In questo articolo
"Segnalo pure sul mio conto, passo la settimana prossima" è la frase più innocua del settore — ed è il momento esatto in cui il tuo locale concede un prestito, senza contratto, senza interessi, senza scadenza e di solito senza che nulla venga scritto. Quattro numeri mettono quel credito sul tavolo: quanto tempo resta davvero fuori il tuo denaro, quanto ti costa un conto non pagato, dove sta il limite prima che un cliente abituale diventi un rischio non tracciato, e cosa fa nel frattempo alla tua liquidità.
Ogni ristorante indipendente riceve prima o poi la richiesta: un cliente abituale che viene da anni, un commerciante vicino, l'ufficio a tre porte di distanza che arriva in cinque ogni giovedì a pranzo. "Segna pure sul nostro conto, sistemiamo a fine mese" — e nove volte su dieci dici di sì, perché dire di no a chi già conosci sembra una sfiducia che non merita.
Non è un termine di pagamento come quello concesso da un fornitore, o come quello che tu concedi a un cliente di catering — un quadro legale con scadenza, interesse automatico in caso di ritardo e, come questo blog ha già calcolato nell'articolo sui termini di pagamento, un diritto di rivalsa se le cose vanno male. Quello che succede qui si chiama semplicemente credito ai clienti: credito informale, concesso con una stretta di mano, senza contratto e senza alcuna garanzia che il denaro torni mai indietro.
Il problema non è che ti fidi di un cliente abituale. Il problema è che quasi nessuno mette mai quella fiducia in numeri — quanto tempo resta davvero fuori il denaro, quanto costa se le cose vanno male, dove sta il limite, e cosa fa alla tua liquidità in questo momento. Questo articolo ti dà quei quattro numeri, nell'ordine in cui dovrebbero davvero guidare una decisione.
Tutto nel calcolatore più sotto funziona nel tuo browser; niente viene inviato o salvato.
Perché non è solo un quaderno dietro al bancone
Un pagamento con carta è sul tuo conto domani. Un credito ai clienti resta fuori in media 38 giorni — più di un mese durante il quale hai già anticipato il conto: le materie prime, lo stipendio di chi ha servito, la quota di gas e luce di quella sera. Hai già pagato il piatto prima ancora di incassarlo. Non è un tecnicismo contabile; è un prestito, e tu sei la banca che non chiede interessi.
Perché questo succede ovunque comunque è facile da capire: il cliente abituale che mangia a credito oggi è spesso anche quello che sostiene il tuo fatturato tutto l'anno. Il rischio sembra piccolo perché quasi non va mai male — finché una volta va male, e si scopre che nessuno aveva mai annotato esattamente quanto fosse aperto, a nome di chi, e da quando.
La guida definitiva Finanze: il sistema completo dietro un ristorante in salute Costi, margine, cashflow e indicatori in un'unica panoramica — il contesto dietro ogni numero di questo articolo. Apri la guidaI 4 numeri dietro il credito ai clienti
Nell'ordine in cui dovrebbero davvero guidare una decisione: prima quanto tempo resta fuori il denaro, poi quanto costa se non torna mai, poi dove sta il limite, e infine cosa fa nel frattempo alla tua liquidità.
1. Days Sales Outstanding: quanto tempo resta davvero fuori il tuo denaro
Il Days Sales Outstanding — DSO — è il numero che indica quanti giorni passano, in media, tra il momento in cui un cliente mangia e il momento in cui vedi davvero quel denaro sul tuo conto. Per un pagamento con carta è praticamente 1 giorno: la transazione si regola il giorno lavorativo successivo, che il cliente sia uno sconosciuto o il tuo abituale più fedele. Per una fattura formale con termine di pagamento — il tema dell'articolo sui termini di pagamento — quello per legge è spesso intorno ai 30 giorni, con contratto, scadenza e interesse dietro in caso di ritardo.
Un credito informale ai clienti non ha nulla di tutto ciò, e nella pratica si allunga sistematicamente proprio per questo: nessuna scadenza a cui fare riferimento, nessun promemoria automatico, e una barriera sociale nel sollecitare un cliente abituale che un debitore formale non fa mai scattare. Nei locali che lo tracciano davvero, il credito medio ai clienti tende più verso i 38 giorni che verso i 30 giorni che tutti hanno in mente dicendo "fine mese" — e su una parte dei conti questo diventa silenziosamente due o tre mesi, perché nessuno traccia mai un limite.
La differenza tra questi due numeri — un pagamento con carta che arriva domani, un credito ai clienti saldato solo dopo oltre cinque settimane — è esattamente il tempo in cui porti il rischio senza ricevere nulla in cambio. Nessun interesse, nessuna garanzia, solo la fiducia che la fine del mese arrivi davvero.
Il numero di giorni tra il momento in cui un cliente mangia e il momento in cui vedi davvero il denaro.
I primi due numeri sono esigibili: un pagamento con carta si regola automaticamente, un termine di pagamento ha una scadenza e un diritto di rivalsa (vedi l'articolo sui termini di pagamento). Gli ultimi due no — sono intervalli tipici della pratica, non cifre di legge, e salgono proprio perché nulla li trattiene.
