In diesem Artikel
Sie verkaufen einen Geschenkgutschein und verbuchen das Geld als Umsatz — dabei haben Sie am Verkaufstag noch nichts geliefert. Ein Teil dieses Geldes wird obendrein nie abgeholt. Das nennt sich Breakage, und es ist der einzige Posten in Ihrer Buchhaltung, dem fast kein selbstständiger Betrieb je eine Zahl zuordnet.
Für den Käufer ist ein Geschenkgutschein ein Geschenk, für Sie ein zinsloses Darlehen: Sie bekommen das Geld heute, liefern aber erst, wenn der Beschenkte tatsächlich kommt — falls er überhaupt kommt. Dieses „falls“ ist größer, als die meisten Betreiber annehmen.
In einem durchschnittlichen inhabergeführten Betrieb werden zwischen 10 und 15 % des verkauften Werts nie eingelöst. Das ist kein Verlust im klassischen Sinn — nichts wurde gestohlen, nichts ist schiefgelaufen —, aber es ist Geld, das in Ihrer Bilanz stehen bleibt, meist ohne dass es je jemand wieder herausnimmt.
Hinzu kommt eine Mehrwertsteuerfrage, die die meisten Gastronomiebetriebe instinktiv falsch beantworten: Ist die Steuer beim Verkauf fällig oder erst bei der Einlösung? Die Antwort hängt von Ihrer Speisekarte ab, nicht von Ihrem Gefühl, und die EU-Richtlinie, die dies regelt, gilt bereits seit 2019.
Dieser Artikel geht die fünf Zahlen durch, die zusammen bestimmen, wie viel Ihres Gutschein-Umsatzes noch offen ist, wann Sie darauf Mehrwertsteuer schulden, und warum Breakage nur die halbe Geschichte ist. Am Ende rechnen Sie es für Ihren eigenen Betrieb durch: was Sie jährlich verkaufen, wie lange schon, und was tatsächlich noch offen steht.
Warum diese Zahl fast niemand kennt
Eine Lieferantenrechnung meldet sich binnen dreißig Tagen wieder. Ein Geschenkgutschein meldet sich nie — er liegt im Portemonnaie, in einer Schublade oder in der Nachricht „für den nächsten Besuch“, manchmal jahrelang. Es gibt keinen Moment, in dem ein System Sie darauf hinweist, dass noch etwas offensteht, also landet es einfach nie auf der Tagesordnung.
Die Buchhaltungsgewohnheit macht es schlimmer: Die meisten selbstständigen Betriebe verbuchen den Gutscheinverkauf als Umsatz zum Zeitpunkt des Verkaufs, Punkt. Das ist technisch falsch, sobald Sie zu mehreren Mehrwertsteuersätzen verkaufen (siehe die nächste Zahl), und es verdeckt zudem, dass ein Teil dieses Geldes nie einen Tisch, einen Teller oder ein Glas erreicht.
Große Ketten haben das im Blick: Mit Tausenden Gutscheinen pro Jahr und Buchhaltungssystemen, die Einlösungen automatisch vom offenen Guthaben abziehen, liegen sie bei 2 bis 4 % Breakage. Ein selbstständiger Betrieb verkauft weniger Gutscheine, erinnert Gäste weniger aktiv, und landet dadurch beim Doppelten bis Dreifachen dieses Anteils — nicht weil der Gutschein weniger wert ist, sondern weil ihn niemand aktiv zurück an die Kasse holt.
Der ultimative Leitfaden Restaurant-Finanzen: 6 Zahlen, die über Ihren Gewinn entscheiden Von Wareneinsatz bis Cashflow: die sechs Zahlen, die entscheiden, ob am Jahresende etwas übrig bleibt. Leitfaden öffnenDie 5 Zahlen, und was jede davon bedeutet
Sie bauen aufeinander auf: Die erste bestimmt, wie viel Geld offen bleibt, die zweite, wann Sie darauf Mehrwertsteuer schulden, und die letzten beiden zeigen, warum das kein Grund ist, mit Geschenkgutscheinen aufzuhören.
