In diesem Artikel
Ihr Betrieb hat keine Nebensaison und eine Hochsaison. Er hat eine Kurve dazwischen — und diese Kurve planen Sie jedes Jahr aus dem Kopf, statt anhand einer Tabelle.
Ob an der Küste, in einem Skiort, rund um ein Festivalwochenende oder einfach auf einer Innenstadtterrasse im Mai: Wenn Ihr Betrieb von der Saison lebt, kennen Sie zwei Zahlen auswendig. Wie viele Mitarbeitende Sie an einem ruhigen Dienstag im Februar brauchen. Und wie viele an einem Samstag im August. Diese beiden Zahlen kennen Sie, weil Sie sie Jahr für Jahr selbst erleben.
Das Problem liegt nicht in diesen beiden Zahlen. Es liegt in den Wochen dazwischen. Irgendwo zwischen Februar und August müssen Sie von vier auf elf Personen kommen. Nicht auf einen Schlag — in Etappen, über Wochen, die Sie vorher nie wirklich durchgeplant haben. Und dieselben Wochen müssen im September wieder heruntergefahren werden, ohne dass Sie Mitte August schon jemanden verlieren, den Sie für die letzte stark besuchte Woche noch gebraucht hätten.
Die meisten Inhaberinnen und Inhaber lösen das mit einem Schulterzucken und einer Nachricht in der Gruppen-Chat: "Wir schauen einfach, wie voll es wird." Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert — und an der Küste, in den Bergen oder rund um ein Festivalwochenende geht es jedes Jahr irgendwo schief. Entweder stehen Sie Mitte Juli mit einer Küche da, die nicht mehr hinterherkommt. Oder Sie zahlen schon im Mai für eine Besetzung, die Sie erst im Juli tatsächlich brauchen.
Dieser Artikel gibt dieser Kurve eine Form. Sieben Fehler, die fast jeder saisonale Betrieb macht, jeweils mit der Zahl dahinter — und am Ende ein Rechner, der Ihre eigene Kurve durchrechnet: was eine das ganze Jahr über auf Spitzenniveau gehaltene Besetzung kostet, was eine das ganze Jahr auf Nebensaison-Niveau gehaltene Besetzung während des Ansturms ungedeckt lässt, und was die Kurve dazwischen tatsächlich einspart.
Warum die Kurve unsichtbar bleibt
Eine Gewinn- und Verlustrechnung zeigt Ihnen den Umsatz nach Monat, nicht nach Woche. Eine Personalliste zeigt Ihnen, wer beschäftigt ist, nicht wann die Schicht dieser Person hoch- oder heruntergefahren wurde. Kein Standardbericht im Gastgewerbe zeigt Ihnen die Form Ihrer Saison — die Kopfzahl, Woche für Woche, von der ruhigsten bis zur stärksten. Ohne diese Form planen Sie auf zwei Punkten statt auf einer Linie, und genau auf der Linie geht es schief.
Das ist keine Nachlässigkeit. Es ist ein blinder Fleck, den die ganze Branche teilt: Eurostat, das Statistikamt der EU, erfasst saisonale Schwankungen der Beschäftigung im Tourismus tatsächlich — nach Quartal, nach Land — aber diese Zahl taucht in keinem Bericht auf, den ein Inhaber je zu Gesicht bekommt. Sie sehen Ihre eigene Kurve erst, wenn Sie sie selbst zeichnen.
Und genau das tun die meisten Betriebe nie. Sie merken sich eine Spitzenzahl und eine Tiefpunktzahl und überlassen die Wochen dazwischen dem Gedächtnis dessen, der letztes Jahr zufällig dabei war.
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Jeder dieser Fehler kostet Geld an einer anderen Stelle im Jahr — die ersten vier während des Aufbaus, die letzten drei während der Hochsaison selbst und des anschließenden Abbaus. Zusammen sind sie der Grund, warum kaum ein saisonaler Betrieb zwei Jahre hintereinander dieselbe Kurve fährt.
1. Sie messen die Spitze, nicht die Kurve
Fragen Sie eine Inhaberin, wie viel Personal sie braucht, erhalten Sie eine Zahl: die Spitze. Bohren Sie weiter nach, erhalten Sie eine zweite: die Nebensaison-Zahl. Fragen Sie nach den Wochen dazwischen, kommt meist ein Schulterzucken — "das bauen wir nach und nach auf."
