In diesem Artikel
"Sie geht bald in Elternzeit" klingt wie eine Nachricht, die man bekommt, nicht wie ein Recht, das man schon vorher kennen sollte. Sieben Zahlen aus der dahinterstehenden EU-Richtlinie — und was es wirklich kostet, diese Schicht besetzt zu halten.
Irgendwann in diesem Jahr bekommt fast jeder unabhängige Gastronomiebetrieb diese Nachricht: Ein Mitarbeiter wird Vater oder Mutter, oder muss plötzlich einen kranken Angehörigen pflegen. Das Gespräch dreht sich meist sofort um den Dienstplan — wer übernimmt die Schicht, wie lange, und was zahlen Sie dafür. Selten geht es darum, was rechtlich dahintersteckt, und genau dort liegt das Problem: Die meisten Betriebsleiter kennen ihren eigenen Tarifvertrag, aber nicht die EU-Untergrenze, auf der er aufbaut.
Diese Untergrenze gibt es seit 2019: die EU-Richtlinie zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (2019/1158), seit August 2022 in das Recht jedes Mitgliedstaats umgesetzt. Sie gibt jedem Arbeitnehmer — unabhängig von der Größe des Betriebs, es gibt keine Ausnahme für Kleinbetriebe — ein Recht auf Vaterschaftsurlaub, Elternzeit und Pflegeurlaub. Kein Entgegenkommen, das ein guter Arbeitgeber zufällig gewährt: ein Mindestmaß, das jeder Mitgliedstaat zumindest garantieren muss.
Für eine Küche mit einer festen Anzahl Hände auf einer festen Anzahl Posten ist das keine Kleinigkeit. Ein Mitarbeiter, der bis zu vier Monate fehlen kann, bedeutet vier Monate lang jemand anderen auf diesem Posten — und wer das bezahlt, ist weniger einfach, als es klingt. Ein Teil dieser Zeit ist durch eine garantierte EU-Bezahlungsuntergrenze abgedeckt, ein anderer Teil kann rechtlich vollständig unbezahlt bleiben. Genau in dieser Lücke werden die meisten Betriebsleiter überrascht.
Dieser Artikel geht die sieben Zahlen durch, die zusammen bestimmen, wer worauf Anspruch hat, wie lange, und wie viel davon bezahlt werden muss. Ein Rechner unterwegs übersetzt das in das, was es Sie kostet, die Schicht besetzt zu halten — Vertretung inklusive.
Warum das mehr ist als ein Dienstplan-Problem
Die einfache Antwort lautet: "das regeln wir, wenn es so weit ist". Das Problem ist, dass die Richtlinie nicht nur ein Recht auf Abwesenheit schafft, sondern auch ein Recht auf Rückkehr in dieselbe Stelle und Schutz vor Kündigung im Zusammenhang mit der Inanspruchnahme. Ein Betrieb, der dieses Recht nicht kennt, riskiert mehr als einen leeren Posten — er riskiert einen Rechtsstreit darüber, wie diese Abwesenheit gehandhabt wurde, Jahre nachdem die Schicht längst wieder besetzt ist.
Die teurere Lücke liegt darin, was ein Mitgliedstaat tatsächlich zahlen muss. Die Richtlinie legt eine garantierte EU-Bezahlungsuntergrenze nur für einen Teil der Elternzeit fest — der Rest kann rechtlich unbezahlt bleiben, sofern das Land oder der Tarifvertrag nicht weitergeht. Ein Betriebsleiter, der annimmt, "der Staat zahlt das ohnehin", stellt manchmal erst bei der ersten Lohnabrechnung nach der Geburt fest, dass ein Teil dieser Rechnung beim Mitarbeiter selbst landet — oder, je nach geltender Vereinbarung, beim Betrieb.
Wichtig vorab: Dies ist ein Hausdokument, keine Rechtsberatung. Die EU-Richtlinie legt eine Untergrenze fest, aber die genaue Umsetzung — wie viel gezahlt wird, von wem, und bis zu welchem Alter des Kindes — unterscheidet sich stark je nach Mitgliedstaat und Tarifvertrag. Die Zahlen unten sind die europäische Untergrenze selbst, anhand des Richtlinientexts geprüft; prüfen Sie immer Ihr eigenes nationales Recht für den genauen Betrag und die genauen Fristen.