1. 10 bis 15 % Ihres Gutschein-Umsatzes werden nie eingelöst
Breakage ist der Anteil des verkauften Werts, der nie eingelöst wird — nicht weil etwas schiefging, sondern weil ein Geschenkgutschein einfach leichter zu kaufen als zu benutzen ist. Für einen inhabergeführten Betrieb liegt dieser Anteil in der Regel zwischen 10 und 15 %, gegenüber 2 bis 4 % bei großen Ketten mit straffer Nachverfolgung und Erinnerungsmarketing.
Der Unterschied liegt nicht an der Qualität Ihres Gutscheins, sondern an Umfang und Nachverfolgung: Je kleiner Ihr Bestand an ausstehenden Gutscheinen, desto weniger statistische Glättung entsteht, und desto weniger Marketingbudget gibt es, um vergessene Gutscheine wieder in Erinnerung zu bringen.
Von den 100 Gutscheinen, die Sie dieses Jahr verkaufen, kommen also grob 12 nie wieder zurück — nicht als Beschwerde, nicht als Geld, einfach gar nicht. Der Rest wird eingelöst, aber nicht alle im gleichen Tempo, wie die Grafik unten zeigt.
Eine illustrative Darstellung auf Basis der obigen Untersuchungen: Die meisten Gutscheine werden schnell eingelöst, ein Teil erst viel später, und ein fester Anteil nie.
Bei 2.520 € Jahresumsatz mit Geschenkgutscheinen bedeuten 12 % Breakage, dass strukturell echtes Geld in Ihren Büchern steht, das nie einen Tisch erreicht.
2. 1 Test bestimmt, wann Ihre Mehrwertsteuer fällig ist
Seit der EU-Gutschein-Richtlinie zur Mehrwertsteuer (2016/1065, in Kraft seit 1. Januar 2019) gibt es für die Mehrwertsteuer zwei Arten von Gutscheinen: den Einzweck-Gutschein (Single-Purpose Voucher, SPV) und den Mehrzweck-Gutschein (Multi-Purpose Voucher, MPV). Diese Unterscheidung bestimmt buchstäblich, WANN Sie die Steuer abführen müssen — und die meisten Gastronomiebetriebe haben nie geprüft, welchen der beiden sie eigentlich verkaufen.
Der Test ist einfach: Kennen Sie zum Verkaufszeitpunkt bereits sowohl den Lieferort als auch den genauen Steuersatz? Ein Betrieb, der nur zu einem Satz verkauft, kann das mit Ja beantworten — das ist ein SPV, und die Steuer ist bei Verkauf fällig. Sobald Ihre Speisekarte mehrere Sätze kombiniert — in den meisten Mitgliedstaaten Speisen zum ermäßigten und Alkohol zum vollen Satz —, kennen Sie diesen Satz beim Gutscheinverkauf noch nicht. Das macht ihn zu einem MPV, und die Steuer ist erst bei Einlösung fällig.
Für die meisten Restaurants mit gemischter Karte ist der Gutschein damit von Rechts wegen ein MPV, auch wenn es sich instinktiv anders anfühlt, sobald das Geld heute schon in der Kasse landet. Wird das falsch eingeschätzt, führen Sie entweder Mehrwertsteuer auf Geld ab, das noch kein abgeschlossener Verkauf ist, oder zu wenig, wenn der Gutschein am Ende zu einem anderen Satz eingelöst wird als erwartet. Dies ist der allgemeine Mechanismus, keine Steuerberatung für Ihren konkreten Fall — klären Sie die Anwendung mit Ihrem Steuerberater.
Der Test aus der EU-Gutschein-Richtlinie, in zwei Schritten.
Die meisten Restaurants mit gemischter Karte verkaufen einen MPV, ohne es zu wissen. Dies ist der allgemeine Mechanismus aus Richtlinie 2016/1065 — keine Beratung für Ihren konkreten Fall.
3. Wer einen Gutschein einlöst, gibt im Schnitt mehr aus, als er wert ist
Breakage klingt nach schlechter Nachricht, und für sich genommen ist es das auch ein wenig — aber es ist nicht die ganze Geschichte. Untersuchungen zu Gastronomie-Gutscheinen (Hospitality Technology, PYMNTS und BHN/PaymentsJournal) zeigen, dass 61 bis 75 % der Menschen, die einen Gutschein einlösen, MEHR ausgeben als seinen Nennwert. Für Restaurant- und Fast-Food-Gutscheine liegt dieser Mehrbetrag je nach Studie im Schnitt zwischen 19 und 108 US-Dollar.
