Zagon Cateringa iz Restavracije: 7 Korakov do Več Prihodkov

Catering je edini vir prihodkov, ki ga lahko začnete še danes, ne da bi najeli, preuredili ali med običajno postrežbo zasedli en sam dodaten kvadratni meter prostora.

Medtem ko se mora povprečna restavracija s polno postrežbo zadovoljiti z neto maržo komaj 2 do 6 %, catering pogosto dosega 7 do 15 % marže — pri učinkoviti operaciji tudi do 25 %. Brez najemnine na dogodek, brez praznih miz, brez osebja v dvorani, ki čaka na goste: ista kuhinja, isto znanje, a povsem drugačna stroškovna slika. Restavracije z aktivnim programom cateringa so v zadnjih letih v povprečju beležile 5,1-odstotno rast prihodkov, v primerjavi s 3,3 % za panogo kot celoto — catering pa poleg tega privablja tudi nove goste: raziskave o poslovnem cateringu kažejo, da se večina tistih, ki prvič naročijo prek službe, kasneje vrne tudi zasebno v isti lokal.

Toda catering ni preprosto vprašanje »zapakiranja nekaj dodatnih porcij«. Napačno cenjeno, premalo zasedeno z osebjem ali brez pogodbe lahko naročilo cateringa stane več, kot prinese. Ta vodnik vas v 7 konkretnih korakih popelje skozi vzpostavitev cateringa iz vaše obstoječe restavracije: od poslovnega modela do pridobitve prvih strank.

Končni vodič Končni vodič za finance restavracije Poznajte svoje številke, zaščitite denarni tok in rastite dobičkonosno. Odpri vodič

Korak 1: Razumite, zakaj je catering lahko tako donosen

Preden sestavite en sam jedilnik, je pomembno razumeti, od kod izhaja maržna prednost cateringa — da je pri oblikovanju cen znova ne izgubite:

• Brez dodatnega stroška nepremičnine na dogodek: vaša kuhinja in osnovna oprema že obstajata; prihodek od cateringa ne nosi dodatne najemnine ali amortizacije
• Višja povprečna vrednost naročila: naročilo cateringa je običajno večkratnik navadnega naročila za prevzem ali dostavo, z manj mizami, ki jih je treba postreči na evro prihodka
• Ločena vstopna vrata za stranke: poslovni catering strukturno privablja nove goste, ki vaše restavracije še niso poznali — dokazljiv delež jih kasneje pride jesti tudi zasebno
• Predvidljivi, načrtovani obsegi: v nasprotju z nepredvidljivostjo naključnih obiskov catering rezervirate vnaprej, kar olajša nabavo in načrtovanje urnika osebja

Ta višja marža ni samoumevna — nastane le, če catering obravnavate kot ločen del poslovanja, z lastnim jedilnikom, lastnimi cenami in lastnim izračunom stroškovne cene. Kdor preprosto s popustom preproda jedilnik restavracije, to prednost takoj znova izgubi.

Korak 2: Izberite model cateringa, ki ustreza vaši kuhinji

Vsaki restavraciji ni treba takoj ponujati popolnoma postreženih dogodkov. Obstajajo trije modeli z naraščajočo stopnjo osebja, opreme in tveganja:

• Dostavni catering (drop-off): hrano dostavite v zapečatenih posodah, brez osebja na kraju samem. Najnižji stroški, najnižja marža na dogodek, idealno za začetek in preverjanje povpraševanja
• Catering z bifejem in postavitvijo: hrano dostavite in postavite bife (grelne posode, krožniki, pribor), običajno z omejeno zasedbo za dopolnjevanje bifeja
• Catering s polno postrežbo: lastno osebje na kraju samem za postavitev, strežbo in pospravljanje — najvišja marža na gosta, a tudi največje breme osebja in odgovornosti

Začnite z modelom, ki je najbližje vašemu obstoječemu poslovanju — običajno dostavni catering ali preprost bife — in se razširite na popolnoma postrežene dogodke šele, ko vaša prva naročila potekajo tekoče in dobičkonosno.

Korak 3: Zgradite ločen jedilnik za catering

Neposreden prenos vašega običajnega jedilnika v catering je najhitrejši način, da izgubite maržo. Dober jedilnik za catering je manjši, bolje prenese transport in ga je lažje povečati po obsegu kot vaš vsakdanji jedilnik:

• Izberite jedi, ki dobro prenesejo transport ter ohranjanje toplote ali hladu — izogibajte se cvrtim jedem ali jedem, ki v nekaj minutah po pripravi izgubijo teksturo
• Omejite število možnosti: manj artiklov pomeni bolj predvidljivo nabavo, manj priprave (mise-en-place) in manj prostora za napake na sam dan
• Recepte vnaprej preizkusite v večjem obsegu — omaka ali sladica, ki je popolna za 8 obrokov, se pri 80 obnaša drugače. Velike količine razdelite na več serij, namesto da vse povečate naenkrat
• Pri bifeju računajte na približno 500 do 600 gramov hrane na gosta, s 6 do 8 grižljaji na osebo za sprejem s prigrizki v prvih dveh urah, plus 10 do 15 % dodatne rezerve — gostje si namreč pri samopostrežbi naložijo bolj radodarno kot pri postreženem krožniku
• Na vsakem bifeju jasno označite alergene in diete pri vsaki jedi — za pravilen pristop pri samopostrežbi si oglejte naš članek o upravljanju alergenov v restavracijah

Uporabite enako disciplino kot pri svojem običajnem jedilniku: uporabite načela inženiringa jedilnika, da bo vaš jedilnik za catering enako donosen kot vaša najboljša jedilna karta.