Dieses "nach und nach" ist das Problem. Zwei Punkte beschreiben keine Linie. Ob Sie von vier auf elf Personen über vier Wochen kommen oder über acht, ob Sie diesen Aufbau gleichmäßig verteilen oder in ein einziges Wochenende packen — nichts davon ist in den beiden Zahlen enthalten, die Sie im Kopf haben. Und genau dieser Unterschied entscheidet, ob Sie am ersten wirklich starken Samstag bereit sind, oder ihm bereits zwei Wochen hinterherhinken.
2. Ihre Vorlaufzeit bei der Personalgewinnung ist länger als Ihr Aufbau
Eine Stellenanzeige zu schalten dauert einen Abend. Eine passende Person zu finden, ein Gespräch zu vereinbaren, die erste Probeschicht einzuplanen und diese Person so weit zu bringen, dass sie eine Schicht unbeaufsichtigt führen kann — das dauert Wochen, keine Tage. Ein Flexi-Job oder eine Aushilfe geht schneller als ein fester Vertrag, aber selbst dann rechnen Sie meist mit vier bis sechs Wochen zwischen der ersten Suche und einer Mitarbeiterin, die tatsächlich mitträgt.
Die meisten Inhaberinnen und Inhaber beginnen mit dem Einstellen genau dann, wenn der Ansturm spürbar wird. Das ist genau der Moment, in dem es bereits zu spät ist: Die Vorlaufzeit läuft dann parallel zu — oder hinter — den Wochen, in denen Sie eigentlich hätten aufbauen müssen. Das Ergebnis ist ein Team, das erst dann seine volle Stärke erreicht, wenn die Hochsaison schon zur Hälfte vorbei ist.
Kein Rätselraten — die Größenordnung des saisonalen Musters, das jeder touristisch geprägte Betrieb in Europa teilt.
Die ersten beiden Zahlen stammen von Eurostat, die dritte aus US-Arbeitsmarktstatistiken als allgemeine Größenordnung — keine exakte EU-Zahl, aber ein reales Signal, dass das Problem größer ist als ein einzelner Betrieb. Die vierte Zahl ist keine Schätzung: Sie ist genau das, was der Rechner unten für das Startbeispiel berechnet.
3. Sie bezahlen Hochsaison-Bereitschaft bei Nebensaison-Nachfrage
Der gegenteilige Fehler kostet genauso viel, und Inhaber, die sich gerade an Fehler zwei die Finger verbrannt haben, tappen oft direkt hinein: aus Angst, wieder zu spät zu sein, stellen Sie zu früh und zu viel ein. Vier Wochen vor dem ersten wirklich starken Samstag sind Sie bereits nahezu vollständig besetzt — und zahlen drei Wochen lang Lohnkosten für eine Terrasse, die noch halb leer ist.
Beide Fehler kosten Geld auf derselben Seite: zu spät einstellen kostet Sie Umsatz, den Sie während der Hochsaison verpassen, zu früh einstellen kostet Sie Löhne für Stunden, die niemand brauchte. Der Rechner weiter unten in diesem Artikel stellt beide nebeneinander, damit Sie nicht zwischen der einen und der anderen Art des Ratens wählen müssen.
4. Siebzig bis achtzig Prozent Ihres Teams kommen nicht zurück
Das Gastgewerbe hat, gesamt betrachtet, eine der höchsten Personalfluktuationen aller Branchen — US-Arbeitsmarktdaten (das Bureau of Labor Statistics) beziffern sie üblicherweise auf 70–80 % jährlich bei stundenbezahlten Rollen, und das noch vor dem zusätzlichen Effekt einer Saison, die schlicht endet. Eine Saisonstelle in einer Strandbar oder einer Skigebietsküche kann sich von einem Jahr aufs nächste fast vollständig austauschen: Wer im September geht, landet im nächsten Frühjahr oft anderswo.
Das bedeutet, dass die Aufbaukurve nicht nur ein Planungsproblem ist — sie ist ein sich wiederholendes Einarbeitungsproblem. Sie bauen jedes Jahr nicht nur Zahlen auf; Sie bauen dasselbe Wissen erneut auf, größtenteils mit neuen Menschen. Wer das weiß, plant die Vorlaufzeit aus Fehler zwei bewusst großzügiger für Erstbesetzungen ein und hält bewusst einen Kern von Menschen, die tatsächlich zurückkehren — oft der eigentliche Grund, warum ordentliche Unterkünfte für Saisonpersonal (siehe die verwandten Artikel unten) sich von selbst rechnen: Wer einen guten Wohnort hat, kehrt im nächsten Jahr deutlich eher zurück.