Das ändert die Rechnung. Ein regelmäßig eingelöster 50-Euro-Gutschein bringt oft eine Rechnung über 65 oder 70 Euro — der Gast bestellt ein zusätzliches Gericht, eine Flasche Wein, ein Dessert, weil sich das Geld psychologisch schon „ausgegeben“ anfühlt. Dieser Mehrumsatz gleicht einen erheblichen Teil dessen aus, was Breakage an ungenutztem Wert übrig lässt.
Genau deshalb ist dieser Artikel kein Plädoyer, mit Geschenkgutscheinen aufzuhören: Ein gut geführtes Programm bringt unterm Strich mehr, als es an Breakage kostet. Es geht nicht um „Geschenkgutscheine sind eine Falle“, sondern darum, dass Sie beide Seiten der Rechnung kennen müssen — nicht nur die, die in der Kasse landet.
4. Die gesetzliche Mindestgültigkeit unterscheidet sich stark je EU-Land
Wie lange ein Geschenkgutschein gültig bleiben muss, ist nicht durch eine einzige europäische Regel festgelegt — es unterscheidet sich je Mitgliedstaat, und die Unterschiede sind erheblich. In Belgien gilt in der Regel eine Mindestgültigkeit von rund 6 Monaten; in Frankreich beträgt die gesetzliche Mindestfrist 1 Jahr.
Andere Länder wenden wiederum andere Fristen an, teils gestützt auf allgemeine Verjährungsfristen für Forderungen statt auf ein eigenes Gutscheingesetz. Ein EU-weit einheitliches Mindestmaß gibt es nicht.
Dies ist keine Rechtsberatung für Ihren Markt: Prüfen Sie die geltenden Regeln mit Ihrem Steuerberater oder Anwalt, bevor Sie ein Ablaufdatum auf Ihren Gutschein drucken. Eine zu kurze Gültigkeit kann rechtlich angreifbar sein; eine zu lange lässt den oben genannten Betrag nur weiter anwachsen.
5. 1 Zahl, die Sie nennen können sollten: Ihr offenes Guthaben
Von allen Zahlen in diesem Artikel ist dies die einzige, die Sie nicht aus einer Studie, sondern aus Ihren eigenen Büchern ziehen: Wie viel Geld steht gerade an verkauften, nicht eingelösten Geschenkgutscheinen offen? Die meisten Betreiber können diese Frage nicht beantworten, und genau diese Lücke will dieser Artikel schließen.
Dieses Guthaben ist keine abstrakte Zahl — es besteht aus zwei Schichten, die beide gerade „in den Büchern“ stehen: das Geld dieses Jahres, das schlicht noch auf dem Weg zur Einlösung ist, plus die Breakage jedes Vorjahres, die nie formell zu Umsatz freigegeben wurde, weil das fast kein selbstständiger Betrieb je tut. Diese zweite Schicht wächst still weiter, Jahr für Jahr, solange sich niemand darum kümmert.
Am Ende rechnen Sie es für Ihren eigenen Betrieb durch: Geben Sie ein, was Sie jährlich verkaufen, wie lange schon und was Sie an Breakage schätzen, und der Rechner zeigt Ihnen in Euro, was noch offensteht — und was das für den Zeitpunkt Ihrer Mehrwertsteuer bedeutet.
Rechnen Sie es für Ihren eigenen Betrieb durch
Geben Sie Ihre eigenen Zahlen ein: wie viel Sie jährlich an Geschenkgutscheinen verkaufen, wie lange schon, wie viel Sie an Breakage schätzen und wie viel Gäste im Schnitt mehr ausgeben als der Gutschein wert ist. Die Felder sind mit einem realistischen Beispiel vorausgefüllt — ersetzen Sie es durch Ihre eigenen Zahlen.
Der Rechner zeigt vier Dinge: was Sie dieses Jahr voraussichtlich an Breakage verlieren, was der durchschnittliche Mehrausgeben-Effekt einbringt, was insgesamt noch in Ihren Büchern offensteht, und — falls Ihre Karte mehrere Mehrwertsteuersätze kombiniert — wie viel Mehrwertsteuer dadurch erst später statt beim Verkauf fällig wird.
