Un restaurant își câștigă pâinea din mâncare și marja din băuturi. Și totuși lista de băuturi este singura linie din local pe care nimeni nu o calculează niciodată: bucătarul-șef știe la bănuț cât costă o farfurie, și nimeni nu știe cât costă un pahar.
Într-un local de 55 de locuri, băuturile înseamnă aproximativ o treime din cifra de afaceri și aproape jumătate din marja brută. Sunt și singura linie unde produsul poate dispărea fizic între achiziție și vânzare: o farfurie care iese din bucătărie ajunge pe masă, dar o sticlă deschisă nu iese întotdeauna în întregime.
La asta se adaugă faptul că cele trei greșeli de calcul cele mai frecvente din HoReCa stau toate pe această linie. Să calculezi la prețul cu TVA. Să comprimi cinci categorii diferite într-un singur procent. Și să calculezi acel procent din ce s-a vândut, nu din ce s-a turnat.
Ghidul acesta parcurge cele șapte scurgeri una câte una, cu cifrele la vedere. Jos introduci propriile tale cinci linii: prețul din listă, prețul de achiziție, porțiile pe săptămână și pierderile tale. Primești costul pe categorie față de intervalul căruia îi aparține, costul global al băuturilor și, în lei pe an, ceea ce torni fără să vinzi.
Totul se calculează în browserul tău: nu se trimite nimic și nu se salvează nimic. Intervalele sunt orientative pentru localuri europene administrate independent — lista ta, orașul tău și furnizorii tăi sunt judecătorul final.
De ce costul băuturilor pare mai bun decât este
Prețurile din listă în Europa sunt cu TVA inclus — asta plătește clientul și asta scrie în listă. Cifra ta de afaceri este suma aceea minus TVA. Dacă împarți prețul de achiziție la prețul din listă în loc de cifra de afaceri, subestimezi costul exact cu cota ta de TVA. La 21%, un cost real de 30% se citește ca un comod 25%. Nu e o diferență de rotunjire, e toată discuția.
A doua distorsiune este media. Berea la halbă, vinul la pahar, băuturile spirtoase, răcoritoarele și cafeaua au fiecare intervalul lor, iar aceste intervale sunt foarte depărtate unul de altul. Un procent rezumat poate arăta perfect sănătos în timp ce o singură linie sângerează: volumul celorlalte patru o ascunde.
Și apoi este diferența pe care doar băuturile o au. O porție de mâncare care iese din bucătărie ajunge pe masă. O porție de băutură care iese din sticlă, nu întotdeauna. Turnatul în plus, spuma, o sticlă care după trei zile ajunge la chiuvetă, spargerile, un rând din partea casei — acesta este produs pe care l-ai plătit și nu l-ai vândut niciodată. Ridică costul fără să atingă cifra de afaceri și este singura scurgere pe care contabilitatea nu ți-o va arăta niciodată.
Cele 7 scurgeri și cât te costă fiecare
Sunt ordonate după cât de ușor se astupă. Primele trei sunt o seară de calcule. Ultimele patru sunt obiceiuri, iar acelea costă o lună.
1. Calculezi la prețul cu TVA
Un pahar de vin al casei de 150 ml este în listă la 17,80 RON. Sticla te costă 22,00 RON și dă cinci pahare, deci achiziția este 4,40 RON pe pahar. Calculul pe care îl face toată lumea: 4,40 împărțit la 17,80 înseamnă 24,7%. Bun, îți spui, vinul are voie până la o treime.
Doar că 17,80 RON nu este cifra ta de afaceri. Cu TVA de 21%, cifra de afaceri este 14,71 RON. Iar 4,40 împărțit la 14,71 dă 29,9% — cu peste cinci puncte mai mult. La o cifră de afaceri anuală din băuturi de 400.000 RON, cinci puncte înseamnă 20.000 RON. Nu este diferența dintre bine și rău; este diferența dintre un număr adevărat și un număr care te liniștește.
Regula are o singură propoziție: calculează orice raport de cost la prețul fără TVA. Și verifică însăși cota — în majoritatea țărilor UE alcoolul servit la masă intră într-o cotă diferită și mai mare decât mâncarea. Cine folosește cota de la mâncare pentru băuturi greșește de două ori.
2. Te uiți la o singură medie în loc de cinci intervale
Băuturile nu sunt o categorie, sunt cinci, și fiecare aparține propriului interval. La berea la halbă un cost sănătos este între 18 și 24% din cifra de afaceri fără TVA. Vinul la pahar între 25 și 33% — cel mai ridicat dintre toate, pentru că o sticlă deschisă are un ceas. Băuturile spirtoase între 12 și 18%. Răcoritoarele și apa între 10 și 20%. Cafeaua și ceaiul între 8 și 18%.
Costul global al băuturilor este ponderat, nu mediat: suma tuturor costurilor împărțită la suma întregii cifre de afaceri. Un local care vinde mai ales bere și puține spirtoase nu ajunge nicăieri lângă media celor două procente, iar ținta lui nu este nici ea acolo. Ținta aceea rezultă din propria ta structură a vânzărilor — o cifră copiată dintr-o carte aparține listei altcuiva.
