În acest articol
O casă de marcat înregistrată, un software de casă certificat, un modul fiscal de securitate: sunt cinci denumiri diferite pentru exact aceeași idee, impusă de cinci țări UE diferite, cu cinci amenzi diferite dacă greșești.
"Sistem POS Restaurant: 7 Criterii Pentru Alegere", în altă parte pe acest site, te ajută să alegi un sistem de casă: ce funcții, ce preț, ce hardware. Aceasta e jumătate din întrebare. Cealaltă jumătate este mai puțin vizibilă și mult mai costisitoare de ratat: sistemul tău de casă este și în regulă din punct de vedere fiscal, conform legii țării în care îl folosești? Un sistem poate avea toate funcțiile de care ai nevoie și totuși să nu îndeplinească ce cere fiscul — iar această diferență devine vizibilă abia la un control, nu la achiziție.
În ultimii zece ani, cinci țări UE au introdus fiecare propria versiune a aceleiași legi: un sistem de casă care înregistrează fiecare tranzacție într-un mod imposibil de modificat și, în majoritatea cazurilor, o transmite fiscului. Belgia îi spune sistem de casă înregistrat (GKS), Franța software de casă certificat (NF525), Germania dispozitiv tehnic de securitate (TSE), Austria RKSV, Italia registratore telematico. Cinci denumiri, un singur motiv: banii cash și plata cu cardul pentru care nu s-a emis niciodată un bon fiscal sunt invizibile pentru fisc — iar horeca este exact sectorul în care asta se întâmplă cel mai ușor.
Acesta nu este un text de lege. Sunt cele șapte cifre care decid dacă localul tău intră sub incidența ei, care este termenul-limită și cât te costă dacă o ratezi: pragul de cifră de afaceri pe care îl aplică Belgia, amenda pentru fiecare casă de marcat necertificată în Franța, plafonul amenzii în Germania, pragul dublu în Austria și procentul pe care Italia îl percepe din TVA-ul niciodată transmis.
Mai jos îți alegi propria țară și introduci propria cifră de afaceri anuală — verificatorul îți spune dacă un sistem fiscal este obligatoriu, de când și care este riscul de amendă. Totul se calculează în browser-ul tău; nu se trimite și nu se salvează nimic. Pentru răspunsul definitiv, rămâne sursă propriul tău contabil sau fiscul propriei tale țări — aceasta este harta, nu ultimul cuvânt.
De ce "un sistem de casă bun" este altceva decât "un sistem de casă conform fiscal"
Când alegi un sistem de casă, te uiți la funcții: gestionează mesele, funcționează cu imprimanta din bucătărie, este intuitiv pentru personalul nou. Aceasta este o decizie reală, care consumă timp. Dar niciuna dintre aceste funcții nu spune nimic despre dacă sistemul respectă legislația fiscală a propriei tale țări.
Conformitatea fiscală este un certificat separat, un modul separat sau o înregistrare separată — independent de cât de bine funcționează sistemul altfel. Un restaurant francez poate folosi cel mai bun sistem de casă de pe piață și totuși să riște o amendă pentru că furnizorul nu poate prezenta un certificat NF525 valabil. Un local belgian poate avea un sistem care funcționează perfect, dar care nu este înregistrat ca GKS.
Rezultatul este că "am un sistem de casă" și "sunt conform fiscal" sunt două căsuțe separate, nu una singură. Majoritatea furnizorilor de sisteme de casă cunoscute oferă acum certificarea corectă — dar obligația de a o cere și de a o putea dovedi îți revine ție, operatorului, nu furnizorului.
Ghidul complet Ghidul complet pentru digital și date Transformă tehnologia și datele în ore câștigate și cifră de afaceri mai mare. Deschide ghidulCele 7 cifre din spatele casei tale de marcat fiscale
Sunt în ordinea în care afectează cele mai multe localuri: mai întâi de ce există aceste legi, apoi țară cu țară — Belgia, Franța, Germania, Austria, Italia — și în final cât timp trebuie să supraviețuiască dovada după ce o tipărești.
1. 128 miliarde EUR — decalajul de TVA pe care aceste legi încearcă să-l acopere
În 2023, decalajul de conformitate TVA din Uniunea Europeană a atins 128 miliarde EUR — diferența dintre ce ar fi trebuit statele membre să colecteze din TVA și ce a intrat efectiv. Este o creștere de 27 miliarde EUR față de 2022, când decalajul era de 101 miliarde EUR.
