Catering vom Restaurant aus starten: 7 Schritte zu mehr Umsatz

Catering ist die einzige Umsatzquelle, die Sie heute starten können, ohne einen einzigen zusätzlichen Quadratmeter zu mieten, umzubauen oder während Ihres normalen Service zu bemannen.

Während ein durchschnittliches Full-Service-Restaurant mit einer Nettomarge von gerade einmal 2 bis 6 % auskommen muss, läuft Catering oft mit 7 bis 15 % Marge — bei einem effizienten Betrieb sogar bis zu 25 %. Keine Miete pro Event, keine leerstehenden Tische, kein Servicepersonal, das auf Gäste wartet: dieselbe Küche, dasselbe Handwerk, aber eine völlig andere Kostenrechnung. Restaurants mit einem aktiven Cateringprogramm verzeichneten in den vergangenen Jahren ein durchschnittliches Umsatzwachstum von 5,1 %, gegenüber 3,3 % für die Branche insgesamt — und Catering zieht zudem neue Gäste an: Untersuchungen zu Firmencatering zeigen, dass die Mehrheit derjenigen, die zum ersten Mal über die Arbeit bestellen, später auch privat bei demselben Betrieb wiederkommt.

Aber Catering ist keine Sache von „einfach ein paar Extraportionen einpacken". Falsch kalkuliert, unterbesetzt oder ohne Vertrag kann ein Cateringauftrag Sie mehr kosten, als er einbringt. Dieser Leitfaden führt Sie in 7 konkreten Schritten durch den Aufbau von Catering aus Ihrem bestehenden Restaurant heraus: vom Geschäftsmodell bis zur Gewinnung Ihrer ersten Kunden.

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Schritt 1: Verstehen Sie, warum Catering so profitabel sein kann

Bevor Sie auch nur ein Menü zusammenstellen, ist es wichtig zu verstehen, woher der Margenvorteil von Catering kommt — damit Sie ihn bei der Preisgestaltung nicht wieder verschenken:

• Keine zusätzlichen Immobilienkosten pro Event: Ihre Küche und Grundausstattung sind bereits vorhanden; Catering-Umsatz trägt keine zusätzliche Miete oder Abschreibung
• Höherer durchschnittlicher Bestellwert: Ein Cateringauftrag ist in der Regel ein Vielfaches einer gewöhnlichen Abhol- oder Lieferbestellung, mit weniger zu bedienenden Tischen pro Euro Umsatz
• Ein eigenes Kundentor: Firmencatering zieht strukturell neue Gäste an, die Ihr Restaurant noch nicht kannten — mit einem nachweisbaren Anteil, der danach auch privat essen kommt
• Vorhersehbare, geplante Volumen: Im Gegensatz zur Unvorhersehbarkeit von Laufkundschaft wird Catering im Voraus gebucht, was Einkauf und Personalplanung erleichtert

Diese höhere Marge ist kein Automatismus — sie entsteht nur, wenn Sie Catering als eigenständigen Geschäftsbereich behandeln, mit eigenem Menü, eigenen Preisen und eigener Kalkulation. Wer einfach die Restaurantkarte mit Rabatt weiterverkauft, verliert diesen Vorteil sofort wieder.

Schritt 2: Wählen Sie das Cateringmodell, das zu Ihrer Küche passt

Nicht jedes Restaurant muss sofort vollständig bediente Events anbieten. Es gibt drei Modelle mit steigendem Personal-, Material- und Risikoniveau:

• Drop-off-Catering: Sie liefern das Essen in versiegelten Behältern, ohne Personal vor Ort. Niedrigste Kosten, niedrigste Marge pro Event, ideal zum Einstieg und um zu testen, ob Nachfrage besteht
• Buffetcatering mit Aufbau: Sie liefern und richten ein Buffet ein (Chafing Dishes, Teller, Besteck), meist mit begrenzter Besetzung, um das Buffet nachzufüllen
• Vollständig bediente Catering: eigenes Personal vor Ort für Aufbau, Service und Abbau — höchste Marge pro Gast, aber auch die höchste Personal- und Haftungslast

Beginnen Sie mit dem Modell, das Ihrem bestehenden Betrieb am nächsten liegt — meist Drop-off oder ein einfaches Buffet — und erweitern Sie erst zu vollständig bedienten Events, sobald Ihre ersten Aufträge reibungslos und profitabel verlaufen.