Exact de aceea media este periculoasă: poate cădea frumos în interval în timp ce una dintre cele cinci linii este mult deasupra. De aceea calculatorul de mai jos arată întotdeauna cele cinci linii separat, cu cifra globală alături — niciodată în locul lor.
3. Măsori ce vinzi, nu ce torni
Casa de marcat numără porții plătite. Stocul numără produs care nu mai este. Diferența dintre ele este pierderea ta, și este singurul număr din pagina asta pe care nu îl poți calcula — trebuie să îl numeri.
Regula din spate este simplă, dar cântărește: dacă 12% din ce torni nu se vinde niciodată, atunci numărul de porții care ies cu adevărat din stoc nu este vânzarea ta, ci vânzarea împărțită la 0,88. La 130 de pahare de vin vândute pe săptămână, sunt aproape 148 plătite. Optsprezece pahare pe săptămână, nouă sute pe an.
O pierdere sub 3% este normală și nu merită vânată. Între 3 și 8% funcționează un obicei. Peste 10% există de regulă o singură cauză, și aproape niciodată nu este furtul — este următoarea scurgere.
4. Paharul umplut cu cincisprezece mililitri în plus
Turnarea din ochi a unui pahar de 150 ml iese aproape întotdeauna în favoarea clientului. Cincisprezece mililitri în plus înseamnă un centimetru în pahar: nimeni nu vede, nimeni nu se plânge, și sunt 10% din porție dăruiți.
Se adună fulgerător, pentru că se întâmplă la fiecare pahar din fiecare serviciu. Mai jos, același pahar de trei ori, cu ce costă pe an la 130 de pahare pe săptămână.
Soluția nu este o dezbatere despre generozitate, ci o linie pe pahar sau un măsurător în spatele barului: toarnă o dată corect, pune paharul acela lângă celelalte și arată-i echipei unde este limita. La spirtoase, un dozator face aceeași treabă pentru 40 ml.
Un vin al casei de 150 ml, 130 de pahare pe săptămână. Partea hașurată este ce trece peste porție — ce dăruiești fără ca nimeni să observe.
Cincisprezece mililitri înseamnă 10% din porție — dăruiești un pahar din zece. La treizeci de mililitri torni peste două sute cincizeci de sticle pe an care nu ajung niciodată pe o notă de plată. O linie pe pahar sau un măsurător în spatele barului nu costă nimic o singură dată și închide complet această scurgere.
5. Sticla deschisă pe care nimeni nu o termină
Vinul la pahar este cea mai scumpă linie din lista ta, și rareori din cauza prețului de achiziție. Este din cauză că o sticlă deschisă rezistă două-trei zile, iar o listă cu douăsprezece vinuri la pahar deschide douăsprezece sticle într-o marți liniștită.
Există doar trei pârghii, și toate trei funcționează. Pune în listă mai puține vinuri la pahar — șase care se rotesc câștigă mai mult decât douăsprezece care așteaptă. Pune sala să recomande activ un vin imediat ce o sticlă este deschisă, ca să se termine în seara în care a început. Iar ce rămâne totuși deschis păstrează-l sub gaz sau vid, ceea ce mută ceasul de la trei zile la peste o săptămână.
Calculează o dată pentru localul tău: o sticlă de 22,00 RON care ajunge pe jumătate la chiuvetă te costă 11,00 RON. Dacă se întâmplă de trei ori pe săptămână, sunt peste 1.700 RON pe an — pentru vin pe care nimeni nu l-a băut vreodată.
6. Linia cu cea mai frumoasă marjă nu este cea la care te gândești
Întreabă un restaurator ce băutură aduce cel mai mult și răspunsul este aproape întotdeauna vinul sau cocktailurile: acelea sunt cele mai mari prețuri din listă. Dar o marjă nu este un preț, este ce rămâne după ce s-au scăzut TVA-ul, produsul și pierderea.
Mai jos vezi unde ajunge cu adevărat un leu din trei băuturi diferite. Aceeași listă, aceeași sală, trei rezultate complet diferite.
Nu este un argument să renunți la lista de vinuri — vinul vinde mâncare și ține clienții mai mult la masă. Este un argument să știi ce linie îți poartă marja, ca să știi pe care s-o împingi când e liniște. Cafeaua de după desert este cea mai ieftină cifră de afaceri din local și este singura pe care aproape nimeni nu o oferă activ.
Trei băuturi din aceeași listă, fiecare la 100% din propriul preț. Întâi TVA-ul, apoi produsul, apoi ce torni dar nu vinzi — ce rămâne este marja ta.
Cea mai scumpă băutură din listă lasă cel mai puțin, iar cel mai ieftin produs lasă cel mai mult. De aceea nu-ți citi niciodată lista de băuturi doar prin preț: ce recomandă sala într-o seară liniștită ar trebui să fie linia cu cea mai lungă bară verde, nu cea cu cel mai mare număr din listă.
