In diesem Artikel
Jeder unabhängige Betrieb nimmt Praktikanten auf, und fast niemand rechnet aus, was sie tatsächlich kosten. Nicht weil es kompliziert ist, sondern weil sich die Rechnung aus Posten zusammensetzt, die nie auf demselben Blatt landen.
Rechnen Sie nach, und es bleiben vier weitere Posten, die niemand zur Vergütung addiert: die Anleitungszeit einer erfahrenen Mitarbeiterin, die Wochen, in denen ein Praktikant noch nicht annähernd volle Geschwindigkeit erreicht, die Praktika, die vorzeitig abgebrochen werden, und die Frage, die alles entscheidet — wie viele Ihrer Praktikanten stellen Sie danach tatsächlich ein?
Die Vergütung ist der einzige Posten, der auf dem Papier steht, und genau deshalb auch der einzige, den überhaupt jemand zusammenzählt. Die anderen vier stecken in einem Dienstplan, der ohnehin schon voll war, in einer Einarbeitungszeit, der niemand einen Namen gibt, und in einem Abgang, der erst auffällt, wenn der nächste Praktikant schon wieder da ist.
Dieser Leitfaden geht die sieben Zahlen einzeln durch, jeweils mit der Rechnung dazu. Unten geben Sie Ihr eigenes Praktikum in den Rechner ein — Vergütung, Stunden, Anleitungszeit, Einarbeitungstempo und Übernahmechance — und erhalten die vollständigen Kosten pro Praktikum und pro gearbeiteter Stunde.
Alles wird in Ihrem eigenen Browser berechnet: Es wird nichts gesendet und nichts gespeichert. Die Zahlen unten sind ein Rechenbeispiel für ein zwölfwöchiges Praktikum — Ihr eigener Betrieb, Ihr eigener Dienstplan und Ihre eigene Übernahmequote sind die eigentlichen Maßstäbe.
Warum 'kostenlose Hilfe' die falsche Frage ist
Ein Praktikant kostet Sie keinen Lohn, und das ist das Einzige, was die meisten Betriebsleiter zusammenzählen. Aber 'kein Lohn' ist nicht dasselbe wie 'keine Kosten': Jede Stunde, in der ein Praktikant im Service oder in der Küche steht, steht auch eine erfahrene Mitarbeiterin daneben — kurz, immer wieder, oder über die ganze Schicht — und das ist Zeit, die nicht für etwas anderes eingesetzt wird. Das nennt sich Anleitungszeit, und sie hat einen Stundensatz, auch wenn er auf keiner Lohnabrechnung auftaucht.
Die zweite Verzerrung ist das Tempo. Eine neue Fachkraft, die das Handwerk bereits beherrscht, läuft vom ersten Tag an im Takt. Ein Praktikant nicht — und das ist keine Kritik, das ist genau der Sinn eines Praktikums. Jede Woche zwischen der ersten Schicht und dem Moment, in dem dieser Praktikant ungefähr das leistet, was eine eingearbeitete Kraft leistet, läuft der Posten faktisch unterbesetzt. Diese Lücke heißt Einarbeitungskosten, und sie ist die größte der unsichtbaren Posten.
Und dann gibt es das Praktikum, das nicht zu Ende geführt wird. Ein Teil jedes Jahrgangs bricht vorzeitig ab — eine schlechte Passung, die körperliche Belastung des Berufs, oder eine Ausbildung, die eine andere Richtung einschlägt. Das europäische Monitoring der Berufsbildung — die Daten des Cedefop und der nationalen Stellen, die Abschlussquoten je Ausbildungsgang veröffentlichen — weist strukturell auf Abbruchquoten im zweistelligen Bereich hin, mit einer Spanne, die von Land zu Land und von Ausbildungsgang zu Ausbildungsgang stark variiert. Was davon übrig bleibt, bestimmt, was ein Praktikum Sie tatsächlich kostet — und ob die Übernahme in eine Festanstellung jemals die Chance bekommt, davon etwas zurückzuverdienen.