Horeca nu este în nicio țară singura cauză a acestui decalaj, dar este unul dintre sectoarele în care se întâmplă cel mai ușor: o plată în numerar pentru care nu s-a emis niciodată bon fiscal nu lasă nicio urmă, decât dacă sistemul însuși o înregistrează într-un mod imposibil de modificat. Exact asta face o casă de marcat fiscală — transformă "pur și simplu nu bat bonul" într-o imposibilitate tehnică, nu doar într-un lucru moral condamnabil.
Fiecare lege de mai jos este răspunsul unei alte țări la aceeași problemă. Cifrele diferă — prag, amendă, termen —, dar motivul este identic peste tot: un bon fiscal care nu mai poate dispărea.
2. 25.000 EUR — pragul belgian de cifră de afaceri care îți face casa de marcat fiscală
În Belgia, un sistem de casă înregistrat (GKS) este obligatoriu pentru orice local horeca care servește mese la fața locului și a cărui cifră de afaceri anuală din acele mese depășește 25.000 EUR, exclusiv TVA. Sub acest prag, o casă de marcat clasică rămâne permisă — peste el, fiecare încasare trebuie să treacă printr-un sistem înregistrat, cu bon fiscal pentru fiecare oaspete.
2026 este exact anul în care se schimbă sistemul însuși: GKS 2.0 devine obligatoriu pentru localurile horeca noi de la 1 ianuarie 2026, cu o toleranță de tranziție până la 31 martie 2026, din cauza lipsei de aparate certificate. Localurile existente cu un sistem GKS 1.0 mai vechi primesc un termen eșalonat — 1 iulie 2026 pentru sistemele înregistrate între 2014 și 2017, 1 iulie 2027 pentru cele înregistrate între 2018 și 2021.
Amenda pentru un sistem de casă înregistrat neconform variază între 1.500 EUR și 5.000 EUR. Dacă nu emiți un bon GKS, aceasta pornește deja de la 50 EUR pentru o primă abatere — sumă care crește la abateri repetate.
3. 7.500 EUR — amenda franceză pentru fiecare casă de marcat necertificată
Franța impune, din 2018, fiecărui local horeca plătitor de TVA să folosească un software de casă certificat — NF525 este cea mai cunoscută certificare, emisă de AFNOR sau LNE. Din 2025, o autodeclarație a furnizorului de software nu mai este suficientă: doar un organism de certificare acreditat poate emite dovada.
Amenda la control este de 7.500 EUR pentru fiecare sistem de casă neconform — și această sumă se aplică per aparat, nu per local. Un restaurant cu trei puncte de casă care se dovedesc toate neconforme riscă teoretic 22.500 EUR, cu un termen de șaizeci de zile pentru a remedia situația înainte ca amenda să devină definitivă.
Dovada de care ai nevoie la control este simplă, dar chiar trebuie să existe: un certificat (NF525 sau LNE) sau o atestare individuală de la furnizorul de software, păstrată și pregătită de prezentat. Întreabă-ți explicit furnizorul, pentru că "sistemul funcționează bine" nu este un răspuns la întrebarea pe care o pune un controlor.
4. 25.000 EUR — plafonul german al amenzii pentru un TSE defect
Germania impune, de la 1 ianuarie 2020, ca fiecare casă de marcat electronică — casă de calculator, casă cu tabletă sau casă clasică — să funcționeze cu un dispozitiv tehnic de securitate (TSE) certificat de BSI, care înregistrează fiecare tranzacție într-un mod imposibil de modificat. De la 1 ianuarie 2025, se adaugă o obligație de raportare: fiecare casă de marcat trebuie înregistrată la administrația fiscală competentă prin sistemul ELSTER.
Prevederea generală privind amenzile (§379 AO) permite amenzi de până la 25.000 EUR pentru încălcări ale regulilor privind casele de marcat — un plafon care se aplică deopotrivă unei brutării și unui restaurant, indiferent de mărimea localului. Nu există niciun prag de cifră de afaceri: obligația se aplică oricărei case de marcat electronice, oricât de mic ar fi localul.
Ce diferențiază asta de, să zicem, Belgia este că nu există o limită sub care mai poți lucra cu o casă de marcat obișnuită — legea germană pornește de la sistemul în sine, nu de la cifra de afaceri care trece prin el.
Belgia și Austria plafonează amândouă la 5.000 EUR. Franța percepe 7.500 EUR per casă de marcat. Germania ajunge la 25.000 EUR — de cinci ori mai mult decât Belgia.