5. In Griechenland und Kroatien verdoppelt sich die Beschäftigung — Sie sind nicht allein
Es ist leicht zu denken, dass der eigene Betrieb zufällig ein besonders schwieriges saisonales Muster hat. Eurostat erfasst die Beschäftigung im touristischen Beherbergungssektor nach Quartal, und die Extreme sind nicht subtil: In Griechenland und Kroatien ist die Beschäftigung im stärksten Quartal fast doppelt so hoch wie im ruhigsten. Campingplätze spüren die Spitze am stärksten, Hotels am wenigsten — was logisch ist, da ein Campingplatz im Winter oft komplett schließt, während ein Hotel das ganze Jahr geöffnet bleibt.
Der Sektor insgesamt — Beherbergung und Gastronomie zusammen — beschäftigte 2021 in der EU rund 9,9 Millionen Menschen, 6,3 % der gesamten Wirtschaft. Hinter dieser einen Jahreszahl steckt eine Kurve, die von Land zu Land, von der Küste bis ins Landesinnere, stark variiert. Der Punkt ist nicht, dass Ihre Saison ungewöhnlich schwierig ist — der Punkt ist, dass Sie damit nicht allein sind, und dass die Form dieser Kurve überall planbar ist, statt nur ertragen werden zu müssen.
6. Der Ansturm kostet Sie mehr, als die ruhige Woche Ihnen spart
Halten Sie Ihre Besetzung das ganze Jahr auf Nebensaison-Niveau, sparen Sie in jeder ruhigen Woche Lohnkosten. Aber am ersten wirklich starken Samstag sind Sie für zu viele Gäste unterbesetzt — und das kostet Sie nicht nur Überstunden und ein erschöpftes Team, sondern auch den Gast, der eine halbe Stunde auf seine Bestellung gewartet hat und nächstes Jahr woanders hingeht.
Stellen Sie die drei Szenarien nebeneinander — das ganze Jahr auf Spitzenniveau, das ganze Jahr auf Nebensaison-Niveau, und die Kurve dazwischen — und das Muster ist klar: das ganze Jahr auf Spitzenniveau ist enorm teuer, das ganze Jahr auf Nebensaison-Niveau ist günstig, lässt Sie aber ausgerechnet in den Wochen unbesetzt, die Ihr Jahr tragen. Die Kurve liegt dazwischen, und die Lücke zwischen "das ganze Jahr auf Spitzenniveau" und "der Kurve" ist genau das, was ein gut geplanter Aufbau Ihnen einspart.
Lohnkosten pro Szenario, über 52 Wochen — berechnet mit dem durchgerechneten Beispiel oben.
Die Kurve liegt immer zwischen den beiden durchgehenden Szenarien — das ist kein Zufall, es folgt direkt aus der Rechnung. Die Lücke zu "durchgehend Spitzenniveau" ist das, was ein geplanter Aufbau Ihnen einspart; die Lücke zu "durchgehend Nebensaison-Niveau" ist der reale Preis dafür, Ihre Hochsaison tatsächlich zu besetzen.
7. Sie bauen die Kurve jedes Jahr wieder von Grund auf
Der siebte Fehler ist eigentlich die Summe der ersten sechs: Ohne eine schriftlich festgehaltene Kurve — wie viele Personen, welche Woche, mit wie vielen Wochen Vorlaufzeit davor — beginnt jede Saison mit denselben Fragen, die Sie letztes Jahr schon beantwortet haben. Die Erfahrung des letzten Jahres steckt im Kopf von jemandem, der damals dabei war, und wenn diese Person nicht zurückkehrt (siehe Fehler vier), fangen Sie wieder bei null an.
Eine Kurve, die Sie einmal ausarbeiten — Ihre eigene Nebensaison- und Hochsaison-Besetzung, Ihre eigenen Aufbauwochen, Ihre eigene Vorlaufzeit — muss im nächsten Jahr nur noch wiederholt und angepasst werden. Das ist der ganze Unterschied zwischen einer Saison, die Ihnen widerfährt, und einer Saison, die Sie planen.
Rechnen Sie Ihre eigene Kurve durch
Geben Sie Ihre eigene Besetzung ein — Nebensaison, Hochsaison, wie viele Wochen die Hochsaison dauert, wie viele Wochen Sie zum Aufbauen brauchen und wie viele Wochen Vorlaufzeit das erfordert — und das Tool stellt drei Szenarien nebeneinander: das ganze Jahr auf Spitzenniveau, das ganze Jahr auf Nebensaison-Niveau, und die Kurve dazwischen.
