Ħafna sidien ta' ristoranti jafu jaqraw ir-rendikont tal-profitt biżżejjed biex jaraw jekk ix-xahar li għadda kienx tajjeb jew ħażin. Restaurant Financial Basics jaqbeż aktar 'il quddiem: jispjega għaliex il-karta tal-bilanċ hija importanti daqs ir-rendikont tal-profitt, għaliex xahar profittabbli xorta jista' jħallik bla flus għall-kera, u kif in-numri li diġà tiġbor kull filgħaxija jistgħu jgħidulek eżattament minn fejn qed jaħrab il-flus. Huwa ktieb, mhux memorji, miktub għal min eventwalment se joqgħod bilqiegħda mal-accountant tiegħu u jrid jistaqsi mistoqsijiet aktar prċiżi.
L-idea l-kbira
Is-sopravivenza ta' ristorant tiddependi minn ftit numri — il-karta tal-bilanċ, il-punt ta' bilanċ, il-perċentwali tal-food cost u tal-persunal, u d-distakk bejn il-profitt u l-flus kontanti. Sid li jsegwi dawn in-numri kull ġimgħa jmexxi n-negozju; min jistenna r-rapport ta' tmiem is-sena jsib biss x'diġà ġara.
Għal min hu dan il-ktieb
Aqrah jekk qed tiftaħ l-ewwel post tiegħek, wirtt spreadsheet li ma tafdax bis-sħiħ, jew tmexxi kċina dejjem mimlija imma li qatt ma jidher li għandha flus fil-kontijiet. Jippremja lil kull min lest joqgħod b'kalkulatur f'idejh matul wara nofsinhar sħiħ. Aqbżu jekk diġà għandek controller li jagħmel analiżi sħiħa tar-rati kull xahar u mudell ta' punt ta' bilanċ għal kull tibdil fil-menu — dak ifisser li diġà għaddejt lil hinn mil-livell introduttorju ta' dan il-ktieb.
It-tagħlimiet ewlenin
- Il-profitt u l-flus kontanti mhumiex l-istess ħaġa; ristorant jista' juri profitt fuq il-karta u xorta ma jkunx jista' jħallas is-salarji.
- Il-punt ta' bilanċ huwa kalkolu wieħed — l-ispejjeż fissi diviżi bil-marġini li jibqa' wara l-ispejjeż varjabbli — u jbiddel 'hija idea tajba din' f'numru konkret.
- Prezzijiet tal-menu stabbiliti minn perċentwal fiss huma stima; prezzijiet mibnija fuq il-marġini ta' kontribuzzjoni u l-prime cost huma pjan.
- Id-differenza bejn xahar tajjeb u wieħed ħażin normalment tinsab fil-monitoraġġ ġimgħa b'ġimgħa tal-food cost u l-ispejjeż tal-persunal, mhux fir-rapporti annwali.
- Il-firda ta' min jieħu l-ordni, min iservi l-ikel, u min imiss il-flus hija l-aktar prevenzjoni ta' frodi rħisa li ristorant żgħir jista' jkollu.
Il-karta tal-bilanċ u r-rendikont tal-profitt: żewġ mistoqsijiet differenti
Ir-rendikont tal-profitt jirrispondi mistoqsija waħda: qlajt il-flus f'dan il-perjodu? Ikopri medda ta' żmien — xahar, sena — u jqabbel id-dħul mal-ispejjeż. Il-karta tal-bilanċ tirrispondi mistoqsija kompletament differenti: x'għandi u x'jien niddebita eżatt f'dan il-mument? Wieħed huwa film, l-ieħor huwa ritratt, u ristorant għandu bżonn it-tnejn biex jifhem is-saħħa tiegħu stess. Rendikont tal-profitt jista' jidher tajjeb ħafna għal tnax-il xahar konsekuttivi filwaqt li l-karta tal-bilanċ bil-mod turi negozju li qed jegħreq f'dejn qasir it-terminu.