Schritt 3: Bauen Sie ein eigenes Cateringmenü auf

Ihre normale Karte eins zu eins auf Catering zu übertragen, ist der schnellste Weg, Ihre Marge zu verlieren. Ein gutes Cateringmenü ist kleiner, transportfester und leichter skalierbar als Ihre tägliche Karte:

• Wählen Sie Gerichte, die Transport sowie Warm- oder Kalthalten gut überstehen — vermeiden Sie Frittiertes oder Gerichte, die innerhalb weniger Minuten nach der Zubereitung ihre Textur verlieren
• Begrenzen Sie die Anzahl der Optionen: Weniger Artikel bedeuten vorhersehbareren Einkauf, weniger Mise en Place und weniger Fehlerspielraum am Tag selbst
• Testen Sie Rezepte vorab im großen Maßstab — eine Sauce oder ein Dessert, das für 8 Gedecke perfekt ist, verhält sich bei 80 anders. Teilen Sie große Mengen in mehrere Chargen auf, statt alles auf einmal hochzuskalieren
• Rechnen Sie bei einem Buffet mit etwa 500 bis 600 Gramm Essen pro Gast, mit 6 bis 8 Häppchen pro Person für einen Empfang mit Fingerfood während der ersten zwei Stunden, plus einer Reserve von 10 bis 15 % zusätzlichem Volumen — Gäste schöpfen sich am Buffet nun mal großzügiger auf als bei einem servierten Teller
• Kennzeichnen Sie Allergene und Diäten deutlich pro Gericht an jedem Buffet — lesen Sie unser Allergenmanagement für Restaurants für den richtigen Ansatz bei Selbstbedienung

Nutzen Sie dieselbe Disziplin wie bei Ihrer normalen Karte: Wenden Sie Menü-Engineering-Prinzipien an, um Ihr Cateringmenü genauso profitabel zu gestalten wie Ihre beste Tischkarte.

Schritt 4: Kalkulieren Sie Ihr Catering korrekt — nicht Ihre Karte mit Rabatt

Der häufigste Fehler bei Restaurants, die mit Catering starten: Sie rechnen ihre bestehenden Menüpreise mit einem kleinen Rabatt durch, „weil es ja ohnehin in großen Mengen ist". Das ignoriert die zusätzlichen Kosten, die Catering nun einmal mit sich bringt.

• Bauen Sie von Ihrem Wareneinsatz aus auf. Streben Sie wie bei Ihrer normalen Karte 28 bis 35 % Wareneinsatz im Verhältnis zum Verkaufspreis an
• Rechnen Sie Arbeit vollständig mit ein — nicht nur die Stunden vor Ort, sondern auch Vorbereitung, Fahrzeit, Auf- und Abbau. Zusammen summieren sich diese Kosten bei Caterern oft auf 25 bis 35 % des Ertrags eines Events und sind der wichtigste „stille" Margenfresser
• Berücksichtigen Sie Transport, Einwegmaterial und Materialmiete — Chafing Dishes, isolierte Transportboxen und zusätzliches Besteck sind keine kostenlosen Extras
• Wenden Sie eine Cost-plus-Marge von 25 bis 40 % auf Ihren vollständigen Selbstkostenpreis (Lebensmittel + Arbeit + Material) an, bei stark personalisierten Events bis zu 40–50 %
• Arbeiten Sie mit einem Mindestbestellwert (oft ein Gegenwert von 100 bis 250 €). Ohne Minimum trägt eine kleine Bestellung nicht zu Ihren Fixkosten pro Fahrt bei — Route, Verwaltung und Vorbereitung kosten bei einem kleinen Auftrag genauso viel wie bei einem großen

Berücksichtigen Sie schließlich Ihre allgemeinen Kosten explizit in Ihrer Preisgestaltung: Verteilen Sie Ihre monatlichen Fixkosten auf die Anzahl geplanter Cateringevents, sodass jedes Event automatisch zu Ihrem Overhead beiträgt und nicht nur zu Ihren variablen Kosten.