Breakage- & Mehrwertsteuer-Timing-Rechner
Geben Sie Ihre eigenen Zahlen ein und sehen Sie in Euro, was noch offensteht.
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Dies ist ein Rechenmodell, keine Steuerberatung: Klären Sie die Anwendung auf Ihren Betrieb mit Ihrem Steuerberater. Alles wird in Ihrem Browser berechnet; nichts wird gesendet oder gespeichert.
Zwei Dinge, die Sie beim Lesen des Ergebnisses beachten sollten. Breakage und der Mehrausgeben-Effekt sind zwei unterschiedliche Beträge und werden hier bewusst nie gegeneinander verrechnet: Der eine ist Geld, das nie zurückkommt, der andere ist Mehrumsatz, den es ohne den Gutschein nicht gäbe. Beide zählen, getrennt.
Das Mehrwertsteuer-Guthaben gibt es nur, wenn Ihre Karte mehrere Sätze kombiniert (MPV). Verkaufen Sie zu einem einzigen Satz, war Ihre Steuer bereits bei Verkauf fällig — dann verschiebt sich nichts, und das Modell zeigt genau das.
Was Sie damit tun: diese Woche, diesen Monat, dieses Quartal
Sie müssen nicht sofort Ihre gesamte Buchhaltung umkrempeln. Diese Reihenfolge funktioniert, weil jeder Schritt den nächsten messbar macht.
Diese Woche — stellen Sie die Frage, die Sie nie gestellt haben
- Klären Sie, ob Ihre Speisekarte einen oder mehrere Mehrwertsteuersätze kombiniert — das entscheidet, ob Sie einen SPV oder einen MPV verkaufen.
- Fragen Sie Ihren Steuerberater, wie Gutscheinverkäufe derzeit verbucht werden: als Umsatz bei Verkauf oder als Anzahlung?
- Zählen Sie, wie viele Geschenkgutscheine Sie in den letzten 12 Monaten verkauft haben und wie viele davon tatsächlich eingelöst wurden.
Diesen Monat — messen statt schätzen
- Füllen Sie den Rechner oben mit Ihren eigenen Zahlen aus und speichern Sie das Ergebnis.
- Fragen Sie Ihren Steuerberater, wie hoch die gesetzliche Mindestgültigkeit für Geschenkgutscheine in Ihrem Land genau ist.
- Tragen Sie einen jährlich wiederkehrenden Termin in Ihren Kalender ein, um das offene Guthaben neu zu berechnen — diese Zahl ändert sich jedes Jahr.
Dieses Quartal — legen Sie die Regeln schriftlich fest
- Vereinbaren Sie mit Ihrem Steuerberater, wie und wann Breakage formell zu Umsatz freigegeben wird, statt still aufzulaufen.
- Überarbeiten Sie die Gültigkeitsdauer Ihres eigenen Gutscheins im Licht dessen, was Sie herausgefunden haben.
- Stellen Sie das offene Guthaben neben Ihren Cashflow — es ist Geld, das auf dem Papier Ihnen gehört, aber nicht frei verfügbar ist.
Das Geld ist nicht weg, es steht einfach noch offen
Breakage ist kein Grund, mit Geschenkgutscheinen aufzuhören — es ist ein Grund, genau zu wissen, was in Ihren Büchern steht. Die meisten selbstständigen Betriebe verkaufen sie seit Jahren, ohne diese eine Zahl je berechnet zu haben.
Die gute Seite der Geschichte ist mindestens so groß wie die unangenehme: Der Mehrausgeben-Effekt bei Einlösung gleicht oft einen erheblichen Teil dessen aus, was Breakage an ungenutztem Wert übrig lässt, und ein Geschenkgutschein bleibt eine der günstigsten Möglichkeiten, einen neuen Gast über die Schwelle zu holen.
Machen Sie dasselbe mit dem Rest Ihrer Mehrwertsteuer und Ihrer Buchhaltung — Geschenkgutscheine sind nur eine Stelle, an der das Geld in Ihrem Betrieb nicht ganz das ist, was es zu sein scheint. Möchten Sie ihn sauber gestalten und drucken, sobald Sie wissen, was Sie drucken? Nutzen Sie den kostenlosen Gutschein-Designer.