It-tnejn ir-rapporti jistrieħu fuq il-kontabilità akkrewali: id-dħul u l-ispejjeż jitqabblu mal-perjodu li jappartjenu lilu, mhux mal-mument meta l-flus fiżikament jiċċaqilqu. Depożitu għal ikla kbira sitt ġimgħat oħra għadu mhux dħul — huwa obbligazzjoni, għax ir-ristorant għadu jrid iwettaq l-avveniment. Id-deprezzament fuq forn ikkombinat inaqqas il-profitt irrappurtat kull xahar anki jekk dak ix-xahar ma jinħareġ ebda ċekk għalih. Xejn minn dan mhuwiex dettall żgħir tal-kontabilità; huwa d-differenza bejn numru li jirrifletti r-realtà u wieħed li ma jirriflettihiex.
L-eżempji tal-ktieb isegwu l-format Amerikan GAAP u t-terminoloġija tat-taxxa u tas-salarji Amerikana mill-bidu sa l-aħħar. Il-qarrejja Ewropej għandhom jittrattaw l-istruttura u l-loġika bħala universali, iżda jibdlu d-dettalji: il-VAT taħdem b'mod differenti mis-sales tax Amerikan f'kif tolqot id-dħul, il-pjan tal-kontijiet tiegħek isegwi l-konvenzjonijiet tal-pajjiż tiegħek, u l-mekkanika tal-kontribuzzjonijiet soċjali tvarja b'mod sostanzjali — tikkopjax in-numri Amerikani, ikkopja d-dixxiplina.
Tibdil in-numri f'dijanjożi: rati u tqabbil
Ċifra nadifa f'ewro ma tgħid kważi xejn waħedha. Food cost ta' €18,400 ix-xahar li għadda ma jgħid xejn sakemm ma tqabblux ma' xi ħaġa: mal-bejgħ tal-ikel ta' dak ix-xahar, mal-istess xahar is-sena l-oħra, jew mal-budget ta' din is-sena. It-tweġiba tal-ktieb hija li tibni rapporti f'daqs komuni — kull linja espressa bħala perċentwal tal-bejgħ — sabiex ristorant ta' €4 miljun u kafeterija ta' €400,000 jistgħu jiġu mqabbla fuq bażi ugwali, u sabiex maniġer jara minnufih li l-food cost tela' minn 31% għal 34% tal-bejgħ anki jekk iċ-ċifra f'ewro tidher stabbli.
Ftit rati jagħmlu l-biċċa l-kbira tax-xogħol verament utli għal sid indipendenti: il-perċentwal tal-food cost, il-perċentwal tal-ispejjeż tal-persunal, u l-prime cost (it-tnejn flimkien) bħala l-uniku numru li l-aktar jiddetermina jekk kunċett jistax jibqa' ħaj. Żid ir-rata attwali — attiv kurrenti diviż bl-obbligazzjonijiet kurrenti — bħala test rapidu tal-likwidità, għax ristorant jista' jkun perfettament profittabbli u xorta ma jistax iħallas il-kontijiet ta' dan ix-xahar jekk din ir-rata marret lura.
L-avviż onest li jagħti l-ktieb ta' min itenniha: rata tissinjala problema, ma tagħmilx dijanjożi tagħha. Żewġ ristoranti jistgħu juru eżattament l-istess food cost ta' 34% — wieħed għax il-porzjonijiet kibru bla ma ħadd innota, l-ieħor għax fornitur bil-mod għolla l-prezzijiet tliet xhur qabel. Ir-rata tgħidlek fejn tħares, mhux x'se ssib.
