklists.
Deze maand — zet de deadline in je agenda
- Ben je een Belgische zaak met een ouder GKS 1.0-systeem, noteer dan welke fase op jou van toepassing is — 1 juli 2026 of 1 juli 2027 — en plan de omschakeling ruim vóór die datum.
- Bewaar elk certificaat, elke attestatie en elke registratiebevestiging op een plek die ook je boekhouder kan terugvinden, niet enkel in een mailbox.
- Vergelijk de omzetdrempel uit de check hierboven met je eigen recentste jaarcijfers — een zaak die net over de grens groeit, merkt dat zelden op tijd.
Dit kwartaal — koppel het aan de rest van je btw-dossier
- Bekijk je fiscale kassa samen met je btw-tarieven — beide dossiers gaan over dezelfde overheidsrelatie en horen bij dezelfde jaarlijkse check.
- Neem contact op met je boekhouder om te bevestigen dat de bewaartermijn van je kassagegevens — doorgaans 7 tot 10 jaar — ook effectief technisch gegarandeerd is door je systeem, niet enkel door de belofte van de leverancier.
- Herhaal de check hierboven wanneer je een tweede zaak opent, zeker in een ander land — elke vestiging valt onder de wet van haar eigen land, niet onder wat je eerste zaak al geregeld heeft.
Vijf wetten, één zelfde vraag
Elk van deze vijf systemen stelt uiteindelijk dezelfde vraag aan je kassa: kan een euro die binnenkomt, ooit nog spoorloos verdwijnen? Het antwoord dat elk land wettelijk oplegt, is nee — en het verschil zit enkel in hoe streng, sinds wanneer, en tegen welke boete.
Dat maakt fiscale conformiteit tot iets anders dan een leuke functie van je kassasysteem: het is de voorwaarde om het systeem legaal te mogen gebruiken, los van hoe goed het verder werkt. Een kassasysteem kiezen blijft de vraag die je smaak en je workflow bepaalt — deze pagina is de vraag die je vergunning bepaalt.
Vraag het na bij je leverancier, je boekhouder, of de fiscus van je eigen land vóór je een nieuw systeem aankoopt — een certificaat dat je vooraf checkt, kost een telefoontje. Eentje dat je pas bij een controle ontdekt te missen, kost een boete.