Die 7 Zahlen
Jede Zahl unten stammt direkt aus dem Text der Richtlinie (EU) 2019/1158. Zusammen bestimmen sie nicht nur, wie lange jemand fehlen darf, sondern auch, wer die Rechnung dafür tatsächlich trägt.
1. 10 Arbeitstage bezahlter Vaterschaftsurlaub rund um die Geburt
Der zweite Elternteil — meist der Partner der gebärenden Person — hat Anspruch auf mindestens 10 Arbeitstage Urlaub rund um die Geburt des Kindes, bezahlt mindestens auf dem Niveau des nationalen Krankengelds. Das ist der kürzeste der drei in diesem Artikel behandelten Urlaubsarten, aber auch die, die am schnellsten und am wenigsten vorhersehbar auf Ihrem Dienstplan landet: Eine Geburt kündigt sich nicht immer drei Monate im Voraus an.
Zehn Arbeitstage sind die EU-Untergrenze, keine Obergrenze. Mehrere Mitgliedstaaten gewähren mehr, und manche Tarifverträge legen noch einen oder zwei Tage über das gesetzliche Minimum drauf. Prüfen Sie Ihre eigene nationale Regelung für die genaue Anzahl und das genaue Bezahlungsniveau — die Richtlinie garantiert nur das Minimum.
2. 4 Monate Elternzeit, pro Elternteil, pro Kind
Jeder Elternteil hat ein individuelles Recht auf vier Monate Elternzeit pro Kind — ein Recht, das an die Person gebunden ist, nicht an den Haushalt. Zwei Elternteile, die beide in Ihrem Betrieb arbeiten, haben also jeweils getrennt Anspruch auf vier Monate, nicht auf vier Monate zum gemeinsamen Aufteilen.
Das macht aus "einen Posten vorübergehend vertreten" ganz konkret "zwei Posten gleichzeitig vertreten", wenn beide Elternteile bei Ihnen arbeiten. Die Richtlinie erlaubt es den Mitgliedstaaten, dieses Recht an eine Mindestbeschäftigungsdauer zu knüpfen, aber nicht, es vollständig zu verweigern.
3. 2 dieser 4 Monate sind nicht übertragbar
Von den vier Monaten sind zwei Monate pro Elternteil nicht auf den anderen Elternteil übertragbar — nutzen oder verlieren. Diese "use it or lose it"-Regel ist bewusst so gestaltet: Ein übertragbares Recht wird in der Praxis fast immer von nur einem Elternteil in Anspruch genommen, und diese zwei nicht übertragbaren Monate sind der Versuch der Richtlinie, dieses Muster zu durchbrechen.
Für eine Küche bedeutet das, dass Sie sich nicht darauf verlassen können, dass "der andere Elternteil das schon übernimmt" — jeder Elternteil hält seinen eigenen, separat geschützten Teil des Urlaubs, und beide können ihn tatsächlich in Anspruch nehmen, egal was der Betrieb lieber hätte.
4. 5 Arbeitstage pro Jahr bezahlter Pflegeurlaub
Unabhängig von Vaterschafts- und Elternzeit gibt die Richtlinie jedem Arbeitnehmer das Recht auf 5 Arbeitstage Pflegeurlaub pro Jahr, um einen Angehörigen oder eine im selben Haushalt lebende Person mit einer schweren Erkrankung zu unterstützen. Das ist die einzige der drei Urlaubsarten, die nichts mit einer Geburt zu tun hat, und auch die am wenigsten vorhersehbare — eine Krankenhauseinweisung kündigt sich nicht an.
Fünf Tage sind kurz genug, um mit dem bestehenden Team aufgefangen zu werden, aber sie zählen jedes Jahr neu — ein Mitarbeiter, der sie jedes Jahr voll ausschöpft, fehlt strukturell fünf Tage im Jahr, nicht nur einmalig.
Die echten, in der Richtlinie festgelegten Arbeitstage — Pflegeurlaub, Vaterschaftsurlaub, der nicht übertragbare Teil und die volle Elternzeit, nebeneinander.
Rechnen Sie mit etwa 21,75 Arbeitstagen pro Monat für die Umrechnung von Monaten in Tage — Mitgliedstaaten, die von sich aus in Monaten oder Wochen rechnen, können leicht abweichen.