Korak 4: Pravilno oblikujte cene cateringa — ne le znižane cene z jedilnika

Najpogostejša napaka restavracij, ki začnejo s cateringom: preprosto prenesejo obstoječe cene jedilnika z majhnim popustom, »ker gre navsezadnje za večjo količino«. To zanemarja dodatne stroške, ki jih catering preprosto prinaša s seboj.

• Gradite izhajajoč iz stroškov hrane. Tako kot pri običajnem jedilniku stremite k 28 do 35-odstotnim stroškom hrane glede na prodajno ceno
• V celoti vštejte delo — ne le ur na kraju samem, temveč tudi pripravo, čas vožnje, postavitev in pospravljanje. Ti stroški pri cateringu skupaj pogosto znašajo 25 do 35 % prihodka dogodka in so najpomembnejši »tihi« požiralec marže
• Vštejte prevoz, material za enkratno uporabo in najem opreme — grelne posode, izolirani transportni zaboji in dodaten pribor niso brezplačni dodatki
• Uporabite pribitek nad lastno ceno (cost-plus) v višini 25 do 40 % na celotno stroškovno ceno (hrana + delo + material), do 40–50 % za močno prilagojene dogodke
• Uvedite minimalno vrednost naročila (pogosto v vrednosti 100 do 250 evrov). Brez minimuma majhno naročilo ne pokrije vaših fiksnih stroškov na vožnjo — pot, administracija in priprava stanejo enako pri majhnem kot pri velikem naročilu

Nazadnje v oblikovanje cen izrecno vštejte tudi svoje splošne stroške: mesečne fiksne stroške razdelite na število načrtovanih dogodkov cateringa, tako da vsak dogodek samodejno prispeva k vašim splošnim stroškom in ne le k variabilnim stroškom.

Korak 5: Uredite pogodbe, predplačila in zavarovanje

Vsak izkušen ponudnik cateringa pozna zgodbo o stranki, ki je odpovedala v zadnjem trenutku, potem ko je bilo blago že kupljeno in osebje razporejeno. Pisna pogodba ni birokracija — je tisto, kar preprečuje neplačane stroške:

• Rok za dokončno število gostov: običajno 7 do 10 dni vnaprej. Po tem roku zaračunate to število, tudi če pride manj gostov — znižanja po roku se ne upoštevajo več, povečanja pa so še mogoča proti doplačilu
• Postopna politika odpovedi: padajoč odstotek vračila, čim bližje je dogodek, pri čemer je predplačilo vedno nepovratno. Beneluška gostinska panoga za to že pozna širše uveljavljen standard — Enotne pogoje poslovanja v gostinstvu (UVH) nizozemskega združenja KHN — ki lahko služi kot referenčni okvir za odpovedi skupin
• Predplačilo v višini 25 do 50 % ob potrditvi, s preostankom zapadlim skupaj z rokom za število gostov — to predplačilo računovodsko obravnavajte kot varščino, ne kot prihodek, dokler se dogodek dejansko ne izvede
• Klavzula o višji sili in jasen opis, kaj natančno vključujeta postavitev in pospravljanje, da se izognete postopnemu širjenju obsega dela, pri katerem »majhni dodatki« ostanejo nezaračunani
• Pravilno se zavarujte: vaša standardna polica običajno ne krije zunanje lokacije. Razširite svojo splošno civilno odgovornost na catering zunaj svojega lokala — nekatera gostinska združenja svojim članom za to ponujajo brezplačno razširitev za omejeno število dogodkov cateringa na leto — in preverite svoje zavarovanje restavracije glede odgovornosti za izdelke in kritja prevoza
• Med prevozom upoštevajte HACCP hladno in toplo verigo (v Belgiji velja: hladno pod 7 °C, toplo nad 60 °C) — vsaka minuta na poti se šteje v čas, ki ga hrana preživi v nevarnostnem območju, zato pri prevozu vedno predvidite dovolj časovne rezerve

Korak 6: Organizirajte logistiko, prevoz in osebje

Kar se ujema na papirju, lahko zaradi slabega načrtovanja na kraju samem vseeno spodleti. Najpogostejša operativna past je podcenjevanje časa vožnje in postavitve — pot, ki na zemljevidu kaže 25 minut, se zaradi prometa zlahka podaljša, hrana pa predolgo ostane v transportnem zaboju ali pa se osebje mora podvizati pri postavitvi.