Schritt 5: Regeln Sie Verträge, Anzahlungen und Versicherung

Jeder erfahrene Caterer hat mindestens eine Geschichte über einen Kunden, der last-minute stornierte, nachdem bereits eingekauft und Personal eingeplant war. Ein schriftlicher Vertrag ist keine Bürokratie — er ist das, was unbezahlte Kosten verhindert:

• Frist für die endgültige Gästezahl: meist 7 bis 10 Tage vorab. Nach dieser Frist stellen Sie diese Zahl in Rechnung, auch wenn weniger Gäste erscheinen — Reduzierungen nach der Frist zählen nicht mehr, Erhöhungen sind gegen einen Aufpreis noch möglich
• Gestaffelte Stornierungsregelung: ein sinkender Rückerstattungsprozentsatz, je näher das Event rückt, wobei die Anzahlung stets nicht rückerstattbar bleibt. Im Benelux-Gastgewerbe hat sich dafür mit den Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH) des niederländischen Branchenverbands KHN bereits ein breit genutzter Standard für Gruppenstornierungen als Referenzrahmen etabliert
• Anzahlung von 25 bis 50 % bei Bestätigung, mit dem Restbetrag fällig zusammen mit der Frist für die Gästezahl — behandeln Sie diese Anzahlung buchhalterisch als Kaution, nicht als Umsatz, bis das Event stattgefunden hat
• Eine Höhere-Gewalt-Klausel und eine klare Beschreibung dessen, was Auf- und Abbau genau umfassen, damit kein Scope Creep entsteht, bei dem „kleine Extras" unfakturiert hängen bleiben
• Versichern Sie sich korrekt: Ihre Standardpolice deckt einen externen Standort meist nicht ab. Erweitern Sie Ihre Betriebshaftpflicht um Catering außerhalb Ihres Betriebs — manche Gastronomieverbände bieten Mitgliedern hierfür eine kostenlose Erweiterung für eine begrenzte Anzahl von Cateringterminen pro Jahr — und prüfen Sie Ihre Restaurantversicherung auf Produkthaftung und Transportdeckung
• Halten Sie die HACCP-Kühlkette und Warmhaltekette während des Transports ein (in Belgien gilt: kalt unter 7 °C, warm über 60 °C) — jede Minute unterwegs zählt zu der Zeit, die Lebensmittel in der Gefahrenzone verbringen, planen Sie Transportzeit deshalb immer großzügig ein

Schritt 6: Organisieren Sie Logistik, Transport und Personal

Was auf dem Papier stimmt, kann vor Ort durch schlechte Planung trotzdem scheitern. Die häufigste operative Falle ist, Fahrzeit und Aufbauzeit zu unterschätzen — eine Route, die auf der Karte 25 Minuten zeigt, kann durch Verkehr leicht länger dauern, sodass Essen zu lange in der Transportbox bleibt oder das Personal beim Aufbau hetzen muss.

• Personalverhältnis: Rechnen Sie mit etwa 1 Servicekraft pro 8 Gästen bei bedientem oder geplattetem Service und 1 pro 20 bis 30 Gästen bei einem Buffet — mit mindestens 1 zusätzlichen Paar Händen pro 3 Chafing Dishes, um das Buffet reibungslos nachzufüllen
• Investieren Sie in die richtige Grundausstattung: isolierte Transportboxen, die warme oder kalte Temperaturen mehrere Stunden ohne Strom halten, Chafing Dishes und ausreichende Reservekapazität. Mieten Sie selten genutztes Material, statt gleich alles zu kaufen
• Planen Sie bei einem unbekannten Standort immer vorab eine Besichtigung: prüfen Sie Küchenausstattung, Stromversorgung, Park- und Ladeflächen sowie das verfügbare Aufbaufenster
• Erstellen Sie eine feste Packliste, die Sie vor der Abfahrt und nach dem Event doppelt kontrollieren — Verlängerungskabel, Ersatzteile und Erste-Hilfe-Material werden am häufigsten vergessen
• Rechnen Sie Auf- und Abbauzeit explizit in Ihre Personalplanung und Preisgestaltung ein — sonst verschwinden diese Stunden still und leise aus Ihrer Margenberechnung