5. Bis 8 Jahre: die Altersgrenze, die Mitgliedstaaten mindestens einhalten müssen
Elternzeit und das Recht, flexible Arbeitsregelungen zu beantragen, müssen laut Richtlinie verfügbar sein, bis das Kind mindestens acht Jahre alt ist. Mitgliedstaaten dürfen diese Grenze höher ansetzen — einige tun das —, aber nie niedriger. Das ist überraschend großzügig: Ein Mitarbeiter mit einem sechs- oder siebenjährigen Kind hat also weiterhin Anspruch auf die volle Elternzeit, nicht nur im ersten Lebensjahr des Kindes.
Das überrascht Betriebsleiter, die davon ausgehen, dass Elternzeit "etwas ist, das kurz nach der Geburt passiert". In der Praxis kann sie Jahre später wieder auftauchen, bei einem Mitarbeiter, dessen familiäre Situation Sie längst nicht mehr im Blick hatten.
6. 50 %: wie viel der 4 Monate wirklich garantiert bezahlt ist
Das ist die Zahl, die die meisten Betriebsleiter überrascht: Die Richtlinie schreibt eine garantierte EU-Bezahlungsuntergrenze nur für die zwei nicht übertragbaren Monate vor — die Hälfte der vier Monate. Für die andere Hälfte überlässt die Richtlinie die Bezahlung vollständig dem Mitgliedstaat. Manche Länder zahlen auch diese, andere nicht — der Unterschied liegt also nicht darin, was ein Mitarbeiter in Anspruch nehmen darf, sondern darin, was davon garantiert vergütet wird.
Konkret: "vier Monate Elternzeit" klingt wie ein einziger Block, ist aber rechtlich zwei Hälften mit einem völlig unterschiedlichen Bezahlungsstatus. Gehen Sie also nie davon aus, dass der gesamte Zeitraum automatisch (teilweise) von einer staatlichen Regelung abgedeckt wird — prüfen Sie es Hälfte für Hälfte, für Ihr eigenes Land.
Ein Mitarbeiter, derselbe Tageslohn und dieselben Vertretungskosten — nur die Anzahl der Tage und der Bezahlungsanteil unterscheiden sich je nach Urlaubsart.
Passen Sie die Zahlen im Rechner unten an, und dieser Vergleich rechnet automatisch mit.
7. 480: die Spanne zwischen dem EU-Minimum und dem, was manche Länder wirklich geben
Die Richtlinie ist eine Untergrenze, kein Standard — und der Unterschied zu dem, was manche Mitgliedstaaten darüber hinaus gewähren, ist enorm. Schwedens eigene, weit großzügigere nationale Regelung reicht zum Beispiel bis zu 480 bezahlten Urlaubstagen pro Familie, bei einem erheblichen Anteil des Gehalts für den größten Teil davon. Andere Länder bleiben näher am EU-Minimum und zahlen für die nicht verpflichtende Hälfte der vier Monate wenig bis gar nichts zusätzlich.
Diese Spanne ist genau der Grund, warum dieser Artikel mit den Zahlen aus der Richtlinie selbst arbeitet statt mit einem "typischen" Betrag: Den typischen Betrag gibt es nicht. Was für einen Betrieb in Stockholm selbstverständlich ist, ist für einen Betrieb in Antwerpen oder Sofia eine ganz andere Rechnung — prüfen Sie Ihre eigene nationale Regelung für den genauen Betrag.
Berechnen Sie, was die Vertretung wirklich kostet
Wählen Sie die Urlaubsart, tragen Sie Ihre eigenen Zahlen ein, und der Rechner kombiniert sie zu einem konkreten Betrag: was die Vertretung kostet, was Sie dem abwesenden Mitarbeiter eventuell noch schulden, und die Gesamtkosten pro zu besetzender Schicht.
Die Startwerte sind ein Mitarbeiter in Vaterschaftsurlaub, ein Tageslohn von 120 Euro und eine Vertretung, die 160 Euro pro Tag kostet — passen Sie sie an Ihr eigenes Team an, und jede Zahl darunter rechnet automatisch mit.
Vertretungskosten-Rechner für Urlaub
Vier Zahlen zu Ihrer Situation, ein Betrag als Antwort.