Għaliex xahar profittabbli xorta jista' jħallik bla soldi
Din hija l-aktar distinzjoni utli li l-ktieb joffri lil sid: il-fluss tar-riżultat u l-fluss tal-flus jitkejlu b'mod kompletament differenti, u regolarment ma jaqblux. Self mill-bank iżid il-flus fil-jum li jasal iżda qatt ma jidher bħala dħul fir-rendikont tal-profitt. Id-deprezzament inaqqas il-profitt irrappurtat kull xahar mingħajr ma ewro waħda toħroġ mill-kont. Il-ħlas ta' self jinqasam f'imgħax (spiża reali) u prinċipal (ħruġ reali tal-flus li mhuwiex spiża xejn). Ristorant jista' jirrapporta profitt nett tajjeb u xorta jispiċċa bla flus fl-istess xahar, sempliċiment għax l-ebda waħda minn dawn id-differenzi ma tidher fir-rendikont tal-profitt.
Ir-rendikont tal-fluss tal-flus jiġbor il-flus li jiċċaqalqu min-negozju f'tliet kategoriji — operazzjonali, ta' investiment, u finanzjarju — u l-mudell li għandu jinkwieta lil sid huwa ristorant li l-flus tiegħu ġejjin l-aktar mis-self minflok mill-operat ta' kuljum. Ristoranti f'saħħithom jiġġeneraw il-flus tagħhom billi jmexxu n-negozju, mhux billi jirfinanzjawh kontinwament.
Aktar utli għad-deċiżjonijiet ta' kuljum mir-rendikont storiku huwa budget tal-flus: previżjoni li tinbidel dwar id-dħul u l-ħruġ tal-flus mistennija fil-ġimgħat li ġejjin. Huwa l-għodda li taqbad nuqqas filwaqt li għad hemm żmien biex taġixxi — tibdel ħlas ta' fornitur, iddur wara klijent bil-mod bil-ħlas, iddewwem xirja mhux urġenti — minflok ma tiskopri l-problema fil-għodwa li fiha jridu jitħallsu s-salarji.
Fissi, varjabbli, u l-punt ta' bilanċ
L-ispejjeż jaġixxu bi tliet modi. L-ispejjeż fissi — kera, maniġer bi ħlas, assigurazzjoni — jibqgħu l-istess kemm jekk isservi għaxar klijenti kemm jekk mitejn illejla. L-ispejjeż varjabbli — ikel, persunal bis-siegħa fil-kċina u fis-sala marbut direttament mal-volum — jogħlew u jinżlu mal-klijenti moqdijin. L-ispejjeż imħallta jinsabu bejniethom: kera b'bażi fissa flimkien ma' perċentwal tad-dħul, jew kont tas-servizzi b'tariffa fissa u parti marbuta mal-konsum. Li tkun taf f'liema kategorija taqa' spiża hija dak li jagħmel possibbli kull kalkolu ieħor f'din it-taqsima.
Il-marġini ta' kontribuzzjoni huwa l-prezz tal-bejgħ nieqes l-ispiża varjabbli għal kull klijent — is-somma li kull ikla tikkontribwixxi verament għall-ispejjeż fissi u, fl-aħħar, għall-profitt. Il-punt ta' bilanċ imbagħad huwa diviżjoni waħda: l-ispejjeż fissi diviżi bil-marġini ta' kontribuzzjoni. Ristorant b'€9,000 fl-ispejjeż fissi ta' kull xahar, konto medju ta' €15 u €6 spiża varjabbli għal kull klijent għandu marġini ta' kontribuzzjoni ta' €9, li jfisser li jeħtieġ 1,000 klijent fix-xahar — bejn wieħed u ieħor 33 kuljum — sempliċiment biex ikopri l-kontijiet tiegħu, qabel ma tidher ewro waħda ta' profitt.
Ladarba jkun magħruf il-punt ta' bilanċ, il-marġini tas-sikurezza — kemm 'il fuq minn dak il-punt qed jinsab il-bejgħ attwali — tibdel tħassib vag f'numru konkret, u tħalli lil sid jipprova deċiżjoni fi ftit minuti minflok jaqta' x'jista' jkun: x'jagħmel lill-punt ta' bilanċ iż-żieda ta' kok part-time ieħor? X'jiġri jekk żieda fil-prezz ta' 5% tbiddel żewġ klijenti kuljum lejn kompetitur? Il-kalkolu jwieġeb it-tnejn qabel ma tittieħed waħda mid-deċiżjonijiet.