Schritt 7: Finden und überzeugen Sie Ihre ersten Cateringkunden

Ihre ersten Cateringkunden finden Sie selten über Ihr gewöhnliches Restaurantmarketing — es ist eine eigene Zielgruppe mit einem anderen Kaufprozess:

• Optimieren Sie Ihr Google-Unternehmensprofil mit der Cateringkategorie und den entsprechenden Merkmalen: Unternehmen und Privatpersonen suchen hier aktiv nach lokalen Caterern
• Bauen Sie eine eigene Cateringseite oder -sektion auf Ihrer Website mit Menüs, Preisindikation und einem klaren Anfrage-Button — gezielte Cateringseiten konvertieren spürbar besser als eine allgemeine Kontaktseite
• Setzen Sie auf Weiterempfehlungen: Ein zufriedener Firmenkunde führt oft zu mehreren neuen Anfragen bei befreundeten Unternehmen — fragen Sie nach einem gelungenen Event explizit danach
• Erwägen Sie eine (kostenpflichtige) Verkostung für größere Aufträge, wobei die Kosten bei einer Buchung mit der endgültigen Anzahlung verrechnet werden — das filtert unverbindliche Anfragen heraus
• Setzen Sie realistische Mindestvorlaufzeiten an: kleine Bestellungen lassen sich mit 48 bis 72 Stunden Vorlauf umsetzen, Firmenevents typischerweise einige Wochen bis Monate im Voraus, und große oder saisonale Events am besten so früh wie möglich im Kalender
• Wickeln Sie strukturierte Anfragen über dasselbe System, mit dem Sie Gruppenreservierungen und Events verwalten, ab, damit Cateringanfragen nicht zwischen losen Anrufen und E-Mails verloren gehen

Häufige Fehler bei Catering aus einem Restaurant

Die meisten Cateringverluste entstehen nicht während des Events selbst, sondern in den Wochen davor — bei der Preisgestaltung, der Planung und dem Vertrag:

• Menüpreise mit Rabatt durchrechnen, statt Catering separat auf Basis von Wareneinsatz, Arbeit, Transport und Material zu kalkulieren
• Keinen Mindestbestellwert ansetzen, wodurch kleine Aufträge Ihre Fixkosten pro Fahrt nicht decken
• Fahrzeit, Auf- und Abbau nicht mit einrechnen in Personalstunden und Preisgestaltung — oft der größte stille Margenfresser im Catering
• Keine Frist für die endgültige Gästezahl vereinbaren, mit Lebensmittelverschwendung und entgangenem Umsatz als Folge
• Unterbesetzung vor Ort, was zu langsamem Service und einem schlechteren Gästeerlebnis führt — genau in dem Moment, in dem Sie versuchen, neue Kunden zu überzeugen
• Ohne schriftlichen Vertrag arbeiten auf Basis einer mündlichen Absprache oder eines kurzen E-Mail-Wechsels
• Rezepte nicht vorab im großen Maßstab testen, wodurch Geschmack, Textur oder Timing bei 80 Gedecken anders ausfallen als bei 8

Fazit: Catering als System, nicht als Nebenjob

Catering, das dauerhaft profitabel bleibt, entsteht nicht zufällig — es ist das Ergebnis eines eigenen Menüs, einer korrekten Preisgestaltung, eines wasserdichten Vertrags und einer realistischen Personalplanung. Restaurants, die diese 7 Schritte befolgen, bauen Catering zu einer strukturellen, oft sogar margensteigernden Umsatzquelle neben ihrem Tischservice aus, statt zu einer Improvisation, die auf gut Glück läuft.

Beginnen Sie klein: Starten Sie mit Drop-off-Catering für eine Handvoll Stammkunden, bauen Sie ein eigenes Menü und eine korrekte Preisliste auf, und erweitern Sie erst zu vollständig bedienten Events, sobald Ihr Prozess reibungslos läuft. Kombinieren Sie dies mit einem gesunden Blick auf Ihren Cashflow und verfolgen Sie pro Event Ihre Marge anhand derselben Kennzahlen wie im Rest Ihres Betriebs, etwa RevPASH und andere Restaurant-KPIs.