7. Numeri o dată pe an, și încă în ziua greșită
Fără inventar, tot ce e mai sus rămâne teorie. Dar un inventar anual pentru contabil nu îți spune nimic util: până vezi diferența, nimeni nu mai știe ce lună a provocat-o.
O dată pe lună este de ajuns, cu condiția să fie mereu aceeași zi, aceeași oră și înainte de livrare. Altfel compari o luni dimineața cu o sâmbătă seara și îți măsori propriul grafic în loc de pierderi. Numără doar cele cinci linii de mai sus; un inventar care vrea să cuprindă totul nu se mai face după două luni.
Ce cauți nu este un număr perfect, ci o tendință. Două luni la rând cu 4% pierdere la bere este zgomot. Patru luni de la 4 la 9 înseamnă un om, o instalație sau un obicei — și atunci știi exact unde să te uiți.
Pune alături propriile tale cinci linii
Completează ce ai în listă, cât plătești, câte porții vinzi pe săptămână și cât crezi că pierzi. Cele cinci linii sunt precompletate cu cifrele unui local de 55 de locuri, ca să vezi imediat cum se citește — suprascrie-le cu ale tale.
Fiecare linie primește propriul cost față de propriul interval. Dedesubt sunt trei cifre: costul global al băuturilor față de ținta care rezultă din structura ta a vânzărilor, ce torni pe an fără să vinzi, și cât le lipsește liniilor tale la preț.
Scanare marjă băuturi
Cinci linii, propria ta cotă de TVA și diferența în lei pe an.
—
Intervalele sunt orientative pentru localuri europene administrate independent și se aplică la cifra de afaceri fără TVA. Nu țin cont de conceptul tău, de orașul tău sau de condițiile furnizorilor. Totul se calculează în browserul tău; nu se trimite și nu se salvează nimic.
Două lucruri de știut la citire. Pierderile și lipsa de preț sunt doi lei diferiți și de aceea pot fi adunați: primul este produs cumpărat și nevândut vreodată, al doilea este cifra de afaceri care îi lipsește unei linii chiar dacă nu se pierde o picătură. Cer și răspunsuri diferite — pe una o rezolvi în spatele barului, pe cealaltă în listă.
Iar procentul care tot iese peste interval este consecința acestor doi, nu o a treia problemă. Nu îl aduna pe deasupra, altfel numeri aceiași bani de trei ori.
Ce faci cu asta săptămâna asta, luna asta și trimestrul acesta
Nimeni nu astupă șapte scurgeri deodată. Ordinea asta funcționează, pentru că fiecare pas îl face pe următorul măsurabil.
Săptămâna asta — calculează o dată corect
- Caută cota de TVA pe care o virezi pentru băuturi și recalculează cele cinci linii la prețul fără TVA.
- Pune lângă fiecare linie intervalul ei. Una sau două vor ieși din el; notează care și deocamdată nu face nimic altceva.
- Numără într-o seară câte vinuri la pahar ai deschise și câte se termină efectiv în seara aceea.
- Pune o linie sau un măsurător la paharul care pleacă cel mai des: de obicei vinul casei sau spirtoasele.
Luna asta — măsoară în loc să estimezi
- Numără stocul în zile fixe: aceeași zi, aceeași oră, înainte de livrare. Doar cele cinci linii de mai sus.
- Compară ce lipsește cu ce s-a vândut și introdu procentele reale de pierderi în scanarea de mai sus.
- Parcurge linia cu cea mai mare pierdere și caută cauza fizic: măsura, spuma, spargerile sau sticle deschise prea mult timp.
- Taie lista de vinuri la pahar la ce se rotește cu adevărat și păstrează restul sub gaz sau vid.
Trimestrul acesta — consolidează și abia apoi prețurile
- Pune cele trei inventare lunare unul lângă altul și citește tendința, nu o cifră izolată.
- Reia prețul de achiziție al celor două linii mari ale tale: pe volum, este negocierea cu cea mai mare pârghie.
- Ajustează prețurile abia acum, și doar la liniile care depășesc intervalul chiar și fără pierderi.
- Pune scanarea în ritmul tău trimestrial, alături de prime cost — băuturile și bucătăria fac parte din aceeași discuție.
Marja nu stă în listă, stă în pahar
Aproape fiecare restaurator care face acest calcul găsește același tipar: prețurile sunt bune, execuția nu. Lista este suficient de ascuțită, achizițiile sunt rezonabile, și totuși între zece și douăzeci la sută dintr-o linie dispar între sticlă și nota de plată.
Este o veste bună, pentru că mărirea prețurilor te costă clienți, iar turnatul mai bun nu te costă nimic. O linie pe un pahar, șase vinuri la pahar în loc de douăsprezece și un inventar pe lună într-o zi fixă — asta e toată rețeta, și într-un local de mărime medie valorează de obicei câteva mii de lei pe an.
Apoi fă la fel cu cealaltă jumătate a achizițiilor. Food cost-ul funcționează exact la fel, iar împreună formează prime cost-ul tău — singura cifră care decide cu adevărat dacă la sfârșitul anului mai rămâne ceva.