Italia nu apare aici: amenda nu este acolo o sumă fixă, ci 90% din TVA-ul aferent sumei nedeclarate — cu cât cifra de afaceri ascunsă e mai mare, cu atât amenda e mai mare, fără plafon.
5. 7.500 EUR și 15.000 EUR — cele două praguri austriece care decid dacă ai nevoie de casă de marcat
Austria lucrează cu un prag dublu. O casă de marcat înregistrată (conform RKSV, ordonanța privind securitatea caselor de marcat) devine obligatorie abia când un local depășește simultan atât 7.500 EUR în cifră de afaceri din numerar, cât și 15.000 EUR în cifră de afaceri anuală totală. Ambele condiții trebuie îndeplinite împreună — nu e suficientă doar una.
Pentru majoritatea localurilor horeca, aceasta este o întrebare teoretică: un restaurant cu o cifră de afaceri normală din carduri atinge aceste praguri în primele luni. Dar logica merită cunoscută, pentru că explică de ce un mic proiect de food truck sau un pop-up cu câteva mii de euro de cifră de afaceri în numerar pe an poate rămâne cu adevărat în afara obligației, în timp ce orice restaurant deja stabilit intră automat sub ea.
Dacă depășești ambele praguri și totuși lucrezi fără o casă de marcat înregistrată, sau nu emiți bon fiscal, riști o amendă de până la 5.000 EUR — atât pentru lipsa casei de marcat, cât și pentru lipsa bonului.
6. 90% — amenda italiană din TVA pentru un bon pe care casa ta de marcat nu l-a transmis niciodată
Italia impune, de la introducerea eșalonată începută în 2019, un registratore telematico: un sistem de casă care emite automat, la fiecare tranzacție, un "document comercial" către client și transmite electronic cifra de afaceri zilnică către Agenzia delle Entrate. Din 2026, se adaugă legătura obligatorie dintre casa de marcat și terminalul de plată.
Acolo unde Belgia și Franța lucrează cu o sumă fixă a amenzii, Italia percepe proporțional: dacă o sumă rămâne neînregistrată sau netransmisă, amenda este de 90% din TVA-ul datorat pe acea sumă. La o defecțiune pe care nu o repari imediat, continuând totuși să vinzi fără registru de urgență, amenda administrativă variază între 250 EUR și 2.000 EUR.
Din 2026, se adaugă o serie separată de amenzi pentru legătura în sine: 1.000-4.000 EUR dacă casa de marcat nu este conectată la terminalul de plată, și 100-1.000 EUR pe trimestru pentru netransmiterea datelor electronice de plată.
Austria a fost prima, în 2016. Belgia este ultima — și în 2026 se află chiar în mijlocul propriei tranziții către GKS 2.0.
Data este întotdeauna momentul în care a intrat în vigoare obligația de bază, nu ultima actualizare a sistemului — Germania a adăugat în 2025 o obligație de raportare, Italia în 2026 legătura cu terminalul de plată, iar GKS 2.0 al Belgiei se derulează pe etape până în 2027.
7. 10 ani — cât timp trebuie să supraviețuiască dovada după ce o tipărești
Un sistem de casă înregistrat sau certificat rezolvă problema "înregistrării", dar nu și pe cea a "păstrării". În Germania, GoBD — regulile pentru o contabilitate digitală corectă — impun ca datele de casă, la fel ca alte documente contabile, să fie păstrate 10 ani, digital și accesibile în mod imuabil pentru un control.
Această cifră nu este o particularitate germană: majoritatea țărilor UE aplică o perioadă de păstrare de 7 până la 10 ani pentru documentele fiscale, iar un sistem de casă conform astăzi trebuie să poată arăta aceste date pe parcursul tuturor acelor ani — chiar și după o schimbare de sistem, o preluare sau falimentul furnizorului de software.
Aceasta este întrebarea cel mai ușor de sărit la achiziționarea unui sistem de casă: nu "este conform astăzi", ci "pot arăta exact peste nouă ani ce scria pe acest bon fiscal astăzi". Întreabă-ți furnizorul înainte să semnezi, nu după ce te întreabă fiscul.
Verifică propria ta țară
Alege țara în care funcționează localul tău și introdu cifra ta de afaceri anuală, exclusiv TVA și în euro — toate cele cinci țări de mai jos folosesc euro, deci nu se convertește nimic. Câmpul este precompletat cu o cifră de afaceri exemplu, ca să vezi imediat cum arată.