Il-budget operattiv bħala pjan ta' profitt, mhux karti biss
Ir-riformulazzjoni tal-ktieb tistħoqq ħsieb: il-profitt mhuwiex dak li jibqa' wara li jitħallsu l-ispejjeż, huwa spiża li s-sid jippjana għaliha minn qabel, eżatt bħall-kera jew l-assigurazzjoni. Dħul nieqes l-ispejjeż jiswa profitt huwa matematikament l-istess dikjarazzjoni bħal profitt flimkien mal-ispejjeż jiswa d-dħul meħtieġ — iżda t-tieni verżjoni ġġiegħel lis-sid jistaqsi liema dħul verament jeħtieġ jiġġenera n-negozju qabel ma jħares saħansitra lejn dak li jibqa'.
Il-bini tal-budget ifisser l-ewwel li tħabbar id-dħul mill-istorja tal-bejgħ u t-tendenzi magħrufa, u mbagħad tibni l-ispejjeż mistennija fuqha — u l-ktieb jissinjala nassa reali fil-mezzi qosra komuni: iżżid l-ispejjeż tas-sena l-oħra b'perċentwal fiss, jew iżżomm il-perċentwali tal-ispejjeż stabbli, it-tnejn jġorru bil-mod kull ineffiċjenza li kienet diġà ħabbata fin-numri tas-sena l-oħra. Approċċ aktar bil-mod u onest jerġa' jibni kategorija tal-ispejjeż mill-bidu u jiġġustifika kull ewro, mill-inqas għall-kategoriji li jgħoddu l-aktar.
Ladarba l-budget jeżisti, isir l-istandard li miegħu jitqabblu r-riżultati reali kull xahar, b'devjazzjonijiet 'il fuq minn limitu miftiehem li jiġu investigati minflok injorati. Ir-riparazzjoni waħda li ta' min tiftakarha: standard tal-budget għandu jkun raġġunġibbli u qatt m'għandu jintlaħaq billi bil-mod tnaqqas il-porzjonijiet jew tibdel għal ingredjent orħos — dik mhijiex kontroll tal-ispejjeż, hija taxxa inviżibbli fuq il-klijent.
Fejn verament jiġu kkontrollati l-food cost u l-ispejjeż tal-persunal
Kull ewro ta' food cost tgħaddi mill-istess katina: xiri, riċeviment, ħżin, u ħruġ, u kull pass jeħtieġ it-traċċa tiegħu stess bil-karta (jew diġitali) sabiex ħadd ma jista' bil-mod jibbenefika matul it-triq. Kif jiġi vvalutat l-istokk — l-ispiża l-eqdem, l-ispiża l-aktar riċenti, l-ispiża reali għal kull oġġett, jew medja peżata — tibdel verament il-food cost irrappurtat u, miegħu, il-profitt irrappurtat, allura l-metodu jgħodd u għandu jibqa' konsistenti minn perjodu għall-ieħor.
Li tistenna r-rapport ta' tmiem ix-xahar biex tkun taf il-perċentwal tal-food cost ifisser li tiskopri problema erba' ġimgħat tard wisq. Food cost ta' kuljum jew kontinwu — oġġetti għeżież maħżuna ssegwiti permezz ta' slips ta' ħruġ, kollox ieħor permezz ta' invoices ta' konsenja, it-tnejn imqabbla mad-dħul tal-jum — juri perċentwal li qed jinbidel fl-ewwel jiem tax-xahar minflok fl-aħħar. Ir-rotazzjoni tal-istokk (kemm-il darba l-istokk jintuża u jerġa' jimtela f'perjodu) hija sinjal ta' twissija bikri utli fl-istess spirtu: bil-mod wisq tissuġġerixxi wisq stokk u riskju ta' ħsara, veloċi wisq tista' tfisser nuqqas ta' stokk frekwenti skomdu.