Kosten Vertretung
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Weitergezahlter Lohn
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Gesamtkosten Urlaub
—
Kosten pro abgedeckter Schicht
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Dieser Betrag ist ein Ausgangspunkt auf Basis Ihrer eigenen Zahlen, keine gesetzlich vorgeschriebene Kostenhöhe. Ersetzen Sie den Bezahlungsanteil durch das, was Ihre eigene nationale Regelung oder Ihr Tarifvertrag tatsächlich vorschreibt, sobald Sie das wissen — der Rechner bleibt danach für jeden weiteren Mitarbeiter nützlich, der Urlaub nimmt.
Was in jedem Fall gilt: Eine Vertretung kostet meist mehr pro Tag, als der abwesende Mitarbeiter selbst verdient — deshalb entspricht der Preis dieses Urlaubs selten dem Lohn, den Sie (teilweise) einsparen.
Was Sie diese Woche, diesen Monat und dieses Jahr damit tun
Eine Urlaubsanfrage gut aufzufangen gelingt niemandem am selben Tag. Diese Reihenfolge schon — weil jeder Schritt den nächsten vorbereitet.
Diese Woche — kennen Sie Ihr eigenes nationales Minimum
- Suchen Sie heraus, wie Ihr Land die Richtlinie 2019/1158 umgesetzt hat: wie viele Tage, welcher Bezahlungsanteil, und bis zu welchem Alter des Kindes.
- Halten Sie das gegen Ihren eigenen Tarifvertrag — der kann über das EU-Minimum hinausgehen, aber nie darunter bleiben.
- Füllen Sie den Rechner oben mit Ihren eigenen Zahlen aus, um zu sehen, was eine Vertretung Ihr Team konkret kosten würde.
Diesen Monat — erstellen Sie einen festen Vertretungsplan
- Ermitteln Sie, welche Posten am verwundbarsten sind, wenn ein bestimmter Mitarbeiter bis zu vier Monate ausfällt.
- Prüfen Sie, ob Cross-Training diese Verwundbarkeit schon jetzt verringern kann, statt erst zu reagieren, wenn der Urlaub bereits beantragt ist.
- Sprechen Sie proaktiv mit Mitarbeitern, die bald ein Kind erwarten, darüber, wann und wie lange sie Urlaub planen — je früher Sie es wissen, desto besser können Sie planen.
Dieses Jahr — halten Sie das Rückkehrrecht schriftlich fest
- Dokumentieren Sie für sich selbst, dass jeder Mitarbeiter nach dem Urlaub Anspruch auf dieselbe oder eine gleichwertige Stelle hat — und auf Schutz vor Kündigung im Zusammenhang mit der Inanspruchnahme.
- Wiederholen Sie den Rechner bei jeder neuen Urlaubsanfrage — Tageslohn und Vertretungskosten verändern sich mit Ihrem Team.
- Überprüfen Sie Ihre eigene Regelung jährlich, zusammen mit den anderen Personalkennzahlen auf dieser Seite — eine Regelung, die Sie nie überprüfen, gerät früher oder später hinter das aktuelle Recht zurück.
Es ist kein Entgegenkommen — es ist eine Untergrenze, die überall gilt
Elternzeit fühlt sich für viele unabhängige Gastronomiebetriebe an wie etwas, das andere Unternehmen regeln — Unternehmen mit eigener Personalabteilung, mit mehr Spielraum, einen Posten vorübergehend leer zu lassen. Die EU-Richtlinie macht keinen Unterschied: Das Recht gilt für jeden Mitarbeiter, in jedem Betrieb, von vier bis vierhundert Personen.
Die sieben Zahlen in diesem Artikel ergeben zusammen ein konkretes Bild davon, was dieses Recht tatsächlich bedeutet: wie lange, für wen, und — die Zahl, die am häufigsten übersehen wird — wie viel davon garantiert bezahlt werden muss. Dieser letzte Teil ist selten das, was ein Betriebsleiter erwartet.
Was danach noch bleibt, ist eine feste Gewohnheit, Ihre eigene nationale Regelung für den genauen Betrag und die genauen Fristen zu prüfen — und ein Vertretungsplan, der schon bereitliegt, bevor der Urlaub beantragt wird, nicht erst danach.