Vei vedea dacă o casă de marcat fiscală este obligatorie pentru tine, de când se aplică această obligație în acea țară și care este riscul de amendă dacă nu te conformezi.
Verificator pe țară: casă de marcat fiscală
O țară, propria ta cifră de afaceri, și răspunsul în trei căsuțe.
—
Acest verificator oferă regula de bază pentru fiecare țară, pe baza legislației așa cum este ea astăzi — nu înlocuiește sfatul propriului tău contabil sau al fiscului propriei tale țări, mai ales în privința regulilor de tranziție precum eșalonarea GKS 2.0 din Belgia. Totul se calculează în browser-ul tău; nu se trimite și nu se salvează nimic.
Ce sare în ochi când parcurgi toate cele cinci țări pe rând: doar Belgia și Austria au un prag de cifră de afaceri sub care mai poți lucra fără o casă de marcat înregistrată. Franța, Germania și Italia impun sistemul de la primul euro — mărimea localului tău nu contează acolo.
Dacă operezi în mai multe țări, de exemplu un al doilea local chiar peste graniță, pentru fiecare punct de lucru se aplică legea țării în care se află efectiv — un certificat GKS belgian nu are nicio valoare pentru un controlor francez, și invers.
Ce faci cu asta săptămâna aceasta, luna aceasta și trimestrul acesta
Conformitatea fiscală nu este un proiect pe care îl bifezi o singură dată — este o întrebare pe care ți-o pui din nou la fiecare schimbare de sistem, fiecare local nou și fiecare modificare de lege. Trei pași cu care poți începe.
Săptămâna aceasta — cere dovada de la furnizorul tău
- Întreabă-ți explicit furnizorul actual de case de marcat despre certificatul sau înregistrarea valabilă în țara ta — o atestare NF525, un număr de înregistrare GKS, o declarație de conformitate TSE.
- Verifică dacă această dovadă are o dată de expirare sau este legată de o versiune specifică de software — un certificat pentru o versiune mai veche nu acoperă automat un sistem actualizat.
- Treci în revistă, cât timp tot compari oferte, partea funcțională a sistemului tău de casă — conformitatea fiscală și un sistem pe care echipa ta chiar îl folosește cu plăcere sunt două liste separate.
Luna aceasta — pune termenul-limită în agendă
- Dacă ești un local belgian cu un sistem GKS 1.0 mai vechi, notează-ți ce fază ți se aplică — 1 iulie 2026 sau 1 iulie 2027 — și planifică trecerea cu mult înainte de acea dată.
- Păstrează fiecare certificat, fiecare atestare și fiecare confirmare de înregistrare într-un loc pe care îl poate găsi și contabilul tău, nu doar într-o căsuță de e-mail.
- Compară pragul de cifră de afaceri din verificatorul de mai sus cu cele mai recente cifre anuale ale tale — un local care tocmai crește peste prag rareori observă asta la timp.
Trimestrul acesta — leagă asta de restul dosarului tău de TVA
- Analizează-ți casa de marcat fiscală împreună cu cotele tale de TVA — ambele dosare privesc aceeași relație cu fiscul și aparțin aceleiași verificări anuale.
- Confirmă cu contabilul tău că perioada de păstrare a datelor tale de casă — de obicei 7 până la 10 ani — este efectiv garantată tehnic de sistemul tău, nu doar promisă de furnizor.
- Repetă verificatorul de mai sus când deschizi un al doilea local, mai ales într-o altă țară — fiecare punct de lucru intră sub legea propriei sale țări, nu sub ce a rezolvat deja primul tău local.
Cinci legi, una și aceeași întrebare
Fiecare dintre aceste cinci sisteme pune, în cele din urmă, casei tale de marcat aceeași întrebare: poate un euro care intră să dispară vreodată fără urmă? Răspunsul pe care fiecare țară îl impune legal este nu — iar diferența stă doar în cât de strict, de când și împotriva cărei amenzi.
Asta face din conformitatea fiscală altceva decât o funcție drăguță a sistemului tău de casă: este condiția pentru a-l putea folosi legal, indiferent cât de bine funcționează altfel. Alegerea unui sistem de casă rămâne întrebarea care îți decide gustul și fluxul de lucru — această pagină este întrebarea care îți decide autorizația.
Întreabă-ți furnizorul, contabilul sau fiscul propriei tale țări înainte de a cumpăra un sistem nou — un certificat pe care îl verifici din timp costă un telefon. Unul pe care descoperi că îl lipsești abia la un control costă o amendă.