Der ultimative Leitfaden Restaurant-Personal: 6 Schritte zum starken Team Einstellen, einarbeiten, planen und halten im engen Arbeitsmarkt: das komplette Personalsystem fürs Restaurant — vom ersten Gespräch bis zur Kultur, in der man bleibt. Leitfaden öffnenDie 7 Zahlen, und was jede von ihnen wirklich kostet
Sie sind in der Reihenfolge sortiert, in der sie sichtbar werden. Die erste ist die einzige, die irgendwo schriftlich festgehalten wird; die letzten beiden zeigen sich erst, wenn Sie mehrere Jahrgänge nebeneinanderlegen.
1. Die Vergütung ist der kleinste Posten, nicht die ganze Rechnung
Eine Praktikumsvergütung in der Gastronomie fällt in der Regel niedrig aus, und bei einem Schulpraktikum liegt sie oft bei null. Im Rechenbeispiel unten — zwölf Wochen, dreißig Stunden pro Woche, eine wöchentliche Vergütung von 53 € — ergibt das 636 € für das gesamte Praktikum. Das ist der Betrag, der auf einer Vereinbarung steht, und es ist auch der einzige Betrag, den die meisten Betriebsleiter überhaupt zusammenzählen.
Stellen Sie diese 636 € neben das, was der Rest dieses Artikels ausrechnet — die Anleitungszeit und die Einarbeitungskosten desselben Praktikums — und die Vergütung ist durchgängig der kleinste der drei Posten. Nicht weil sie unwichtig wäre, sondern weil die anderen beiden ungefähr gleich groß sind und zusammen deutlich mehr als das Doppelte wiegen.
Das ist der Kern dieses Artikels: 'Kostenlose Hilfe' war schon immer die falsche Frage, denn die Vergütung war nie die ganze Rechnung. Was übrig bleibt, ist nicht die Frage, ob ein Praktikant etwas kostet, sondern wie viel — und darauf gibt keine Vereinbarung eine Antwort.
2. Die Anleitungszeit kommt von einem anderen Posten im Betrieb
Jede Minute, die eine erfahrene Mitarbeiterin einem Praktikanten widmet, ist eine Minute, die nicht im Service, am Pass oder an der Kasse verbracht wird. Rechnen Sie mit zwölf Minuten Anleitung pro gearbeiteter Stunde — Fragen beantworten, mitschauen, korrigieren, erneut erklären — zum Stundensatz derjenigen, die anleitet, und für das Beispiel oben (zwölf Wochen, dreißig Stunden pro Woche, 20 € pro Stunde) ergibt das 1.436 €.
Das ist mehr als die Vergütung selbst, und es ist Geld, das nirgendwo als 'Praktikumskosten' verbucht wird — es verschwindet in der gewöhnlichen Lohnkostenrechnung der Anleiterin, so als wären diese Stunden ohnehin da gewesen. Waren sie nicht: Diese Mitarbeiterin tat vorher etwas anderes mit dieser Zeit.
Der Rechner unten lässt Sie sowohl die Anleitungsminuten als auch den Stundensatz der Anleitung eingeben, genau weil dies der erste der beiden größten unsichtbaren Posten ist.
3. Die Einarbeitungswochen kosten Produktion, kein Geld auf einer Rechnung
Ein Praktikant startet bei null und nähert sich dem Tempo einer eingearbeiteten Kraft an. Das ist kein gastronomiespezifisches Phänomen — es ist der gewöhnliche Befund aus dem Operations Management, dass neue Kräfte bei einer unbekannten Aufgabe einer vorhersehbaren, aber nicht-linearen Kurve folgen: schnelle Fortschritte am Anfang, die sich abflachen, je näher sie dem Tempo einer erfahrenen Kraft kommen.
Modellieren Sie diese Kurve als gerade Linie von null auf hundert Prozent über die Einarbeitungsphase, und das durchschnittliche Defizit während dieser Phase liegt exakt bei der Hälfte der vollen Produktion. Für das Rechenbeispiel — eine sechswöchige Einarbeitung, dreißig Stunden pro Woche, gegen ein Stundenlohn-Äquivalent von 16 € — sind das 1.418 € an Produktion, die in diesen Wochen fehlte.
Diese Zahl steht auf keiner Rechnung. Sie steckt in Tischen, die langsamer drehen, in Gerichten, die langsamer den Pass verlassen, und in einer Kollegin, die still einspringt, ohne dass jemand dem je einen Namen gibt. Zusammen mit der Anleitungszeit ist sie die andere Hälfte der Rechnung, die die Vergütung allein nie deckt.