Il-persunal jaħdem bl-istess mod, maqsum f'ispejjeż fissi tal-persunal (persunal bi ħlas, ħafna minnu 'l barra mill-kontroll ta' kuljum) u spejjeż varjabbli tal-persunal (persunal bis-siegħa skedat skont il-volum mistenni, ħafna fil-kontroll ta' maniġer). Il-prime cost — ikel u persunal flimkien — huwa n-numru li fuqu l-biċċa l-kbira tar-ristoranti jgħixu jew imutu, u jiġi kkontrollat billi l-iskeda tal-ġimgħa li ġejja tinbena madwar previżjoni reali tal-bejgħ minflok drawwa jew sempliċiment tikkopja l-iskeda tal-ġimgħa li għaddiet.
Il-protezzjoni tal-flus: kontrolli li ma jeħtieġux tim kbir
Il-frodi teħtieġ tliet affarijiet biex isseħħ: bżonn, opportunità, u mod kif tiġġustifikaha. Sid ftit li xejn jista' jagħmel dwar il-pressjoni finanzjarja jew il-kuxjenza ta' xi ħadd ieħor, iżda l-opportunità hija kompletament fil-kontroll ta' maniġer — proprjament għalhekk il-ktieb jiffoka l-attenzjoni tiegħu fuq il-kontrolli interni, mhux fuq ġudizzji tal-karattru tal-persunal.
Il-prinċipju ċentrali huwa s-separazzjoni tad-dmirijiet: il-persuna li tieħu l-ordni, dik li tħejjih, dik li tiġbor il-ħlas, u dik li tirrikonċilja l-cash register m'għandhomx ikunu l-istess persuna, anki jekk f'ristorant żgħir dan ifisser li s-sid jaqdi personalment wieħed minn dawn ir-rwoli minflok jiddelegahom kollha lil impjegat wieħed. L-iskemi komuni ta' serq f'ristoranti żgħar joħorġu direttament minn din il-lakuna — oġġett moqdi u qatt mhux irreġistrat, kont ta' klijent imħallas maqtul bil-mod u użat mill-ġdid, bejgħ imħassar fuq il-cash register wara li l-klijent ikun diġà telaq — u sistema precheck/postcheck, fejn il-kċina ma tirriliżjax ikel mingħajr ordni reġistrat u t-total tal-cash register jiġi mqabbel ma' dak li verament ġie moqdi, tagħlaq il-biċċa l-kbira ta' dawn il-lakuni f'daqqa waħda.
Għal negozju żgħir wisq biex jissepara kull dmir kompletament, ftit kontrolli minimi xorta jgħoddu: xi ħadd ieħor apparti minn min imiss il-flus ta' kuljum għandu jirrikonċilja l-istatement tal-bank, il-persunal f'pożizzjonijiet ta' fiduċja għandu jieħu vaganzi reali (sabiex sostitut temporanju jkollu ċ-ċans jinnota xi ħaġa stramba), u d-differenzi ta' kuljum fil-cash register għandhom jiġu segwiti bħala sinjal ta' twissija bikri, mhux biss bħala skuża biex tikkastiga kaxxier wara l-fatt.
Poġġih fil-prattika
- Oħroġ il-karta tal-bilanċ tax-xahar li għadda flimkien mar-rendikont tal-profitt tiegħek u iċċekkja jekk l-attiv kurrenti verament ikoprix l-obbligazzjonijiet kurrenti.
- Ikkalkula l-punt ta' bilanċ tar-ristorant tiegħek f'klijenti u ewro, billi tuża l-ispejjeż fissi tax-xahar li għadda u l-marġini ta' kontribuzzjoni medja reali tiegħek.
- Erġa' ikkalkula l-ispiża tal-ħames platti l-aktar mibjugħa tiegħek b'prezzijiet reali tal-fornituri u rendimenti tal-porzjonijiet, u mbagħad erġa' ffissa l-prezzijiet billi tuża l-marġini ta' kontribuzzjoni — mhux suppożizzjoni ta' perċentwal tal-food cost.