2. La soglia di pareggio dell'insoluto: quanto costa un conto non pagato in fatturato NUOVO
Questo è il numero che rende tutto concreto, e sorprendentemente pochi locali lo hanno mai calcolato. Un conto non pagato non ti costa il suo importo — hai già speso la maggior parte di quella cifra in materie prime, stipendi e costi fissi. Ti costa quello che resta dopo tutto questo: il tuo margine netto. E per riguadagnare quello stesso profitto, ti serve un multiplo di quell'importo in fatturato completamente nuovo.
Fai il conto con un importo di 460 €, una cifra mensile piuttosto tipica per un cliente abituale o un piccolo ufficio che pranza ogni settimana. Con un margine netto solido dell'8% — la parte alta della fascia che questo blog ha fissato nell'articolo sugli indicatori della ristorazione — ti servono 5750 € di fatturato completamente nuovo per riguadagnare lo stesso profitto. Sono 12,5 volte l'importo del conto originale, e questo con un margine SANO.
Con il margine più realistico che lo stesso articolo indica per un locale indipendente, intorno al 5%, questo sale a 9200 €. E con un margine sottile del 3% — più vicino a quanto molti indipendenti mantengono davvero — ti servono fino a 15.333 € per compensare quell'unico conto non pagato. Più basso è il tuo margine, più pesa ogni euro di insoluto — esattamente il contrario dell'intuizione che un conto piccolo non possa essere un grande problema.
Questo è anche il motivo per cui un singolo insoluto raramente è un problema di per sé: il vero problema è che nessuno mette mai questo importo accanto al fatturato che dovrebbe davvero compensarlo. Il calcolatore più sotto fa quel conto con i tuoi numeri.
Quanto fatturato completamente nuovo dà lo stesso profitto del conto mai incassato, a tre margini netti diversi.
Più sottile il tuo margine, più grande il multiplo — al 3% di margine netto sono 33,3 volte l'importo del conto originale. I margini sono la fascia che questo blog fissa nell'articolo sugli indicatori della ristorazione per un locale indipendente, non una garanzia per il tuo risultato.
3. Il tetto di credito che nessuno fissa
Chiedi a un gestore quanto credito può accumulare al massimo un singolo cliente abituale prima che diventi un problema, e la risposta è quasi sempre silenzio, seguito da "dipende". Questo è il vero rischio — non il credito in sé, ma l'assenza di un numero. Una banca, un fornitore e un'assicurazione lavorano tutti con un limite di credito per cliente. Un ristorante che funziona sulla fiducia di solito non ne ha nessuno.
Senza un tetto, un credito ai clienti cresce inosservato: un abituale che lasciava accumulare 460 € dopo un po' lo lascia correre per due mesi invece di uno, e nessuno se ne accorge perché non c'è mai stato un momento in cui qualcuno ha detto "fin qui e non oltre". Quando ce ne si accorge, l'abituale con cui non hai mai avuto problemi è improvvisamente quello con il saldo aperto più alto nel locale — e il più imbarazzante da affrontare, proprio perché vi conoscete da tanto tempo.
Un tetto non deve essere rigido per essere utile. Anche una semplice regola pratica — mai più di un mese di importo aperto per conto, e un tetto fisso sulla somma di tutti i crediti ai clienti insieme — ti dà qualcosa su cui misurarti. Il calcolatore più sotto mostra cosa rappresentano oggi in totale i tuoi crediti ai clienti; quel numero è già il primo riferimento per un tetto che devi ancora fissare tu stesso.
4. Il costo del finanziamento: quanto costa quel conto aperto alla tua liquidità
Ogni euro fermo su un credito ai clienti è un euro che non è nella tua cassa mentre stai già pagando tutto ciò che vi è collegato — il fornitore, gli stipendi, l'affitto. È esattamente lo stesso meccanismo già modellato dal pianificatore di cashflow di questo sito per il credito fornitori, solo nella direzione opposta: lì sei TU a ottenere 30 giorni dal tuo fornitore; qui sei tu a concedere quel rinvio al tuo cliente. Dove il credito fornitori alleggerisce la tua liquidità, il credito ai clienti fa esattamente il contrario.
Su base annua non è una cifra piccola. Dodici crediti ai clienti da 460 € al mese ciascuno rappresentano insieme 66.240 € di fatturato che anticipi senza interessi per tutto l'anno — denaro che nessuna banca ti presterebbe mai gratis, e che qui regali senza che intervenga mai un tasso, un contratto, o anche solo una decisione consapevole.
Se già gestisci il tuo piano di cassa con il pianificatore di cashflow, puoi inserire lì il saldo aperto dei tuoi crediti ai clienti come voce di segno opposto — un credito invece di un debito. Così quel finanziamento smette di vivere in un quaderno dietro al bancone e si trova accanto al resto della tua liquidità, dove deve stare.
Calcola l'esposizione dei tuoi crediti ai clienti
Inserisci quanti crediti ai clienti concedi, l'importo medio mensile di ciascuno, il tuo margine netto e quanto tempo ci vuole in media per l'incasso. Lo strumento mostra cosa è attualmente immobilizzato in cassa, cosa ti costa un conto completamente non pagato in fatturato nuovo, e quanto finanziamento senza interessi regali ogni anno.