Rechenbeispiel: eine sechswöchige Einarbeitung, dreißig Stunden pro Woche, gegen ein Stundenlohn-Äquivalent von 16 €. Der schraffierte Balken ist das Defizit dieser Woche — was der Posten in dieser Woche an Produktion vermisst.
Über sechs Wochen sinkt das Defizit linear, von 83 % in Woche eins bis null in Woche sechs. Das durchschnittliche Defizit über den gesamten Zeitraum liegt exakt bei der Hälfte der vollen Produktion — genau diese Annahme verwendet der Rechner unten für die Einarbeitungskosten.
4. Nicht jedes Praktikum kommt bis zum Ende
Ein Teil jedes Jahrgangs bricht vorzeitig ab, und das ist kein Versagen allein Ihres Betriebs. Der Cedefop und die nationalen Stellen, die Abschlussquoten je Ausbildungsgang erfassen, verzeichnen strukturell Abbruchquoten im zweistelligen Bereich — die genaue Spanne variiert stark nach Land und Ausbildungstyp, aber die Größenordnung ist konstant genug, um damit zu planen.
Ein Praktikum, das vorzeitig endet, hat meist schon Anleitungszeit und einen Teil der Einarbeitungskosten gekostet, ohne je eine vollständig produktive Praktikantin hervorzubringen. Diese Kosten verschwinden nicht — sie werden stillschweigend von den Praktika getragen, die tatsächlich zu Ende geführt werden, und genau das zeigt die Grafik unten.
Das ist auch der Grund, warum 'wir nehmen jedes Jahr ein paar Praktikanten' keine Strategie ist, solange niemand mitzählt, wie viele davon den Weg tatsächlich zu Ende gehen. Ohne diese Zahl rechnen Sie nur mit der halben Rechnung.
Rechenbeispiel, verteilt auf die Praktika, die tatsächlich zu Ende geführt werden. Vergütung, Anleitung und Einarbeitungskosten sind die echten Kosten eines Praktikums; das vierte Stück ist das, was die vorzeitig abgebrochenen Praktika obendrauf legen.
Bei einer illustrativen Abbruchquote von 20% — irgendwo in der Spanne, die der Cedefop und die nationalen Ausbildungsstellen je Land und Ausbildungsgang berichten — trägt jedes abgeschlossene Praktikum genau diesen Anteil der Rechnung der Praktika, die es nicht geschafft haben. Die ersten drei Stücke sind die echten Kosten eines Praktikums: Vergütung, Anleitung und Einarbeitungskosten. Das vierte Stück kommt nicht zufällig dazu — es entspricht mathematisch exakt der Abbruchquote, egal welcher Betrag darunterliegt.
5. Die Übernahmequote ist die einzige Zahl, die die Rechnung je zurückverdient
Alles oben ist Kosten. Es gibt genau einen Posten, der etwas zurückgibt: den Anteil der Praktikanten, den Sie anschließend tatsächlich einstellen. Ohne Übernahme ist ein Praktikumsplatz ein Ausbildungszuschuss an den Betrieb von jemand anderem — wertvoll vielleicht, aber nichts, wofür Ihr Betrieb je etwas zurückbekommt.
Nehmen Sie die vollen Kosten eines Praktikums (Vergütung plus Anleitung plus Einarbeitungskosten) und teilen Sie sie durch Ihre eigene Übernahmequote, um die Kosten pro tatsächlich daraus entstehender Einstellung zu erhalten. Im Rechenbeispiel — 3.490 € Gesamtkosten, 30 % Übernahmequote — ergibt das 11.633 € pro Einstellung. Bei einer Übernahmequote von 60 % halbiert sich diese Zahl; bei 10 % verdreifacht sie sich nahezu.
Genau deshalb ist die Übernahmequote die einzige Zahl, die es wert ist, verfolgt zu werden. Nicht 'wie viele Praktikanten hatten wir', sondern 'wie viele von ihnen arbeiten jetzt noch hier' — der Rechner unten stellt diesen Prozentsatz direkt der übrigen Rechnung gegenüber.