• Razmerje osebja: računajte na približno 1 natakarja na 8 gostov pri postreženi ali krožniški strežbi in 1 na 20 do 30 gostov pri bifeju — z vsaj 1 dodatnim parom rok na 3 grelne posode za tekoče dopolnjevanje bifeja
• Vlagajte v pravo osnovno opremo: izolirane transportne zaboje, ki nekaj ur brez elektrike ohranjajo toplo ali hladno temperaturo, grelne posode in dovolj rezervne zmogljivosti. Redko uporabljano opremo raje najemite, namesto da vse takoj kupite
• Pri neznani lokaciji vedno vnaprej načrtujte ogled kraja: preverite kuhinjske zmogljivosti, električno napajanje, možnosti parkiranja in razkladanja ter razpoložljivo časovno okno za postavitev
• Sestavite stalen seznam za pakiranje, ki ga dvakrat preverite pred odhodom in po koncu — podaljški, rezervni deli in material prve pomoči so postavke, ki jih najpogosteje pozabimo
• Čas postavitve in pospravljanja izrecno vštejte v načrtovanje osebja in oblikovanje cen — sicer te ure tiho izginejo iz izračuna vaše marže

Korak 7: Poiščite in prepričajte svoje prve stranke za catering

Svoje prve stranke za catering redko najdete prek običajnega trženja restavracije — gre za ločeno ciljno skupino z drugačnim nakupnim procesom:

• Optimizirajte svoj Google poslovni profil s kategorijo in lastnostmi cateringa: podjetja in posamezniki tu aktivno iščejo lokalne ponudnike cateringa
• Zgradite ločeno stran ali razdelek za catering na svoji spletni strani z jedilniki, okvirnimi cenami in jasnim gumbom za povpraševanje — namenske strani za catering opazno bolje konvertirajo kot splošna kontaktna stran
• Stavite na priporočila: ena zadovoljna poslovna stranka pogosto pripelje več novih povpraševanj pri sorodnih podjetjih — po uspešnem dogodku zanje izrecno vprašajte
• Za večja naročila razmislite o (plačljivi) degustaciji, pri čemer se strošek pri rezervaciji stranke všteje v končno predplačilo — to izloči neobvezujoča povpraševanja
• Uporabljajte realistične minimalne roke vnaprejšnjega naročanja: majhna naročila lahko sprejmete 48 do 72 ur vnaprej, poslovne dogodke običajno nekaj tednov do mesecev vnaprej, velike ali sezonske dogodke pa je najbolje uvrstiti v koledar čim prej
• Strukturirana povpraševanja obravnavajte prek istega sistema, s katerim upravljate skupinske rezervacije in dogodke, da se povpraševanja za catering ne izgubijo med posameznimi telefonskimi klici in e-pošto

Pogoste napake pri cateringu iz restavracije

Večina izgub pri cateringu ne nastane med samim dogodkom, temveč v tednih pred njim — pri oblikovanju cen, načrtovanju in pogodbi:

• Prenašanje cen jedilnika s popustom namesto ločenega izračuna cateringa na podlagi stroškov hrane, dela, prevoza in materiala
• Neuvedba minimalne vrednosti naročila, zaradi česar majhna naročila ne pokrijejo vaših fiksnih stroškov na vožnjo
• Neupoštevanje časa vožnje, postavitve in pospravljanja v urah osebja in oblikovanju cen — pogosto največji tihi požiralec marže pri cateringu
• Nedogovorjen rok za dokončno število gostov, kar povzroči zavrženo hrano in izgubljen prihodek
• Premalo osebja na kraju samem, kar vodi v počasno strežbo in slabšo izkušnjo gostov — ravno takrat, ko poskušate prepričati nove stranke
• Delo brez pisne pogodbe, zgolj na podlagi ustnega dogovora ali kratke izmenjave e-pošte
• Nepredhodno preizkušanje receptov v večjem obsegu, zaradi česar se okus, tekstura ali časovni razpored pri 80 obrokih razlikujejo od tistih pri 8

Zaključek: catering kot sistem, ne kot postranska dejavnost

Catering, ki ostane dobičkonosen, ne nastane po naključju — je rezultat ločenega jedilnika, pravilnega oblikovanja cen, vodotesne pogodbe in realističnega načrtovanja osebja. Restavracije, ki sledijo tem 7 korakom, catering razvijejo v strukturen, pogosto celo maržo zvišujoč vir prihodkov ob svoji strežbi za mizo, namesto v improvizacijo, ki teče na slepo srečo.

Začnite majhno: začnite z dostavnim cateringom za peščico stalnih strank, zgradite ločen jedilnik in pravilen cenik ter se razširite na popolnoma postrežene dogodke šele, ko vaš proces teče tekoče. To povežite z zdravim pregledom nad svojim denarnim tokom in po vsakem dogodku spremljajte svojo maržo prek istih kazalnikov kot za preostanek svojega poslovanja, kot sta RevPASH in drugi KPI-ji restavracije.