Se sai per esperienza quale percentuale dei tuoi crediti ai clienti non viene mai incassata del tutto, inseriscila anche — lo strumento calcolerà subito cosa ti costa quell'insoluto in media all'anno. Tutto funziona nel tuo browser; niente viene inviato o salvato.
Calcolatore di esposizione dei crediti ai clienti
Per il numero di conti, l'importo medio e il margine del tuo locale.
Abituali, uffici, commercianti vicini — chiunque possa mangiare a credito.
Stima la media su tutti i tuoi crediti ai clienti, non solo il più grande.
Ciò che resta dopo aver pagato tutto — materie prime, stipendi, affitto, tutti i costi fissi.
Dal giorno in cui si mangia al giorno in cui l'importo arriva davvero.
La quota del tuo fatturato a credito che non viene mai incassata del tutto. Non lo sai? Lascia vuoto.
Cassa attualmente immobilizzata
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Cosa hai aperto sui crediti ai clienti in ogni momento, a questo ritmo.
Fatturato necessario per coprire un insoluto completo
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Al tuo margine, in base all'importo medio per conto.
Finanziamento senza interessi che regali all'anno
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Il totale di tutti i crediti ai clienti insieme, in un anno intero.
Perdita annua attesa per insoluti
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E il fatturato necessario per compensare esattamente quella perdita.
Inserisci un tasso di insoluto per vedere anche la tua perdita annua attesa.
Un calcolo basato sui numeri che inserisci tu stesso — non è una consulenza contabile. Per gli importi esatti aperti dei tuoi crediti ai clienti, la tua contabilità, o un confronto con il tuo commercialista, restano la fonte più affidabile.
Prendi il risultato come punto di partenza per una riflessione con te stesso, non come un verdetto sui tuoi clienti abituali. Un piccolo importo aperto oggi non è un problema — la domanda è se esiste un tetto che lo mantiene tale, e se lo hai mai detto ad alta voce.
Cosa puoi fare questa settimana, questo mese e in modo strutturale
Eliminare di colpo il credito ai clienti non è un'opzione per la maggior parte dei ristoranti — è esattamente il tipo di fiducia che fidelizza gli abituali. Quest'ordine parte dal vedere chiaro, poi fissa un ritmo, e solo dopo lo integra nel tuo piano di cassa.
Questa settimana: metti in un'unica lista tutto ciò che è già aperto
- Raccogli ogni quaderno, foglietto e appunto sparso dietro al bancone in un'unica panoramica: chi è aperto, da quando, e per quanto.
- Compila il calcolatore qui sopra con i tuoi numeri per vedere cosa rappresenta davvero il totale oggi.
- Segna a parte i due o tre importi aperti più vecchi — sono i conti che meritano una conversazione per primi.
Questo mese: dai a ogni credito ai clienti un ritmo e un tetto
- Concorda con ogni abituale o ufficio un giorno fisso di saldo — settimanale o mensile, ma sempre una data concreta, mai "presto".
- Fissati un tetto di credito semplice per conto, ad esempio mai più di un mese di importo aperto alla volta.
- Invia, al raggiungimento di quel tetto, un unico promemoria cortese e standard — lo stesso testo ogni volta, così da non sembrare mai un attacco personale.
In modo strutturale: fallo confluire nel tuo piano di cassa
- Inserisci il totale dei tuoi crediti ai clienti aperti come credito nel pianificatore di cashflow, accanto alle tue altre voci correnti.
- Rivedi il tuo margine netto con l'articolo sugli indicatori della ristorazione — più sottile è quel margine, più severo dovrebbe in realtà essere il tuo tetto di credito.
- Per i tuoi clienti più grandi e strutturali (un ufficio che viene ogni settimana), valuta un vero accordo scritto con un termine di pagamento fisso, come nell'articolo sui termini di pagamento — non è sfiducia, è semplicemente la stessa protezione che già dai a un fornitore.
Fiducia e un numero non si escludono a vicenda
Nessuno dei quattro numeri qui sopra dice che devi smettere di far mangiare a credito i tuoi abituali. Dicono che è una decisione finanziaria — con una durata, un costo se va male, e un tetto — e quindi non dovrebbe essere lasciata semplicemente a un quaderno e alla memoria di chi era di turno quella sera.
Un pagamento con carta di 460 € non ti costa nulla oltre alla solita commissione di transazione. Gli stessi 460 € su un credito ai clienti possono, se le cose vanno male, costarti rapidamente 5750 € in fatturato nuovo per essere compensati. La differenza tra questi due importi è esattamente la fiducia che regali oggi gratuitamente — a volte a ragione, a volte no, ma quasi sempre senza che vi sia mai stato attaccato un numero.
Metti quel numero, tieni traccia dei tuoi crediti ai clienti più grandi, e fai confluire il totale nel tuo piano di cassa. Allora il credito ai clienti resta quello che dovrebbe essere — un favore per chi se lo è guadagnato — invece di un prestito che nessuno ha mai davvero approvato.