6. Was eine übernommene Einstellung im Vergleich zur Kalteinstellung wert ist
Eine Einstellung, die aus einem erfolgreichen Praktikum hervorgeht, beginnt mit etwas, das ein Vorstellungsgespräch nie liefert: zwölf Wochen, in denen Sie bereits gesehen haben, wie sich jemand an einem vollen Freitagabend verhält, wie er mit einer Beschwerde umgeht, und ob er zum Rest des Teams passt. Bei einer Kalteinstellung fehlt all das komplett, und in einem angespannten Arbeitsmarkt ist Gastropersonal zu finden ohnehin schon keine kleine Ausgabe.
Es gibt keine einzige EU-weite Zahl, die genau angibt, was eine Fehlbesetzung oder eine lange offene Stelle kostet — das variiert zu stark nach Position, Region und Betrieb, um es auf eine einzige Zahl zu reduzieren. Was dagegen feststeht: Die Kosten pro Einstellung aus einem erfolgreichen Praktikum sind eine Zahl, die Sie selbst kennen, sobald Sie den Rechner oben ausgefüllt haben — und das ist die Zahl, die Sie Ihren eigenen Einstellungskosten gegenüberstellen sollten, nicht einem Durchschnittswert aus irgendeinem Bericht.
Für manche Betriebe zeigt dieser Vergleich, dass Praktika günstiger sind als Kalteinstellungen. Für andere zeigt sich genau das Gegenteil — meist weil die Übernahmequote zu niedrig ist, um Anleitungszeit und Einarbeitungskosten je zurückzuverdienen. Beide Antworten sind nützlich; nur wird der Vergleich selbst heute meist gar nicht erst angestellt.
7. Bauen Sie einen festen Ablauf, statt jedes Semester zu improvisieren
Die meisten Betriebe behandeln jeden neuen Praktikanten wie ein erstes Mal: ein Dienstplan, der neu erfunden wird, eine Anleitung, die zufällig gerade Zeit hat, und eine Einarbeitung, die davon abhängt, wer in dieser Woche zufällig dafür Zeit findet. Genau deshalb fallen die Anleitungszeit und die Einarbeitungskosten oben so hoch aus — Improvisation kostet immer mehr als ein bereits durchdachter Ablauf.
Ein Einarbeitungsplan, der vorab festlegt, wer was zeigt, in welcher Reihenfolge und in welcher Schicht, verkürzt die Einarbeitungsphase, ohne mehr Anleitungszeit zu kosten — er spart sogar welche, weil niemand mehr improvisieren muss, was der letzte Jahrgang auch schon lernen musste.
Halten Sie außerdem einfach fest, wen Sie einstellen und wen nicht, Jahrgang für Jahrgang, mit dem Grund dazu. Nach zwei oder drei Jahrgängen haben Sie eine eigene Übernahmequote statt eines Eindrucks, und das ist die einzige Zahl in diesem ganzen Artikel, die Sie selbst gezielt beeinflussen können.
Stellen Sie Ihr eigenes Praktikum daneben
Tragen Sie ein, was Ihr Praktikant erhält, wie viele Stunden er arbeitet, wie viel Anleitung das kostet und wie schnell Sie erwarten, dass er volle Geschwindigkeit erreicht. Die Felder sind mit dem Rechenbeispiel oben vorausgefüllt, damit Sie sofort sehen, wie es sich liest — überschreiben Sie sie mit Ihren eigenen Zahlen.
Unten stehen die vollen Kosten eines Praktikums, die Kosten pro gearbeiteter Stunde und — bei Ihrer eigenen Übernahmequote — die Kosten pro tatsächlich daraus entstehender Einstellung.
Kosten-Check Praktikumsplatz
Acht Felder, und die vollständige Rechnung von der Vergütung bis zur Übernahme.
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Dies ist ein Rechenmodell, kein Buchhaltungsstandard: Die Einarbeitungskosten gehen von einem linearen Anstieg von null auf volle Geschwindigkeit aus, und die Übernahmequote ist Ihre eigene Zahl, kein EU-Durchschnitt. Alles wird in Ihrem Browser berechnet; es wird nichts gesendet oder gespeichert.