Die Zahlen unten sind ein Startbeispiel: vier Personen in der Nebensaison, elf zur Hochsaison, acht Wochen volle Hochsaison, vier Wochen Aufbau (und vier Wochen Abbau), sechs Wochen Vorlaufzeit und 650 € durchschnittliche Lohnkosten pro Personenwoche. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Zahlen.
Der Personalkurven-Rechner
Sechs Felder, drei Szenarien, eine Antwort: was die Kurve Ihnen gegenüber einer durchgehenden Besetzung auf Spitzenniveau einspart.
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Aufbau und Abbau werden als gleich lang und linear verlaufend angenommen — die durchschnittliche Besetzung während jeder Hälfte der Kurve ist der Mittelwert zwischen Ihrer Nebensaison- und Hochsaison-Zahl.
Dies ist ein Modell aus Personenwochen × durchschnittlichen Lohnkosten, keine Buchhaltungsberatung. Nutzen Sie es, um die Form Ihrer eigenen Kurve zu vergleichen, nicht als exakte Lohnprognose.
Der "Ersparnis"-Wert ist nie negativ: Konstruktionsbedingt kann die Kurve nie mehr kosten als eine durchgehende Besetzung auf Spitzenniveau und nie weniger als eine durchgehende Besetzung auf Nebensaison-Niveau. Was sich verschiebt, ist, wie viel von dieser Ersparnis Sie tatsächlich realisieren — und das hängt vollständig davon ab, ob Sie rechtzeitig mit dem Einstellen beginnen.
Der Wert "ungedeckte Personalwochen" wird bewusst nicht in Euro umgerechnet. Das würde eine Annahme erfordern, wie viel Umsatz jede ungedeckte Woche Sie kostet, und diese Annahme variiert zu stark von Betrieb zu Betrieb, um ehrlich zu sein. Die Zahl selbst — wie viele Personenwochen Ihnen während der Hochsaison fehlen würden, wenn Sie nie aufstocken — ist exakt, und dort übernimmt Ihr eigenes Urteilsvermögen.
Was Sie diese Woche, dieses Quartal und nächstes Jahr damit tun
Die Kurve selbst ändert sich von Jahr zu Jahr kaum. Was sich ändert, ist, ob Sie sie einmal aufschreiben — oder jedes Frühjahr neu erfinden.
Diese Woche
- Schreiben Sie Ihre eigene Nebensaison- und Hochsaison-Besetzung auf und schätzen Sie, wie viele Wochen Ihr Aufbau und Ihr Abbau dauern.
- Rechnen Sie Ihre eigene Kurve mit dem Rechner oben durch und notieren Sie die Zahl "mit Einstellen beginnen".
- Tragen Sie dieses Einstellungsdatum direkt in Ihren Kalender ein — als feste Deadline, nicht als vage Erinnerung.
Dieses Quartal
- Bauen Sie einen festen Kern an Mitarbeitenden auf, die jede Saison zurückkehren — Unterkunft und ein faires Angebot wiegen hier schwerer als ein paar Euro mehr pro Stunde.
- Legen Sie je Rolle fest, wer eine Probeschicht abnehmen darf, damit die Vorlaufzeit nicht an einem Kalender ohne freie Termine scheitert.
Nächste Saison
- Vergleichen Sie die Kurve, die Sie tatsächlich gefahren sind, mit der, die Sie vorab skizziert hatten, und passen Sie Ihre Aufbau- und Abbauwochen anhand dessen an, was Sie beobachtet haben.
- Bewahren Sie die Kurve als Dokument auf, nicht als Erinnerung — damit sie nächstes Jahr eine Wiederholung ist, kein neues Rätsel.
Die Saison widerfährt Ihnen nicht — Sie bauen sie
Jeder saisonale Betrieb in Europa teilt dieselbe Form: eine ruhige Basis, einen Aufbau, eine Spitze, einen Abbau. Der Unterschied liegt darin, ob diese Form auf Papier existiert — oder nur im Kopf dessen, der letztes Jahr zufällig dabei war.
Der Rechner oben gibt dieser Form eine konkrete Antwort: wie viel die Kurve Ihnen im Vergleich zu einer durchgehenden Besetzung auf Spitzenniveau einspart, wie viele Personenwochen Ihnen fehlen würden, wenn Sie nie aufstocken, und wie viele Wochen vor Ihrer Hochsaison Sie mit dem Einstellen beginnen müssen, um das zu erreichen.
Diese Antwort ändert sich von Jahr zu Jahr kaum. Das Einzige, was sich ändert, ist, ob Sie sie schon kennen, wenn das Frühjahr wieder anbricht.