- Ibni previżjoni ta' cash flow ta' 8 ġimgħat sabiex nuqqas jidher filwaqt li għad hemm żmien biex taġixxi, mhux fl-għodwa li fiha jridu jitħallsu s-salarji.
- Poġġi fis-seħħ dan ix-xahar kontroll wieħed ta' separazzjoni ta' dmirijiet — min jgħodd il-cash register m'għandux ikun l-istess persuna li tirrikonċilja l-istatement tal-bank.
Fejn il-ktieb jonqos
Dan huwa ktieb tal-iskola tal-ospitalità, mhux ktieb li taqrah f'nifs wieħed, u jinqara bħala hekk: dens f'xi partijiet, mibni minn eżempji solvuti, formuli, u listi ta' kontroll fl-aħħar ta' kull kapitlu li jassumu li int verament lest toqgħod għal ftit ħin ma' kalkulatur. Huwa wkoll bl-Amerikan sħiħ — format bħal GAAP, termini Amerikani ta' taxxi tas-salarji bħal FICA u formoli W-2, u kull eżempju kkalkulat f'dollari — allura sid Ewropew irid jagħmel xogħol reali ta' konverżjoni: is-sales tax issir VAT b'mekkanika differenti, il-pjan tal-kontijiet isegwi konvenzjonijiet lokali, u t-tattiċi speċifiċi tat-taxxa ma jgħaddux direttament. Ir-referenzi teknoloġiċi tiegħu, minn ordnijiet bil-faks għal software bikri tal-POS, huma viżibbilment antikwati; il-loġika ta' taħt ta' kontroll tal-ispejjeż, prezzar, u l-ibbaġitjar mhijiex.
Il-verdett tagħna
Ta' min jixtrih jekk trid il-mekkanika reali wara n-numri li l-accountant tiegħek diġà jagħtik — il-formuli, l-eżempji solvuti, u l-listi ta' kontroll li dan is-sommarju jista' biss jinbtu. Jekk teħtieġ biss il-kunċetti biex tmexxi r-ristorant tiegħek aħjar dan ix-xahar, dan is-sommarju flimkien mal-għodod b'xejn ta' HappyChef diġà se jwasslek 'il bogħod pjuttost.
Mistoqsijiet frekwenti
Restaurant Financial Basics utli għal sid ta' ristorant Ewropew?
Il-kunċetti — karta tal-bilanċ, punt ta' bilanċ, prezzijiet tal-menu, cash flow — jgħaddu direttament. In-numri speċifiċi, minn taxxi tas-salarji Amerikani għal terminoloġija GAAP u eżempji f'dollari, iridu jinbidlu bil-VAT, l-ispiża tax-xogħol, u l-konvenzjonijiet tal-kontabilità tal-pajjiż tiegħek.
Neħtieġ sfond fil-kontabilità biex naqrah?
Le. Huwa miktub għal maniġers ta' ristoranti, mhux għal accountants, u jinbena minn definizzjonijiet bażiċi b'eżempji solvuti ta' ristoranti matul kull kapitlu.
X'inhi l-aktar idea utli fil-ktieb?
Li l-profitt u l-cash flow huma żewġ affarijiet differenti, imkejla b'żewġ modi differenti. Ristorant jista' jkun profittabbli fuq il-karta u xorta jonqos milli jħallas is-salarji — biss rendikont tal-fluss tal-flus jew budget tal-flus li jħares 'il quddiem se jwissik fil-ħin.
Ikopri l-prezzijiet tal-menu fid-dettall?
Iva — kapitlu sħiħ iqabbel diversi metodi oġġettivi ta' prezzar ibbażati fuq l-ispejjeż, inkluż prezzar bil-marġini ta' kontribuzzjoni u l-prime cost, flimkien ma' qafas ta' inġinerija tal-menu li jqassam il-platti f'stilel, żwiemel tax-xogħol, puzzles, u klieb.
Din hi l-qari tagħna stess tal-ktieb, mhux sostitut tiegħu. Ixtri l-ktieb mill-ħanut tal-kotba lokali tiegħek.