Zwei Dinge zum Mitnehmen. Anleitungszeit und Einarbeitungskosten sind beides Kosten, die Sie schon heute tragen, auch wenn niemand sie je zusammenzählt — sie durch Ausrechnen zu ermitteln, ändert sie nicht, es macht sie nur sichtbar. Und die Kosten pro Einstellung sind keine feste Größe: Sie sinken, sobald Ihre Übernahmequote steigt, und nichts in diesem Modell verändert das schneller als ein besser durchdachter Ablauf.
Vergleichen Sie die Zahl, die Sie hier erhalten, mit dem, was eine offene Stelle und ein Bewerbungsprozess Sie normalerweise kosten. Das ist der eigentliche Vergleich — nicht 'kostenloser Praktikant' gegen 'teure Einstellung', sondern zwei Kosten, die beide eine Zahl verdienen.
Was Sie damit für diesen Jahrgang, dieses Jahr und nächstes Jahr tun
Niemand korrigiert vier Zahlen gleichzeitig. Diese Reihenfolge funktioniert, weil jeder Schritt den nächsten messbar macht.
Dieser Jahrgang — rechnen Sie einmal nach
- Füllen Sie den Rechner oben mit den Zahlen Ihres aktuellen oder letzten Praktikanten aus.
- Notieren Sie die drei Posten getrennt: Vergütung, Anleitung und Einarbeitungskosten — und, falls bekannt, ob dieser Praktikant den Weg zu Ende gegangen ist.
- Fragen Sie Ihre Anleitung, wie viele Minuten pro Stunde sie wirklich dafür aufwendet; es ist fast immer mehr, als vorher jeder gedacht hätte.
- Stellen Sie die Endzahl neben das, was eine offene Stelle und ein Bewerbungsprozess Sie normalerweise kosten.
Dieses Jahr — messen statt schätzen
- Verfolgen Sie für jeden Jahrgang, wie viele Praktikanten den Weg zu Ende gehen und wie viele Sie danach einstellen.
- Legen Sie einen festen Einarbeitungsplan fest, damit jeder Jahrgang weniger Anleitungszeit kostet als der vorherige.
- Besprechen Sie mit der Anleitung, was helfen würde, die Einarbeitungsphase zu verkürzen — meist ist es eine klarere erste Woche, kein längeres Praktikum.
- Berechnen Sie Ihre eigene Übernahmequote nach zwei oder drei Jahrgängen, statt sich auf einen Eindruck zu verlassen.
Nächstes Jahr — entscheiden Sie mit Zahlen, nicht mit Gewohnheit
- Stellen Sie Ihre eigene Übernahmequote den Kosten pro Einstellung gegenüber und entscheiden Sie, ob Praktika für Ihren Betrieb günstiger sind als Kalteinstellungen.
- Passen Sie die Anzahl der Praktikumsplätze pro Jahr daran an, was Ihre Anleitungskapazität wirklich trägt, nicht daran, wie viele Schulen anfragen.
- Stellen Sie dieses Rechenmodell neben Ihre übrigen Personalkosten in der Jahresplanung — ein Praktikant gehört in dieselbe Rechnung wie jeder andere Posten auf der Gehaltsliste.
Ein Praktikant ist eine Investition, kein Gefallen
'Kostenlose Hilfe' war nie die richtige Beschreibung. Ein Praktikant kostet Anleitungszeit Ihrer besten Leute, eine Einarbeitungsphase, in der der Posten unterbesetzt läuft, und — bei einem Teil jedes Jahrgangs — einen Weg, der nicht zu Ende geführt wird. Das ist kein Grund, keine Praktikanten mehr zu nehmen; es ist ein Grund, sie so zu rechnen wie jeden anderen Kostenposten.
Die Vergütung war schon immer der kleinste Posten. Sobald Sie die anderen beiden mitzählen, ändert sich die Frage: nicht 'ist dieser Praktikant kostenlos', sondern 'was kostet die Einstellung, die daraus entsteht, tatsächlich, und ist das weniger als eine Kalteinstellung kostet'.
Machen Sie diese Rechnung, bevor Ihr nächster Jahrgang beginnt, nicht danach. Jede Zahl im Rechner oben ist etwas, das Sie schon heute bei Ihrem eigenen Team erfragen können — die Anleitungszeit, das Einarbeitungstempo und den Anteil, der bleibt.